1. Welche Größe und welchen Schnitt brauchen wir?
Je nach Unternehmen sind die Bedürfnisse unterschiedlich. Wenn zum Beispiel Verkaufsgespräche per Telefon stattfinden, könnte es hilfreich sein, für die entsprechenden Mitarbeiter einen eigenen Raum zu veranschlagen, so dass andere Departments wie Marketing, Finanzen oder Human Ressources von den Telefonaten ungestört bleiben. Andererseits setzen immer mehr Arbeitgeber auch auf offene Räume für einen regen Austausch. Wollen Sie fließende Übergänge zwischen den einzelnen Abteilungen schaffen? Dann sollte das Büro aus einem Raum bestehen, den Sie nach Gusto und Notwendigkeit unterteilen können.
Bei den Besichtigungen sollten Sie Ihre Mitarbeiterzahlen im Hinterkopf behalten. Gibt es genug Platz, um für jeden Mitarbeiter einen kompletten Arbeitsplatz einzurichten? Und wie wird sich das Unternehmen perspektivisch entwickeln? Wenn Sie die Einstellung weiterer Mitarbeiter planen, ist auch dies ein Faktor, der berücksichtigt werden sollte.
2. Welche Ausstattung sollte (schon) vorhanden sein?
Wer einmal in einem Büro ohne Küche gearbeitet hat, der weiß, dass dann wirklich etwas fehlt. Die Büroküche ist nicht nur der Ort, an dem Kaffeemaschine und Kühlschrank stehen, sondern auch ein möglicher Aufenthalt für die Mittagspause und ein Raum zum Quatschen mit den Kollegen. Eine gemütliche Küche ist ein wirklicher Benefit und trägt mitunter zu einer positiven Stimmung im Unternehmen bei. Zusätzlich lässt sich eine Büroküche schön gestalten, mit einem Sofa ausstatten und dekorieren.
Weitere Ausstattungsmerkmale sind von der Art des Unternehmens abhängig. Wenn regelmäßig Kunden empfangen werden, sollten auch dafür Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, in denen ungestört Gespräche geführt werden können. Ein Besprechungsraum strahlt Seriosität und Sicherheit aus, für die sich so mancher Interessent erwärmen und schlussendlich zum Kunden werden wird.
3. Welche Energieeffizienzklasse hat das Gebäude?
Die Energieeffizienzklasse des Gebäudes kann Ihnen finanziell sehr zugute kommen – oder auch nicht. Schlecht isolierte Fenster oder unzureichend gedämmte Wände sind vor allem im Winter ein Problem. Dann heizen Sie sich nämlich quasi um den Verstand – eine finanzielle Aufwendung, die unnötig ist, wenn Sie schon auf der Suche nach einem neuen Büro die Augen aufhalten – und um energiefressende Gebäude einen weiten Bogen machen.
Gleiches gilt übrigens auch für bereits vorhandene Ausstattung in der Küche. Wenn Sie Geräte wie Spülmaschinen und Kühlschrank übernehmen sollen, stellen Sie sicher, dass diese Investition nicht zur Kostenfalle wird. Wenn Sie eine gute Basis für die Arbeit in diesem Büro schaffen wollen, können Sie sich bei Ihrem Vorgänger auch nach dessen Strom- und DSL-Tarif erkundigen – und mittels eines Vergleichrechners wie zum Beispiel Wechselpiraten.de in Erfahrung bringen, ob diese Tarife wirklich die besten für Ihr Unternehmen sind. Gegebenenfalls können Sie dann auch ganz einfach zu passenderen Anbietern wechseln.
4. In welcher Umgebung sollte das neue Büro liegen?
Ein Büro in einem schicken Viertel wie Hamburg Blankenese oder Berlin Grunewald ist vielleicht der Traum so manches Gründers, aber ein echter Benefit ist vor allem die Möglichkeit, sich günstig zu verpflegen. Vor allem für Unternehmen, die regelmäßig Praktikanten und Werkstudenten beschäftigen, sollte es wichtig sein, dass zum Beispiel günstige Cafés, eine Mall oder zumindest ein Supermarkt in der Nähe sind. So können auch Mitarbeiter, die kein Mealprepping machen, einfach an ein Mittagessen kommen. Das ist für viele Mitarbeiter sehr viel attraktiver als Stuckleisten an den Decken oder der teuerste aller PCs.
5. Wie sollte die Anbindung sein?
Selbst wenn das Büro eher am Stadtrand statt im Zentrum liegt, kann es ein attraktives Büro sein – zum Beispiel, wenn die Anbindung stimmt. Es gibt eine Verbindung per Regionalzug, eine S-Bahn oder zumindest einen Bus, der die besagte Adresse ansteuert? Dann ist schon einmal gesichert, dass zumindest der Großteil der Angestellten das Büro gut erreichen können sollte. Die Zeit, die Angestellte darauf verwenden, zum Arbeitsplatz und wieder nach Hause zu kommen, kann halt nicht komplett als Freizeit gewertet werden. Wenn Sie als Arbeitgeber also eine gute Work-Life-Balance fördern möchten, sollten Sie sich über die Anbindung an die neuen Büroräume informieren.
6. Nicht zu vergessen: wie viel Miete können wir zahlen?
Auf der Suche nach einem neuen Büro haben Sie vermutlich direkt eine Kalkulation angestellt, wie viel die Büroräume an Miete kosten dürfen. Allerdings gibt es für Ihr neues Büro auch ein paar mögliche Sparmaßnahmen, die Sie in Erwägung ziehen könnten. Eine Sparmaßnahme, die auch immer populärer wird, ist das sogenannte Hot Desking. Bei dieser Art von Büroraumverwaltung teilen sich mehrere Unternehmen zu unterschiedlichen Zeiten die gleichen Räume, so dass sich die Miete entspannt halbiert. Außerdem sparen Sie so in der Anschaffung, weil weniger komplett ausgestattete Arbeitsplätze benötigt, und die Kosten für neue Anschaffungen mit dem anderen Unternehmen geteilt werden. Hot Desking eignet sich vor allem in Bereichen, in denen die Mitarbeiter kürzere Schichten haben oder nur zeitweise im Büro sind und sonst zum Beispiel im Außendienst.
Je nach Räumlichkeit können Sie auch Teile der Büroräume an kleinere Unternehmen untervermieten. So sind Sie flexibel, falls das Unternehmen wächst und weitere Plätze für neue Mitarbeiter benötigt werden.
Die Suche nach einem neuen Büro kann beginnen!
Wenn Sie nun Ihre Schufa-Auskunft und alle benötigten Dokumente zusammengestellt haben, kann die Suche nach einem neuen Büro endlich starten. Behalten Sie bei Ihrer Suche den Überblick über das, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist, denn dann werden sich Ihre Mitarbeiter am Ende auch wohlfühlen, was nicht nur die Atmosphäre verbessert, sondern auch die Produktivität.
