Durch ein aktives Profil bei Facebook oder Xing sowie einem engmaschigen Freundesnetz ist es möglich, zumindest in seiner beruflichen Branche immer up-to-date zu sein und beinahe jeden zu kennen. Laut techtag.de sind zudem Unternehmen erfolgreicher, wenn sie soziale Medien nutzen zur Kommunikation. Im privaten Bereich wurden die Vorteile der Social Networks schon früh erkannt – es gibt beinahe keinen Menschen mehr, der nicht auf irgendeiner der Plattformen ein Profil hat. Mittlerweile vernetzen sich zudem auch immer mehr Kollegen untereinander. Auch Personaler greifen auf die sozialen Netzwerke zurück, um mit qualifizierten Bewerbern Kontakt aufnehmen zu können. In Unternehmen selbst hat sich ein besonderer Begriff herausgebildet: der Social Workplace. Unter diesem Begriff ist soziales Arbeiten zu verstehen, bei dem sich die Mitarbeiter optimal untereinander vernetzen können. Ein gutes Arbeitsklima sorgt immerhin für mehr Motivation und eine stärkere Bindung an die Firma – der Social Workplace bietet daher viele Vorteile für Unternehmen.
Woher kommt die Idee der Social Workplaces?
Unternehmen stehen unter einem ständigen Druck von innen und außen. Die Digitalisierung machte neue Geschäftsmodelle möglich – Angestellte wollen plötzlich nicht mehr nur mitarbeiten, sondern auch selbst mitgestalten. Dies funktioniert bei streng hierarchisch aufgebauten Unternehmen aber nicht wirklich gut – die Entscheidungswege sind zu lange, die Transparenz, wer für was verantwortlich ist, fehlt meist völlig. Anders sieht dies aus, wenn alles ein wenig flexibler gestaltet wird: Eine Reorganisation der hierarchischen Strukturen beispielsweise, um auch weiter unten in der Hierarchie stehenden Angestellten die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Ideen einzubringen – wenn sie dies wollen. Auf der anderen Seite steht der Druck von außen: Ein Unternehmen, das veraltete Technologien verwendet, wird kaum jemand engagieren oder dessen Produkte verwenden. Die Kundenbindung ist nicht nur durch herkömmliche Werbung aufzubauen, sondern auch durch da Nutzen des Web 2.0, mit all seinen sozialen Netzwerken. Geschäftsfelder wandeln sich zudem, sowie die Gesellschaft. Ein Unternehmen, das starr auf seinen alten Vorgehensweisen beharrt, wird kaum in der Zukunft Erfolg haben. Die Lösung ist die Vernetzung von Mitarbeitern und Kunden über digitale Werkzeuge: Ein Social Workplace ermöglich eine dialogorientierte Kommunikation und schafft es so, die Schwächen der hierarchischen Strukturen großer Unternehmen zu überwinden: Wissenssilos, Mitarbeiter mit nur geringem Engagement und fehlende Agilität, da die Strukturen zu starr sind. Wichtig dabei ist, dass drei Bereiche miteinander vernetzt werden: Menschen, Technologie und Business. Alle zusammen führen zum Unternehmenserfolg.
Möglichkeiten der Umsetzung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Social Workplace in Firmen zu integrieren. Die meistgenutzte Lösung sind spezielle Programme, die genau für diese Arbeitsweise entworfen wurden – Sitrion ist eines davon. Diese Softwarelösung soll zum einen die Mitarbeiter noch stärker miteinander vernetzen und zum anderen für diese auch mobile Lösungen anbieten. Wer nicht an seinen Arbeitsplatz gebunden ist, arbeitet meist entspannter. Home Office-Lösungen sind zudem in vielen Unternehmen gerne gesehen, da so qualifizierte Fachkräfte auf der gesamten Welt eingestellt werden können – ohne dass diese dafür umziehen müssen. Unternehmen können die Software-Konzepte zudem genau auf ihre Bedürfnisse anpassen. Der Fokus liegt aber besonders auf der Flexibilität der Zeiteinteilung für die Mitarbeiter – dass sich das Management dabei auch umstrukturieren muss, liegt auf der Hand. Auch hierfür bieten die Konzepte aber optimale Lösungen an, die bei der Umsetzung des Social Workplace helfen.
Ein Social Workplace ist mehr als ein Intranet
Viele Unternehmen denken, sie hätten den Social Workplace schon – immerhin stünde den Mitarbeitern ein Intranet zur Verfügung. Diese beiden Dinge sind aber nicht gleichzustellen. Ein Intranet vereinfacht zwar die Arbeitsweisen, in dem das Dokumentenmanagement oder weitere Tools darüber geführt werden können. Allerdings ist die Anpassung des Intranets an wirtschaftliche oder organisatorische Veränderungen eher langsam – es muss alles händisch erledigt werden, sofern ein Mitarbeiter dafür Zeit findet. Außerdem gibt es keine Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme über das Intranet. E-Mails sind zwar schnell, allerdings gehen dabei teilweise Informationen verloren, da kein direktes Gespräch aufgebaut werden kann. Ist der Mitarbeiter aber nicht über Telefon zu erreichen, ist es wichtig, trotzdem mit ihm zu sprechen – ohne das starre E-Mail-Konzept. Bei einem Social Workplace ist es möglich, einen Chat für die Mitarbeiter einzurichten. Dadurch ist eine schnellere Kommunikation als mittels E-Mail möglich. Außerdem bietet ein Social Workplace eine soziale und intelligente Vernetzung. Diese Vernetzung erlaubt ein flexibles Agieren, sodass auf Veränderungen im Unternehmen oder am Markt sofort reagiert und die Arbeitsweise angepasst werden kann. Generell ist zu sagen, dass eine Social Workplace Strategie eine Brücke baut zwischen dem organisatorischen Bedarf, den technischen Möglichkeiten und den Unternehmenszielen – und daher ist es sehr viel mehr als ein bloßes Intranet.
Zusammenfassung: Merkmale des Social Workplace
- Vernetzung der Mitarbeiter untereinander
- Flexiblere Arbeitsweise
- Flexibles Reagieren auf Veränderungen im Unternehmen oder am Markt
- Möglichkeit der mobilen Arbeitsweise
- Verbindung von Organisation, Technik und Unternehmenszielen
- Vernetzung von Kunden, Mitarbeitern und Partnern
- Zeitersparnis bei der Umsetzung von Ideen und auf Entscheidungswegen
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