Virtuelles Firmenevent vs. Präsenz-Firmenevent: Was ist die Zukunft?

Zusammen lachen, lernen oder feiern: Im Rahmen eines Firmenevents treffen sich Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner eines Unternehmens, um die Kommunikation zu stärken und sich besser kennenzulernen. Sie haben Spaß, arbeiten gemeinsam an Projekten oder stellen sich neuen beruflichen Aufgaben, um ihre fachlichen Skills zu erweitern. Firmenevents können auch Teambuilding-Maßnahmen umfassen und so die Motivation und den Teamgeist stärken.

Klassischerweise finden die Events der Firma an einem Ort statt. Die Teilnehmer reisen an und treffen sich persönlich. So lernen sie ihr Gegenüber intensiv kennen, was sich langfristig auf die gesamte Arbeitsbeziehung auswirkt.

Doch insbesondere die Corona-Pandemie hat gezeigt: Firmenevents lassen sich auch problemlos online umsetzen! Denn die virtuellen Möglichkeiten sind mittlerweile vielfältig.

So können ein Firmenjubiläum und eine andere Firmenveranstaltung, die online stattfinden, Teilnehmer auf der ganzen Welt ansprechen. Gleiches gilt für Veranstaltungen zur Mitarbeitermotivation. Auch Stadtrallyes können virtuell umgesetzt werden. Online-Escape-Rooms ersetzen die Veranstaltung vor Ort und Krimi-Rätseltouren, Quizshows und Weihnachtsmarktbesuche können ebenfalls online erfolgen.

Doch sind digitale Firmenevents tatsächlich vorteilhaft? In welchen Fällen entscheiden sich Unternehmen besser für eine Veranstaltung vor Ort? Und wie trifft man eigentlich die richtige Entscheidung, wenn Unternehmen sich die Frage stellen: Sind Online-Firmenevents oder Präsenz-Veranstaltungen in einem spezifischen Fall angebracht?

Firmenevents der Zukunft: am Puls der Zeit durch virtuelle Firmenveranstaltungen

Unternehmen müssen sich fortwährend an aktuelle Gegebenheiten anpassen. Dies gilt auch in Bezug auf veränderte Ansprüche der Arbeitnehmer, Kunden und Geschäftspartner. Denn während die Boomer das Geschehen nach und nach verlassen, strömen Berufsanfänger der neuen Generationen auf den Arbeitsmarkt. Sie lassen sich feste Regelungen, die lange Zeit als unumstößlich galten, nicht länger gefallen. Damit zeichnen sie sich durch ein Selbstbewusstsein aus, an das sich insbesondere ältere Führungspersonen erst einmal gewöhnen müssen.

So nehmen die neuen Generationen schlechte Bedingungen auf der Arbeit und eine negative Arbeitsatmosphäre ohne Zusammengehörigkeitsgefühl nicht mehr hin. Sie sind nicht “froh, hier zu sein”. Vielmehr hegen sie Erwartungen und wechseln den Arbeitsplatz, wenn die Bedingungen nicht stimmen. Ferner binden sie sich weniger stark an ihren Arbeitgeber und legen Wert auf Wertschätzung und die Übertragung von Verantwortung.

Um qualifizierte Arbeitskräfte zu gewinnen und Mitarbeiter zu halten, müssen Unternehmen sich neu ausrichten. Alte Vorgehensweisen müssen begraben und durch zeitgemäße Strategien ersetzt werden. So verfolgen erfolgreiche Unternehmen mittlerweile unter anderem New-Work-Strategien.

Sie begreifen den Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht mehr als menschliche Ressource, sondern als Individuen mit Wünschen, Bedürfnissen, Zielen, Problemen und Schwächen. Der Fokus liegt verstärkt auf dem Wachstum und der Förderung jedes einzelnen Teammitgliedes.

Zudem gilt: Arbeitnehmer möchten nicht mehr zwangsläufig umziehen, um einem Beruf nachzugehen. Durch Remote-Stellen erreichen Unternehmen potenzielle neue Mitarbeiter deutschlandweit und schaffen die Weichen für eine neue Zusammenarbeit, auch “Connected Work” genannt.

