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Fachbeiträge Recht & Steuern

GmbH – Gesellschafterversammlung: Einladung und Teilnahmerechte

Solange die Gesellschafter einer (kleineren) GmbH (vgl. § 267 HGB) harmonisch zusammenwirken und erfolgreich operativ tätig sind, wird den gesetzlich und / oder gesellschaftsvertraglichen Bestimmungen zur Einberufung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen (vgl. etwa §§ 49 ff. GmbHG) oft (zu) wenig Beachtung geschenkt.

P. Kirchhoff / Pixelio.de

Fragen und Antworten Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafter treffen sich zumeist informell und besprechen die anstehenden Fragen, ohne ein förmliches Verfahren einzuhalten und ohne entsprechende Dokumentation der getroffenen Vereinbarungen. Zwar ist gesetzlich die Protokollierung des Ablaufs einer Gesellschafterversammlung nicht vorgeschrieben und eine Niederschriften nur für satzungsändernde Beschlüsse sowie dann vom Gesetz angeordnet, wenn nur ein Gesellschafter vorhanden ist (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Gleichwohl wird ein die Gesellschaft(er) qualifiziert beratender Steuerberater oder Rechtsanwalt darauf achten, dass zumindest bezüglich der Feststellung des Jahresabschlusses (§§ 42a, § 46 Nr. 2 GmbHG) und der Gewinnverteilung (§ 29 GmbHG) ein förmlicher Beschluss gefasst und zur Dokumentation schriftlich fixiert wird.

Das laissez faire der Gesellschafter untereinander ändert sich häufig schlagartig, wenn der wirtschaftliche Erfolg ausbleibt und bei der Suche nach Schuldigen nachhaltige Kontroversen im Gesellschafterkreis auftreten. Diese enden häufig in dem wechselseitigen Bemühen, einen unliebsam gewordenen Gesellschafter aus der Gesellschaft auszuschließen oder einen Gesellschafter-Geschäftsführer (aus wichtigem Grund) abzuberufen. Insbesondere nach anwaltlicher Beratung wird dann strikt auf der Beachtung der alleinigen Einberufungszuständigkeit des Geschäftsführers (§ 49 Abs. 1 GmbHG) und der im Gesetz oder in der Satzung für die Abhaltung einer Gesellschafterversammlung vorgesehenen Formalien bestanden. Sollen etwaige Gesellschafterbeschlüsse nicht von vorn herein nichtig oder zumindest anfechtbar sein, ist dann – vorbehaltlich strengerer Satzungsbestimmungen – zwingend per Einschreiben mit einer Frist von einer Woche und unter Mitteilung der vorgesehenen Tagesordnung (§ 51 GmbHG) sowie des Tagungsortes und der Tagungszeit vom Geschäftsführer zur Gesellschafterversammlung einzuladen. Denn entgegen eines weit verbreiteten Irrtums sind (Minderheits-) Gesellschafter selbst nicht primär zu Einberufung berechtigt. Sie können den Geschäftsführer zunächst lediglich zur Einladung auffordern. Nur wenn der Geschäftsführer diesem Verlangen nicht innerhalb einer angemessenen Frist nachkommt, sind die Gesellschafter erst in einer zweiten Stufe berechtigt, eine Gesellschafterversammlung selbst einzuberufen (§ 50 GmbHG). 

Neben der Einladungskompetenz führt in der Praxis regelmäßig das Begehren einzelner Personen zum Streit, an der Gesellschafterversammlung teilzunehmen. Dabei ist im Ausgangspunkt klar, dass grundsätzlich zwar jedem Gesellschafter persönlich, aber eben auch nur diesem das Teilnahmerecht zusteht. Dieses Recht besteht selbst dann, wenn der Gesellschafter von einem Stimmrechtsausschluss betroffen ist, z.B. weil nach der Tagesordnung über die Einleitung eines Rechtsstreits gegen ihn Beschluss gefasst werden soll (§ 47 Abs. 4 GmbHG). Der Gesellschafter hat dennoch neben dem Recht auf Teilnahme ein Rederecht, also das Recht, im Rahmen der Tagesordnung seine Auffassung in angemessener Art und Weise darzulegen und um Unterstützung dafür zu werben. Ferner verbleibt ihm trotz des Stimmrechtsausschlusses das Recht, (sachdienliche) Anträge zur Abstimmung zu stellen.

