Vertrauensarbeitszeit Zeiterfassung

Die Vertrauensarbeitszeit gilt als flexibles Arbeitszeitmodell. Die Besonderheit besteht darin, dass Mitarbeiter/innen ihre Arbeitszeiten selbst einteilen und gestalten dürfen und dabei nicht von ihren Arbeitgeber/innen kontrolliert werden.

Für Berufstätige, die mit diesem Arbeitszeitmodell vertraut sind, fühlt sich das oft befreiend an. Allerdings fürchten viele seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes und der Entscheidung vom Bundesarbeitsgericht um genau diese Freiheit.

In diesem Beitrag beleuchten wir nicht nur, was es damit auf sich hat, sondern erläutern außerdem die bekannten Vor- und Nachteile von Vertrauensarbeitszeit. Im Fokus steht dabei die Frage, wie Vertrauensarbeitszeit in Kombination mit der Zeiterfassung funktioniert und welche Dinge sich dabei bereits bewährt haben.

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit ist ein Modell, bei dem der Arbeitgeber nicht kontrolliert, ob die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten eingehalten werden. Er bringt seinen Mitarbeitern demnach Vertrauen entgegen, indem er davon ausgeht, dass die täglichen Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen eingehalten werden.

Wichtig ist natürlich auch, dass sämtliche Aufgaben erledigt und Zeiten eingehalten werden. Eine große Rolle spielen dabei proaktives Handeln sowie Eigenverantwortung.

Das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit geht es demnach nie darum, dass bestimmte Arbeitszeiten exakt eingehalten werden. Arbeitnehmer/innen können stattdessen selbst entscheiden, wann sie ihrer Arbeit nachgehen oder nicht. Das schafft viele Freiheiten, die Mitarbeiter/innen zu mehr Eigeninitiative animieren können.

Wann die Mitarbeitenden arbeiten, ist ihnen selbst überlassen. Sie können dann beispielsweise von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ihrer Arbeit nachgehen oder auch von 6:00 Uhr bis 14:00 Uhr. Dabei kommt es auch nicht zwingend darauf an, dass der oder die Mitarbeiter/in einen 8-Stunden-Tag absolviert. Wichtig ist nur, dass die vertraglich vereinbarten Stunden (wie beispielsweise 40 Stunden pro Woche) gearbeitet werden. Manchen Arbeitgebern genügt es auch, wenn alle aufgetragenen Arbeiten erfüllt wurden.

Regelung der Vertrauensarbeitszeit in Deutschland

Das sogenannte Arbeitszeitrecht in Deutschland basiert in erster Linie auf der europäischen Arbeitszeitrichtlinie (RL 2003/88/EG), welche beispielsweise die zulässigen Höchstarbeitszeiten regelt. Durch das Arbeitszeitgesetz werden diese in Deutschland geltenden Regelungen konkretisiert.

In einem Fall, in dem es um die Frage ging, ob Betriebsräten ein Initiativrecht zur Einführung der Zeiterfassung zusteht, stellte das Bundesarbeitsgericht klar, dass in Deutschland bereits die Pflicht zur Zeiterfassung existiert. Schließlich hätten Arbeitgeber ansonsten keine Möglichkeit, um festzustellen, ob die geregelten Arbeitszeiten über- oder unterschritten werden.

Die Vertrauensarbeitszeit ist demnach erlaubt, solange die Arbeitszeit durch den Arbeitgeber erfasst werden kann. Dafür müssen die beiden Parteien einvernehmlich Ziele festlegen, die in der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit zu erreichen sind. Ob und inwiefern die Vereinbarungen eingehalten werden können, wird in regelmäßig stattfindenden Mitarbeitergesprächen geklärt.

Inhalte einer solchen Zielvereinbarung können am besten mithilfe von Muster-Zielvereinbarungen festgelegt werden.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber

In vielen Betrieben trägt gelebte Vertrauensarbeitszeit zum Wohlbefinden von Mitarbeitern und Vorgesetzten bei. An der Tagesordnung steht die Selbstverantwortung, während die Kontrolle in den Hintergrund rückt. Häufig wird das als besonders wertschätzend angesehen und kann ein Arbeiten auf Augenhöhe erleichtern.

Positive Effekte der Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber sind außerdem:

• erhöhte Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter
• Steigerung von Produktivität und Leistung im Team

Zu den möglichen Nachteilen gehören hingegen:

• Überlastung und Ausfall der Mitarbeitenden durch oft fehlendes oder dysfunktionales Arbeitszeitmanagement
• potenzieller Arbeitszeitbetrug und hohe Anforderungen an Kommunikation und Koordination

Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer

Auch für Arbeitnehmer hat die Vertrauensarbeitszeit einige Vor- und Nachteile.