Das bedeutet jedoch auch: Für Firmenevents am Firmenstandort oder an einem anderem Veranstaltungsort müssen Remote-Arbeitende unter Umständen lange Anfahrten auf sich nehmen und zum Teil sogar aus dem Ausland anreisen.

Online-Firmenevents dagegen sprechen viele verschiedene Zielgruppen an – und zwar unabhängig von deren Wohnort. Der Vorteil: Weder Mitarbeiter noch Kunden und Geschäftspartner müssen für das Online-Escape-Game oder eine Rätseltour reisen. Sie ersparen sich den hohen Aufwand, der mit einer Geschäftsreise einhergeht und können einfach und bequem mit dem Laptop oder Smartphone teilnehmen. Die Kosten für das Firmenevent fallen im Gegensatz zu Veranstaltungen vor Ort gering aus.

Durch ein virtuelles Firmenevent meistern Unternehmen die Transformation und gestalten die Zusammenarbeit langfristig effektiv. Die Teilnehmer des Firmenevents kommen in den Genuss, ihrem Arbeitsalltag für einen Moment zu entfliehen, und lernen sich durch das Spiel auf ähnliche Weise kennen wie im Büro. Auch virtuelle Firmenevents wie Workshops mit Partnern oder Spiele mit Mitarbeitern sind somit – wie die Veranstaltungen vor Ort – soziale Treffen, die einen Austausch ermöglichen.

Unternehmen, die den Fokus auf Nachhaltigkeit legen oder ein grünes Image pflegen, können die Online-Events für Mitarbeiter, Kunden und Partner zudem auch nach außen kommunizieren, um das Image zu stärken. Sie gehen mit gutem Beispiel voran und zeigen, dass Präsenzveranstaltungen nicht länger alternativlos sind.

Die Teilnehmer wiederum können die Online-Firmenevents flexibel in ihren Arbeitstag integrieren. Denn das Online-Event nimmt weniger Zeit in Anspruch als die Teilnahme mit einer Anfahrt und Rückfahrt. Höhere Teilnehmerzahlen können die Folge sein, die die Veranstaltung des Unternehmens zu einem echten Erfolg machen.

Ideen für virtuelle Firmenevents wie ein Online-Quiz oder das Online-Teambuilding finden Interessierte im Internet. Spezielle Anbieter halten zahlreiche Möglichkeiten bereit, Firmenevents im Internet stattfinden zu lassen. Gleichzeitig besteht jedoch auch weiterhin die Chance, Veranstaltungen in Präsenz zu realisieren.

Denn die Frage sollte nicht sein, ob virtuelle Events Präsenz-Veranstaltungen ersetzen. Vielmehr gilt es, zu erkennen, dass Möglichkeit für jede erdenkliche Situation bereitstehen. Firmen profitieren also von einer größeren Bandbreite an Eventoptionen und können so die passende Veranstaltung für jede Situation wählen.

Während Online-Firmenevents Menschen die Teilnahme ermöglichen, die Berufe in weit vom Firmenstandort entfernten Gebieten aufweisen, können Präsenzveranstaltungen persönlicher und intensiver ausfallen. Greifen Unternehmen auf beide Möglichkeiten zurück und entscheiden sich anlassbezogen für die ein oder die andere Option, können mehr Teilzielgruppen erreicht werden. Die Veranstaltungen werden zu einem vollen Erfolg und sind gut besucht.

Doch es gibt nach wie vor Unternehmen, die sich grundsätzlich gegen die Online-Firmenveranstaltungen aussprechen und Präsenz-Gruppenkurse wie Sprachkurse bevorzugen. Dies trifft häufig zu, wenn die Präsenz-Veranstaltung einen höheren Mehrwert bietet als das Online-Event. Ein Beispiel: Ein Event mit Präsenz-Pflicht kann das Interesse der Zielgruppen wecken, wenn die Veranstaltung vor Ort die Möglichkeit bereithält, zu netzwerken und sich persönlich mit renommierten Stimmen der Branche auszutauschen.

Ein weiterer Grund für die Scheu vor Online-Veranstaltungen als Alternative zum Event vor Ort kann eine unzureichende technische Infrastruktur sein. Stellt das Unternehmen kein modernes Equipment für die Teams bereit und greift auf keine geeigneten Server zurück, können Online-Teambuildings im Homeoffice schnell zur Herausforderung werden. Kunden und Geschäftspartner müssen ebenfalls eine moderne Technik bereithalten, um teilzunehmen.

