Dienstreisen von der Steuer absetzen – das sollte man beachten

Fast zwei Jahre lang haben Unternehmen Dienstreisen aufgrund der weltweiten Pandemie auf ein notwendiges Minimum reduziert. Doch bei sinkender Inzidenz fahren immer mehr Betriebe Kunden-, Lieferanten- und Messebesuche hoch. Die Absetzbarkeit von Dienstreisen sorgt für finanzielle Erleichterungen und erhöht die Chance auf steuerliche Rückerstattungen. Um das Beste aus der Steuererklärung herauszuholen, sollten Arbeitnehmer Dienstreisen unbedingt absetzen. Denn die entstandenen Kosten, die der Arbeitgeber nicht übernimmt, können in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Viele Arbeitnehmer verschenken bei der Steuer Geld

Die Steuererklärung gehört zu den Dingen, die man gerne hinausschiebt – sei es aus Angst vor Nachzahlungen oder weil die vielen Formulare und Regelungen schier undurchschaubar zu sein scheinen. Einkommensteuerpflichtige befürchten, Angaben zu vergessen oder an falscher Stelle einzufügen und dabei unbeabsichtigt Steuern zu hinterziehen oder Geld zu verschenken.

Immer mehr Berufstätige nutzen deshalb eine Steuersoftware. Je hochwertiger diese ist, desto mehr Vorteile bietet sie, wie wir am Beispiel der wundertax Steuersoftware erklären:

Finanzielle Erleichterungen durch Steuer-Software

Mit wundertax kann die Einkommensteuererklärung schnell und einfach online angefertigt werden. Im Rahmen eines simplen Steuer-Interviews gibt man alle Einnahmen und absetzbaren Ausgaben an. Die Interview-Fragen weisen auf alle Posten hin, die steuerlich abgesetzt werden können. So spart man sich das aufwändige Recherchieren und Heraussuchen von passenden Formularen. Die finanziellen Einsparungen durch das unkomplizierte, schnelle und übersichtliche Verfahren sorgen so für das bestmögliche Ergebnis bei der Steuererklärung. Schon gewusst? Die durchschnittliche Erstattungshöhe bei freiwilliger Abgabe beträgt laut Statistischem Bundesamt ganze 1.051 Euro.

Die Steuersoftware ist damit der goldene Mittelweg zwischen der selbstständig durchgeführten Steuererklärung ohne Hilfsmittel und dem Outsourcing an einen Steuerberater – bei geringen Kosten sorgt sie für ein optimales Ergebnis. Da man während der Bearbeitung sieht, mit welcher Höhe von Nachzahlung oder Rückerstattung zu rechnen ist, gibt es mit dem Steuerbescheid auch keine bösen Überraschungen.

Angst vor der komplizierten Steuererklärung?

Aus Angst vor dem bürokratischen Akt der Steuererklärung verschenken viele steuerpflichtige Personen wissentlich Geld. Obwohl ihnen bewusst ist, dass sie Geschäftsreisen & Co von der Steuer absetzen könnten, ziehen sie es vor, es bei der automatisch ermittelten Steuerlast zu belassen und keine Rückerstattung anzustreben.

Es sind jedoch die Absetzbarkeiten, die einen finanziell erleichtern. Eine gute Software zeigt nicht nur auf, an welcher Stelle Dienstreisen geltend gemacht werden können, sondern gibt auch Hinweise darauf, welche Kosten aufgenommen werden können und welche Belege dazu aufbewahrt werden müssen. Denn seit 2017 gilt die Belegvorhaltepflicht: Belege müssen seitdem nicht mehr mit der Steuererklärung abgegeben, sondern nur auf Nachfrage des Finanzamtes eingereicht werden.

Wie setzt man Dienstreisen ab?

Die Kosten, die auf der Geschäftsreise entstehen, umfassen Kosten für die

• Fahrt,
• Übernachtung,
• Verpflegung sowie
• Reisenebenkosten.

Geschäftsreisende sollten alle relevanten Belege aufheben. Dazu gehören z. B. Fahrkarten, Tankquittungen, Hotelrechnungen und Parktickets.

Die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten müssen in der Steuererklärung abgezogen oder als Zuschüsse angegeben werden. Eine Software wie wundertax sorgt für mehr Übersicht und erleichtert den Vorgang maßgeblich. Das sollte man wissen:

Reisekosten bei beruflich veranlasster Reisetätigkeit

Der Begriff Reisetätigkeit umfasst beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten, die weder im häuslichen Umfeld noch in der ersten Tätigkeitsstätte ausgeführt werden. Die erste Tätigkeitsstätte ist üblicherweise der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb. Die bei der Auswärtstätigkeit entstandenen Reisekosten können als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern der Arbeitgeber sie nicht erstattet. Ziel ist es, Berufstätigen durch ihre Reisetätigkeit keine finanziellen Nachteile entstehen zu lassen.

Fahrtkosten

Wer mit Bus, Bahn, Flugzeug oder Taxi zum Termin reist, kann die entstandenen Kosten vollständig absetzen. Wer mit dem eigenen Pkw anreist, setzt die Kilometerpauschale von 0,30 € an. Sie gilt – anders als die Pendlerpauschale – sowohl für den Hinweg als auch für den Rückweg. Für Motorräder und Mopeds werden 0,20 € pro Kilometer angesetzt. Wenn die Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw die Kilometerpauschale übersteigen, können auch höhere Kilometerkosten angegeben werden. Dafür müssen die jährlichen Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt und belegt werden. Dann kann der Teilbetrag für die Auswärtstätigkeit angesetzt werden.

Achtung: Bei Anreise mit dem Firmenwagen können keine Fahrtkosten von der Steuer abgesetzt werden!

Übernachtungskosten

Übernachtungen werden in voller Höhe erstattet. Für Übernachtungskosten gibt es keine Pauschale, deshalb sollten Belege für die tatsächlich entstandenen Kosten aufbewahrt werden. Übernachtungskosten werden für maximal 48 Monate pro Wirkungsstätte erstattet. Danach kann der Berufstätige maximal 1.000 € pro Monat geltend machen.

Reisenebenkosten

Darunter fallen Parkkosten, Telefongebühren oder Trinkgelder, die in Zusammenhang mit der Reisetätigkeit entstehen. Reisenebenkosten können vollumfänglich erstattet werden. Für Reisenebenkosten, für die man keine Quittung erhält, stellt man sich Eigenbelege aus, auf denen Datum, Ort, Art der Dienstleistung und Höhe der Kosten notiert werden.

Verpflegungsmehraufwand

Auf Reisen gibt man gewöhnlich mehr Geld aus für die eigene Verpflegung. Deshalb sollten die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand genutzt werden. Sie orientieren sich an der Dauer der Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte.

Für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden gilt eine Pauschale von 28 Euro pro Tag. Wer keinen ganzen Tag, aber länger als 8 Stunden unterwegs ist, erhält eine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Diese gilt auch für den An- und Abreisetag bei längeren Dienstreisen.

Hohes Fehlerrisiko bei Dienstreisen-Absetzbarkeit

Wer Dienstreisen im Alleingang in der Steuererklärung angibt, geht das Risiko ein, Angaben zu vergessen und Geld zu verschenken. Dabei ist es wichtig, korrekte Angaben zu machen, um eine höchstmögliche Steuerrückerstattung zu erhalten. Es empfiehlt sich, eine Steuersoftware wie wundertax für die Absetzung der Dienstreisen zu nutzen.