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Ratgeber

Die Zertifizierung erklärt: Vorteile, Anforderungen und Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

Zertifizierungen verschiedener Abläufe oder Verfahren gewinnen zunehmend an Bedeutung. Gründe dafür stellen zum Beispiel der immer internationaler werdende Handel sowie stets internationaler werdende Unternehmungen dar. Diese machen das Vorhandensein von Regeln, Maßstäben und Zertifikaten notwendig, was in erster Linie der Einhaltung von einheitlichen Standards dient.

Durch Zertifizierungen können diese einheitlichen Standards am besten definiert und eingehalten werden. Im folgenden Artikel beleuchten wir alle wichtigen Bereiche zum Thema Zertifizierung. Wir zeigen Ihnen neben den unterschiedlichen Arten auch die Vorteile und Anforderungen für Unternehmen, damit Sie bestmöglich davon profitieren können.

Was ist eine Zertifizierung?

Um Ihnen zu verdeutlichen, was man unter dem Begriff Zertifizierung versteht, müssen wir ein wenig mehr in die Tiefe gehen. Grob gesagt versteht man darunter ein Verfahren, welches dazu dient, die Einhaltung bestimmter Anforderungen nachzuweisen, sprich zu zertifizieren. Die Zertifizierung kann also als Teil der Konformitätsbewegung angesehen werden, deren Nachweis normalerweise durch eine unabhängige Zertifizierungsgesellschaft passiert.

Zertifizierungen gibt es in vielen verschiedenen Arten und an unterschiedlichen Stellen. Ein Beispiel aus der Praxis ist die Dachfenster Montage mit Zertifizierung.

Definition und Bedeutung

Eine Zertifizierung ist ein offizieller oder formeller Prozess, durch den eine unabhängige Stelle bestätigt, dass eine bestimmte Person, Organisation, Produkt, Service oder ein Prozess bestimmte Anforderungen erfüllt.

Sie dient als verlässliches Maß für Vertrauen und Glaubwürdigkeit und fungiert dabei zuverlässig als Markteintrittsbarriere.

Arten von Zertifizierungen

Es gibt verschiedene Arten von Zertifizierungen. Diese lassen sich zum Beispiel in Produkt-, System- und Personalzertifizierungen unterteilen. Wieder andere Arten von Zertifizierungen beziehen sich auf verschiedene Produktionsstufen oder darauf, wo sich ein Produkt in seiner Produktions- oder Vertriebskette gerade befindet. Beispielsweise ist die DIN EN ISO IEC 27001 eine internationale Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS), die Unternehmen jeder Größe Orientierung für die Planung, Umsetzung, Überwachung und Optimierung ihrer Informationssicherheit gibt.

Wir zeigen Ihnen, welche Merkmale die verschiedenen Zertifizierungsarten haben, damit Sie diese künftig voneinander unterscheiden können.

Produktzertifizierung

Während einer Produktzertifizierung prüft die unabhängige Stelle die Erfüllung von Qualitätsanforderungen an ein bestimmtes Produkt. Die Produktzertifizierung ist von entscheidender Bedeutung, um die Sicherheit, Qualität und Konformität von Produkten mit branchenspezifischen Standards und gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen.

Konkret bedeutet das: Durch eine Produktzertifizierung werden bestimmte Eigenschaften eines Produkts bestätigt. Bevor es auf dem Markt in Umlauf gebracht werden oder an einer dafür vorgesehenen Stelle installiert werden kann, muss das Produkt die betreffenden Eigenschaften aufweisen. Sie sind abhängig von der Art des Produkts, seiner Bestimmung und dem Einsatzort. Weiterhin werden regional spezifische Bestimmungen unterschieden. Zu diesen zählen:

  1. Dynamisches Verhalten
  2. Einfluss auf Umgebung
  3. Einfluss der Umgebung auf das Produkt
  4. Robustheit
  5. Sicherheit

Es handelt sich bei den vorgeschriebenen Anforderungen lediglich um Mindestanforderungen. Um sich als Hersteller/in eines Produktes von der Konkurrenz abzuheben, sollten für Ihr Produkt entweder verbesserte oder zusätzliche Eigenschaften gelten. Es kann aber auch sein, dass dies von der Applikation gefordert ist oder Ihr Abnehmer höhere Prüfwerte verlangt.

Systemzertifizierung

Bei einer Systemzertifizierung prüft die unabhängige Stelle, ob die Anforderungen einer Norm oder eines anderen Regelwerks bzw. Standards an ein System eingehalten werden.

Standards wie ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 14001 für Umweltmanagement, ISO 27001 für Informationssicherheit und ISO 45001 für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind Beispiele für Systemzertifizierungen.

Die internationale Organisation für Normung (ISO) definiert die Normung als „Prozess der Festlegung und Umsetzung bestimmter Regeln unter Mitwirkung aller Beteiligten, um einen wirtschaftlichen Nutzen aus einer bestimmten Tätigkeit zu ziehen.“ Der Normungsprozess dient in erster Linie der Sicherheit von Eigentum und Leben, wobei es nicht gestattet ist, Produkte und Dienstleistungen unter dem festgelegten Niveau zu produzieren. Demnach liegt das Konzept der Norm in der Einheit und Solidarität bei der Herstellung, dem Verständnis, der Messung sowie bei Testabläufen.

