Präsentation: 6 Stolperfallen, die Sie unbedingt kennen sollten
1. Technische Probleme
Jeder, der in einem Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz mit technischer Unterstützung tätig ist, weiß um die Schwierigkeiten der Digitalisierung. Wenngleich Soft- und Hardware eigentlich dafür geschaffen sind, Abläufe und Aufgaben zu erleichtern, können sie sich ausgerechnet in den unpassendsten Momenten als Bremsklotz entpuppen.
Hohe Zeitverluste durch nicht ausreichende Software sind im Mittelstand keine Seltenheit. Und auch im Bereich der technologischen Ausstattung von Meetingräumen bleibt oft Luft nach oben. Hier spielt insbesondere die komplizierte Verknüpfung von Endgeräten mit der Infrastruktur eines Raumes eine Rolle. Je komplexer das kleine Netzwerk, desto höher seine Störanfälligkeit.
Es ist daher nicht nur im Sinne des Präsentierenden, sondern auch des gesamten Unternehmens, die Stolperfalle Technik an der Wurzel zu packen und für leistungsfähige Infrastruktur in Meetingräumen zu sorgen. Interessant könnten dabei Systeme sein, die ohne Konfiguration kompatibel sind, wie das kabellose Präsentationssystem Klick & Show. Auch drahtlose Systeme mit hoher Verarbeitungsgeschwindigkeit können Meetings und Vorträge Fahrt aufnehmen lassen und Zeit sparen.
2. Abgelenkte Zuhörer
Für diese Stolperfalle gibt es weder Updates noch technologische Alternativen. Nicht jeder Zuhörer ist während eines Vortrages permanent aufmerksam und mental anwesend. Dass so mancher beginnt, mit seinem Smartphone zu spielen, in einer Mappe zu blättern oder auch mit dem Nachbarn zu sprechen, gehört zum Standardszenario.
Und auch wenn die offenkundig fehlende Aufmerksamkeit durchaus Respektlosigkeit signalisiert, stellt sie erst dann eine Gefahr dar, wenn sich der Vortragende davon irritieren lässt. Am sinnvollsten ist es daher, in diese Situation weiter zu sprechen und die Präsentation fortzuführen.
Sollte sich ein längeres Zwiegespräch unter Zuschauern zeigen, darf kurz unterbrochen werden. Eine Aufforderung wie: „Herr/Frau XY, teilen Sie Ihre Gedanken zu diesem Thema doch gerne uns allen mit, das ist sicher eine wertvolle Ergänzung!“, bringt entweder tatsächlich Mehrwert hervor, stoppt das kleine Gespräch aber auch dann, wenn es nur um das Mittagessen in der Kantine ging.
3. Schwierige Fragen
In vielen Vortragssituationen kommt es spätestens am Ende zu einer Fragerunde. Nicht immer ist die präsentierende Person dabei ausreichend auf jede Frage vorbereitet und kann besonders detailliertes Nachforschen nicht immer fachkundig bedienen.
In diesem Fall sollten sich Verantwortliche nicht lange herausreden oder fadenscheinige Erklärungen abgeben, sondern lieber deutlich machen, dass die Beantwortung der Frage noch etwas Recherche erfordert. Wer sich die Frage dann vor allen Zuschauern notiert und verspricht, per E-Mail oder Telefonanruf darauf zurückzukommen, reagiert souverän. Eingehalten werden sollte das Versprechen unbedingt.
4. Blackouts
Es gibt sie tatsächlich: Jene Präsentationen, bei denen die Vorbereitung Tage und Wochen in Anspruch genommen hat, weil wichtige Punkte thematisiert und Hintergründe erläutert werden sollen, das notwendige Wissen im entscheidenden Moment jedoch verpufft. Blackouts können unangenehme Gefühle wie Panik heraufbeschwören, was das Abrufen der fehlenden Information nur weiter erschwert.
Wer gerade einen wichtigen Punkt nicht mehr kennt oder mitten im Satz den Faden verliert, sollte die Möglichkeit einer kleinen Pause nutzen. Aus diesem Grund steht im besten Fall stets ein Wasserglas auf dem Tisch zur Verfügung, dass die vortragende Person nutzen kann, um sich etwas Luft zu verschaffen. Oftmals hat sich der Knoten im Kopf nach zwei oder drei Schlucken wieder gelöst und es kann entspannt weiter gehen.
5. Zeitmangel
Manche Präsentationen müssen innerhalb eines festen Zeitrahmens gehalten werden – Überziehen unmöglich. Zum Problem wird das, wenn sich der eigene Vortrag plötzlich deutlich in die Länge zieht und hierdurch die wichtigsten Punkte am Schluss nicht mehr gezeigt werden können.
Diesbezüglich gilt: Vorbereitung ist alles. Eine Präsentation sollte zu Hause stets mit passender Stoppuhr gehalten und geübt werden. So lange, bis der definierte Rahmen ganz sicher eingehalten werden kann. Kommt es während der Präsentation zu Zwischenrufen oder langen Fragen, sollte auf den engen Spielraum verwiesen werden. Die meisten Dinge lassen sich problemlos nach der Präsentation klären.
6. Frosch im Hals
Der berühmte Frosch im Hals wird zum schlimmsten Feind, wenn er sich mitten in einer wichtigen Präsentation auf den Stimmbändern niederlässt. Und auch wenn Heiserkeit bislang keine besondere Rolle im eigenen Leben gespielt hat, sollten sich Vortragende stets darauf vorbereiten.
Interessante Tipps zum Thema hält apotheken-umschau.de fest und gibt unter anderem an, dass Bonbons und Lutschpastillen über einen begrenzten Zeitraum hinweg helfen. Während eines Vortrages reicht diese kurze Wirksamkeit normalerweise aus. Und entpuppt sich der Frosch als fiese Kröte, die einen unangenehmen Hustenanfall auslöst, darf selbstverständlich eine kurze Pause eingelegt werden.
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.