Auftragsgewinn: 7 Tipps für öffentliche Ausschreibungen

1. Ausschreibung finden und Kontakt aufnehmen

Vor der Abgabe eines Angebots muss die passende Ausschreibung gefunden werden. Dies funktioniert mühsam über die öffentlichen Stellen in der Region. Die Gemeinden und Städte sind dazu verpflichtet, die Aufträge auf der Webseite oder an anderer Stelle bekannt zu machen. Etwas schneller und einfacher geht es über Portale wie ibau. Hier sind die Aufträge nach Ort gelistet und zu den entsprechenden Behörden verlinkt. Auch die Bewerbungsfrist wird angezeigt, falls schnell gehandelt werden muss.

Unternehmen sollten vor Abgabe der Bewerbung direkten Kontakt zur Vergabestelle aufnehmen. Einfache aber fachliche Fragen helfen dabei, sich von den anderen Bewerbern abzuheben und im Gedächtnis des Auftraggebers zu bleiben. Zudem kann im Bewerbungsschreiben Bezug auf das Telefonat genommen werden, um einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen. Die Ausnahme: laut Vergabeunterlagen ist eine persönliche Kontaktaufnahme untersagt. Viele Stellen sind trotzdem telefonisch erreichbar und helfen bei der Vorbereitung auf Fragen weiter, die anschließend schriftlich vorgelegt werden. Nur ein zu aufdringlicher Kontakt hätte negative Konsequenzen.

2. Die Vorgaben genau prüfen

Trotz Kerngeschäft muss die Zeit bestehen, die Vorgaben der Ausschreibung genauer zu prüfen. Das Angebot kann dann individuell und exakt passend formuliert werden. Schließlich bleiben nur die Unternehmen innerhalb der Wertung, die sich exakt an die Ausschreibung halten. Das heißt, der Umfang des Auftrags ist bekannt und die Preise sollten auf die jeweiligen Gewerke und Materialien aufgeschlüsselt sein. Eigene Ideen und Visionen spielen hier keine Rolle. Eine Optimierung des Projekts ist also nicht gewünscht, da sich die Bewerbungen nicht mehr vergleichen lassen. Im schlimmsten Fall werden Angebote mit zusätzlichen Ideen einfach ausgeschlossen. Besser ist es, ein alternatives Angebot fernab der festgelegten Ausschreibung zu stellen und dieses zusätzlich einzureichen.

3. Formale Fehler vermeiden

Neben den inhaltlichen Vorgaben verlangen die meisten Vergabeverfahren eine bestimmte Form. Viele Bewerber werden nicht aufgrund hoher Preise oder nicht erfüllter Ansprüche abgelehnt. Meist sind die formalen Fehler für den Genickbruch verantwortlich. Die Erfolgsquote bei Ausschreibung lässt sich allein durch die Einhaltung der formalen Details erhöhen. Das beginnt bei den Rahmenvorgaben und geht hin zu gezielten Formulierungen für Preis oder Gewerke. Nur mit großer Sorgfalt und einem Funken Erfahrung gelingt die Bewerbung immer besser. Folgende Kriterien führen häufig zum vorzeitigen Ausschluss:

• fehlende rechtsverbindliche Unterschrift
• fehlende Preise
• ungenaue Bezeichnung der Leistungen
• Änderungen an Eintragungen
• unzulässige Preisabsprachen mit anderen Bewerbern
• Abgabe in einem offenen Umschlag
• grundlegend falsche Angaben
• fehlende Dokumente

4. Referenzen vorweisen

S ind alle Unterlagen vollständig, die formalen Vorgaben eingehalten und die Bewerbungsfrist noch nicht verstrichen, stehen die Chancen gut. Noch mehr Überzeugungskraft gewinnen Unternehmen mit einschlägigen Referenzen. Sind bereits ähnliche Projekte durchgeführt worden oder besteht eine besondere Expertise? Diese Informationen gehören zwischen in das Bewerbungsschreiben. Die Selbstdarstellung darf jedoch nicht zu umfassend gehalten werden. In wenigen Minuten soll die Vergabestelle alle wichtigen Fakten und Referenzen erfassen können.

5. Präzise Preise und Transparenz schaffen

Die Aussichten auf den Zuschlag verbessern sich mit dem richtigen Preis. Keine öffentliche Vergabestelle wird sich für ein teures Angebot entscheiden, wenn die Konkurrenz deutlich günstiger einspringt. Doch Vorsicht: Unternehmen dürfen sich nicht unter Wert verkaufen. Der Auftrag sollte sich wirtschaftlich rechnen. Dafür ist die komplette Leistungsanforderung hinsichtlich ihrer Preise und Kosten zu prüfen.

Eine hohe Preistransparenz schafft mehr Überblick und Verständnis. Konkurrenten kalkulieren vielleicht aus Unwissenheit zu wenig und bekommen den Zuschlag durch ihren günstigen Preis. Sind die Preise aber transparent genug gestaltet, lassen sich unwirtschaftliche Bewerbungen schnell ausstechen. Versteckte Posten sollte es nicht geben. Ziel ist es, die realistischen Gesamtkosten des Projekts glaubhaft mit Details oder gar Ortskenntnissen zu beweisen.

6. Eigene Marktanalyse anstellen

Wer die Konkurrenz kennt, ist deutlich besser aufgestellt. Welche anderen Unternehmen gibt es und wo liegen deren Leistungsbereiche und Stärken? Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, schon vor der Ausschreibung mit der öffentlichen Stelle in Kontakt zu treten und sich einen Namen zu machen. Wer schon vorher im Fokus der Auftraggeber steht, wird auch bei der Bewerbung positiv auffallen.

7. Als Subunternehmer aktiv werden

Ist die Ausschreibung verloren, gibt es trotzdem noch Chancen als Subunternehmer. Es sollte genau geprüft werden, welche Firma den Zuschlag bekommen hat und ob eventuell Unterstützung notwendig ist. Gerade bei größeren Projekten mit vielen verschiedenen Gewerken ist der Einsatz von Subunternehmern erlaubt und keine Seltenheit. Hier gilt es, mit Expertise und Erfahrung zu überzeugen.