Zollabwicklung outsourcen: Internationale Speditionen als zuverlässige Partner
Ablauf der Zollabwicklung mit internationalen Speditionen
Die Zusammenarbeit mit einer Spedition für den internationalen Versand von Waren und die Zollabwicklung bedeuten eine Entlastung der internen Abläufe, befreit von bestimmten Risiken und spart durch smarte und flexible Tourenplanung Geld.
Externe Speditionen übernehmen im Rahmen internationaler Warensendungen Aufgaben wie:
- Beratung und Kalkulation
- Anmeldung der Ware (Ausfuhr- und Einfuhranmeldung)
- Übernahme und Transport der Ware
- Abwicklung der Zollbeschau
- Zustellung an Kunden
Auswahl internationaler Speditionen für Zollabwicklung
So einfach die Zollabwicklung dank weltweit anerkannter Regularien auch ist, die Wahl der richtigen Partner hängt mit den individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens und den der Kunden zusammen. Schließlich geht es um die Wahl elementarer Bausteine in Ihrer Supply Chain.
Diese 6 Stationen der Auswahl internationaler Vertriebspartner zeigen wichtige Kriterien der Zusammenarbeit und geben Tipps für die Integration in eine sichere Lieferkette.
1. Bedürfnisse identifizieren
Vor der Suche nach internationalen Logistikpartnern ist es entscheidend, eigene Bedürfnisse und Erwartungen sowie die der Kunden klar zu definieren. Ziele und Anforderungen der Logistikoperationen, spezifische Herausforderungen der Produkte, Märkte und Kunden sowie wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) und Servicevereinbarungen sollten festgelegt werden.
Dies hilft, die Suche einzugrenzen und Partner zu fokussieren, die den Anforderungen entsprechen. Es sollten klare Ziele festgelegt werden, um die Auswahl von Partnern zu lenken, die mit der strategischen Vision übereinstimmen. Dazu gehören ggf. die Minimierung der Transportkosten, Optimierung von Lieferzeiten und die Stärkung der Lieferkette.
2. Optionen recherchieren, Angebote vergleichen
Nach der Bedürfnisidentifikation sollten verschiedene Partner recherchiert und verglichen werden. Mögliche Quellen sind Branchenverbände, Online-Verzeichnisse, Empfehlungen und Erfahrungsberichte. Wichtig sind relevante Erfahrungen, Expertise, Reputation und Akkreditierung der Partner sowie Erfahrungen der Partner in der Branche.
3. Fähigkeiten bewerten
Potenzielle Partner sollten hinsichtlich ihrer Fähigkeiten und Eignung gründlich bewertet werden. Angebote, Referenzen, Fallstudien und Überprüfungen ihrer Prozesse sind dabei entscheidend.
Zu bewerten sind unter anderem:
- Transportmanagement,
- Zollabfertigung,
- Lagerhaltung,
- Distribution,
- Kundenservice sowie
- Integration in das Warenwirtschaftssystem.
Diese Bewertung sichert, dass die ausgewählten Partner den spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen und zum Erfolg der Logistikoperationen beitragen.
4. Bedingungen verhandeln
Nach der Bewertung ist es wichtig, die Bedingungen der Partnerschaft zu verhandeln. Ziel ist eine Situation, die beide Parteien begünstigt und eine langfristige Beziehung aufbaut. Zu verhandelnde Bedingungen umfassen Preise, Verträge, Servicevereinbarungen und Risikomanagement. Besonderes Augenmerk sollte auf klare, wettbewerbsfähige Preise ohne versteckte Gebühren wie Versicherungen, Haftung und Serviceleistung gelegt werden.
5. Überwachen und bewerten
Die Leistung und Zufriedenheit der internationalen Logistikpartner sollte basierend auf KPIs und Vertragsbedingungen regelmäßig überwacht und bewertet werden. Kommunikation und Kollaboration sind essenziell, um Verbesserungsmöglichkeiten anzugehen. Die Partnerschaft sollte periodisch überprüft und angepasst werden, um ihre Effektivität und Effizienz zu gewährleisten.
