Laptop von Steuer absetzen: Das sollte man wissen

Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige können Laptops beziehungsweise Computer von der Steuer absetzen. Für die einen funktioniert das über die Werbungskosten, für die anderen über die Betriebsausgaben. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Voraussetzungen dafür erfüllt werden müssen und was Sie beachten sollten, wenn Sie Ihren Laptop von der Steuer absetzen und so Steuern sparen möchten.

Anforderungen für das Absetzen von Laptops von der Steuer für Arbeitnehmer

Grundsätzlich können Arbeitnehmer ihre Arbeitsmittel von der Steuer absetzen, wenn diese ausschließlich beruflich genutzt werden. Hierzu zählen beispielsweise Laptops, Smartphones oder auch Büromöbel. Wichtig ist dabei, dass die Kosten der Arbeitsmittel tatsächlich selbst getragen und nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden. Sie können einen Laptop auch mieten, wenn Sie ihn allerdings kaufen, gilt Folgendes:

Das Absetzen funktioniert, indem die Kosten über die Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden. Im Jahr 2024 liegt die sogenannte Werbungskostenpauschale bei 1.230 Euro im Jahr. Das bedeutet, dass Sie all Ihre Werbungskosten bis zu diesem Betrag ganz ohne Nachweise absetzen können.

Allerdings sollten Sie nachweisen können, dass Sie Ihren Laptop auch wirklich ausschließlich oder fast ausschließlich zum Arbeiten nutzen, denn ansonsten darf der Kaufbetrag nur teilweise abgesetzt werden. Welche Regelungen hierbei gelten, erfahren Sie im Folgenden.

Nachweis der beruflichen Nutzung

Damit Sie als Arbeitnehmer die Kosten für den Laptop von der Steuer als Werbungskosten absetzen können, muss dieser ausschließlich oder zumindest überwiegend beruflich genutzt werden. Eine private Nutzung darf nicht überwiegen. Doch was heißt das konkret?

Um die beruflichen Anteile der Nutzung Ihres Laptops steuerlich geltend zu machen, ist es entscheidend, dem Finanzamt zu zeigen, wie Sie das Gerät für Ihre Arbeit verwenden. Hier sind einige Strategien, wie Sie diese berufliche Verwendung klar dokumentieren können:

• 50/50-Aufteilung: Eine oft anerkannte Praxis ist die Annahme, dass der Laptop hälftig für berufliche und private Zwecke genutzt wird. Obwohl dies eine Schätzung ist, wird sie generell vom Finanzamt akzeptiert, solange sie Ihrer tatsächlichen Nutzung nahekommt.
• Eigene Einschätzung: Falls der berufliche Einsatz höher oder tiefer als 50% liegt, können Sie eine Einschätzung abgeben, die Ihrem Nutzungsverhalten entspricht, beispielsweise 60% berufliche Nutzung und 40% private Nutzung. Auch dies wird vom Finanzamt oft ohne weitere Nachfragen akzeptiert.

Wenn Sie selbst schlecht einschätzen können, wie oft Sie Ihren Laptop beruflich beziehungsweise privat nutzen und/oder für eventuelle Nachfragen vom Finanzamt gewappnet sein wollen, können Sie auch, vergleichbar mit einem Fahrtenbuch für Dienstwagen, ein Protokoll für Ihren Laptop führen, in dem Sie Folgendes genau festhalten:

• Datum und Uhrzeit der Nutzung.
• Anlass der Nutzung, zum Beispiel das Erarbeiten eines Berichts.
• Eventuell die Dauer der Nutzung für bestimmte berufsbezogene Aktivitäten.

Dies hilft, präzise Daten zu liefern, und kann bei Rückfragen des Finanzamts als zuverlässiger Beleg dienen. Es wird empfohlen, ein solches Protokoll über einen Zeitraum von drei Monaten zu erstellen, wenn Sie Steuern sparen möchten.

• Gut zu wissen: Ab 90% beruflicher Nutzung können Sie Ihren Laptop voll von der Steuer absetzen. Anteilig als Werbungskosten absetzen können Sie ihn, wenn Sie das Gerät zu mindestens 10% beruflich nutzen.

Was zählt als berufliche Nutzung?

Als berufliche Nutzung zählt es nicht nur, wenn Sie am Computer arbeiten. Auch folgende, arbeitsbezogene Tätigkeiten fallen beispielsweise darunter:

• Entwickeln von Präsentationen oder Dokumenten für die Arbeit.
• Organisation und Teilnahme an Online-Meetings oder Weiterbildungen.
• Verwaltung beruflicher Kontakte und Kommunikation.
• Fachbezogene Informationsbeschaffung im Internet.

