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KMU: Deshalb lohnt sich auch für sie eine digitale Arbeitszeiterfassung

Besonders unter Kleinbetrieben ist das Thema Zeiterfassung stark umstritten. KMU bewerten diese häufig als überflüssig. Allerdings zeigt sich die Erfassung der Arbeitszeit auch in Kleinbetrieben in der Praxis als überaus sinnvoll. Zudem findet voraussichtlich noch in diesem Jahr die Umsetzung der verpflichtenden Zeiterfassung für Unternehmen in nationales Recht statt. Inwiefern die KMU von einer digitalen Arbeitszeiterfassung dann profitieren, erklärt der folgende Beitrag.

Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung

Im September des Jahres 2022 ist durch das Bundesarbeitsgericht ein Grundsatzurteil ergangen. Durch dieses besteht für deutsche Arbeitgeber eine Pflicht dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Auch der Europäische Gerichtshof urteilte bereits im Mai 2019, dass eine allgemeine Pflicht für die Arbeitszeiterfassung in Deutschland einzuführen ist. Noch steht die Umsetzung dieser Pflicht aus, allerdings ist es für Arbeitgeber zu empfehlen, sich dem Thema bereits jetzt anzunehmen und die Installation eines Systems für die digitale Zeiterfassung vorzunehmen. Dadurch lässt sich ein reibungsloser Übergang sicherstellen, sobald die Pflicht in Kraft tritt.

Ab wann sind Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe Pflicht?

Aktuell hat noch keine Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes an das EuGH-Urteil stattgefunden. Das bedeutet, dass im Moment weder große Unternehmen noch KMU dazu verpflichtet sind, die Zeiterfassungssysteme zu nutzen. Allerdings wird sich dieser Umstand voraussichtlich noch in diesem Jahr ändern. Der entsprechende Beschluss betrifft dann alle deutschen Unternehmen, unabhängig von ihrem Umsatz und ihrer Größe.

Es ist dabei im Übrigen unerheblich, ob die Mitarbeiter im Home Office oder vor Ort im Büro arbeiten. Eine transparente Dokumentation ihrer Arbeitszeiten ist immer nötig. Die digitale Zeiterfassung bietet in diesem Zusammenhang den Vorteil, dass sie völlig orts- und zeitunabhängig genutzt werden kann.

So profitieren KMU von der digitalen Zeiterfassung

Doch vor allem KMU sehen sich mit der Frage konfrontiert, ob es für sie wirklich lohnend ist, in ein digitales Zeiterfassungssystem zu investieren. Dass zu jeder Zeit ein präziser Überblick über die Arbeitszeiten der Angestellten besteht, zeigt sich in der Praxis für Unternehmen mit wenigen Beschäftigen allerdings ebenfalls als sehr sinnvoll.

Kommt es in einem kleinen Team zu einem Krankheitsfall, ist es schließlich von besonders großer Bedeutung, den Dienstplan umgehend anzupassen. Ansonsten besteht schnell die Gefahr, dass die Arbeitsabläufe gestört werden. Digitale Anwendungen zur Zeiterfassung erlauben es beispielsweise, über sämtliche An- und Abwesenheiten entsprechende Echtzeit-Daten einzusehen – und dies fehlerfrei und immer aktuell.

Darüber hinaus sind personelle und anderweitige Ressourcen in kleinen Betrieben oft stark begrenzt. So stellen die aufwendige manuelle Administration der Arbeitszeiten und die verbundenen Auswertungen wesentliche Zeitfresser dar. Wird dagegen ein transparentes, elektronisches System genutzt, erledigt dieses viele Aufgaben vollkommen automatisch. Dadurch entsteht eine merkliche Entlastung der Mitarbeiter, die ihre Ressourcen in die Kernaufgaben des Unternehmens investieren können.

Moderne Zeiterfassungsprogramme bringen zudem zahlreiche weitere praktische Funktionen und Services mit sich. Die innovativen Anwendungen stellen ebenfalls sicher, dass sämtliche relevanten Vorgaben des Arbeits- und Datenschutzes sowie des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

So ergeben sich durch die Nutzung eines digitalen Systems für die Erfassung der Arbeitszeiten überzeugende Vorteile, die zu einer Optimierung der Arbeitsabläufe führen und gleichzeitig den Zeitaufwand in den Personalabteilungen maßgeblich reduzieren.

Im Grunde lässt sich die digitale Zeiterfassung für KMU somit nicht nur als empfehlenswert, sondern vielmehr als absolut notwendig bezeichnen.

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