Shared Desk im Mittelstand: Die größten Chancen und Stolpersteine

Angesichts der steigenden Energiepreise stehen mehr und mehr Unternehmen vor der Aufgabe, ihre Flächen sinnvoller und effizienter zu nutzen. Durch zunehmende Homeoffice-Regelungen und flexible Arbeitszeiten bleiben vor allem beheizte Büroflächen oft ungenutzt und es entsteht eine enorme finanzielle Belastung.

Shared-Desk-Systeme kommen deshalb auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) immer mehr infrage, um den verfügbaren Platz möglichst effizient zu nutzen. Was dabei beachtet werden muss, sehen wir uns genauer an.

Höhere Effizienz ebnet den Weg zu besseren Chancen

Die Reduzierung von Büroflächen ist für mittelständische Betriebe ein handfester Vorteil. Weniger Flächenbedarf bedeutet niedrigere Miet- und Energiekosten. Mit einer Shared Desk Software lassen sich Arbeitsplätze flexibel steuern und Leerstände vermeiden. Das steigert die Auslastung und senkt die Fixkosten. Auch der ökologische Effekt ist spürbar: Weniger Flächenbedarf reduziert Energieverbrauch und CO₂-Ausstoß. Für viele Mittelständler, die in Innenstadtlagen hohe Kosten tragen, ist das ein strategischer Vorteil. Entscheidend ist, die Anzahl der Arbeitsplätze realistisch zu planen und den Bedarf regelmäßig zu überprüfen.

Dennoch: Nicht in allen Betrieben ist Desk-Sharing, und vor allem eine entsprechende Software, sinnvoll. Wenn es nur ein paar wenige Schreibtische im Betrieb gibt, reicht meist auch eine einfache Absprache unter Kollegen aus.

Akzeptanz als häufiger Stolperstein in Betrieben

Neben der ökonomischen Seite ist die Akzeptanz im Team entscheidend. Der Verlust des persönlichen Arbeitsplatzes kann auf Widerstand stoßen. Mitarbeitende empfinden Shared Desk schnell als unpersönlich, wenn keine Ausgleichsmaßnahmen geschaffen werden. Transparente Kommunikation ist daher Pflicht: Gründe, Vorteile und konkrete Regeln müssen klar vermittelt werden. Laut Bitkom steigt die Zustimmung deutlich, wenn Beschäftigte in die Gestaltung eingebunden sind.

Zudem: Es muss klare Regeln geben, wenn Arbeitsplätze von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig genutzt werden. Beispielsweise ist es sinnvoll, vorzugeben, dass der Tisch immer komplett aufgeräumt werden muss, damit die nächste Person in Ruhe arbeiten kann. Unternehmen, die geteilte Schreibtische etabliert haben, stellen den Mitarbeitenden meist einen Rollcontainer für persönliche Gegenstände zur Verfügung.

Praxisumsetzung immer mit einer Testphase kombinieren

Der Mittelstand unterscheidet sich von Konzernen vor allem durch schlankere Strukturen und weniger Ressourcen für umfangreiche Change-Projekte. Umso wichtiger ist es, pragmatisch vorzugehen. Sinnvoll ist es, Shared Desk zunächst in Abteilungen mit hoher Homeoffice-Quote zu erproben. Digitale Systeme bilden die Basis, um Buchungen, Anwesenheiten und Auslastung transparent zu steuern. Ohne klare Daten wird das Modell schnell unübersichtlich und die Effizienz der Arbeit leidet unter dem Konzept.

Unser Tipp: Der Bundesverband mittelständische Wirtschaft stellt praxisnahe Leitfäden bereit, die Orientierung geben und bei der Umsetzung helfen. In vielen Fällen gibt es auch Berater, die sich die spezifische Situation des Unternehmens vor Ort ansehen.

Risiken und Chancen von Shared-Desks kompakt zusammengefasst

Die wichtigsten Aspekte lassen sich kompakt wie folgt zusammenfassen:

Chancen:

• Reduzierte Büro- und Energiekosten
• Effizientere Flächennutzung
• Attraktivere Arbeitgebermarke
• Beitrag zur Nachhaltigkeit

Stolpersteine:

• Geringe Akzeptanz bei fehlender Einbindung
• Gefahr von Unordnung ohne klare Regeln
• Abhängigkeit von zuverlässiger Software
• Anpassungsbedarf bei Unternehmenskultur

Wichtig zum Abschluss: Shared Desk ist zwar kein Selbstläufer, aber wer Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit verbindet, schafft echte Wettbewerbsvorteile und etabliert ein gesundes Betriebsklima. Wichtig ist, immer wieder Feedback von den Mitarbeitenden einzuholen, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie das neue System im Alltag wirklich funktioniert.