Warum das Aktenarchiv bares Geld kostet

Wie kleine und mittlere Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Bestände Bürofläche, Mietkosten und Suchzeiten senken.

Wenn Unternehmen ihre Flächen neu bewerten, geht der Blick meist zuerst auf das Offensichtliche: Büroräume, die seit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle nur noch teilweise genutzt werden, Lagerflächen, die nicht mehr zum aktuellen Sortiment passen, oder Besprechungsräume, die häufig leer stehen. Ein Bereich bleibt dabei oft außen vor: das Archiv. Es liegt im Keller, im Zwischengeschoss oder im hinteren Teil der Halle, verursacht im Alltag kaum Aufmerksamkeit und steht deshalb selten auf der Agenda.

Dabei bindet ein Papierarchiv dauerhaft Fläche, die anderweitig genutzt werden könnte. In diesem Beitrag geht es darum, welche Kosten ein analoger Aktenbestand tatsächlich verursacht, was bei der Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen rechtlich zu beachten ist und wie sich die Digitalisierung strukturiert angehen lässt, statt sie weitere Jahre aufzuschieben.

Der offensichtliche Kostenblock: Fläche

Fläche gehört für viele kleine und mittlere Unternehmen zu den größten laufenden Kosten. Miete, Nebenkosten, Energie, Reinigung und Instandhaltung fallen unabhängig davon an, wie produktiv ein Raum genutzt wird. Ein Papierarchiv benötigt diese Fläche, ohne selbst Arbeitsplätze oder andere produktive Nutzflächen bereitzustellen.

Eine Beispielrechnung zeigt die Größenordnung: Ein Standardordner ist etwa acht Zentimeter breit. Auf einen Regalmeter passen damit rund zwölf Ordner. Bei 1.000 Ordnern ergibt sich ein Bedarf von etwa 80 Regalmetern. Berücksichtigt man Regale mit mehreren Fächern sowie Stell- und Verkehrsflächen, kann dafür schnell ein Raum mit 15 bis 20 Quadratmetern erforderlich sein.

Bei einer Gewerbemiete von 12 Euro pro Quadratmeter entsprechen 15 bis 20 Quadratmeter monatlichen Mietkosten von etwa 180 bis 240 Euro. Auf ein Jahr gerechnet sind das rund 2.200 bis 2.900 Euro. Hinzu kommen je nach Standort und Nutzung weitere Nebenkosten. Wer die eigene Quadratmetermiete einsetzt, kann die Rechnung leicht auf die konkrete Situation übertragen.

Dabei geht es nicht darum, diese Summe isoliert zu betrachten. Entscheidend ist, dass die Kosten jedes Jahr anfallen, obwohl die Fläche ausschließlich für die Aufbewahrung von Unterlagen genutzt wird. Durch die Digitalisierung lässt sich zumindest ein Teil dieser Fläche für andere Zwecke nutzen oder bei einer ohnehin anstehenden Flächenoptimierung einsparen.

Der unsichtbare Kostenblock: Zugriffszeit

Der zweite Kostenblock steht in keiner Bilanz, kann im Arbeitsalltag aber erheblich ins Gewicht fallen: die Zeit für die Suche nach Unterlagen.

Wer einen Vertrag aus dem Jahr 2017 benötigt, muss zunächst das Archiv aufsuchen, den richtigen Ordner finden, die Unterlagen durchsuchen, das Dokument kopieren oder scannen und den Ordner anschließend wieder zurückstellen. Aus wenigen Minuten werden bei einer unklaren Ablagestruktur schnell 20 oder 30 Minuten. Wiederholt sich dieser Vorgang mehrmals pro Woche, summiert sich die Suchzeit über das Jahr zu zahlreichen Arbeitsstunden. Dabei werden Mitarbeiter für Tätigkeiten gebunden, die sich durch eine digitale Ablage deutlich reduzieren lassen.

In einem digitalisierten Bestand kann derselbe Vorgang über eine Suchfunktion erfolgen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Dokumente mit Texterkennung (OCR) verarbeitet wurden und nicht nur als Bilddateien vorliegen. Genau darin liegt ein entscheidender Unterschied zwischen „eingescannt“ und tatsächlich digital nutzbar: Erst durchsuchbare Dokumente lassen sich effizient auffinden und in digitale Arbeitsabläufe einbinden.

Hinzu kommt ein weiterer Vorteil: Digital verfügbare Unterlagen sind nicht davon abhängig, dass eine bestimmte Person weiß, wo ein Dokument abgelegt wurde. Das erleichtert den Zugriff auch bei Abwesenheiten und reduziert das Wissen, das bislang an einzelne Mitarbeiter und deren persönliche Ablagestrukturen gebunden ist.

Das strategische Risiko: Der Bestand ist für digitale Systeme unsichtbar

Viele Unternehmen investieren derzeit in Dokumentenmanagementsysteme, Automatisierung und zunehmend auch in die KI-gestützte Auswertung ihrer Daten. Diese Systeme können jedoch nur auf Informationen zugreifen, die digital erfasst und verfügbar gemacht wurden. Inhalte, die weiterhin ausschließlich in Papierakten vorliegen, bleiben für automatisierte Prozesse und digitale Auswertungen weitgehend unzugänglich.

