GmbH gründen: Was es wirklich kostet und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen

Was kostet eine GmbH-Gründung? Der ehrliche Überblick

Wer eine GmbH gründen möchte, fragt als Erstes nach den Ausgaben. Viele Ratgeber nennen pauschal „ab 1.000 Euro“ – doch die tatsächlichen Beträge hängen stark vom Gründungstyp ab. Die vier wichtigsten Posten sind die Beurkundung, die Registergebühren, die Gewerbeanmeldung und die optionale Beratung durch Steuerberater oder Rechtsanwalt. Entscheidend ist dabei die Wahl zwischen dem vereinfachten Standardverfahren und einem individuellen Vertrag. Welchen Weg Sie wählen, bestimmt die Ausgaben – und den Spielraum für spätere Änderungen.

Pflichtkosten und optionale Ausgaben im Überblick

Ein Notar ist bei der Gründung einer GmbH gesetzlich vorgeschrieben. Er beurkundet den Gesellschaftsvertrag und meldet die Gesellschaft beim Registergericht an. Die Gebühren richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und hängen vom Kapital sowie vom Umfang der Satzung ab. Bei einer Gründung mit dem vereinfachten Verfahren (maximal drei Beteiligte) liegen die Beurkundungsgebühren bei etwa 300 bis 500 Euro. Nutzen Sie einen individuellen Vertrag, steigen die Gebühren auf 600 bis 1.200 Euro – weil mehr Text geprüft und beurkundet werden muss.

Für die Aufnahme ins Handelsregister fällt eine Eintragungsgebühr von 225 Euro an (seit Juni 2025, zuvor 150 Euro). Die elektronische Bekanntmachung veranlasst das Registergericht von Amts wegen. Diese Beträge sind in der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV) festgelegt. Die Anmeldung beim zuständigen Gewerbeamt liegt je nach Kommune zwischen 20 und 60 Euro.

Ein Steuerberater ist für die Gründung nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Er erstellt die Eröffnungsbilanz, richtet die Buchhaltung ein und berät zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt. Die Beratung liegt bei 300 bis 1.000 Euro. Ein Rechtsanwalt, der einen individuellen Vertrag aufsetzt, berechnet je nach Komplexität 500 bis 1.500 Euro.

Kostenbeispiel 1: Einfache Gründung mit Musterprotokoll

Dieses Szenario gilt für eine Ein-Personen-GmbH mit einem Gründer, der gleichzeitig die Leitung übernimmt. Das vereinfachte Verfahren spart Anwaltsgebühren, bietet aber weniger Gestaltungsspielraum bei der Gewinnverteilung oder beim Ausscheiden von Teilhabern.

Kostenbeispiel 2: Individuelle Satzung mit mehreren Gesellschaftern

Hier gründen drei Beteiligte gemeinsam eine GmbH – mit höherem Kapital und einem individuellen Gesellschaftsvertrag. Die Ausgaben liegen etwa dreimal so hoch wie bei der einfachen Gründung – vor allem durch den Anwalt und die höheren Beurkundungsgebühren.

Stammkapital: Die 25.000 Euro richtig verstehen

Das Stammkapital ist keine Gebühr, die Sie an eine Behörde zahlen. Es ist das Eigenkapital Ihrer Gesellschaft – also Geld, das Ihrem Unternehmen gehört. Die Gründer bringen es als sogenannte Stammeinlagen auf und erhalten dafür Geschäftsanteile.

Das gesetzliche Minimum liegt bei 25.000 Euro. Vor der Registrierung müssen davon mindestens 12.500 Euro tatsächlich auf das Geschäftskonto eingezahlt sein. Den Restbetrag können die Gesellschafter später nachzahlen – bis dahin haften sie allerdings mit ihrem Privatvermögen für die offene Summe.

Das Stammkapital kann als Bareinlage (Geld) oder als Sacheinlage (zum Beispiel Maschinen, Patente oder Immobilien) eingebracht werden. Die Bareinlage ist der einfachere Weg: Sie überweisen den Betrag auf das Geschäftskonto und erhalten einen Einzahlungsbeleg als Nachweis. Bei Sacheinlagen verlangt das Registergericht einen Wertnachweis, etwa ein Gutachten. Wird der Wert zu hoch angesetzt, droht eine persönliche Nachschusspflicht. In der Praxis raten die meisten Notare bei der Erstgründung zur Bareinlage, weil sie das Verfahren beschleunigt und Bewertungsrisiken vermeidet. Wie die Gesellschafter die Stammeinlagen untereinander aufteilen, legt der Gesellschaftsvertrag fest. Die Verteilung bestimmt auch die Stimmrechte in der Gesellschafterversammlung.

