Ein CRM-Tool im Team einführen – mit diesen Tipps gelingt es reibungslos!
All das ist für Unternehmen in der Praxis gut umsetzbar – wenn sie auf ein professionelles Tool (wie beispielsweise die CRM-Software AkquiseManager von ameax) setzen. Die Einführung eines CRM-Tools bedarf mitunter Ausdauer, Konsequenz und strategischem Vorgehen. Die folgenden Tipps sind dabei behilflich.
Tipp 1: Fließende Übergänge sicherstellen
Idealerweise setzt man die Einführung eines CRM-Tools etappenweise um und beginnt beispielsweise mit der Übertragung der Daten von Kundengruppe XY oder dem Aufsetzen der Workflows für die Marketing– und Vertriebsabteilung. Die Aufstellung eines detaillierten Ablaufplans ist auf jeden Fall empfehlenswert.
Tipp 2: Individuelle Zugriffsberechtigungen einrichten
Dass jeder Mitarbeiter nur die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen bekommt, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, ist ein weiterer elementarer Punkt. So werden sensible Daten entsprechend geschützt und es wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter in den großen Datenmengen gut zurechtfinden. Ein professionelles CRM-System erkennt man im Übrigen auch daran, dass solch granulare Einstellungen getroffen werden können.
Tipp 3: CRM-Tool = DAS zentrale Tool
Ziel muss es sein, das ausgewählte CRM-Tool als das einzige und zentrale Tool für Marketing und Vertrieb im Unternehmen zu etablieren. Die parallele Verwendung mehrerer CRM-Tools gilt es zu vermeiden, um maximale Übersicht, einheitliche Daten, professionelle Tool-Verwendung etc. sicherzustellen. Was jedoch sinnvoll sein kann: die Verknüpfung des CRM-Systems über entsprechende APIs mit ergänzender Software, wie beispielsweise einem Tool zur Rechnungsstellung.
Tipp 4: Standards schaffen
Noch bevor die eigentliche Arbeit am und mit dem neu eingeführten CRM-Tool beginnt, müssen Standards geschaffen werden. Welche Kundendaten sollen hinterlegt werden? Und in welchem Format? Ist die Erstellung von Vorlagen sinnvoll – und wenn ja, was sollen diese beinhalten? Wie sollen Zuständigkeiten – z. B. für einzelne Aufgaben oder Kunden – zukünftig bestimmt und eindeutig gekennzeichnet werden? Dazu gilt es vorab Standards zu entwickeln und festzuhalten.
Tipp 5: Sessions zur Mitarbeiterschulung durchführen
Die besten Workflows und Standards sind nutzlos, wenn die Mitarbeiter, die in der Praxis mit dem Tool arbeiten werden, diese nicht kennen. Es gilt, das Personal intensiv zu schulen und Stück für Stück an das neue CRM-Tool heranzuführen. Zudem lohnt es, eine Art Handbuch zu erstellen, in dem bei aufkommenden Fragen nochmal selbstständig nachgeschlagen werden kann.
Tipp 6: Daten auf dem aktuellen Stand halten & Prozesse stetig optimieren
Mit der erfolgreichen Einführung des CRM-Tools ist es nicht getan – die Daten und Informationen müssen stets aktuell gehalten und Workflows nach und nach optimiert werden. Hier kann es sinnvoll sein, in fest definierten Zeitabständen eine gründliche Datenprüfung vorzunehmen und in Feedbackrunden zu erörtern, wie die Arbeitsprozesse weiter verbessert und noch effizienter gestaltet werden können. So profitieren Teams zu 100 Prozent von den zahlreichen Vorteilen eines CRM-Tools.
Sorgfältige Vorbereitung ist die Basis des zukünftigen Erfolges
So sinnvoll die Etablierung und Nutzung eines CRM-Tools ist, so durchdacht und strukturiert sollte auch die Einführung im Unternehmen erfolgen. Unkoordinierte Hauruck-Aktionen, mangelnde Vorgaben zur Nutzung und fehlende Schulungen des operativen Teams sorgen im Zweifelsfall nämlich für mehr Arbeit als notwendig und ein unüberschaubares Chaos bei Daten und Informationen. Der anfängliche Aufwand bei der Einführung mag groß erscheinen – da ein professionelles CRM-Tool mit einer gepflegten, einheitlichen Kundendatenbank, strukturierten Workflows usw. elementar für den Erfolg des gesamten Unternehmens ist, sollte es dieser aber den Verantwortlichen Wert sein.