Nach dem gesetzlichen Leitbild haben andere Personen neben den Gesellschaftern grundsätzlich kein Recht, an einer Gesellschafterversammlung teilzunehmen. Für einen (Fremd-) Geschäftsführer gilt nichts anderes. Er hat insbesondere kein Teilnahmerecht kraft seines Amtes. Anstelle eines Gesellschafters haben gerichtlich bestellte Amtswalter, wie Testamentsvollstrecker (§§ 2205, 2211 BGB), Nachlassverwalter (§ 1985 BGB) oder Insolvenzverwalter (§§ 56, 80 ff. InsO), sowie gesetzliche Vertreter (z.B. Eltern eines minderjährigen Gesellschafters, Betreuer) ein Recht zur Teilnahme. Selbst wenn ein Bevollmächtigter die Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) nachgewiesen hat (§ 47 Abs. 3 GmbHG), ist er nur ausnahmsweise zuzulassen. Entsprechendes gilt für Sachverständige oder Berater (z.B. Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer), deren Anwesenheit die Kommunikation mit dem von ihnen beratenen Gesellschafter erleichtern soll. Die gegenseitige Treupflicht der Gesellschafter kann es jedoch in Einzelfällen gebieten, die Zuziehung eines Beraters zu gestatten. Von einer solchen Pflicht ist u.a. dann auszugehen, wenn schwerwiegende Entscheidungen getroffen werden sollen, wie z.B. der Ausschluss eines Gesellschafters, und wenn der davon betroffene Gesellschafter selbst nicht über die für eine sachgerechte Diskussion und Entscheidung notwendige Sachkunde verfügt.

Zahlreiche Einzelfragen nicht nur zum Teilnahmerecht, sondern beispielsweise auch zum Ablauf einer Gesellschafterversammlung, zur Notwendigkeit und zum Umfang ihrer Protokollierung, zur Versammlungsleitung etc. sind weder im Gesetz noch durch die Rechtsprechung abschließend geklärt. Gesellschafter sind daher gut beraten, sich in harmonischen Zeiten auf diesbezügliche Spielregeln zu verständigen und diese in die Satzung aufzunehmen oder im Rahmen einer – leichter abänderbaren – Geschäftsordnung festzulegen, um im Ernstfall hierauf zurück greifen zu können.

Nachtrag der business-on.de-Redaktion:

Fragen und Antworten Gesellschafterversammlung

Wer beruft die Gesellschafterversammlung ein?

Zur Einberufung der Gesellschafterversammlung ist ausschließlich der Geschäftsführer berechtigt. Gibt es mehrere Geschäftsführer, so kann jeder von ihnen eine Versammlung einberufen. Das ist selbst dann der Fall, wenn die einzelnen Geschäftsführer sonst keine Berechtigung zur Einzelvertretung haben.

Wer ist nicht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung berechtigt?

Nicht zur Einberufung einer Gesellschafterversammlung berechtigt sind Generalbevollmächtigte, Prokuristen und anderweitig Angestellte. Eine Einberufung durch Gesellschafter ist nur in bestimmten Ausnahmefällen zulässig. Hierzu müssen sie allein oder zusammen mehr als 10 Prozent des Stammkapitals halten. Weiterhin können sie eine Versammlung einberufen, wenn der Geschäftsführer ihrer Forderung nach einer Versammlung nicht in einem angemessenen Zeitraum nachkommt.

Wie läuft die Einberufung ab?