So entsteht eine stille Zweiteilung: Die laufenden Prozesse sind digital, während der historische Bestand weiterhin im Papierarchiv liegt. Verträge, Korrespondenz oder Projektakten aus den vergangenen Jahrzehnten bleiben damit von DMS, Suchfunktionen und automatisierten Auswertungen getrennt. Relevant wird diese Lücke häufig erst dann, wenn ältere Unterlagen für eine Auswertung, eine Due Diligence oder eine rechtliche Auseinandersetzung benötigt werden.

Aufbewahrungsfristen und rechtliche Vorgaben

Bevor gescannt wird, lohnt der Blick auf die Aufbewahrungsfristen. In vielen Archiven befinden sich Unterlagen, deren gesetzliche Frist bereits abgelaufen ist und die daher nicht mehr aufbewahrt werden müssen.

Die wichtigsten Fristen im Überblick: Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare unterliegen nach § 257 HGB und § 147 AO grundsätzlich einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für Buchungsbelege wurde die Frist durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt. Für empfangene und versendete Geschäfts- und Handelsbriefe gelten grundsätzlich sechs Jahre, sofern sie nicht zugleich als Buchungsbelege aufzubewahren sind. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Bei Handelsbüchern ist dabei die letzte Eintragung maßgeblich, beim Jahresabschluss dessen Aufstellung.

Zu beachten sind außerdem Fälle, in denen Unterlagen über die reguläre Frist hinaus benötigt werden. Solange sie für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann eine weitere Aufbewahrung erforderlich sein. Das kann beispielsweise bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem noch nicht abgeschlossenen Einspruchsverfahren relevant sein.

Für die Digitalisierung steuerlich relevanter Unterlagen sind außerdem die GoBD zu beachten. Der Scanvorgang sollte nachvollziehbar dokumentiert werden. Zudem sind Vollständigkeit und Lesbarkeit der digitalen Dokumente zu kontrollieren und geeignete Maßnahmen gegen nachträgliche Veränderungen vorzusehen. Ob Papieroriginale nach der Digitalisierung vernichtet werden können, hängt von der jeweiligen Dokumentart und den konkreten rechtlichen Anforderungen ab. Bei Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen gelten besondere Anforderungen an die Aufbewahrung. Auch bei Urkunden und notariellen Verträgen kann es sinnvoll sein, die Originale wegen ihrer Beweisfunktion aufzubewahren.

Diese Vorgaben sind kein Grund, die Digitalisierung aufzuschieben. Sie sprechen vielmehr dafür, das Projekt mit einer klaren Dokumentation der Abläufe aufzusetzen. Eine Verfahrensdokumentation kann dabei nachvollziehbar festhalten, wie die Unterlagen erfasst, verarbeitet, gespeichert und verwaltet werden.

Wie Sie das Projekt strukturiert angehen

Der häufigste Fehler ist, den gesamten Bestand auf einmal digitalisieren zu wollen. Wer Unterlagen von 1998 bis heute in einem einzigen Schritt erfassen möchte, macht das Projekt schnell unnötig komplex. Praktikabler ist eine klare Reihenfolge:

1. Bestand sichten und aussortieren. Bevor der erste Ordner gescannt wird, sollte geprüft werden, welche Unterlagen noch aufbewahrt werden müssen. In vielen Archiven finden sich Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind und die daher fachgerecht vernichtet werden können. Für die sichere Vernichtung gelten unter anderem die Anforderungen der ISO/IEC 21964. Das reduziert den Umfang des Digitalisierungsprojekts, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
2. Priorisieren. Zuerst sollten Unterlagen digitalisiert werden, die im Arbeitsalltag häufig benötigt werden, etwa aktive Verträge, laufende Projektakten oder Personalakten. Der historische Restbestand kann in einer zweiten Phase folgen oder, wenn nur selten darauf zugegriffen wird, weiterhin physisch ausgelagert werden.
3. Zielstruktur festlegen, nicht nur Dateien erzeugen. Ein Archiv mit 40.000 unbenannten PDFs ist noch kein Fortschritt. Deshalb sollte bereits vor dem Scannen feststehen, in welches System die Dokumente übernommen werden, nach welchen Regeln sie benannt und indexiert werden und wer darauf zugreifen darf. Welche Investitionen und laufenden Kosten bei der Umstellung auf ein papierarmes Büro typischerweise anfallen, zeigt diese Übersicht zum papierlosen Büro ausführlicher.
4. Intern oder extern entscheiden. Für kleinere Bestände mit überschaubarem Umfang kann ein Bürogerät mit Dokumenteneinzug ausreichen. Bei mehreren hundert Ordnern wird die interne Digitalisierung dagegen schnell aufwendig: Sie bindet über Wochen Personal, die Qualität muss laufend kontrolliert werden und auch das Entklammern, Glätten und Sortieren der Unterlagen kostet Zeit. Ein externer Dienstleister arbeitet dagegen mit professioneller Scantechnik und kann die Digitalisierung einschließlich Qualitätskontrolle übernehmen. Werden dabei personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist nach Art. 28 DSGVO in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.

Fazit

Das Papierarchiv ist keine einmalige Investitionsentscheidung, sondern ein laufender Kostenblock, der sich über Jahre halten kann, ohne dass seine Kosten unmittelbar auffallen. Wer Büro- und Lagerflächen neu bewertet, sollte deshalb auch das Archiv einbeziehen. Gerade wenig genutzte Archivflächen können dauerhaft Kosten verursachen, obwohl sie für die tägliche Arbeit kaum benötigt werden.

Der Anfang ist nicht der Scanner. Der Anfang ist die Bestandsaufnahme.