Der Mut zum Rückbau: In drei Phasen von IT-Altlasten zu messbarem Wert

Die Budgets für IT wachsen Jahr für Jahr, das Tempo im Betrieb hält selten mit. Schuld ist selten das fehlende Werkzeug, sondern der schiere Überfluss an Systemen. Nachhaltige Optimierung beginnt deshalb dort, wo die meisten zögern: beim Abschalten. Wer Altlasten loswird, verschafft sich Budget für Innovation und obendrein mehr Sicherheit.

Wenn die IT zur Bremse wird

Über Jahre galt die Devise, dass mehr Software automatisch mehr Produktivität bringt. Die Praxis straft diese Annahme ab. Ein großer Teil des IT-Budgets fließt vielerorts in den reinen Erhalt von Bestandssystemen statt in neue Wertschöpfung. Was bleibt, ist eine Landschaft, die sich vor allem selbst verwaltet.

Wie tief das Problem reicht, zeigt die Technologieeffizienz-Studie 2026 von MaibornWolff, die belegt, dass Unternehmen nicht mehr, sondern effizient mit der richtigen Technologie arbeiten müssen. 61 % von ihnen berichten, dass zu komplexe Software die täglichen Abläufe verlangsamt. Mehr Tools bedeuten dann nicht mehr Tempo, sondern mehr Reibung.

Das Fundament: erst reden, dann abschalten

Kein System verschwindet im luftleeren Raum. Bevor abgeschaltet wird, muss klar sein, warum eine Lösung überhaupt existiert. Häufig hat sich eine Schatten-IT gebildet, weil die offiziellen Werkzeuge an den realen Abläufen vorbeigingen. Sie zu verstehen, ist der erste Schritt.

Genau hier liegt die häufigste Bruchstelle: zwischen denen, die über Technologie entscheiden, und denen, die täglich damit arbeiten. Laut der Befragung werden Mitarbeitende bei 64 % der Unternehmen kaum in solche Entscheidungen einbezogen. Ein strukturierter Abgleich zwischen Strategie und operativer Realität ist daher die Bedingung für jeden erfolgreichen Rückbau.

Der Weg zur schlanken IT führt über drei aufeinander aufbauende Phasen. (© MaibornWolff)

Phase 1 – Exnovation: der Mut zum Rückbau

Der Begriff Exnovation beschreibt das bewusste Entfernen etablierter, aber überflüssiger Technik. Er ist das Gegenstück zur Innovation und zugleich ihr stiller Wegbereiter, denn erst freigewordene Ressourcen schaffen Raum für Neues. Dass hier Nachholbedarf herrscht, belegt eine Zahl deutlich: 37 % der Unternehmen haben bislang keinerlei Maßnahmen zur Reduktion ihrer IT-Komplexität ergriffen.

Ein angenehmer Nebeneffekt betrifft die Sicherheit. Jedes ungenutzte System bleibt ein offenes Tor. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weist darauf hin, dass eine schlankere Landschaft die Angriffsfläche verkleinert und damit den Schutz vor Cyber-Kriminalität verbessert.

Erst bewerten, dann abschalten

Vor dem Rückbau steht die Bewertung. Ein bewährtes Raster sortiert jede Anwendung in eine von vier Kategorien: tolerieren, investieren, migrieren oder eliminieren (TIME-Modell von Gartner). Maßstab ist nicht das Alter eines Systems, sondern sein Beitrag zum Kerngeschäft. Wer sich nicht verzetteln will, beginnt mit zwei bis fünf geschäftskritischen Kernsystemen statt mit dem gesamten Portfolio.

Ein Punkt wird dabei gern übersehen: rechtliche Pflichten. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren verlangen, dass Daten revisionssicher archiviert werden, bevor ein Altsystem endgültig vom Netz geht.

Schrittweise statt Big Bang

Riskante Komplettablösungen scheitern häufig. Bewährt hat sich stattdessen das von Martin Fowler beschriebene Strangler Fig Pattern. Wie eine Würgefeige einen Baum umschließt, wächst eine neue Anwendung um das alte System herum, bis dieses Funktion für Funktion ersetzt und sicher abgeschaltet werden kann.

So lassen sich technische Schulden gezielt abbauen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Der Ansatz nimmt großen Modernisierungen das Risiko und hält das Geschäft währenddessen lauffähig.

Phase 2 – Integration vor Neuanschaffung

Ist die Landschaft entrümpelt, gilt eine neue Reihenfolge: verbinden vor kaufen. Eine isolierte Lösung ohne Schnittstellen verliert im vernetzten Kontext rasch an Wert und wird selbst zum Bremsklotz. Interoperabilität sollte deshalb zum härtesten Kriterium jeder Beschaffung werden. Oft scheitern Digitalprojekte nicht an der Software selbst, sondern an den unsichtbaren Mauern zwischen CRM, ERP und proprietären Insellösungen.

Der technische Hebel heißt API-First. Schnittstellen gelten dabei nicht als technisches Nebenprodukt, sondern als zentraler Geschäftsbaustein. Über lose gekoppelte Systeme entstehen mehrere Vorteile:

• Einzelne Bausteine lassen sich austauschen, ohne das Gesamtsystem zu gefährden.
• Medienbrüche und manuelle Doppeleingaben verschwinden.
• Neue Services entstehen parallel und verkürzen die Time-to-Market.
• Spätere Erweiterungen werden günstiger statt teurer.

Phase 3 – Differenzieren statt pauschalisieren

Die letzte Phase beantwortet eine einfache Frage: Wo genügt Standard, wo lohnt Maßarbeit? Für unterstützende Aufgaben reicht oft eine robuste Plattform nach dem Good-enough-Prinzip. Individuell entwickelte Software gehört dorthin, wo sie echte Wettbewerbsvorteile schafft. Das jahrelang gepflegte Best-of-Breed-Ideal, für jede Aufgabe das beste Spezialtool zu wählen, erzeugt dagegen oft genau die Zersplitterung, die zuvor mühsam abgebaut wurde.

Dieselbe Logik gilt für Künstliche Intelligenz. Sie wirkt dort, wo sie konkrete Engpässe löst, etwa beim Refactoring oder bei der Analyse gewachsener Systeme. Flächendeckend und ohne Governance ausgerollt, vervielfacht sie hingegen den digitalen Ballast. Nicht ohne Grund befürchten 59 % der befragten Fachleute, dass solcher Müll durch KI eher zunimmt. Wer genauer hinschaut, wie Künstliche Intelligenz die Geschäftswelt verändert, erkennt dasselbe Muster der gezielten statt pauschalen Anwendung.

Fazit: Aufräumen zahlt sich doppelt aus

Der stärkste Beleg für gelungene Konsolidierung ist nicht technischer, sondern menschlicher Natur: 49 % der Unternehmen berichten nach dem Aufräumen von einer höheren Akzeptanz in der Belegschaft. Schlanke IT ist damit strategischer Investitionsschutz, und den nötigen Spielraum gewinnt nur, wer den Mut hat, Überflüssiges loszulassen und das Wesentliche zu stärken.