Online oder Präsenz? Mehrere Faktoren spielen eine Rolle

Ein Online-Escape-Game, ein Online-Quiz, ein Teambuilding-Workshop im Internet und digitale Online-Meetings und Firmenveranstaltungen: Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen längst nicht mehr ausschließlich auf Präsenz-Events setzen. So treffen sie einen Nerv der Zeit, erfüllen veränderte Arbeitnehmeransprüche und positionieren sich als starke Arbeitgebermarke.

In Fällen, in denen das Firmenevent nur vor Ort einen Mehrwert für die Teilnehmer bieten kann, sollte die Anwesenheit vorgezogen werden. Die Wahl des Veranstaltungsortes hängt also stark von der individuellen Zielsetzung ab.

Wer ein Online-Event und eine Präsenz-Veranstaltung zur Auswahl stellt, macht bei Teilnehmern, die an Vor-Ort-Veranstaltungen gewöhnt sind, sowie älteren Kunden und Geschäftspartnern häufig folgende Erfahrung: 50 Prozent der potenziellen Teilnehmer entscheiden sich für ein virtuelles Firmenevent und 50 Prozent wählen das Vor-Ort-Event, um maximalen Spaß und Unterhaltung in der Gemeinschaft zu erleben.

Das bedeutet, dass viele Präsenz-Veranstaltungen schätzen, aber auch immer mehr Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner von virtuellen Firmenevents überzeugt sind. Welche Veranstaltung sich als vorteilhaft erweist, muss also immer im Einzelfall bestimmt werden.

Das Fazit – Das spricht für und gegen virtuelle Firmenevents

Firmenveranstaltungen wie Escape-Games, Besuche von Weihnachtsmärkten oder Rallyes machen Spaß, schweißen zusammen und bieten die Chance, Geschäftspartner und Co. außerhalb des Büros kennenzulernen. Echte Beziehungen entstehen. Die Teilnehmer sammeln nämlich gemeinsame Erfahrungen und binden sich aneinander.

Die Veranstaltungen müssen nicht zwangsläufig an einem Standort realisiert werden. Stattdessen kann es sich um Remote-Events, auch virtuelle Firmenveranstaltungen genannt, handeln. So kann ein Team, das aus der Distanz arbeitet, gemeinsam Aufgaben lösen und sich umfassend kennenlernen. Auch Kunden und Geschäftspartner aus dem Ausland können teilnehmen.

Partner und Mitarbeiter lernen sich besser kennen und Kunden und Sales-Mitarbeiter bauen auf spielerischer Ebene eine intensive Geschäftsbeziehung auf. Das Unternehmen erhält ein persönliches Gesicht und Externe erinnern sich nach der Firmenveranstaltung an ihre Bezugspersonen. Auch eine virtuelle Weihnachtsfeier der Firma mit einer zuvor festgelegten Dauer und weitere Events sind umsetzbar. Bei virtuellen Firmenevents sind der Fantasie demnach keine Grenzen gesetzt.

Ideen für Firmenveranstaltungen für interne Teams in Remote sowie Kunden und Partner finden Interessierte im Internet. Möglich ist zum Beispiel ein Online-Event mit einem Online-Quiz. Interessierte nehmen von einem beliebigen Standort aus teil. Die Teilnehmer bilden Gruppen und jedes Team spricht sich ab, bevor es die Lösung präsentiert. Der Faktor der Unterhaltung fällt hoch aus und es entstehen tiefe Beziehungen, die sich langfristig auf den Unternehmensumsatz auswirken können.

In manchen Fällen kann es sich auch lohnen, die Veranstaltung an einem festen Ort stattfinden zu lassen. Dies ist zum Beispiel ratsam, wenn es sich um Netzwerktreffen handelt. Hier liegt der Fokus auf persönlichen Gesprächen. Teilnehmer nehmen die Mimik und Gestik der anderen Gäste wahr, knüpfen neue wichtige Kontakte und hinterlassen einen bleibenderen Eindruck als bei virtuellen Firmenevents.