Externe Geschäftsführer gewinnen in vielen GmbHs an Bedeutung, weil sie Strukturen professionalisieren und strategische Entscheidungen unabhängig von Gesellschafterinteressen steuern sollen. Gleichzeitig verschiebt sich durch aktuelle Rechtsprechung der rechtliche Rahmen ihrer Tätigkeit, besonders im Hinblick auf arbeitsrechtliche Einordnung und Verantwortlichkeiten.
Für Unternehmen, Gesellschafter und Manager entsteht dadurch eine neue Anforderung an Verträge, Organisation und Risikobewertung. In diesem Beitrag geht es um die wichtigsten Kriterien, rechtlichen Entwicklungen und praktischen Fragen rund um Fremdgeschäftsführer.
Definition – Was ist ein Fremdgeschäftsführer?
Ein Fremdgeschäftsführer ist eine Person, die die geschäftsleitende Position einer GmbH übernimmt, ohne Anteile am Unternehmen zu halten. Er oder sie handelt als Organ der Gesellschaft und vertritt die GmbH nach außen, trägt Verantwortung für operative Entscheidungen und erfüllt Pflichten im Sinne des GmbH-Rechts.
Die Bestellung erfolgt durch die Gesellschafter als Arbeitgeber, die damit Führungskompetenz oder zusätzliche Managementerfahrung in den Betrieb holen. Dieser Rahmen unterscheidet den Fremdgeschäftsführer klar vom Gesellschafter als GmbH-Geschäftsführer, der zugleich Einfluss auf Beschlüsse der Gesellschaft hat.
Bestellung und Abberufung – Welche Regeln gelten?
Die Bestellung eines Fremdgeschäftsführers folgt festen gesellschaftsrechtlichen Vorgaben, die Transparenz schaffen und die Handlungsfähigkeit der GmbH sichern. Entscheidend ist dabei die klare Trennung zwischen dem Amt als Organ und dem Anstellungsverhältnis, das gesondert geregelt wird. Damit Unternehmen rechtssicher handeln, sollten die formalen Schritte konsequent eingehalten werden.
Diese Regeln sind maßgeblich:
- Gesellschafterbeschluss: Grundlage ist immer ein wirksamer Beschluss gemäß § 46 GmbHG.
- Handelsregistereintragung: Die Bestellung wird beim Registergericht angemeldet und erst dadurch öffentlich wirksam.
- Mitteilungspflichten: Banken, Geschäftspartner und Behörden müssen über die Änderung informiert werden.
- Beginn der Organstellung: Rechte und Pflichten entstehen erst mit der wirksamen Bestellung, nicht mit Vertragsunterzeichnung.
- Abberufung jederzeit möglich: Gesellschafter können den Geschäftsführer grundsätzlich jederzeit abberufen, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht.
- Trennung von Amt und Vertrag: Die Abberufung beendet nicht automatisch den Anstellungsvertrag; dieser muss separat gekündigt werden.
- Dokumentationspflicht: Beschlüsse und Unterlagen sollten sorgfältig archiviert werden, um spätere Streitpunkte zu vermeiden.
Diese Struktur stellt sicher, dass sowohl Bestellung als auch Abberufung rechtlich belastbar sind. Unternehmen vermeiden dadurch Unsicherheiten, die gerade bei Fremdgeschäftsführern schnell zu Konflikten über Vergütung, Kündigungsfristen oder Verantwortungsbereiche führen können.
Der Anstellungsvertrag
Der Anstellungsvertrag eines Fremdgeschäftsführers regelt das Verhältnis zwischen Gesellschaft und Person auf vertraglicher Ebene und ist klar vom Amt als Organ der GmbH zu unterscheiden. Während das Amt durch Gesellschafterbeschluss entsteht, basiert das Anstellungsverhältnis auf einem Dienstvertrag, der sich nach den §§ 611 ff. BGB richtet.
Ein Arbeitsvertrag liegt nur vor, wenn persönliche Abhängigkeit und Weisungsgebundenheit gegeben wären – was bei Organen regelmäßig nicht zutrifft.
