Zollabwicklung outsourcen: Internationale Speditionen als zuverlässige Partner

Ablauf der Zollabwicklung mit internationalen Speditionen

Die Zusammenarbeit mit einer Spedition für den internationalen Versand von Waren und die Zollabwicklung bedeuten eine Entlastung der internen Abläufe, befreit von bestimmten Risiken und spart durch smarte und flexible Tourenplanung Geld.

Externe Speditionen übernehmen im Rahmen internationaler Warensendungen Aufgaben wie:

• Beratung und Kalkulation
• Anmeldung der Ware (Ausfuhr- und Einfuhranmeldung)
• Übernahme und Transport der Ware
• Abwicklung der Zollbeschau
• Zustellung an Kunden

Auswahl internationaler Speditionen für Zollabwicklung

So einfach die Zollabwicklung dank weltweit anerkannter Regularien auch ist, die Wahl der richtigen Partner hängt mit den individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens und den der Kunden zusammen. Schließlich geht es um die Wahl elementarer Bausteine in Ihrer Supply Chain.

Diese 6 Stationen der Auswahl internationaler Vertriebspartner zeigen wichtige Kriterien der Zusammenarbeit und geben Tipps für die Integration in eine sichere Lieferkette.

1. Bedürfnisse identifizieren

Vor der Suche nach internationalen Logistikpartnern ist es entscheidend, eigene Bedürfnisse und Erwartungen sowie die der Kunden klar zu definieren. Ziele und Anforderungen der Logistikoperationen, spezifische Herausforderungen der Produkte, Märkte und Kunden sowie wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) und Servicevereinbarungen sollten festgelegt werden.

Dies hilft, die Suche einzugrenzen und Partner zu fokussieren, die den Anforderungen entsprechen. Es sollten klare Ziele festgelegt werden, um die Auswahl von Partnern zu lenken, die mit der strategischen Vision übereinstimmen. Dazu gehören ggf. die Minimierung der Transportkosten, Optimierung von Lieferzeiten und die Stärkung der Lieferkette.

2. Optionen recherchieren, Angebote vergleichen

Nach der Bedürfnisidentifikation sollten verschiedene Partner recherchiert und verglichen werden. Mögliche Quellen sind Branchenverbände, Online-Verzeichnisse, Empfehlungen und Erfahrungsberichte. Wichtig sind relevante Erfahrungen, Expertise, Reputation und Akkreditierung der Partner sowie Erfahrungen der Partner in der Branche.

3. Fähigkeiten bewerten

Potenzielle Partner sollten hinsichtlich ihrer Fähigkeiten und Eignung gründlich bewertet werden. Angebote, Referenzen, Fallstudien und Überprüfungen ihrer Prozesse sind dabei entscheidend.

Zu bewerten sind unter anderem:

• Transportmanagement,
• Zollabfertigung,
• Lagerhaltung,
• Distribution,
• Kundenservice sowie
• Integration in das Warenwirtschaftssystem.

Diese Bewertung sichert, dass die ausgewählten Partner den spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen und zum Erfolg der Logistikoperationen beitragen.

4. Bedingungen verhandeln

Nach der Bewertung ist es wichtig, die Bedingungen der Partnerschaft zu verhandeln. Ziel ist eine Situation, die beide Parteien begünstigt und eine langfristige Beziehung aufbaut. Zu verhandelnde Bedingungen umfassen Preise, Verträge, Servicevereinbarungen und Risikomanagement. Besonderes Augenmerk sollte auf klare, wettbewerbsfähige Preise ohne versteckte Gebühren wie Versicherungen, Haftung und Serviceleistung gelegt werden.

5. Überwachen und bewerten

Die Leistung und Zufriedenheit der internationalen Logistikpartner sollte basierend auf KPIs und Vertragsbedingungen regelmäßig überwacht und bewertet werden. Kommunikation und Kollaboration sind essenziell, um Verbesserungsmöglichkeiten anzugehen. Die Partnerschaft sollte periodisch überprüft und angepasst werden, um ihre Effektivität und Effizienz zu gewährleisten.

6. Notfallplan erstellen

Bei der Wahl eines internationalen Logistikdienstleisters ist es ratsam, sich nicht ausschließlich auf einen zu verlassen. Ein Backup-Anbieter sollte bereitstehen, wobei die Sendungsvolumen von vornherein in einem Verhältnis von z. B. 70:30 aufgeteilt werden können. Die Dienste sollten regelmäßig bewertet und verglichen werden. Dies bietet nicht nur ein Sicherheitsnetz, sondern ermöglicht auch wertvolle Einblicke, die zukünftige Verhandlungen verbessern und die Logistikstrategie verfeinern können.

Anforderungen der Zollabwicklung

Neben den Aufgaben der Zollabwicklung sind vertraglich verankerte Leistungen mit den internationalen Speditionen und den Empfängern der Lieferung abzuklären. Wichtige Eckdaten beim Export von Ware mit einem externen Anbieter sind in den INCOTERMS-Bedingungen sowie den Verträgen mit Kunden und Dienstleistern geregelt. Zu diesen gehören:

• Lieferkosten
• Lieferbedingungen
• Erfüllungsort der Lieferung
• Risiken und Versicherungsgebühr
• Verantwortung für Verzollung und Ausfuhrerklärung
• Verantwortung für das Ausstellen der Dokumente

Besonderheiten beim Export

Es existieren einige Risiken beim Import und Export sowie Regelungen durch die INCO-Bedingungen, bei der die Zusammenarbeit mit internationalen Speditionen eine wichtige Versicherung ist. Einige Besonderheiten beim internationalen Transport sind:

Übergang von Risiken und Erfüllungsort: Der Übergang von Lieferrisiken vom Verkäufer auf den Käufer und der Erfüllungsort werden durch 11 Optionen in den Incoterms geregelt. Es ist in Absprachen mit Kunden und Dienstleistern darauf zu achten, wer ab welchem Ort das Haftungsrisiko für die Lieferung übernimmt und wie diese Risiken durch Versicherungen oder von der Spedition abgedeckt werden.

Clearance: Manche Lieferbedingungen wie “Delivered At Place” (DAP) oder “Delivered Duty paid” (DDP) sehen vor, dass der Verkäufer die Einfuhrabgaben übernimmt. Bei anderen geht diese Pflicht auf den Empfänger über.

Anmeldung von Gefahrgut: Lagerung und Versand von Gefahrgut unterliegen besonderen Regularien. Wenn Sie Gefahrgut versenden wollen, muss dieses entsprechend bei der Spedition angemeldet werden. Gefahrgut muss dabei gesondert verpackt, sicher befestigt und gekennzeichnet werden. Sicherheitsvorkehrungen im Lager und bei der Übergabe übernimmt ein Gefahrgutverantwortlicher.

Fazit: Internationale Speditionen sind sensibel zu wählende Partner für Zollabwicklung

Exporte mit Zollabwicklung sind wichtige Bestandteile einer stabilen und zuverlässigen Supply Chain und elementare Bestandteile des Erfolges und der Kundenzufriedenheit. Das Abgeben von Exportaufgaben in kompetente Hände bedeutet stets, dass Kapazitäten flexibel geplant und eigene Logistiknetzwerke gestärkt werden.

Erfahrene Spediteure beraten bei Aufgaben der internationalen Logistik und bringen Know-how in das Unternehmen. Diese werden anhand von Leistungskennzahlen, Branchenerfahrung und vertraglichen Bedingungen bewertet. Langfristig sind nur zuverlässige Anbieter gewinnbringend, von denen sowohl Sie als auch Ihre Kunden profitieren.