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ExpertentalkOb Terrasse, Eingangsbereich oder Parkett im Büro: Oberflächen prägen den ersten Eindruck eines Hauses oder Unternehmens und werden im Alltag stärker beansprucht, als viele Eigentümer annehmen. Verschmutzungen, Bewuchs oder Kratzer lassen sich dabei nicht mit ein und derselben Methode behandeln was im schlechtesten Fall mehr schadet als nützt. Im Interview ordnet REFINUM, ein Betrieb für Oberflächenaufbereitung aus der Region München, ein, welche Fragen vor einer professionellen Aufbereitung geklärt werden sollten, worin sich Innen- und Außenflächen unterscheiden und wo die Grenzen pauschaler Reinigungsversprechen liegen. Material und Verschmutzung zusammen denken business-on.de: Warum lassen sich Naturstein, Terrazzo, fugenlose Flächen und Holz nicht mit derselben Methode reinigen?
ArbeitslebenDer klassische Bürojob bietet Sicherheit doch nicht jeder findet darin auf Dauer Erfüllung. Zwei Ingenieure aus Passau haben genau diese Erfahrung gemacht und Konsequenzen gezogen: Statt monotoner Abläufe am Schreibtisch wollten sie etwas mit eigenen Händen gestalten und ein eigenes Unternehmen aufbauen. Herausgekommen ist die PA Grundstein GmbH, ein Hausmeisterdienst aus Passau, der Wohnanlagen, Mehrfamilienhäuser und Gewerbeobjekte betreut. Im Gespräch erzählen die Geschäftsführer Anton Ponigl und Julian Tuma, warum sie ihre ursprüngliche Immobilienidee verwarfen, wie sie innerhalb von nur zwei Monaten gründeten und welche Rolle das technische Studium heute im Betrieb spielt. Wer selbst über eine Gründung nachdenkt, findet darin viele vertraute Fragen wieder von der Finanzierung bis zur Frage, ab wann ein Gewerbe angemeldet werden muss. business-on.de: Sie beide haben studiert und standen mitten im Berufsleben. Wie sah Ihre Ausgangslage aus – und was hat Sie schließlich in die Selbstständigkeit getrieben? Anton Ponigl und Julian Tuma: Uns verbindet eine langjährige Freundschaft und schon früh der gemeinsame Wunsch, ein eigenes Projekt zu realisieren. In unseren bisherigen Tätigkeiten waren wir allerdings zunehmend unzufrieden: Der Anteil kreativer, gestaltender Aufgaben war gering, die Arbeitsprozesse überwiegend monoton und wiederkehrend. Möglichkeiten, sich persönlich und fachlich wirklich zu verwirklichen, fehlten. Gleichzeitig hatten wir beide schon lange eine starke Affinität zu eigenen handwerklichen Projekten, etwa in der Schreinerei. Der Wunsch nach unternehmerischer Selbstständigkeit war also schon eine Weile da. Natürlich verlässt man eine feste Anstellung nicht nebenbei wir haben Chancen und Risiken lange abgewogen. Aber irgendwann war klar, dass wir den Schritt wagen wollen.
BusinessEine gebuchte Messefläche ist noch kein fertiges Konzept. Bevor Besucher einen Stand betreten, müssen Unternehmen entscheiden, wen sie erreichen wollen, welche Gespräche dort stattfinden sollen und was dafür räumlich und technisch nötig ist. Wer diese Fragen zuerst beantwortet, kann Gestaltung, Budget und Ablauf aufeinander abstimmen. Das erleichtert auch die Wahl zwischen einem Systemstand, einer individuellen Fertigung und einer Kombination aus beidem. Erst das Ziel klären, dann den Stand gestalten