Zu den typischen Bestandteilen eines Fremd-Geschäftsführer-Anstellungsvertrags gehören:
- klare Vereinbarungen zur Vergütung, zu variablen Anteilen und zur betrieblichen Altersvorsorge.
- Pflichten zur sorgfältigen Geschäftsführung, Compliance-Regeln, Berichtspflichten gegenüber den Gesellschaftern sowie Regelungen zur Nutzung von Vollmachten.
- häufig Wettbewerbsverbote, Geheimhaltungsklauseln und Vorgaben zu D&O-Versicherungen, um persönliche Risiken abzusichern.
Vertragsklarheit ist entscheidend, weil sie Haftungsfragen, Amtsniederlegung und Kündigungsmodalitäten sowie die Reichweite von Weisungsrechten bestimmt. Unpräzise Formulierungen führen schnell zu Streit über Zuständigkeiten oder Ansprüche, insbesondere wenn gesellschafts- und arbeitsrechtliche Kriterien ineinandergreifen.
Rechte und Pflichten – Was Fremdgeschäftsführer tatsächlich dürfen und müssen
Für Fremdgeschäftsführer einer GmbH ergibt sich eine komplexe Mischung aus gesetzlich vorgegebenen Pflichten und aus vertraglich eingeräumten Rechten. Wer dieses Amt übernimmt, wird zum Organ der Gesellschaft – mit allen Konsequenzen für Vertretung, Führung und Haftung. Die folgenden Regelungen sollten für Fremdgeschäftsführer und GmbH-Gesellschafter klar sein.
Zentrale Rechte und Grundbefugnisse
Als Fremdgeschäftsführer hat eine Person diverse Grundpflichten und -rechte:
- Vertretung der Gesellschaft: Der GmbH-Fremdgeschäftsführer vertritt die GmbH gerichtlich und außergerichtlich – das heißt: Er kann Verträge abschließen, Verbindlichkeiten eingehen oder sie begleichen. (§ 35 Abs. 1, § 37 Abs. 2 GmbHG)
- Führung der Geschäfte: Alle zur Erreichung des Gesellschaftszwecks notwendigen Maßnahmen fallen in seinen Zuständigkeitsbereich – vom operativen Tagesgeschäft bis zu strategischen Entscheidungen, soweit nicht durch Satzung oder Gesellschafterbeschluss eingeschränkt.
- Gestaltungsspielraum im Innenverhältnis: Im Anstellungsvertrag können Rechte – etwa auf Vergütung, Boni, Nutzung von Ressourcen oder Versicherungsleistungen (z. B. D&O-Versicherung) – individuell festgelegt werden.
- Delegation mit Verantwortung: Der Geschäftsführer kann Aufgaben delegieren, bleibt aber weiterhin für die Überwachung und das Ergebnis verantwortlich („Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“).
Diese Rechte sind essenziell, damit die GmbH handlungsfähig bleibt – insbesondere, wenn es sich um eine kleine oder mittelgroße Gesellschaft handelt, die ohne Geschäftsführer keine rechtskräftigen Entscheidungen mehr treffen kann.
Gesetzliche und vertragliche Pflichten
Fremdgeschäftsführer sind einer Vielzahl von Pflichten unterworfen, die sowohl das Innenverhältnis (Gesellschaft) als auch das Außenverhältnis (Staat, Vertragspartner, Gläubiger etc.) betreffen. Entscheidend sind u.a.:
- Sorgfaltspflicht & Treuepflicht: Der Geschäftsführer muss bei der Führung der Geschäfte mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes handeln und darf nicht zum Schaden der Gesellschaft handeln. Er darf keine Geschäfte zum persönlichen Vorteil auf Kosten der GmbH tätigen.
- Buchführung, Bilanz und Jahresabschluss: Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung, Erstellung von Bilanzen und Jahresabschlüssen sowie zur fristgerechten Publizierung bzw. Offenlegung liegt beim Geschäftsführer.
- Steuer- und Sozialversicherungspflichten: Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Sozialabgaben und andere steuerrechtliche Verpflichtungen müssen ordnungsgemäß erfüllt werden. Eine Nichteinhaltung kann persönliche Haftung zur Folge haben.
