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Ein CRM-Tool im Team einführen – mit diesen Tipps gelingt es reibungslos!

Maximale Effizienz in der Kommunikation mit Bestandskunden und potentiellen Kunden sowie in der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens ist das A und O für jedes vertriebsorientierte Unternehmen. Die Bearbeitung von eingegangenen Leads muss koordiniert und reibungslos erfolgen. Informationen und Daten, wie beispielsweise zur bisherigen Kundenkommunikation oder Adressdaten, müssen zentral abgespeichert und von allen relevanten Abteilungen einsehbar sein. Und alle anfallenden Aufgaben sollen schnell und weitestgehend automatisiert in die Wege geleitet und abgewickelt werden.

CRM

All das ist für Unternehmen in der Praxis gut umsetzbar – wenn sie auf ein professionelles Tool (wie beispielsweise die CRM-Software AkquiseManager von ameax) setzen. Die Einführung eines CRM-Tools bedarf mitunter Ausdauer, Konsequenz und strategischem Vorgehen. Die folgenden Tipps sind dabei behilflich.

Tipp 1: Fließende Übergänge sicherstellen

Idealerweise setzt man die Einführung eines CRM-Tools etappenweise um und beginnt beispielsweise mit der Übertragung der Daten von Kundengruppe XY oder dem Aufsetzen der Workflows für die Marketing– und Vertriebsabteilung. Die Aufstellung eines detaillierten Ablaufplans ist auf jeden Fall empfehlenswert.

Tipp 2: Individuelle Zugriffsberechtigungen einrichten

Dass jeder Mitarbeiter nur die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen bekommt, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, ist ein weiterer elementarer Punkt. So werden sensible Daten entsprechend geschützt und es wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter in den großen Datenmengen gut zurechtfinden. Ein professionelles CRM-System erkennt man im Übrigen auch daran, dass solch granulare Einstellungen getroffen werden können.

Tipp 3: CRM-Tool = DAS zentrale Tool

Ziel muss es sein, das ausgewählte CRM-Tool als das einzige und zentrale Tool für Marketing und Vertrieb im Unternehmen zu etablieren. Die parallele Verwendung mehrerer CRM-Tools gilt es zu vermeiden, um maximale Übersicht, einheitliche Daten, professionelle Tool-Verwendung etc. sicherzustellen. Was jedoch sinnvoll sein kann: die Verknüpfung des CRM-Systems über entsprechende APIs mit ergänzender Software, wie beispielsweise einem Tool zur Rechnungsstellung.

Tipp 4: Standards schaffen

Noch bevor die eigentliche Arbeit am und mit dem neu eingeführten CRM-Tool beginnt, müssen Standards geschaffen werden. Welche Kundendaten sollen hinterlegt werden? Und in welchem Format? Ist die Erstellung von Vorlagen sinnvoll – und wenn ja, was sollen diese beinhalten? Wie sollen Zuständigkeiten – z. B. für einzelne Aufgaben oder Kunden – zukünftig bestimmt und eindeutig gekennzeichnet werden? Dazu gilt es vorab Standards zu entwickeln und festzuhalten.

Tipp 5: Sessions zur Mitarbeiterschulung durchführen

Die besten Workflows und Standards sind nutzlos, wenn die Mitarbeiter, die in der Praxis mit dem Tool arbeiten werden, diese nicht kennen. Es gilt, das Personal intensiv zu schulen und Stück für Stück an das neue CRM-Tool heranzuführen. Zudem lohnt es, eine Art Handbuch zu erstellen, in dem bei aufkommenden Fragen nochmal selbstständig nachgeschlagen werden kann.

Tipp 6: Daten auf dem aktuellen Stand halten & Prozesse stetig optimieren

Mit der erfolgreichen Einführung des CRM-Tools ist es nicht getan – die Daten und Informationen müssen stets aktuell gehalten und Workflows nach und nach optimiert werden. Hier kann es sinnvoll sein, in fest definierten Zeitabständen eine gründliche Datenprüfung vorzunehmen und in Feedbackrunden zu erörtern, wie die Arbeitsprozesse weiter verbessert und noch effizienter gestaltet werden können. So profitieren Teams zu 100 Prozent von den zahlreichen Vorteilen eines CRM-Tools.

Sorgfältige Vorbereitung ist die Basis des zukünftigen Erfolges

So sinnvoll die Etablierung und Nutzung eines CRM-Tools ist, so durchdacht und strukturiert sollte auch die Einführung im Unternehmen erfolgen. Unkoordinierte Hauruck-Aktionen, mangelnde Vorgaben zur Nutzung und fehlende Schulungen des operativen Teams sorgen im Zweifelsfall nämlich für mehr Arbeit als notwendig und ein unüberschaubares Chaos bei Daten und Informationen. Der anfängliche Aufwand bei der Einführung mag groß erscheinen – da ein professionelles CRM-Tool mit einer gepflegten, einheitlichen Kundendatenbank, strukturierten Workflows usw. elementar für den Erfolg des gesamten Unternehmens ist, sollte es dieser aber den Verantwortlichen Wert sein.

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