Digitaler Workplace: So gelingt der Büroalltag einfacher
Wie sieht ein digitaler Workplace aus?
Es ist tatsächlich möglich, dass Büros aus unterschiedlichen Branchen Bereichen dank technologischem Fortschritt ihren Arbeitsalltag vereinfachen können. Der digitale Workplace ist demnach sowohl in kleinen als auch in großen Büros möglich. Entsprechend lässt sich die Work-Life-Balance deutlich verbessern, was sich natürlich auf das Wohlbefinden und die Arbeitsweise von Angestellten auswirkt. Zum Vergleich: Büromitarbeiter verbringen im Durchschnitt ungefähr 25 Stunden jede Woche mit Drucken und Scannen von Schriftstücken sowie dem Versenden von Mails. Läuft die Arbeit nicht reibungslos, entstehen Verzögerungen und oftmals sogar auch Überstunden. Mit ein paar digitalen Veränderungen kann diese Maßgabe jedoch verändert werden.
Elektronische Unterschriften
Die fortgeschrittene elektronische Signatur vereinfacht den Büroalltag auf ganz besondere Weise. Vor allem für Angestellte im Versicherungs-, Finanz- und Bankenwesen kann die elektronische Signatur wertvolle Zeit einsparen. Durch dieses Hilfsmittel lassen sich schließlich diverse Bearbeitungsprozesse deutlich verkürzen. Gleichzeitig gelingt es, den Papierverbrauch zu verringern. Unternehmen, die mit elektronischen Unterschriften arbeiten, heben sich deutlich von anderen Firmen ab, weil diese noch nicht in jedem Büro genutzt werden. Dennoch sorgt sie für Erleichterung im Arbeitsalltag und schafft auch bei Kunden und Geschäftspartnern positive Erlebnisse.
Intelligentes Dokumentenmanagement
Neben der elektronischen Signatur erfreut sich auch die digitale Dokumentenablage großer Begeisterung. Das Suchen von Akten oder Ordner und das Abheften von Briefen fallen dank Dokumentenmanagementsystemen weg. Gleichzeitig kann Papier eingespart werden. Ein wertvoller Schritt, um den Arbeitsalltag zu vereinfachen und der Umwelt etwas Gutes zu tun. Die Software muss zwar installiert werden und auch Büroangestellte müssen sich zunächst mit dem System vertraut machen. Danach ist es jedoch viel einfacher, die Dokumentenverwaltung durchzuführen. Das Erfassen und Speichern von Briefen verschiedener Quellen geht zudem wesentlich zeitsparender vonstatten. Darüber hinaus können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf diverse Dokumente zugreifen oder diese verarbeiten. Schriftstücke gehen nicht mehr verloren und auch die Büroorganisation lässt sich wesentlich sauberer und strukturierter vollziehen.
“Fachkräftemangel ist relativ!” Interview mit Akan Yüzügüzel von DevAbo
Digitale Zeiterfassung
Ob kleine Betriebe, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne – mit der digitalen Zeiterfassung können branchenunabhängig viele Firmen ihren Büroalltag verbessern. Durch den Einsatz von Zeiterfassungsmodellen lässt sich nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch Geld einsparen. Arbeitgeber können Arbeitszeiten, Fehlzeiten sowie Krankheitstage aller Angestellten einsehen und Auswertungen oder Statistiken vornehmen. Zudem reduziert die elektronische Zeiterfassung den Papierverbrauch und automatisiert verschiedene Vorgänge. Somit wissen nicht nur Arbeitgeber, wo und wie Mitarbeiter arbeiten. Auch Angestellte können ihre Arbeitszeiten checken, was die Work-Life-Balance enorm verbessert.
Mobile Anwendungen
Es gibt einige Apps, die den digitalen Workplace abrunden. Vom Senden von Visitenkarten über effizientere Teamarbeit gibt es verschiedene Möglichkeiten, um den Büroalltag angenehmer zu gestalten. Angestellte arbeiten in Teams Hand und Hand zusammen, Konferenzen und Meetings lassen sich städte- und länderübergreifend sowie zeitsparend organisieren und abhalten. Durch mobile Anwendungen ist es außerdem möglich, Projekte zu kontrollieren und Arbeitsvorgänge gezielt abzuarbeiten. Dabei ist es natürlich von Vorteil, wenn alle Mitarbeiter bestens mit den Systemen vertraut sind und eine ausgiebige Schulung erhalten. Demnach können alle Angestellten die mobilen Anwendungen nutzen und Arbeitsschritte schon schneller und gezielter abwickeln.