Personalzertifizierung

Ebenso können Personen zertifiziert werden.

Die Personalzertifizierung ist ein Prozess, bei dem die Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen von Einzelpersonen in bestimmten Berufen oder Branchen bestätigt werden. Überprüft werden dabei das Wissen, die Ausbildung und die fachspezifischen Fähigkeiten einer Person.

Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen haben Zertifizierungen mitunter bestimmte Vorteile. Dazu gehören zum Beispiel die Steigerung des Kundenvertrauens und der -zufriedenheit. Durch den neutralen Nachweis eines unabhängigen Dritten bescheinigen Sie Ihre Qualität gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.

Zertifizierungen können Ihnen aber auch bei der Erschließung neuer Märkte helfen oder dabei, erfolgreich Neukunden zu gewinnen. Außerdem können damit alternative Vertriebs- und Marketingwege gegangen werden, die Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Steigerung des Kundenvertrauens und -zufriedenheit

Eine Zertifizierung kann für ein Unternehmen also eine Vielzahl von Vorteilen bieten, wie z.B. die Stärkung des Vertrauens der Verbraucher und Partner.

Unternehmen haben durch eine Zertifizierung die Möglichkeit, ihre Marktposition zu verbessern.

Durch die Zertifizierung zeigen Sie als Unternehmen, dass Sie dazu in der Lage sind, Kundenanforderungen zu erfüllen und überlegene Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. So vermitteln Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern Vertrauen und versichern ihnen gleichzeitig, dass Ihr Fokus auf der Qualität Ihrer Produkte und Leistungen liegt.

Wettbewerbsvorteile durch die Zertifizierung

Eine Zertifizierung kann Unternehmen helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Nur dann, wenn Sie die Anforderungen in besonderem Maß erfüllen oder zusätzliche Qualitätsmerkmale aufweisen, wird Ihr Unternehmen aus der Masse hervorstechen.

Anforderungen für eine Zertifizierung

Zertifizierungen müssen bestimmten Anforderungen entsprechen. Welche das sind, hängt von der jeweiligen Norm ab, die für ein Produkt oder eine Dienstleistung gilt. In erster Linie ist es also wichtig, zu betrachten, welche Art der Zertifizierung vorliegt. Soll ein Unternehmen zertifiziert werden, gelten andere Anforderungen als bei der Zertifizierung von Produkten oder Dienstleistungen. Wir zeigen Ihnen hier, welche Anforderungen bei der Zertifizierung von Unternehmen gelten und wie genau ein Zertifizierungsprozess abläuft.

Voraussetzungen für die Zertifizierung von Unternehmen

Da Zertifizierungen immer entlang einer Norm, einer Spezifikation, einer technischen Regel oder anderen Vorgaben erfolgen, müssen die jeweiligen Anforderungen bereits in das Managementsystem implementiert sein und angewendet werden.

Zertifizierungsprozess

Der Zertifizierungsprozess umfasst die Konformitätsbewertung, die Überwachungsaudits und die Zertifikatsverlängerung. Die allgemeinen Grundlagen und Bestimmungen der Zertifizierung sind Teil der Zertifizierungs- und Prüfungsordnung.

Die Zertifizierungsprogramme beruhen dabei teilweise auf Anforderungen, die in ganz Europa oder international abgestimmt wurden (EOQ, IPC, DGQ). Die DGQ-Durchführungsbestimmungen enthalten die spezifischen Anforderungen, welche für den jeweiligen Zertifizierungsprozess erfüllt sein müssen. Ferner finden Sie darin die Voraussetzungen, die für eine Erstzertifizierung entscheidend sind.

Grundsätzlich hat ein Zertifizierungsprozess den folgenden Ablauf:

  1. Anmeldung zur Zertifizierung
  2. Zusendung der notwendigen Antragsunterlagen und Anmeldebestätigung an die Teilnehmer/innen. Auf dem Antrag sind folgende Daten zur Ausstellung von Zertifikaten zur eindeutigen Personenidentifizierung notwendig: der Titel als Namensbestandteil, wie beispielsweise Dr. oder Professor, der Name und Vorname der zertifizierten Person, das Geburtsdatum, der -ort und das -land. Diese Daten werden unter anderem in der Norm ISO/IEC 17024 gefordert, finden sich aber auch in der Zertifizierungs- und Prüfungsordnung wieder. Weiterhin können auch Nachweise zu Berufserfahrungen, zur Durchführung von Audits usw. gefordert sein, falls die Regelungen im betreffenden Zertifizierungsprogramm verlangt sind.
  3. Antragsprüfung und Zulassung, Versand der Rechnung
  4. Teilnahme an Prüfung
  5. Rezertifizierung (soweit diese zutrifft) überwiegend nach drei Jahren, sowie Information des Zertifizierungsinhabers durch die DGQ-Personenzertifizungsstelle sechs Monate vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats.

