Auftragsgewinn: 7 Tipps für öffentliche Ausschreibungen
1. Ausschreibung finden und Kontakt aufnehmen
Vor der Abgabe eines Angebots muss die passende Ausschreibung gefunden werden. Dies funktioniert mühsam über die öffentlichen Stellen in der Region. Die Gemeinden und Städte sind dazu verpflichtet, die Aufträge auf der Webseite oder an anderer Stelle bekannt zu machen. Etwas schneller und einfacher geht es über Portale wie ibau. Hier sind die Aufträge nach Ort gelistet und zu den entsprechenden Behörden verlinkt. Auch die Bewerbungsfrist wird angezeigt, falls schnell gehandelt werden muss.
Unternehmen sollten vor Abgabe der Bewerbung direkten Kontakt zur Vergabestelle aufnehmen. Einfache aber fachliche Fragen helfen dabei, sich von den anderen Bewerbern abzuheben und im Gedächtnis des Auftraggebers zu bleiben. Zudem kann im Bewerbungsschreiben Bezug auf das Telefonat genommen werden, um einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen. Die Ausnahme: laut Vergabeunterlagen ist eine persönliche Kontaktaufnahme untersagt. Viele Stellen sind trotzdem telefonisch erreichbar und helfen bei der Vorbereitung auf Fragen weiter, die anschließend schriftlich vorgelegt werden. Nur ein zu aufdringlicher Kontakt hätte negative Konsequenzen.
2. Die Vorgaben genau prüfen
Trotz Kerngeschäft muss die Zeit bestehen, die Vorgaben der Ausschreibung genauer zu prüfen. Das Angebot kann dann individuell und exakt passend formuliert werden. Schließlich bleiben nur die Unternehmen innerhalb der Wertung, die sich exakt an die Ausschreibung halten. Das heißt, der Umfang des Auftrags ist bekannt und die Preise sollten auf die jeweiligen Gewerke und Materialien aufgeschlüsselt sein. Eigene Ideen und Visionen spielen hier keine Rolle. Eine Optimierung des Projekts ist also nicht gewünscht, da sich die Bewerbungen nicht mehr vergleichen lassen. Im schlimmsten Fall werden Angebote mit zusätzlichen Ideen einfach ausgeschlossen. Besser ist es, ein alternatives Angebot fernab der festgelegten Ausschreibung zu stellen und dieses zusätzlich einzureichen.
3. Formale Fehler vermeiden
Neben den inhaltlichen Vorgaben verlangen die meisten Vergabeverfahren eine bestimmte Form. Viele Bewerber werden nicht aufgrund hoher Preise oder nicht erfüllter Ansprüche abgelehnt. Meist sind die formalen Fehler für den Genickbruch verantwortlich. Die Erfolgsquote bei Ausschreibung lässt sich allein durch die Einhaltung der formalen Details erhöhen. Das beginnt bei den Rahmenvorgaben und geht hin zu gezielten Formulierungen für Preis oder Gewerke. Nur mit großer Sorgfalt und einem Funken Erfahrung gelingt die Bewerbung immer besser. Folgende Kriterien führen häufig zum vorzeitigen Ausschluss:
- fehlende rechtsverbindliche Unterschrift
- fehlende Preise
- ungenaue Bezeichnung der Leistungen
- Änderungen an Eintragungen
- unzulässige Preisabsprachen mit anderen Bewerbern
- Abgabe in einem offenen Umschlag
- grundlegend falsche Angaben
- fehlende Dokumente
4. Referenzen vorweisen
S ind alle Unterlagen vollständig, die formalen Vorgaben eingehalten und die Bewerbungsfrist noch nicht verstrichen, stehen die Chancen gut. Noch mehr Überzeugungskraft gewinnen Unternehmen mit einschlägigen Referenzen. Sind bereits ähnliche Projekte durchgeführt worden oder besteht eine besondere Expertise? Diese Informationen gehören zwischen in das Bewerbungsschreiben. Die Selbstdarstellung darf jedoch nicht zu umfassend gehalten werden. In wenigen Minuten soll die Vergabestelle alle wichtigen Fakten und Referenzen erfassen können.
5. Präzise Preise und Transparenz schaffen
Die Aussichten auf den Zuschlag verbessern sich mit dem richtigen Preis. Keine öffentliche Vergabestelle wird sich für ein teures Angebot entscheiden, wenn die Konkurrenz deutlich günstiger einspringt. Doch Vorsicht: Unternehmen dürfen sich nicht unter Wert verkaufen. Der Auftrag sollte sich wirtschaftlich rechnen. Dafür ist die komplette Leistungsanforderung hinsichtlich ihrer Preise und Kosten zu prüfen.
Eine hohe Preistransparenz schafft mehr Überblick und Verständnis. Konkurrenten kalkulieren vielleicht aus Unwissenheit zu wenig und bekommen den Zuschlag durch ihren günstigen Preis. Sind die Preise aber transparent genug gestaltet, lassen sich unwirtschaftliche Bewerbungen schnell ausstechen. Versteckte Posten sollte es nicht geben. Ziel ist es, die realistischen Gesamtkosten des Projekts glaubhaft mit Details oder gar Ortskenntnissen zu beweisen.
6. Eigene Marktanalyse anstellen
Wer die Konkurrenz kennt, ist deutlich besser aufgestellt. Welche anderen Unternehmen gibt es und wo liegen deren Leistungsbereiche und Stärken? Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, schon vor der Ausschreibung mit der öffentlichen Stelle in Kontakt zu treten und sich einen Namen zu machen. Wer schon vorher im Fokus der Auftraggeber steht, wird auch bei der Bewerbung positiv auffallen.
7. Als Subunternehmer aktiv werden
Ist die Ausschreibung verloren, gibt es trotzdem noch Chancen als Subunternehmer. Es sollte genau geprüft werden, welche Firma den Zuschlag bekommen hat und ob eventuell Unterstützung notwendig ist. Gerade bei größeren Projekten mit vielen verschiedenen Gewerken ist der Einsatz von Subunternehmern erlaubt und keine Seltenheit. Hier gilt es, mit Expertise und Erfahrung zu überzeugen.
- Titelbild: Image by mohamed Hassan from Pixabay
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.