Bewahren Sie alle Aufzeichnungen und Schätzungen gut auf und fügen Sie diese bei Bedarf Ihrer Steuererklärung bei. Eine professionelle Abstimmung mit einem Steuerberater kann zusätzlich helfen, die steuerlichen Möglichkeiten voll auszuschöpfen.

Wie funktioniert das Absetzen über die Steuererklärung?

Seit einer Neuregelung, die das Bundesfinanzministerium im Jahr 2021 eingeführt hat, besteht für Steuerpflichtige die Möglichkeit, die Anschaffungskosten für einen PC vollständig innerhalb eines Steuerjahres geltend zu machen. Diese Anpassung markiert eine Abkehr von der früher üblichen Praxis, bei der solche Kosten über mehrere Jahre verteilt steuerlich abgesetzt wurden.

Konkret bedeutet dies, dass beispielsweise der Gesamtbetrag für einen Computer, der im Juni erstanden wurde, in der nächsten Steuererklärung für das Jahr der Anschaffung vollständig abzusetzen ist. Die Zwölf-Monats-Periode, auf die sich dies bezieht, umfasst in diesem Szenario die Hälfte des Vorjahres und die erste Jahreshälfte des aktuellen Steuerjahres.

Um von dieser Regelung Gebrauch zu machen, müssen die entsprechenden Anschaffungskosten in der Anlage N der Steuererklärung eingetragen werden, zusammen mit Angaben zum erzielten Einkommen.

Notwendige Belege und Dokumentation

Um die Kosten für den Laptop von der Steuer absetzen zu können, sollten Sie die Ausgaben, wie bereits erwähnt, nachweisen können. Hierfür benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung, die alle erforderlichen Angaben enthält.

Zudem sollten Sie alle Belege und Dokumente, die die berufliche Nutzung des PC belegen, gut aufbewahren. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Bestätigungen des Arbeitgebers oder das genannte “Fahrtenbuch”.

Es ist wichtig, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen sorgfältig aufbewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt alles vorlegen zu können.

Laptop von der Steuer absetzen für Selbstständige

Nachdem nun klar ist, wie man als Angestellter einen Laptop von der Steuer absetzen kann, wird nun erklärt, wie dies für Selbstständige funktioniert.

Grundsätzlich lässt sich sagen: Kosten für Wirtschaftsgüter, die Sie für Ihre selbstständige Arbeit anschaffen, können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden.

Die Rede ist hier von Betriebsausgaben, und ja, Ihr Computer zählt dazu. Das Finanzamt unterscheidet allerdings auch bei Selbstständigen zwischen privater und betrieblicher Nutzung des PC. Hier liegt der Knackpunkt.

Die korrekte Abgrenzung: privat vs. beruflich

Auch bei Selbstständigen wird zwischen privater und beruflicher Nutzung unterschieden, wenn sie ihren Computer von der Steuer absetzen möchten.

Reine Betriebsausgabe?

Wenn Sie Ihren Computer ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, freuen Sie sich! Sie können ihn als Betriebsausgabe voll absetzen. Bewahren Sie die Rechnung gut auf – sie dient als Nachweis für Ihre Investition.

Gemischte Nutzung?

Nutzen Sie Ihren Laptop sowohl beruflich als auch privat, wird’s ein Stück komplizierter. Allerdings funktioniert die anteilige Absetzung im Prinzip wie bei Angestellten auch:

• Pauschale Nutzung: In einigen Fällen erkennt das Finanzamt ohne weiteren Nachweis eine 50-prozentige betriebliche Nutzung an. Seien Sie jedoch gewarnt: Die Pauschalregelung sollte der Realität entsprechen und kann bei einer Prüfung hinterfragt werden.
• Genauer Nachweis: Eine exaktere Methode ist das Führen eines Nutzungsprotokolls. Über einen repräsentativen Zeitraum (ideal sind drei Monate) dokumentieren Sie Ihre berufliche Nutzung vom Computer. Ähnlich dem Fahrtenbuch eines PKWs legen Sie hier fest: Datum und Uhrzeit der Nutzung, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer der beruflichen Nutzung. Dieses Protokoll beweist dem Finanzamt gegenüber den betrieblichen Einsatz Ihres Laptops.

Auch für Selbstständige gilt: Nutzen Sie Ihren Computer zu mindestens 90% beruflich, können Sie ihn voll absetzen. Eine anteilige Abschreibung ist ab 10% beruflicher Nutzung möglich.