Haben Sie die Prüfung erfolgreich bestanden, wird Ihnen das DGQ-Zertifikat von der entsprechenden Stelle zugesendet. Bei Nichtbestehen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Prüfung einzusehen und einen Prüfungsteil zu wiederholen.

Sicherheit durch Zertifizierung

In unserer modernen Welt spielt auch die Daten- und Informationssicherheit eine große Rolle. Spezifische Zertifizierungen bieten auch Low- und No-Code-Anbietern systematische Herangehensweisen, mit denen ein hohes Informationssicherheitsniveau in ihren Prozessen und Produkten gewährleistet werden kann. Vorteile daraus ergeben sich sowohl für Unternehmen als auch für Kundinnen und Kunden. Doch auch in anderen Bereichen der Zertifizierungen gibt es bestimmte Sicherheitsaspekte, auf die wir nun näher eingehen.

Sicherheitsaspekte bei der Zertifizierung

Eine Zertifizierung kann Unternehmen dabei helfen, ihre Sicherheitsstandards zu verbessern und Risiken zu minimieren.

Inzwischen haben informationstechnische Produkte und Systeme alle Bereiche unserer Gesellschaft erfasst. Vertrauen in die IT kann aber nur dann entstehen, wenn sich die Nutzer/innen auf Anwendungen verlassen können. Eine wichtige Rolle spielt dabei vor allem die Sicherheit von Daten in Hinblick auf Integrität, Vertraulich- und Verfügbarkeit.

Hierbei helfen Zertifizierungen dabei, den Zustand der eigenen IT-Sicherheit zu erfassen, sowie Sicherheitsstandards entwickeln und einhalten zu können. Zertifizierungen stellen demnach einen wichtigen Bestandteil des Sicherheitsmanagements in Ihrem Unternehmen dar. Sie positionieren sich damit nicht zuletzt als vertrauenswürdiges, sicheres und zukunftsfähiges Unternehmen auf dem Markt.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

Um eine Zertifizierung für Ihr Unternehmen erhalten zu können, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Doch natürlich sollten Sie auch die richtige Zertifizierungsstelle für Ihr Anliegen auswählen.

Vorbereitung auf die Zertifizierung

Unternehmen, die eine Zertifizierung anstreben, sollten sicherstellen, dass die Anforderungen des zugrundeliegenden Regelwerks weitgehend erfüllt werden.

Auswahl der richtigen Zertifizierungsstelle

Die Auswahl an Zertifizierungsstellen ist groß und stellt gleichzeitig einen sehr wichtigen Teil im Zertifizierungsprozess dar. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Zertifizierer zu beauftragen, was davon abhängig ist, ob es sich um eine System-, Produkt- oder Personenzertifizierung handeln soll.

Zertifizierungsstellen sollten für die Durchführung einer Konformitätsbewertung akkreditiert sein, um ihre fachliche Kompetenz nachweisen zu können.

Kosten und Förderung einer Zertifizierung

Wenn Sie die unterschiedlichen Zertifizierer etwas näher kennengelernt haben, können Sie im nächsten Schritt Angebote von den Gesellschaften einholen. Zur Erstellung eines Angebots benötigt die akkreditierte Zertifizierungsstelle weitere Informationen, die mittels Fragebögen erhoben werden. Die Zertifizierungsstelle stellt anhand des Vorgesprächs und des Fragebogens ihr Angebot aus.

Kosten einer Zertifizierung

Die Kosten einer Zertifizierung lassen sich nicht pauschal beziffern.

Sie hängen unter anderem von der Größe der Organisation, der Anzahl an Mitarbeitenden, den zu auditierenden Standorten sowie der Komplexität und Art des Managementsystems ab.

Förderung einer Zertifizierung für Produkte

Es gibt Förderprogramme für Unternehmen, die eine Zertifizierung für ihre Produkte anstreben. Beispielsweise werden bestimmte Themen, wie zum Beispiel die Beratung vor der Zertifizierung oder die Zertifizierung selbst, durch verschiedene Förderprogramme der BAFA und anderen Trägern finanziell unterstützt. Hier einige Beispiele dazu:

  • Potentialberatung
  • allgemeine Beratung – Qualitätsmanagement
  • Förderung von Energiemanagementsystemen
  • Fördermittel im Bereich Energie für Unternehmen
  • spezielle Beratung – Umweltmanagement
  • Schulung der Mitarbeiter zum Energiebeauftragten/ Managementbeauftragten für ein Energiemanagementsystem

Entwicklung und Trends in der Zertifizierung

Die Zertifizierung entwickelt sich ständig weiter und neue Standards und Anforderungen werden entwickelt, um die Sicherheit und Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern.

Deswegen lohnt es sich, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Informieren Sie sich regelmäßig über verschiedene Zertifizierungen, um herauszufinden, welche für Ihr Unternehmen geeignet sind. Lassen Sie sich von Experten beraten, wenn Sie bei einer Frage nicht weiterkommen sollten. Unabhängig von Ihrer Branche können Sie so wertvolle Informationen sammeln, die Ihnen dabei helfen, mehr Anerkennung auf dem Markt zu erlangen.

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