Digitaler Workplace: So gelingt der Büroalltag einfacher
Wie sieht ein digitaler Workplace aus?
Es ist tatsächlich möglich, dass Büros aus unterschiedlichen Branchen Bereichen dank technologischem Fortschritt ihren Arbeitsalltag vereinfachen können. Der digitale Workplace ist demnach sowohl in kleinen als auch in großen Büros möglich. Entsprechend lässt sich die Work-Life-Balance deutlich verbessern, was sich natürlich auf das Wohlbefinden und die Arbeitsweise von Angestellten auswirkt. Zum Vergleich: Büromitarbeiter verbringen im Durchschnitt ungefähr 25 Stunden jede Woche mit Drucken und Scannen von Schriftstücken sowie dem Versenden von Mails. Läuft die Arbeit nicht reibungslos, entstehen Verzögerungen und oftmals sogar auch Überstunden. Mit ein paar digitalen Veränderungen kann diese Maßgabe jedoch verändert werden.
Elektronische Unterschriften
Die fortgeschrittene elektronische Signatur vereinfacht den Büroalltag auf ganz besondere Weise. Vor allem für Angestellte im Versicherungs-, Finanz- und Bankenwesen kann die elektronische Signatur wertvolle Zeit einsparen. Durch dieses Hilfsmittel lassen sich schließlich diverse Bearbeitungsprozesse deutlich verkürzen. Gleichzeitig gelingt es, den Papierverbrauch zu verringern. Unternehmen, die mit elektronischen Unterschriften arbeiten, heben sich deutlich von anderen Firmen ab, weil diese noch nicht in jedem Büro genutzt werden. Dennoch sorgt sie für Erleichterung im Arbeitsalltag und schafft auch bei Kunden und Geschäftspartnern positive Erlebnisse.
Intelligentes Dokumentenmanagement
Neben der elektronischen Signatur erfreut sich auch die digitale Dokumentenablage großer Begeisterung. Das Suchen von Akten oder Ordner und das Abheften von Briefen fallen dank Dokumentenmanagementsystemen weg. Gleichzeitig kann Papier eingespart werden. Ein wertvoller Schritt, um den Arbeitsalltag zu vereinfachen und der Umwelt etwas Gutes zu tun. Die Software muss zwar installiert werden und auch Büroangestellte müssen sich zunächst mit dem System vertraut machen. Danach ist es jedoch viel einfacher, die Dokumentenverwaltung durchzuführen. Das Erfassen und Speichern von Briefen verschiedener Quellen geht zudem wesentlich zeitsparender vonstatten. Darüber hinaus können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf diverse Dokumente zugreifen oder diese verarbeiten. Schriftstücke gehen nicht mehr verloren und auch die Büroorganisation lässt sich wesentlich sauberer und strukturierter vollziehen.
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Digitale Zeiterfassung
Ob kleine Betriebe, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne – mit der digitalen Zeiterfassung können branchenunabhängig viele Firmen ihren Büroalltag verbessern. Durch den Einsatz von Zeiterfassungsmodellen lässt sich nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch Geld einsparen. Arbeitgeber können Arbeitszeiten, Fehlzeiten sowie Krankheitstage aller Angestellten einsehen und Auswertungen oder Statistiken vornehmen. Zudem reduziert die elektronische Zeiterfassung den Papierverbrauch und automatisiert verschiedene Vorgänge. Somit wissen nicht nur Arbeitgeber, wo und wie Mitarbeiter arbeiten. Auch Angestellte können ihre Arbeitszeiten checken, was die Work-Life-Balance enorm verbessert.
Mobile Anwendungen
Es gibt einige Apps, die den digitalen Workplace abrunden. Vom Senden von Visitenkarten über effizientere Teamarbeit gibt es verschiedene Möglichkeiten, um den Büroalltag angenehmer zu gestalten. Angestellte arbeiten in Teams Hand und Hand zusammen, Konferenzen und Meetings lassen sich städte- und länderübergreifend sowie zeitsparend organisieren und abhalten. Durch mobile Anwendungen ist es außerdem möglich, Projekte zu kontrollieren und Arbeitsvorgänge gezielt abzuarbeiten. Dabei ist es natürlich von Vorteil, wenn alle Mitarbeiter bestens mit den Systemen vertraut sind und eine ausgiebige Schulung erhalten. Demnach können alle Angestellten die mobilen Anwendungen nutzen und Arbeitsschritte schon schneller und gezielter abwickeln.