GmbH gründen: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Kosten pro Schritt

Die Gründung einer GmbH folgt einem festen Ablauf – jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Zu jedem Schritt finden Sie die geschätzte Dauer und die anfallenden Ausgaben.

1. Firmennamen festlegen und prüfen lassen
Woche 1 | kostenlos 

Bevor Sie den Gesellschaftsvertrag aufsetzen, brauchen Sie einen Firmennamen für Ihre GmbH. Der Name muss den Zusatz „GmbH“ oder „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ enthalten. Darüber hinaus gelten folgende Regeln:

• Der Name darf nicht irreführend sein (zum Beispiel keine falsche Branchenbezeichnung).
• Er muss sich von bereits eingetragenen Unternehmen am selben Ort deutlich unterscheiden.
• Reine Fantasienamen sind erlaubt, ebenso Sach-, Personen- oder Mischfirmen.

Lassen Sie den Namen vorab bei der IHK prüfen. Die Kammer gibt eine kostenlose Stellungnahme ab, ob der Name zulässig ist. Auch eine Recherche im Handelsregister und beim Deutschen Patent- und Markenamt schützt Sie vor späteren Namenskonflikten.

2. Gesellschaftsvertrag erstellen
Woche 1 | 0–1.500 Euro

Der Gesellschaftsvertrag – auch Satzung genannt – ist das Fundament Ihrer GmbH. Er regelt die Rechte und Pflichten aller Beteiligten. Das Dokument muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Firma und Sitz der Gesellschaft
• Gegenstand des Unternehmens (Geschäftszweck)
• Höhe des Stammkapitals
• Stammeinlagen der einzelnen Teilhaber
• Regelungen zur Leitung des Unternehmens

Für die Gründung stehen zwei Wege offen:

1. Musterprotokoll: Ein standardisiertes Formular aus dem GmbH-Gesetz. Es eignet sich für einfache Gründungen mit maximal drei Beteiligten und einer Person in der Leitung.
2. Individueller Vertrag: Ein maßgeschneidertes Dokument, das ein Rechtsanwalt aufsetzt. Es bietet mehr Gestaltungsspielraum bei der Gewinnverteilung, bei Nachfolgeregelungen oder beim Ausscheiden von Teilhabern. Rechnen Sie mit 500 bis 1.500 Euro für den Anwalt.

Wenn Sie eine GmbH gründen und dabei langfristige Konflikte vermeiden wollen, empfiehlt sich der individuelle Vertrag – besonders bei mehreren Gesellschaftern mit unterschiedlichen Kapitalanteilen.

3. Beurkundung beim Notar
Woche 2 | 300–1.200 Euro

Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden – ohne diesen Schritt keine wirksame Gründung. So läuft der Termin ab:

1. Der Notar prüft die Ausweisdokumente aller Beteiligten.
2. Er verliest den Vertrag vollständig.
3. Letzte Anpassungen sind an dieser Stelle noch möglich.
4. Alle Beteiligten unterschreiben das Dokument.
5. Die Gründungsurkunde und die Gesellschafterliste werden erstellt.

Ab der Beurkundung existiert Ihre Gesellschaft als GmbH i.G. (in Gründung). Sie können bereits Verträge abschließen und Rechnungen stellen. Bis zur Eintragung ins Handelsregister haften die Beteiligten allerdings persönlich für alle Verbindlichkeiten.

4. Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Woche 2–3 | 0–30 Euro/Monat

Nach der Beurkundung eröffnen Sie ein Geschäftskonto auf den Namen der GmbH (i.G.). Das Konto darf nicht auf den Namen eines einzelnen Beteiligten laufen. Für die Kontoeröffnung benötigen Sie die Gründungsurkunde und die Ausweisdokumente der vertretungsberechtigten Person.

Anschließend zahlen alle Gesellschafter ihre Stammeinlagen auf das Geschäftskonto ein. Vor der Anmeldung zum Handelsregister müssen mindestens 12.500 Euro (die Hälfte des Mindeststammkapitals) nachweislich eingegangen sein. Bewahren Sie den Einzahlungsbeleg sorgfältig auf – der Notar braucht ihn für die Anmeldung beim Registergericht.

5. Eintragung ins Handelsregister
Woche 3–4 | 225 Euro

Die Eintragung ins Handelsregister ist der entscheidende Moment, wenn Sie eine GmbH gründen. Erst damit wird die Gesellschaft vollständig rechtsfähig und die Haftungsbeschränkung tritt in Kraft. Die Beteiligten haften ab diesem Zeitpunkt nur noch mit dem Gesellschaftsvermögen, nicht mehr mit ihrem Privatvermögen.