- Insolvenzantragspflicht: Wird die Gesellschaft zahlungsunfähig oder überschuldet, muss der Geschäftsführer unverzüglich Insolvenzantrag stellen — andernfalls drohen zivil- und strafrechtliche Konsequenzen.
- Einberufungs- und Informationspflichten gegenüber Gesellschaftern: Mindestens einmal jährlich ist eine Gesellschafterversammlung einzuberufen (z. B. zur Feststellung des Jahresabschlusses). Bei bestimmten Anlässen (z. B. Kapitalverlust, Gesellschafterwechsel) sind auch außerordentliche Versammlungen einzuberufen. Zudem besteht eine Auskunfts- und Prüfpflicht gegenüber den Gesellschaftern.
In vielen GmbHs bzw. UGs (haftungsbeschränkt) sind diese Pflichten identisch, da die regulatorischen Rahmenbedingungen für Geschäftsführer gleich sind.
Haftungsrisiken und Grenzen – Wenn Pflichten verletzt werden
Der gesetzliche Rahmen sieht strenge Folgen vor, wenn der Geschäftsführer seine Pflichten verletzt:
- Haftung für Pflichtverletzungen gegenüber der Gesellschaft: Bei Verstößen gegen Sorgfaltspflicht, Buchführungs- oder Steuerpflichten kann der Geschäftsführer persönlich für entstandene Schäden haftbar gemacht werden. (§ 43 Abs. 2 GmbHG)
- Haftung gegenüber Dritten (Gläubiger, Finanzbehörden, Arbeitnehmern): Bei strafbaren oder grob fahrlässigen Verletzungen, z. B. Nichtabführung von Sozialversicherungsbeiträgen, Insolvenzverschleppung oder Steuerhinterziehung, drohen zivil- und strafrechtliche Konsequenzen.
- Persönliche Haftung trotz Delegation: Auch wenn operative Aufgaben delegiert werden, bleibt die Überwachungspflicht bestehen. Eine bloße Delegation entbindet nicht von der Verantwortung.
- Risiko bei Überschreitung der Vertretungsmacht: Schließt der Geschäftsführer im Außenverhältnis Verträge, die intern nicht genehmigt sind (z. B. durch Gesellschafterbeschluss oder Satzung), kann er sich schadensersatzpflichtig machen — gegebenenfalls sogar persönlich.
In der Praxis zeigt sich: Bereits ein Fehler bei Buchführung, Steuerabgaben oder Offenlegung kann weitreichende Folgen haben – bis hin zu Insolvenz, Strafverfahren oder persönlicher Haftung mit Privatvermögen.
Bedeutung für GmbH-Fremdgeschäftsführer und Unternehmensführung heute
Für Fremdgeschäftsführer bedeutet das: Ihre Position bringt erhebliche Rechte — aber auch gewichtige Verantwortung und Risiko. Für Unternehmen und Gesellschafter heißt es: Eine Bestellung sollte nur mit voller Kenntnis der rechtlichen Anforderungen, Pflichten und möglichen Haftungsrisiken erfolgen.
Klare Geschäftsordnungen, ein gut ausgearbeiteter Anstellungsvertrag und eine strikte interne Kontrolle sind essenziell. Nur so lassen sich die operativen Vorteile externen Managements nutzen, ohne die Gesellschaft oder den Geschäftsführer rechtlich zu gefährden.
Warum Fremdgeschäftsführer (manchmal) Arbeitnehmer sind
Die rechtliche Einordnung eines Fremdgeschäftsführers ist komplex, weil zwei Ebenen gleichzeitig betrachtet werden müssen: die Organstellung im Gesellschaftsrecht und die tatsächliche Einbindung in den Unternehmensalltag. Auch wenn Fremdgeschäftsführer Stand 2025 grundsätzlich nicht als klassische Arbeitnehmer in Anstellung gelten, können sie im Einzelfall Merkmale eines Arbeitsverhältnisses erfüllen. Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung, sondern die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit.