Ein modernes Büro kann von vielen verschiedenen Technologien und der Digitalisierung profitieren. Zettelwirtschaft, das Suchen von Akten und das Unterschreiben von zahlreichen Briefen können der Vergangenheit angehören, wenn Unternehmen für den nächsten Schritt bereit sind und dem digitalen Workplace mehr Freiraum schenken.
- Titelbild: Foto von Antoni Shkraba
HandelIn vielen Branchen ist die berührungslose Identifikation von Produkten und Gegenständen Pflicht oder zumindest sinnvoll. Wenn du selbst die Entscheidungsgewalt hast, wirst du irgendwann vor der Frage stehen, ob Barcodes oder RFID-Etiketten die sinnvollere Lösung für dich und dein Business sind. Beide Möglichkeiten haben einen Mehrwert, unterscheiden sich aber deutlich voneinander. Für welche Lösung du dich entscheidest, hängt von deinen Bedürfnissen und von der jeweiligen Industrie ab. Das sind die größten Unterschiede zwischen RFID und Barcode Um die richtige Wahl zu treffen, musst du zunächst die Unterschiede zwischen den beiden Systemen kennen. Während der klassische Barcode auf optischer Erkennung basiert, nutzt RFID (Radio Frequency Identification) elektromagnetische Wellen. Das hat massive Auswirkungen auf deinen Arbeitsalltag.
ExpertentalkDie deutsche Wirtschaft befindet sich an einem Wendepunkt. Während Themen wie Fachkräftemangel und steigender Kostendruck den Alltag in vielen Betrieben bestimmen, rückt eine Technologie immer stärker in den Fokus: die Künstliche Intelligenz. Was vor kurzem noch nach ferner Zukunftsmusik klang, ist heute längst in der Realität der Unternehmen angekommen. Doch der Weg vom bloßen Ausprobieren hin zu einer Lösung, die echten wirtschaftlichen Mehrwert bietet, ist oft steinig. Viele Firmen stehen vor der Herausforderung, aus der Flut an Möglichkeiten genau die Anwendungen herauszufiltern, die ihre Prozesse spürbar entlasten und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Hier setzt die Arbeit von neura7 einer Marke der CodeArchitekten GmbH an. Das Team unterstützt Unternehmen dabei, die Brücke zwischen komplexer Technik und praktischem Nutzen zu schlagen. Dabei geht es nicht um abstrakte Algorithmen, sondern um Werkzeuge, die Mitarbeitern den Rücken freihalten und Routineaufgaben automatisieren.
RatgeberDer Arbeitsalltag ist meist von Effizienz, Zielen und Terminen geprägt. In dieser dynamischen Welt scheint für tiefes Mitgefühl und Stillstand oft kein Platz zu sein. Doch das Leben hält sich nicht an Dienstpläne. Wenn ein Mitarbeiter einen geliebten Menschen verliert oder das Team durch den Tod eines Kollegen erschüttert wird, ändert sich die Atmosphäre im Büro von einer Sekunde auf die andere. Plötzlich wirken die anstehenden Projekte unwichtig, und eine spürbare Betroffenheit legt sich über den Flur. In solchen Momenten zeigt sich die wahre Qualität einer Führungskraft. Es geht dann nicht mehr darum, Prozesse zu steuern, sondern für den Menschen da zu sein, der gerade den Boden unter den Füßen verloren hat. Ein richtiger Umgang mit Trauer im Unternehmen ist kein Hindernis für den Erfolg, sondern ein essenzieller Teil einer gesunden Unternehmenskultur. Wer als Chef in der Krise Menschlichkeit zeigt, schafft ein Fundament aus Vertrauen und Loyalität, das weit über den Moment hinaus Bestand hat.