Prozesse optimieren: Buchhaltung und Controlling auslagern

Immer mehr Unternehmen – vor allem im Mittelstand – entscheiden sich für eine Auslagerung von firmeninternen Prozessen an externe Dienstleister. Was im Bereich der IT und Telekommunikation bereits recht gängig ist, betrifft nun zunehmend auch die Bereiche Buchhaltung und Controlling. Die Motivationen, die hinter diesem sogenannten Outsourcing stehen, sind vielfältig und reichen von Optimierung der Prozesse und deren Kosten bis hin zu komplexen Themenfeldern wie der Eröffnung neuer Niederlassung oder beginnender Auslandsaktivitäten.

„Die Auslagerung interner Prozesse an fachkundige Unternehmen hat viele Vorteile, kann aber auch einige Risiken bergen, wenn aus Unwissenheit Fehler gemacht werden“, weiß Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Malte Thalemann, Partner der LKC-Gruppe aus Grünwald, die Mitglied im bundesweiten Netzwerk HLB Deutschland ist. Trotzdem sei dies für viele Unternehmen ein ratsamer Schritt. Wer einige Grundregeln beherzigt, bewege sich dabei auf sicherem Eis, so Thalemann.

Einer der häufigsten Anlässe für eine Auslagerung ist der Wunsch, bestehende Kosten zu senken, jahrelang eingefahrene Prozesse zu überdenken und zu „verschlanken“. Auch eine Expansion in neue Märkte, die mit neuen Betriebsstätten, Tochtergesellschaften oder Auslandsaktivitäten einhergeht, zählt zu den Gründen. Hier lässt sich oft eine Verwaltung nicht so schnell aufbauen wie nötig, zumal qualifizierte Mitarbeiter im Bereich (Lohn-)Buchhaltung bundesweit und international teuer und rar sind.

„Dazu kommt noch eine wachsende Komplexität der Themen, sowohl aus unternehmensspezifischer als auch aus steuerrechtlicher Sicht. Hier als Buchhalter immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und alle Themenfelder gleichwertig bis ins Detail zu kennen, ist eine Herausforderung“, bekräftigt Thalemann. Je komplexer das Unternehmen, dessen Prozesse, die bespielten Märkte und die fortschreitende Internationalisierung werden, desto schwieriger wird es für Unternehmen, qualifiziertes Fachpersonal für ihre Controlling- und Accountingaufgaben zu finden, zumal gerade das internationale Steuerrecht ungeheuer vielschichtig und von Land zu Land verschieden ist.

Fehler im Planungsprozess

Zwar hat eine eigene Buchhaltung den Vorteil, dass alle Daten im Unternehmen verbleiben und nicht in fremde Hände gelangen, doch birgt dies auch die Gefahr einer zunehmenden „Betriebsblindheit“. Falsche oder ungünstige Prozesse schleichen sich unter Umständen ein und eine externe Kontrolle findet entweder nur für viel Geld im Rahmen der internen Revision oder im Rahmen der Jahresabschlussprüfung statt. Müssen dann Probleme gelöst oder Wissensdefizite ausgeglichen werden, kann dies unter Umständen schnell teuer werden, denn für Fehler, die aus Unwissenheit entstehen, haftet immer der Unternehmer.

„Wer die Entscheidung, diese Tätigkeiten selbst zu erbringen oder sie extern einzukaufen oberflächlich trifft, vergleicht oft buchstäblich Äpfel mit Birnen“, warnt Malte Thalemann. So hieße es dann zum Teil „Für diese Kosten kann ich mir ja einen eigenen Buchhalter leisten.“ Dabei wird jedoch nicht bedacht, dass dieser Urlaub macht, krank wird und zahlreiche Weiterbildungen besucht. „Viele vergessen, dass der eigene Buchhalter sich zu steuerrechtlichen Themen ständig auf dem Laufenden halten muss und zudem auch das Internationale Steuerrecht sowie weltweit das Steuerrecht der einzelnen Länder, in denen agiert wird, kennen muss“, erinnert Thalemann. Diese Aspekte sollten in die Entscheidung einbezogen werden.

Hier birgt die Auslagerung klare Vorteile: die umfassenden Spezialisierungen des Dienstleisters auf komplexe und besondere Themenfelder, seine vollständige Haftung für entstandene Fehler sowie seine Überwachungstätigkeiten – von der internen Reisekostenrichtlinie über Zahlungslimits bis hin zu GoBD-gerechter Buchführung und datenschutzgerechter Lohnzahlung. „Es ist immer vor allem eine strategische Entscheidung, ob man die Prozesse des Rechnungswesens auslagert oder nicht“, sagt Thalemann. „Für manch ein kleines Unternehmen mag es aus organisatorischen Gründen sinnvoll sein, für große und internationale Gesellschaften eher aufgrund der Komplexität, im Mittelstand vielleicht aus Kostengründen.“

Risiken minimieren und klare Verträge abschließen

Mit dem Auslagern der eigenen Rechnungsprozesse gibt das Unternehmen seine Kontrolle weitgehend aus der Hand und eröffnet einem Dritten Zugang zu sensiblen Daten wie Kunden- und Projektinformationen oder Geschäftsgeheimnissen. Die Höhe des Risikos hängt dabei auch vom Umfang der ausgelagerten Leistung ab. Während bei einer Auftragsdatenverarbeitung der Dienstleister in einer Art Hilfsfunktion für den Unternehmer agiert, übernimmt er bei einer Funktionsübertragung weitergehende, oft auch operative Aufgaben.

Geht es um wichtige firmeninterne und schutzwürdige Daten, sollte der Unternehmer nur einen vertrauensvollen Dienstleister beauftragen, der nachweislich über entsprechende Erfahrungen und Infrastrukturen verfügt, um die Unternehmensanforderungen nachhaltig erfüllen zu können.

Der Unternehmer, der seine Controlling- und Accountingaufgaben abgibt, muss auf jeden Fall beachten, dass er trotz der Auslagerung weiterhin die Verantwortung trägt. Der Auftragnehmer darf ausschließlich im Auftrag des Unternehmers handeln. „Dies sollte vertraglich fest geregelt sein“, empfiehlt Thalemann. Denn bei einer Wirtschaftsprüfung werde auch geprüft, ob und inwieweit das Auftrag gebende Unternehmen dieser Verantwortung gerecht wird und den Dienstleister entsprechend steuert und überwacht.

„Um spätere Streitigkeiten zu vermeiden, sollten die vereinbarten Leistungen so festgelegt werden, dass sie den Bedarf des Unternehmens decken. Es ist sinnvoll, in einem Rahmenvertrag zunächst standardisierte Rechte und Pflichten zu regeln und die spezifizierten Einzelleistungen sowie die Standards der Leistungserbringung separat festzulegen“, rät Thalemann. Entsprechend den jeweiligen technischen, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Unternehmens, sollten Gegenstand und Umfang der Leistung präzise beschrieben werden. „Auch Kontrollrechte des Unternehmens, der Einsatz von Subunternehmern, künftige Anpassungen an neue Anforderungen, Kündigungsrechte und geeignete Mess- und Prüfverfahren zur Leistungskontrolle sollten vertraglich detailliert geregelt sein“, rät er.