Den Antrag stellt Ihr Notar beim zuständigen Registergericht. Folgende Unterlagen müssen vorliegen:

• Der beurkundete Vertrag
• Die Gesellschafterliste
• Der Nachweis über die Kapitaleinzahlung
• Die Anmeldung, unterzeichnet vom Geschäftsführer

Die Bearbeitung dauert je nach Gericht drei bis zehn Werktage. Nach dem Registereintrag erhalten Sie eine Handelsregisternummer, die Sie auf allen Geschäftsbriefen und im Impressum Ihrer Website angeben müssen.

6. Gewerbeanmeldung, Behördengänge und erste Pflichten
Woche 4 | 20–60 Euro

Mit dem Handelsregisterauszug melden Sie Ihre GmbH beim Gewerbeamt an und erhalten einen Gewerbeschein. Zusätzlich müssen Sie folgende Meldungen vornehmen:

• Finanzamt: Steuerliche Erfassung beantragen und die Eröffnungsbilanz einreichen. Das Finanzamt teilt Ihnen die Steuernummer zu.
• Transparenzregister: Alle wirtschaftlich Berechtigten müssen innerhalb der gesetzlichen Frist gemeldet werden. Die Pflicht liegt bei der Unternehmensleitung.
• IHK oder HWK: Als GmbH sind Sie automatisch Pflichtmitglied. Die Beiträge richten sich nach Umsatz und Gewinn.
• Berufsgenossenschaft: Meldung innerhalb einer Woche nach Gründung, auch ohne Angestellte.

Sobald der Registereintrag steht, gelten außerdem folgende Pflichten:

• Impressum aktualisieren mit Handelsregisternummer, Registergericht, Unternehmensleitung und Firmensitz.
• Geschäftsbriefe anpassen: Alle geschäftlichen Schreiben müssen die vollständige Firma, den Sitz und die Registerdaten enthalten.
• Buchhaltung einrichten: Die GmbH ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Richten Sie von Anfang an eine ordnungsgemäße Buchführung ein – idealerweise mit Unterstützung eines Steuerberaters.

Wie lange dauert eine GmbH-Gründung?

Die größte Zeitvariable ist die Bearbeitung durch das Registergericht. In Ballungsgebieten kann die Eintragung bis zu zwei Wochen dauern. Beschleunigen lässt sich vor allem die Vorbereitung: Wenn Firmenname und Gesellschaftsvertrag bereits stehen, können Sie den Termin beim Notar oft innerhalb weniger Tage bekommen.

Wenn Sie keine Zeit verlieren möchten, bereiten Sie alle Unterlagen vor dem ersten Termin vollständig vor. Dazu gehören die Ausweisdokumente aller Beteiligten, der fertige Vertrag und eine klare Festlegung des Unternehmensgegenstands. Das spart in der Praxis oft eine ganze Woche. Bei besonders eiligen Gründungen bieten einige Kanzleien Expressverfahren an, bei denen die Beurkundung und Anmeldung innerhalb von ein bis zwei Werktagen erfolgen.

GmbH vs. UG: Welche Rechtsform passt besser?

Neben der GmbH steht die Unternehmergesellschaft (UG) als Alternative zur Wahl. Beide Rechtsformen bieten eine Haftungsbeschränkung, unterscheiden sich aber in wesentlichen Punkten:

Wenn Sie über das nötige Kapital verfügen, bietet die GmbH Vorteile beim Image und bei der Flexibilität. Die UG eignet sich, wenn Sie mit wenig Startkapital beginnen und die Rücklagenpflicht in Kauf nehmen: 25 Prozent des Jahresüberschusses müssen Sie so lange zurücklegen, bis das Stammkapital 25.000 Euro erreicht. Danach lässt sich die Unternehmergesellschaft durch einen Formwechsel in eine vollwertige GmbH umwandeln. Dieser Schritt erfordert erneut eine notarielle Beurkundung und die Aufnahme ins Handelsregister.

Steuerliche Grundlagen: Was die GmbH das Finanzamt kostet

Die GmbH ist eine juristische Person und unterliegt eigenen Steuerregeln. Bevor Sie eine GmbH gründen, sollten Sie die vier wichtigsten Steuerarten kennen.

Die Körperschaftsteuer beträgt 15 Prozent auf den Gewinn, zuzüglich 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag. Der effektive Satz liegt damit bei 15,825 Prozent. Hinzu kommt die Gewerbesteuer, deren Satz sich aus der Steuermesszahl (3,5 Prozent) und dem Hebesatz der Gemeinde zusammensetzt. Bei einem Hebesatz von 400 Prozent (typisch für mittelgroße Städte) beträgt die Gewerbesteuer 14 Prozent des Gewinns. Anders als bei Einzelunternehmen gibt es bei der GmbH keinen Freibetrag von 24.500 Euro.