Vorteile sind:

• Förderung des unternehmerischen Denkens und der Eigenverantwortung
• keine Kontrolle durch Arbeitgeber und somit höheres Maß an Freiheiten
• flexible Einteilung der eigenen Arbeitszeit

Als häufig nachteilig betrachtet werden unter anderem:

• wenig oder kein Überstundenausgleich
• Verschlechterung des Arbeitsklimas wegen hohem Leistungsdruck
• wenig Freizeit, wenn sich diese nach dem Arbeitspensum richtet

Gibt es Vorschriften für Minus- und Überstunden?

Anders als andere Arbeitszeitmodelle findet bei der Vertrauensarbeitszeit kein Ausgleich und auch keine Bezahlung verrichteter Überstunden statt. Stattdessen pendelt sich die Arbeitszeit durch kurze und lange Tage auf ein normales Niveau ein.

Betriebsräte dürfen den Beginn und das Ende täglich zu verrichtender Arbeitszeit mitbestimmen. Dies gilt ebenso für Pausen und die Verteilung von Arbeitszeiten. Findet eine Überschreitung der wöchentlichen Arbeitszeit statt, muss dies vom Arbeitgeber an den Betriebsrat übermittelt werden.

Der Betriebsrat kann das Überschreiten der Arbeitszeiten auch verbieten.

Der Arbeitgeber muss die maximalen Minus- und Überstunden festlegen. Sinnvoll ist das Anlegen eines flexiblen Arbeitszeitkontos, welches schriftlich geführt werden muss. Darin sollten sämtliche geleistete und nicht geleistete Arbeitsstunden erfasst werden, sodass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen Überblick behalten und ihre Überstunden in eigener Verantwortung abbauen können.

Was ist der Unterschied zwischen Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit?

Ähnlich der Vertrauensarbeitszeit funktioniert auch das Modell der Gleitarbeitszeit. Dennoch gibt es zwischen beiden deutliche Unterschiede.

So ist die Gleitzeit ebenfalls ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem sich die Arbeitnehmer/innen ihre Arbeitszeit weitestgehend selbst einteilen können. Allerdings gibt es hierbei ein definiertes Zeitfenster.

Auch bei der Gleitzeit muss laut Arbeitsrecht und Arbeitszeitgesetz eine Dokumentation der Arbeitszeiten erfolgen und eine maximale tägliche Arbeitszeit festgelegt sein. Ferner gibt es auch dabei Ruhe- und Pausenzeiten.

Die tägliche Höchstarbeitszeit bei Schwangeren und stillenden Müttern, sowie bei Jugendlichen unterliegt einer gesetzlichen Regelung.

Die Freiheit ist bei einem Vertrauenszeitmodell noch größer, denn hierbei kann der Arbeitnehmer noch besser und flexibler über den Anfang und das Ende der täglichen Arbeitszeit bestimmen. Es ist sowohl ein Vorarbeiten möglich, wenn die Arbeit gerade vorhanden ist, als auch das Abbauen von Überstunden. Letzteres setzt jedoch voraus, dass seine Arbeitskraft gerade nicht benötigt wird.

Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es – anders als bei der Gleitarbeitszeit – keine festgelegten Kernarbeitszeiten, welche die Flexibilität der Arbeitnehmenden einschränken könnte.

Auch eventuelle Geschäftsreisen können von Arbeitnehmern weitestgehend selbstständig organisiert werden. Dafür eignet sich am besten ein spezielles Geschäftsreise Tool.

Zeiterfassung als Vorschrift in deutschen Unternehmen

Im Jahr 1994 wurde das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Dieses dient dazu, Beschäftigte vor Ausbeutung und Überlastung im Arbeitsleben zu schützen. Gleichzeitig gibt es so einheitliche Regelungen, an die sich Arbeitgeber halten müssen.

Dieses Gesetz ist gültig für alle Arbeitsverhältnisse in Deutschland und regelt dabei die folgenden Komponenten:

• Höchstarbeitszeiten
• Ruhezeiten und -Pausen

Branchen und Jobs, die davon ausgenommen sind, sind beispielsweise Chefärzte, Schiffsbesatzungen oder der öffentliche kirchliche Dienst. Die Regelungen gelten auch nicht für leitende Angestellte oder Geschäftsführer/innen.

Wie wird das Modell der Vertrauensarbeitszeit in den Unternehmen umgesetzt?

Nachdem wir einen Überblick über die verschiedenen Komponenten der Vertrauensarbeitszeit gegeben haben, möchten wir nun erläutern, wie sich diese in der Praxis umsetzen lässt.

