Digitaler Workplace: So gelingt der Büroalltag einfacher
Wie sieht ein digitaler Workplace aus?
Es ist tatsächlich möglich, dass Büros aus unterschiedlichen Branchen Bereichen dank technologischem Fortschritt ihren Arbeitsalltag vereinfachen können. Der digitale Workplace ist demnach sowohl in kleinen als auch in großen Büros möglich. Entsprechend lässt sich die Work-Life-Balance deutlich verbessern, was sich natürlich auf das Wohlbefinden und die Arbeitsweise von Angestellten auswirkt. Zum Vergleich: Büromitarbeiter verbringen im Durchschnitt ungefähr 25 Stunden jede Woche mit Drucken und Scannen von Schriftstücken sowie dem Versenden von Mails. Läuft die Arbeit nicht reibungslos, entstehen Verzögerungen und oftmals sogar auch Überstunden. Mit ein paar digitalen Veränderungen kann diese Maßgabe jedoch verändert werden.
Elektronische Unterschriften
Die fortgeschrittene elektronische Signatur vereinfacht den Büroalltag auf ganz besondere Weise. Vor allem für Angestellte im Versicherungs-, Finanz- und Bankenwesen kann die elektronische Signatur wertvolle Zeit einsparen. Durch dieses Hilfsmittel lassen sich schließlich diverse Bearbeitungsprozesse deutlich verkürzen. Gleichzeitig gelingt es, den Papierverbrauch zu verringern. Unternehmen, die mit elektronischen Unterschriften arbeiten, heben sich deutlich von anderen Firmen ab, weil diese noch nicht in jedem Büro genutzt werden. Dennoch sorgt sie für Erleichterung im Arbeitsalltag und schafft auch bei Kunden und Geschäftspartnern positive Erlebnisse.
Intelligentes Dokumentenmanagement
Neben der elektronischen Signatur erfreut sich auch die digitale Dokumentenablage großer Begeisterung. Das Suchen von Akten oder Ordner und das Abheften von Briefen fallen dank Dokumentenmanagementsystemen weg. Gleichzeitig kann Papier eingespart werden. Ein wertvoller Schritt, um den Arbeitsalltag zu vereinfachen und der Umwelt etwas Gutes zu tun. Die Software muss zwar installiert werden und auch Büroangestellte müssen sich zunächst mit dem System vertraut machen. Danach ist es jedoch viel einfacher, die Dokumentenverwaltung durchzuführen. Das Erfassen und Speichern von Briefen verschiedener Quellen geht zudem wesentlich zeitsparender vonstatten. Darüber hinaus können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf diverse Dokumente zugreifen oder diese verarbeiten. Schriftstücke gehen nicht mehr verloren und auch die Büroorganisation lässt sich wesentlich sauberer und strukturierter vollziehen.
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Digitale Zeiterfassung
Ob kleine Betriebe, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne – mit der digitalen Zeiterfassung können branchenunabhängig viele Firmen ihren Büroalltag verbessern. Durch den Einsatz von Zeiterfassungsmodellen lässt sich nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch Geld einsparen. Arbeitgeber können Arbeitszeiten, Fehlzeiten sowie Krankheitstage aller Angestellten einsehen und Auswertungen oder Statistiken vornehmen. Zudem reduziert die elektronische Zeiterfassung den Papierverbrauch und automatisiert verschiedene Vorgänge. Somit wissen nicht nur Arbeitgeber, wo und wie Mitarbeiter arbeiten. Auch Angestellte können ihre Arbeitszeiten checken, was die Work-Life-Balance enorm verbessert.
Mobile Anwendungen
Es gibt einige Apps, die den digitalen Workplace abrunden. Vom Senden von Visitenkarten über effizientere Teamarbeit gibt es verschiedene Möglichkeiten, um den Büroalltag angenehmer zu gestalten. Angestellte arbeiten in Teams Hand und Hand zusammen, Konferenzen und Meetings lassen sich städte- und länderübergreifend sowie zeitsparend organisieren und abhalten. Durch mobile Anwendungen ist es außerdem möglich, Projekte zu kontrollieren und Arbeitsvorgänge gezielt abzuarbeiten. Dabei ist es natürlich von Vorteil, wenn alle Mitarbeiter bestens mit den Systemen vertraut sind und eine ausgiebige Schulung erhalten. Demnach können alle Angestellten die mobilen Anwendungen nutzen und Arbeitsschritte schon schneller und gezielter abwickeln.
Ein modernes Büro kann von vielen verschiedenen Technologien und der Digitalisierung profitieren. Zettelwirtschaft, das Suchen von Akten und das Unterschreiben von zahlreichen Briefen können der Vergangenheit angehören, wenn Unternehmen für den nächsten Schritt bereit sind und dem digitalen Workplace mehr Freiraum schenken.
- Titelbild: Foto von Antoni Shkraba
BusinessPasswörter als unterschätztes Sicherheitsrisiko Digitale Konten und Anwendungen sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. E-Mail-Postfächer, Cloud-Dienste, Onlineshops, Banking-Systeme und interne Plattformen erfordern meist eigene Zugangsdaten. Mit der wachsenden Zahl an Accounts steigt jedoch auch die Gefahr, dass Passwörter mehrfach verwendet, zu einfach gewählt oder unsicher abgelegt werden. Gerade für Unternehmen kann daraus ein erhebliches Sicherheitsrisiko entstehen. Wird ein Zugang kompromittiert, können nicht nur einzelne Konten betroffen sein. Unter Umständen erhalten Angreifer Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, Kundendaten oder interne Systeme. Ein durchdachtes Passwort-Management sollte deshalb ein fester Bestandteil der IT-Sicherheitsstrategie sein.
BusinessVerträge gehören zum Fundament jedes Unternehmens. Sie regeln Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten, definieren Zahlungsbedingungen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten und können im Streitfall entscheidend sein. Trotzdem werden Verträge in vielen Unternehmen noch immer über verschiedene Ordner, E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke oder Tabellen verwaltet. Mit zunehmender Vertragsmenge wird dieses Vorgehen unübersichtlich und kann unnötige Risiken verursachen. Vom Dokumentenarchiv zum aktiven Vertragsmanagement Nach der Unterzeichnung beginnt für Unternehmen die laufende Vertragsverwaltung. Dazu gehören die Überwachung von Fristen, die Kontrolle vereinbarter Leistungen und die rechtzeitige Prüfung von Verlängerungen. Gerade automatische Vertragsverlängerungen können zum Problem werden, wenn Kündigungsfristen nicht rechtzeitig beachtet werden.
ExpertentalkOb Terrasse, Eingangsbereich oder Parkett im Büro: Oberflächen prägen den ersten Eindruck eines Hauses oder Unternehmens und werden im Alltag stärker beansprucht, als viele Eigentümer annehmen. Verschmutzungen, Bewuchs oder Kratzer lassen sich dabei nicht mit ein und derselben Methode behandeln was im schlechtesten Fall mehr schadet als nützt. Im Interview ordnet REFINUM, ein Betrieb für Oberflächenaufbereitung aus der Region München, ein, welche Fragen vor einer professionellen Aufbereitung geklärt werden sollten, worin sich Innen- und Außenflächen unterscheiden und wo die Grenzen pauschaler Reinigungsversprechen liegen. Material und Verschmutzung zusammen denken business-on.de: Warum lassen sich Naturstein, Terrazzo, fugenlose Flächen und Holz nicht mit derselben Methode reinigen?