Auftragsgewinn: 7 Tipps für öffentliche Ausschreibungen
1. Ausschreibung finden und Kontakt aufnehmen
Vor der Abgabe eines Angebots muss die passende Ausschreibung gefunden werden. Dies funktioniert mühsam über die öffentlichen Stellen in der Region. Die Gemeinden und Städte sind dazu verpflichtet, die Aufträge auf der Webseite oder an anderer Stelle bekannt zu machen. Etwas schneller und einfacher geht es über Portale wie ibau. Hier sind die Aufträge nach Ort gelistet und zu den entsprechenden Behörden verlinkt. Auch die Bewerbungsfrist wird angezeigt, falls schnell gehandelt werden muss.
Unternehmen sollten vor Abgabe der Bewerbung direkten Kontakt zur Vergabestelle aufnehmen. Einfache aber fachliche Fragen helfen dabei, sich von den anderen Bewerbern abzuheben und im Gedächtnis des Auftraggebers zu bleiben. Zudem kann im Bewerbungsschreiben Bezug auf das Telefonat genommen werden, um einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen. Die Ausnahme: laut Vergabeunterlagen ist eine persönliche Kontaktaufnahme untersagt. Viele Stellen sind trotzdem telefonisch erreichbar und helfen bei der Vorbereitung auf Fragen weiter, die anschließend schriftlich vorgelegt werden. Nur ein zu aufdringlicher Kontakt hätte negative Konsequenzen.
2. Die Vorgaben genau prüfen
Trotz Kerngeschäft muss die Zeit bestehen, die Vorgaben der Ausschreibung genauer zu prüfen. Das Angebot kann dann individuell und exakt passend formuliert werden. Schließlich bleiben nur die Unternehmen innerhalb der Wertung, die sich exakt an die Ausschreibung halten. Das heißt, der Umfang des Auftrags ist bekannt und die Preise sollten auf die jeweiligen Gewerke und Materialien aufgeschlüsselt sein. Eigene Ideen und Visionen spielen hier keine Rolle. Eine Optimierung des Projekts ist also nicht gewünscht, da sich die Bewerbungen nicht mehr vergleichen lassen. Im schlimmsten Fall werden Angebote mit zusätzlichen Ideen einfach ausgeschlossen. Besser ist es, ein alternatives Angebot fernab der festgelegten Ausschreibung zu stellen und dieses zusätzlich einzureichen.
3. Formale Fehler vermeiden
Neben den inhaltlichen Vorgaben verlangen die meisten Vergabeverfahren eine bestimmte Form. Viele Bewerber werden nicht aufgrund hoher Preise oder nicht erfüllter Ansprüche abgelehnt. Meist sind die formalen Fehler für den Genickbruch verantwortlich. Die Erfolgsquote bei Ausschreibung lässt sich allein durch die Einhaltung der formalen Details erhöhen. Das beginnt bei den Rahmenvorgaben und geht hin zu gezielten Formulierungen für Preis oder Gewerke. Nur mit großer Sorgfalt und einem Funken Erfahrung gelingt die Bewerbung immer besser. Folgende Kriterien führen häufig zum vorzeitigen Ausschluss:
- fehlende rechtsverbindliche Unterschrift
- fehlende Preise
- ungenaue Bezeichnung der Leistungen
- Änderungen an Eintragungen
- unzulässige Preisabsprachen mit anderen Bewerbern
- Abgabe in einem offenen Umschlag
- grundlegend falsche Angaben
- fehlende Dokumente
4. Referenzen vorweisen
S ind alle Unterlagen vollständig, die formalen Vorgaben eingehalten und die Bewerbungsfrist noch nicht verstrichen, stehen die Chancen gut. Noch mehr Überzeugungskraft gewinnen Unternehmen mit einschlägigen Referenzen. Sind bereits ähnliche Projekte durchgeführt worden oder besteht eine besondere Expertise? Diese Informationen gehören zwischen in das Bewerbungsschreiben. Die Selbstdarstellung darf jedoch nicht zu umfassend gehalten werden. In wenigen Minuten soll die Vergabestelle alle wichtigen Fakten und Referenzen erfassen können.
5. Präzise Preise und Transparenz schaffen
Die Aussichten auf den Zuschlag verbessern sich mit dem richtigen Preis. Keine öffentliche Vergabestelle wird sich für ein teures Angebot entscheiden, wenn die Konkurrenz deutlich günstiger einspringt. Doch Vorsicht: Unternehmen dürfen sich nicht unter Wert verkaufen. Der Auftrag sollte sich wirtschaftlich rechnen. Dafür ist die komplette Leistungsanforderung hinsichtlich ihrer Preise und Kosten zu prüfen.
Eine hohe Preistransparenz schafft mehr Überblick und Verständnis. Konkurrenten kalkulieren vielleicht aus Unwissenheit zu wenig und bekommen den Zuschlag durch ihren günstigen Preis. Sind die Preise aber transparent genug gestaltet, lassen sich unwirtschaftliche Bewerbungen schnell ausstechen. Versteckte Posten sollte es nicht geben. Ziel ist es, die realistischen Gesamtkosten des Projekts glaubhaft mit Details oder gar Ortskenntnissen zu beweisen.