Wenn die Gesellschaft Gewinne an die Gesellschafter ausschüttet, fällt Kapitalertragsteuer von 25 Prozent plus Solidaritätszuschlag an. Der effektive Satz auf Ausschüttungen liegt bei 26,375 Prozent. Ein angestellter Geschäftsführer erhält ein Gehalt, das die GmbH als Betriebsausgabe absetzen kann. Das reduziert den zu versteuernden Gewinn und damit die Belastung der Gesellschaft.

Beispielrechnung: 100.000 Euro Gewinn vor Geschäftsführer-Gehalt

In diesem Beispiel bleiben von 40.000 Euro Gewinn nach allen Steuern rund 20.666 Euro beim Gesellschafter. Die Gesamtsteuerbelastung auf ausgeschüttete Gewinne liegt damit bei etwa 48 Prozent. Wer das Geld in der Gesellschaft belässt und reinvestiert, zahlt nur Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer – also rund 30 Prozent. Dieses sogenannte Thesaurierungsmodell ist einer der wesentlichen steuerlichen Vorteile gegenüber dem Einzelunternehmen, bei dem der volle Einkommensteuersatz von bis zu 45 Prozent greift.

Häufige Fehler bei der GmbH-Gründung – und was sie kosten

Die meisten Fehler sind vermeidbar – wenn Sie die typischen Fallstricke kennen. Hier die häufigsten Probleme und ihre finanziellen Folgen:

1. Stammkapital zu spät einzahlen: Ohne Nachweis über die Einzahlung von mindestens 12.500 Euro kann der Notar die Anmeldung beim Registergericht nicht einreichen. In der Zwischenzeit haften Sie als GmbH i.G. persönlich mit Ihrem Privatvermögen.
2. Standardverfahren bei komplexer Struktur: Das vereinfachte Verfahren enthält keine Regelungen zu Gewinnverteilung, Nachfolge oder Ausscheiden von Beteiligten. Eine spätere Vertragsänderung verursacht 800 bis 1.500 Euro an Gebühren für Beurkundung und Anwalt.
3. Firmennamen nicht prüfen lassen: Wer den Firmennamen ohne IHK-Stellungnahme und Markenrecherche wählt, riskiert eine Abmahnung wegen Namenskollision. Die Folge: 1.000 bis 5.000 Euro plus Umbenennung mit erneuter Beurkundung.
4. Transparenzregister vergessen: Seit 2017 müssen alle wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister eingetragen werden. Wer die Meldung versäumt, riskiert Bußgelder bis zu 150.000 Euro.
5. Geschäftstätigkeit vor der Registrierung aufnehmen: In der Phase als GmbH i.G. haften die Beteiligten persönlich. Wer vor dem Registereintrag große Verträge abschließt, trägt das volle Risiko mit seinem Privatvermögen.
6. Keinen Steuerberater einbinden: Fehler in der Eröffnungsbilanz oder bei der steuerlichen Erfassung können zu Steuernachzahlungen und Verspätungszuschlägen führen. Die 300 bis 1.000 Euro für einen Steuerberater sind gut investiert.
7. Auf Offertenbetrug hereinfallen: Nach dem Registereintrag erhalten Gründer häufig Rechnungen für vermeintliche Pflichteinträge in Firmenverzeichnisse. Wer nicht genau hinschaut, zahlt 200 bis 500 Euro für nutzlose Einträge.

Checkliste: GmbH gründen

Diese Checkliste führt Sie durch alle Schritte der Gründung. Haken Sie jeden Punkt ab, sobald er erledigt ist.

• Firmennamen festlegen und bei der IHK prüfen lassen
• Entscheidung: vereinfachtes Verfahren oder individueller Vertrag
• Gesellschaftsvertrag aufsetzen (ggf. mit Rechtsanwalt)
• Termin für die Beurkundung vereinbaren und alle Beteiligten einladen
• Vertrag notariell beurkunden lassen
• Geschäftskonto auf den Namen der GmbH (i.G.) eröffnen
• Stammkapital einzahlen (mindestens 12.500 Euro)
• Einzahlungsbeleg an die Kanzlei übergeben
• Handelsregister-Anmeldung veranlassen
• Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden
• Steuerliche Erfassung beim Finanzamt beantragen und Eröffnungsbilanz erstellen
• Meldung an das Transparenzregister vornehmen
• Bei der Berufsgenossenschaft anmelden
• Impressum, Geschäftsbriefe und Buchhaltung einrichten