6. Notfallplan erstellen
Bei der Wahl eines internationalen Logistikdienstleisters ist es ratsam, sich nicht ausschließlich auf einen zu verlassen. Ein Backup-Anbieter sollte bereitstehen, wobei die Sendungsvolumen von vornherein in einem Verhältnis von z. B. 70:30 aufgeteilt werden können. Die Dienste sollten regelmäßig bewertet und verglichen werden. Dies bietet nicht nur ein Sicherheitsnetz, sondern ermöglicht auch wertvolle Einblicke, die zukünftige Verhandlungen verbessern und die Logistikstrategie verfeinern können.
Anforderungen der Zollabwicklung
Neben den Aufgaben der Zollabwicklung sind vertraglich verankerte Leistungen mit den internationalen Speditionen und den Empfängern der Lieferung abzuklären. Wichtige Eckdaten beim Export von Ware mit einem externen Anbieter sind in den INCOTERMS-Bedingungen sowie den Verträgen mit Kunden und Dienstleistern geregelt. Zu diesen gehören:
- Lieferkosten
- Lieferbedingungen
- Erfüllungsort der Lieferung
- Risiken und Versicherungsgebühr
- Verantwortung für Verzollung und Ausfuhrerklärung
- Verantwortung für das Ausstellen der Dokumente
Besonderheiten beim Export
Es existieren einige Risiken beim Import und Export sowie Regelungen durch die INCO-Bedingungen, bei der die Zusammenarbeit mit internationalen Speditionen eine wichtige Versicherung ist. Einige Besonderheiten beim internationalen Transport sind:
Übergang von Risiken und Erfüllungsort: Der Übergang von Lieferrisiken vom Verkäufer auf den Käufer und der Erfüllungsort werden durch 11 Optionen in den Incoterms geregelt. Es ist in Absprachen mit Kunden und Dienstleistern darauf zu achten, wer ab welchem Ort das Haftungsrisiko für die Lieferung übernimmt und wie diese Risiken durch Versicherungen oder von der Spedition abgedeckt werden.
Clearance: Manche Lieferbedingungen wie “Delivered At Place” (DAP) oder “Delivered Duty paid” (DDP) sehen vor, dass der Verkäufer die Einfuhrabgaben übernimmt. Bei anderen geht diese Pflicht auf den Empfänger über.
Anmeldung von Gefahrgut: Lagerung und Versand von Gefahrgut unterliegen besonderen Regularien. Wenn Sie Gefahrgut versenden wollen, muss dieses entsprechend bei der Spedition angemeldet werden. Gefahrgut muss dabei gesondert verpackt, sicher befestigt und gekennzeichnet werden. Sicherheitsvorkehrungen im Lager und bei der Übergabe übernimmt ein Gefahrgutverantwortlicher.
Fazit: Internationale Speditionen sind sensibel zu wählende Partner für Zollabwicklung
Exporte mit Zollabwicklung sind wichtige Bestandteile einer stabilen und zuverlässigen Supply Chain und elementare Bestandteile des Erfolges und der Kundenzufriedenheit. Das Abgeben von Exportaufgaben in kompetente Hände bedeutet stets, dass Kapazitäten flexibel geplant und eigene Logistiknetzwerke gestärkt werden.
Erfahrene Spediteure beraten bei Aufgaben der internationalen Logistik und bringen Know-how in das Unternehmen. Diese werden anhand von Leistungskennzahlen, Branchenerfahrung und vertraglichen Bedingungen bewertet. Langfristig sind nur zuverlässige Anbieter gewinnbringend, von denen sowohl Sie als auch Ihre Kunden profitieren.
- Titelbild: Foto von Barrett Ward auf Unsplash
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.