Ein modernes Büro kann von vielen verschiedenen Technologien und der Digitalisierung profitieren. Zettelwirtschaft, das Suchen von Akten und das Unterschreiben von zahlreichen Briefen können der Vergangenheit angehören, wenn Unternehmen für den nächsten Schritt bereit sind und dem digitalen Workplace mehr Freiraum schenken.
- Titelbild: Foto von Antoni Shkraba
ExpertentalkOb ein Fenster wirklich gut eingebaut ist, zeigt sich häufig erst Monate später: wenn sich an der Laibung Feuchtigkeit sammelt, der Flügel schwergängig wird oder die erhoffte Energieeinsparung ausbleibt. Dann geht es um Details, die auf einer Produktbroschüre selten zu sehen sind – um Anschlüsse, Materialien und die Passung zum Gebäude. Gleichzeitig verändert sich der Rahmen, in dem Fensterbaubetriebe arbeiten. Der 2024 überarbeitete Montageleitfaden des ift Rosenheim behandelt inzwischen ausdrücklich auch Rückbau, Recycling und mögliche Schadstoffe alter Bauteile. Die neue EU-Bauproduktenverordnung bereitet digitale Produktpässe vor; ab Januar 2027 gilt außerdem die neue EU-Maschinenverordnung. Bei motorisierten Fenstern stellen sich damit weitere Fragen zur Sicherheit, Dokumentation und Verantwortung. Hinzu kommen anspruchsvolle energetische Vorgaben, sobald Eigentümer Fördermittel für einen Fenstertausch nutzen möchten. Wie viel davon erreicht bereits den Alltag eines regionalen Fachbetriebs? Andreas Maurer ist Geschäftsführer der A. Maurer GmbH in München, die Fenster und Türen plant, verkauft und montiert. Zum Leistungsspektrum gehört auch die professionelle Fensterreparatur in München. Gerade die Verbindung aus Neuinstallation und Arbeit am Bestand eröffnet einen interessanten Blick auf den Wandel der Branche: Was wird für Kunden tatsächlich besser, wo steigt der Aufwand und welche Innovationen versprechen einen praktischen Nutzen?
Firmenportrait1996 begann die Geschichte der Bliemel WintergartenBau GmbH in der Friedhofstraße 2 in Ergoldsbach. Heute befindet sich der Firmensitz wenige Straßen weiter, in der Gewerbestraße 11. Dort sind inzwischen Büros, Produktionsflächen, Lager und eine umfangreiche Ausstellung untergebracht. Der Ortswechsel steht sinnbildlich für die Entwicklung eines Unternehmens, das sich über drei Jahrzehnte hinweg fachlich und organisatorisch weiterentwickelt hat. Gegründet wurde der Betrieb von Georg Bliemel, Schreinermeister und staatlich geprüftem Form- und Raumgestalter. Aus seiner handwerklichen Spezialisierung entstand schrittweise ein Geschäftsmodell, das individuelle Planung, eigene Fertigung und Montage miteinander verbindet. Mittlerweile reicht das Angebot von klassischen Wohnwintergärten bis zu modernen Glas- und Überdachungskonstruktionen. Zum 30-jährigen Bestehen im Jahr 2026 lässt sich anhand der Unternehmenschronik nachvollziehen, welche Entscheidungen diesen Weg geprägt haben. Georg Bliemel: Mit handwerklichem Fachwissen in die Selbstständigkeit
BusinessWie verbindet ein Handwerksbetrieb die Bearbeitung von Rohmaterial, unterschiedliche Auftragsarten und die Planung mit seinen Kunden über mehrere Standorte hinweg? Für gewerbliche Auftraggeber ist diese Frage ebenso interessant wie das Leistungsangebot selbst. Die Steinmetzwerkstätten Knurbien GmbH zeigen, wie sich Bausanierung, Baudenkmalpflege, Restaurierung und Grabmalfertigung innerhalb eines Natursteinbetriebs zusammenführen lassen. Das Unternehmen besteht seit 1906 und ist heute an drei Orten vertreten. Berlin-Friedenau ist der Unternehmenssitz und neben Baruth/Mark einer der beiden Hauptstandorte des Betriebs. Zum Angebot gehört die Herstellung von Grabmalen in Berlin; zugleich umfasst das Tätigkeitsprofil Arbeiten an Gebäuden und erhaltenswerten Steinobjekten. Für die unternehmerische Einordnung ist deshalb weniger ein einzelnes Produkt entscheidend als die Verbindung verschiedener Leistungen mit einer standortübergreifenden Arbeitsweise. Wie organisiert die Steinmetzwerkstätten Knurbien GmbH ihr Geschäft an drei Standorten?