Arbeitsrechtliche Bewertung
Arbeitsrechtlich gilt grundsätzlich: Organmitglieder einer GmbH sind keine Arbeitnehmer. Sie vertreten die Gesellschaft und besitzen im Regelfall erheblichen Handlungsspielraum. Dennoch zeigt die aktuelle Rechtsprechung, dass ein Fremdgeschäftsführer oder -geschäftsführerin unter bestimmten Umständen als Arbeitnehmer angesehen werden können. Arbeitgeber ist dann die GmbH. Maßgeblich ist der Arbeitnehmerbegriff, der auf persönliche Abhängigkeit, Weisungsgebundenheit und organisatorische Einbindung abstellt.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat 2023 beispielsweise mit einem vielbeachteten Urteil klargestellt, dass selbst ein Geschäftsführer nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) anspruchsberechtigt sein kann, wenn seine Tätigkeit faktisch wie die eines Beschäftigten ausgestaltet ist. Dazu zählen feste Arbeitszeiten, detaillierte Berichtspflichten oder klar umrissene Leistungsanforderungen.
Diese Entscheidung zeigt: Die Organstellung schützt nicht automatisch vor einer arbeitsrechtlichen Einordnung als Arbeitnehmer. Je weniger Entscheidungsfreiheit der GmbH-Fremdgeschäftsführer hat und je stärker er an Vorgaben gebunden ist, desto eher greift das Arbeitsrecht mit der gleichen Anwendung zu Arbeit und Urlaub wie für die üblichen Angestellten. Wenn der Fremdgeschäftsführer zum Beispiel von einem Alleingesellschafter durchgehend angewiesen und kontrolliert wird, kann er rechtlich als Arbeitnehmer gesehen werden.
Unternehmen sollten daher sorgfältig prüfen, ob ihre internen Prozesse ungewollt ein Arbeitnehmer-Arbeitsverhältnis im Sinne der Rechtsprechung des BGH entstehen lassen. Insbesondere in Fällen wie dem Urteil von 2023, bei dem die Klägerin zunächst Arbeitnehmerin war und dann die Rolle der Geschäftsführerin eingenomen hat, muss bei der Vertrags- und Aufgabengestaltung darauf geachtet werden, ob die neue Tätigkeit noch immer wie die eines Angestellten ausgelegt ist.
Steuerrechtliche Einordnung
Im Steuerrecht gelten Fremdgeschäftsführer häufig als Arbeitnehmer im lohnsteuerlichen Sinne. Maßgeblich ist hier die Eingliederung in die Unternehmensorganisation und die Abhängigkeit von den Weisungen der Gesellschafter. Besonders relevant ist die fehlende gesellschaftsrechtliche Beteiligung, da Fremdgeschäftsführer – im Gegensatz zu beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern – nicht die Möglichkeit haben, eigene Weisungen durch Mehrheitsbeschlüsse zu kontrollieren.
Für die Praxis bedeutet das: Die Vergütung des Fremdgeschäftsführers wird in vielen Fällen als Arbeitslohn behandelt, inklusive Lohnsteuerabzug und sozialversicherungsrechtlicher Beurteilung. Die tatsächliche Einbindung spielt dabei eine wesentliche Rolle:
- Je stärker die Vorgaben durch die Gesellschafter ausgestaltet sind, desto wahrscheinlicher ist die steuerliche Behandlung wie bei einem Beschäftigten.
Fazit: Klare Strukturen reduzieren Risiken
Fremdgeschäftsführer stärken die Professionalität einer GmbH, bewegen sich aber in einem rechtlich anspruchsvollen Rahmen. Rechte, Pflichten und persönliche Haftungsrisiken sind eng miteinander verknüpft, und aktuelle Entscheidungen der Arbeitsgerichte erhöhen die Anforderungen an eine saubere Vertrags- und Organisationsstruktur.
Für Unternehmen bedeutet das: Prozesse, Weisungswege und Zuständigkeiten müssen präzise dokumentiert sein, damit die Rollenverteilung zwischen Arbeitgeber oder Arbeitnehmer eindeutig bleibt. Mit klaren Regelungen lassen sich Konflikte vermeiden und die Vorteile externer Führungskräfte effektiv nutzen.