So es in der Satzung der Gesellschaft keine anders lautenden Bestimmungen gibt, hat die Einberufung per Einschreiben zu erfolgen. Dabei kommt es lediglich darauf an, dass die Einladung versandt wurde. Ob sie tatsächlich empfangen wurde, ist unerheblich. Auch wenn der Gesellschafter in Abwesenheit einen Benachrichtigungszettel vorfindet, gilt er als ordnungsgemäß geladen. In kleineren Gesellschaften ist es überdies verbreitet, die Versammlung mündlich, per Telefon, per Fax oder per E-Mail einzuberufen. Dies gilt nur als zulässig, wenn alle Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen und im Nachhinein kein Gesellschafter Einspruch erhebt.

Wer muss eingeladen werden?

Auf die Versammlung sind ausnahmslos alle Gesellschafter einzuladen. Ist auch nur ein einziger von ihnen nicht ordnungsgemäß in Kenntnis gesetzt, sind alle auf der Versammlung gefassten Beschlüsse nichtig.

Wie lang ist die Einberufungsfrist?

Die Einhaltungsfrist ist in den meisten GmbH-Satzungen festgelegt. Wenn in der Satzung nichts dazu steht, gilt das GmbH-Gesetz, das eine Frist von einer Woche vorsieht. Dabei ist auf jeden Fall die Postlaufzeit zu berücksichtigen. Diese entspricht in Deutschland zwei Tagen. Bei einer Benachrichtigung im Ausland sollte man wenigstens vier Tage einplanen. Weiterhin ist zu bedenken, dass eine Frist laut deutschem Recht nicht an einem Sonntag ablaufen darf.

Was muss in der Einladung stehen?

Folgende Informationen müssen enthalten sein:

  • der Name der einladenden Gesellschaft
  • der Name des Einberufenden
  • der Versammlungsort
  • das Datum der Versammlung

Wann muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden?

In folgenden Fällen ist eine Versammlung einzuberufen:

  • Feststellung des Jahresabschlusses 8 Monate nach Beginn des Geschäftsjahres
  • Verlust von mehr als der Hälfte des Stammkapitals
  • Gesellschafter mit mindestens 10 Prozent Stammkapital rufen die Versammlung ein
  • Der Geschäftsführer ruft eine Versammlung ein

Wann sind die Beschlüsse einer Gesellschafterversammlung gültig?

Ehe die Versammlung beginnt, muss die Beschlussfähigkeit festgestellt werden. Die Feststellung besteht dabei aus zwei Teilen, der Feststellung der ordnungsmäßig erfolgten Ladung und der Feststellung der ordnungsmäßigen Besetzung. So sich im Gesellschaftsvertrag kein Abschnitt zur Regelung der Beschlussfähigkeit befindet, ist die Besetzung auch dann zur Fassung von Beschlüssen berechtigt, wenn einzelne Gesellschafter fehlen. In allen anderen Fällen muss das erforderliche Mindeststammkapital zusammenkommen.

Wie viele Stimmen sind für eine Mehrheit notwendig?

In der Regel ist im Gesellschaftsvertrag festgeschrieben, wie viele Stimmen für eine Mehrheit notwendig sind. Gibt es keine separate Regelung, genügt eine einfache Mehrheit. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass in einigen Fällen gesetzlich festgelegt ist, dass es eine Mehrheit von mindestens 3/4 geben muss. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Gesellschaftsvertrag geändert werden, das Kapital erhöht oder ein Gesellschafter ausgeschlossen werden soll.

Wie errechnen sich die Stimmen aus dem Stammkapital?

Grundsätzlich zählt jeder Euro des Geschäftsanteils für eine Stimme. Ausnahmen sind im Gesellschaftsvertrag vermerkt.

Wie werden Ergebnisse der Gesellschafterversammlung festgehalten?

In der Regel besteht keine Pflicht zur ausdrücklichen Feststellung des Beschlussergebnisses. In manchen Fällen kann es aber notwendig sein, das Ergebnis notariell zu beurkunden. Das ist vor allem dann der Fall, wenn es um Änderungen des Gesellschaftsvertrags geht.

Wie oft muss eine Gesellschafterversammlung mindestens stattfinden?

Eine ordentliche Gesellschafterversammlung muss mindestens einmal im Jahr abgehalten werden.

 

Christoph Hülsmann

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