Bei der Vertrauensarbeitszeit werden keine Kernarbeitszeiten (wie bei der Gleitarbeitszeit) festgelegt. Es ist dennoch möglich, einen bestimmten Zeitkorridor zu vereinbaren, damit zu gewünschten Zeiten stets jemand im oder für das Unternehmen anwesend ist. Wichtig ist dabei, dass sowohl alle gesetzlichen als auch tariflichen Vorgaben einzuhalten sind. Die maximale Höchstarbeitszeit darf nicht überschritten werden.

Arbeitszeit, welche darüber hinaus geht, muss laut § 16 Abs. 2 ArbZG als Überstunden festgehalten werden.

Welche Dinge hinsichtlich der praktischen Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit im Unternehmen von Bedeutung sind, kann der folgenden Infografik entnommen werden.

Doch auch darüber hinaus gibt es noch einige Regelungen, welche hinsichtlich der Einführung von Vertrauensarbeitszeiten in Unternehmen zu beachten sind. Man sollte sich dem Verwaltungsaufwand bewusst sein, der damit einhergeht.

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Gibt es eine gesetzliche Regelung für die Erfassung von Vertrauensarbeitszeit?

Bisher existiert keine gesetzliche Grundlage zur Zeiterfassung der Vertrauensarbeitszeiten. Dies betreffende Vereinbarungen sollten jedoch unbedingt in der Betriebsvereinbarung, beziehungsweise in den Arbeitsverträgen festgehalten sein.

Selbst die mündliche Absprache ist hier schon ausreichend. Es sollten demnach bestimmte Zielvereinbarungen gelten, in denen Ziele und Zeitrahmen für bestimmte Aufgaben und Fristen festgehalten sind.

Als Arbeitnehmer/in hat man keinen generellen Anspruch auf eine Vertrauensarbeitszeit. Diese liegt im Ermessen des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin.

FAQ

Wir hoffen, dass wir bereits einen guten Überblick über das Thema Zeiterfassung in der Vertrauensarbeitszeit geben konnten. Dass dabei noch die eine oder andere Frage aufkommt, ist ganz normal. Häufig gestellte Fragen beantworten wir hier.

Wie wird Vertrauensarbeitszeit erfasst?

Im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit war die Zeiterfassung (egal ob manuell oder digital) lange Zeit kein Thema. Ende 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) jedoch, dass Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Messung der Arbeitszeit einführen müssen. Verboten ist Vertrauensarbeitszeit dennoch nicht.

Es eignen sich für Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit Zeiterfassungssysteme, welche die Selbstverantwortung und flexible Arbeitsweise der Mitarbeiter optimal unterstützen. Gleichzeitig müssen jedoch gesetzliche Anforderungen an die Zeiterfassung auch bei der Vertrauensarbeitszeit erfüllt sein.

Kann man Vertrauensarbeitszeit ablehnen?

Dass eine Vertrauensarbeitszeit abgelehnt wird, passiert in der Regel nicht. Gegen diese spricht auch nichts, sofern Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet sind, längere Arbeitszeiten einzuhalten, als im Arbeitsvertrag geregelt wurde.

Wann entfällt Arbeitszeiterfassung?

In manchen Fällen kann auf Arbeitszeiterfassung verzichtet werden. Die Aufzeichnungspflicht entfällt zum Beispiel für Arbeitnehmende, die im Monat mehr als 2.958 Euro brutto verdienen. Dies greift jedoch nur dann, wenn Arbeitgeber ihren gesetzlichen Pflichten nach § 16 Abs. 2 ArbZG (s. o.) ordnungsgemäß nachkommen, sprich, Arbeitszeiten, die über 8 Stunden am Tag hinausgehen, aufgezeichnet werden.

Wann kann auf Arbeitszeiterfassung verzichtet werden?

Von der Pflicht der elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sind Unternehmen, die zehn oder weniger Arbeitnehmer/innen beschäftigen. Analog müssen die Arbeitsstunden dennoch erfasst werden.

Fazit – Zeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit notwendig

Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Modell, welches flexibles Arbeiten zulässt. Häufig sorgt das dem Arbeitnehmer entgegengebrachte Vertrauen dafür, dass sich dieser besonders wertgeschätzt und wohl am Arbeitsplatz fühlt. Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, sich ihre zu erledigenden Arbeitsstunden vollkommen frei einzuteilen und müssen nicht zu bestimmten Zeiten im Unternehmen anwesend sein.

Aufgrund der vorherrschenden Flexibilität ist die Vertrauensarbeitszeit auch weiterhin ein attraktives Modell für Arbeitgeber/innen und Mitarbeiter/innen gleichermaßen.

Dennoch muss mittlerweile eine Zeiterfassung in allen Unternehmen erfolgen. Wichtig ist, dass man den Mitarbeiter/innen vermittelt, dass die Kombination aus Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung möglich ist und dadurch nicht die eigene Arbeitsfreiheit eingeschränkt werden soll.