6. Eigene Marktanalyse anstellen
Wer die Konkurrenz kennt, ist deutlich besser aufgestellt. Welche anderen Unternehmen gibt es und wo liegen deren Leistungsbereiche und Stärken? Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, schon vor der Ausschreibung mit der öffentlichen Stelle in Kontakt zu treten und sich einen Namen zu machen. Wer schon vorher im Fokus der Auftraggeber steht, wird auch bei der Bewerbung positiv auffallen.
7. Als Subunternehmer aktiv werden
Ist die Ausschreibung verloren, gibt es trotzdem noch Chancen als Subunternehmer. Es sollte genau geprüft werden, welche Firma den Zuschlag bekommen hat und ob eventuell Unterstützung notwendig ist. Gerade bei größeren Projekten mit vielen verschiedenen Gewerken ist der Einsatz von Subunternehmern erlaubt und keine Seltenheit. Hier gilt es, mit Expertise und Erfahrung zu überzeugen.
- Titelbild: Image by mohamed Hassan from Pixabay
ExpertentalkOb Terrasse, Eingangsbereich oder Parkett im Büro: Oberflächen prägen den ersten Eindruck eines Hauses oder Unternehmens und werden im Alltag stärker beansprucht, als viele Eigentümer annehmen. Verschmutzungen, Bewuchs oder Kratzer lassen sich dabei nicht mit ein und derselben Methode behandeln was im schlechtesten Fall mehr schadet als nützt. Im Interview ordnet REFINUM, ein Betrieb für Oberflächenaufbereitung aus der Region München, ein, welche Fragen vor einer professionellen Aufbereitung geklärt werden sollten, worin sich Innen- und Außenflächen unterscheiden und wo die Grenzen pauschaler Reinigungsversprechen liegen. Material und Verschmutzung zusammen denken business-on.de: Warum lassen sich Naturstein, Terrazzo, fugenlose Flächen und Holz nicht mit derselben Methode reinigen?
ArbeitslebenDer klassische Bürojob bietet Sicherheit doch nicht jeder findet darin auf Dauer Erfüllung. Zwei Ingenieure aus Passau haben genau diese Erfahrung gemacht und Konsequenzen gezogen: Statt monotoner Abläufe am Schreibtisch wollten sie etwas mit eigenen Händen gestalten und ein eigenes Unternehmen aufbauen. Herausgekommen ist die PA Grundstein GmbH, ein Hausmeisterdienst aus Passau, der Wohnanlagen, Mehrfamilienhäuser und Gewerbeobjekte betreut. Im Gespräch erzählen die Geschäftsführer Anton Ponigl und Julian Tuma, warum sie ihre ursprüngliche Immobilienidee verwarfen, wie sie innerhalb von nur zwei Monaten gründeten und welche Rolle das technische Studium heute im Betrieb spielt. Wer selbst über eine Gründung nachdenkt, findet darin viele vertraute Fragen wieder von der Finanzierung bis zur Frage, ab wann ein Gewerbe angemeldet werden muss. business-on.de: Sie beide haben studiert und standen mitten im Berufsleben. Wie sah Ihre Ausgangslage aus – und was hat Sie schließlich in die Selbstständigkeit getrieben? Anton Ponigl und Julian Tuma: Uns verbindet eine langjährige Freundschaft und schon früh der gemeinsame Wunsch, ein eigenes Projekt zu realisieren. In unseren bisherigen Tätigkeiten waren wir allerdings zunehmend unzufrieden: Der Anteil kreativer, gestaltender Aufgaben war gering, die Arbeitsprozesse überwiegend monoton und wiederkehrend. Möglichkeiten, sich persönlich und fachlich wirklich zu verwirklichen, fehlten. Gleichzeitig hatten wir beide schon lange eine starke Affinität zu eigenen handwerklichen Projekten, etwa in der Schreinerei. Der Wunsch nach unternehmerischer Selbstständigkeit war also schon eine Weile da. Natürlich verlässt man eine feste Anstellung nicht nebenbei wir haben Chancen und Risiken lange abgewogen. Aber irgendwann war klar, dass wir den Schritt wagen wollen.
BusinessEine gebuchte Messefläche ist noch kein fertiges Konzept. Bevor Besucher einen Stand betreten, müssen Unternehmen entscheiden, wen sie erreichen wollen, welche Gespräche dort stattfinden sollen und was dafür räumlich und technisch nötig ist. Wer diese Fragen zuerst beantwortet, kann Gestaltung, Budget und Ablauf aufeinander abstimmen. Das erleichtert auch die Wahl zwischen einem Systemstand, einer individuellen Fertigung und einer Kombination aus beidem. Erst das Ziel klären, dann den Stand gestalten