Was ist für Selbstständige bei der Abschreibung anders?

Während Angestellte Ihren Laptop von der Steuer absetzen, indem sie ihn als Werbungskosten geltend machen und in Anlage N der Steuererklärung eintragen, funktioniert dies bei Selbstständigen etwas anders:

Sie müssen Ihren Laptop als Betriebsvermögen deklarieren und können ihn dann in der Steuererklärung als Betriebsausgabe eintragen.

Wenn der Computer netto, also ohne Umsatzsteuer, nicht mehr als 800 Euro kostet, können Sie ihn in einem Jahr absetzen. Ist er teurer, müssen Sie ihn gegebenenfalls hingegen über mehrere Jahre abschreiben.

Wie funktioniert die Abschreibung über mehrere Jahre?

Falls Ihr Computer teurer als 800 Euro netto ist und Sie das Arbeitsmittel somit über mehrere Jahre abschreiben müssen, müssen Sie in der AfA-Tabelle („Absetzung für Abnutzung“) vom Bundesfinanzministerium nachschauen, wie hoch die übliche Nutzungsdauer eines Laptops ist.

In der AfA-Tabelle ist die übliche Nutzungsdauer eines Laptops mit drei Jahren angegeben. Das bedeutet, dass Sie die Anschaffung anteilig über drei Jahre verteilt als Betriebsausgabe in Ihrer Steuererklärung angeben müssen.

• Aber Achtung: Dies gilt nur für Laptops, die vor 2021 gekauft wurden. Haben Sie Ihren Laptop erst später gekauft, können Sie ihn auch auf einmal absetzen. Denn laut eines Beschlusses des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2022 müssen ab dem Steuerjahr 2021 erworbene Laptops nicht mehr über drei Jahre abgeschrieben werden.

Ein Blick auf die Software für den Computer

Ob Betriebssystem oder spezialisierte Anwendungsprogramme – wenn Sie Software für Ihren Computer kaufen, die ausschließlich beruflich genutzt wird, können Sie auch diese Kosten voll absetzen.

Doch aufgepasst: Das Finanzamt ist penibel. Jede Zahl, jede Zeile und jedes Datum werden unter die Lupe genommen. Hier einige zusätzliche Punkte, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

• Rechnungen und Belege: Ohne diese Dokumente sind alle Anstrengungen umsonst. Bewahren Sie sämtliche Belege auf, die den Kauf und die berufliche Nutzung Ihres Laptops belegen.
• Genaue Buchführung: Ihre Buchführung sollte fehlerfrei sein. Die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle ist Ihr bester Freund im Kontakt mit dem Finanzamt.
• Datenmigration und Updates: Wenn Sie einen neuen Laptop anschaffen, denken Sie daran, dass auch Kosten für Datenübertragung und notwendige Updates mittels der Steuererklärung absetzbar sein können, vorausgesetzt, sie dienen dem Betrieb.

Die Steuergesetzgebung ist komplex und wandelt sich ständig. Zögern Sie nicht, einen Steuerberater hinzuzuziehen, der auf die Bedürfnisse von Selbstständigen spezialisiert ist.

Ein Fachmann kann Sie nicht nur beraten, sondern auch dabei unterstützen, weitere Steuervorteile zu identifizieren und garantiert keine Absetzungsmöglichkeit zu übersehen.

Fazit

Arbeitnehmer können ihre Computer, die als Arbeitsmittel genutzt werden, voll als Werbungskosten geltend machen, sofern die Geräte überwiegend beruflichen Zwecken dienen. Hierbei ist die Dokumentation der Nutzung – idealerweise über einen Zeitraum von drei Monaten – empfehlenswert, um bei eventuellen Prüfungen des Finanzamtes Belege vorzuweisen.

Selbstständige können den Laptop als Betriebsausgabe deklarieren. Hierbei können Anschaffungskosten direkt im Jahr der Investition oder verteilt über die Nutzungsdauer gemäß der AfA-Tabelle abgesetzt werden, sofern eine exklusive berufliche Verwendung vorliegt.

Auch hier ist eine korrekte Buchführung und das Archivieren von Belegen unerlässlich, um bei einer Prüfung durch das Finanzamt gewappnet zu sein.

Die Neuregelung des Bundesfinanzministeriums erlaubt eine sofortige Abschreibung der Kosten für Arbeitsmittel wie Computer innerhalb eines Jahres und erleichtert somit das Absetzen erheblich.

• Auch interessant: Tipps für lange Arbeitstage vor dem Bildschirm.