Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Elf Fakten im Überblick

So wie die digitale Transformation in den vergangenen Jahren einen zunehmenden Einfluss auf die Geschäftswelt ausgeübt hat, hat sich auch das Thema elektronische Signatur erheblich fortentwickelt. Insbesondere die Einführung elektronischer Signaturen hat dazu beigetragen, den Papierkram zu reduzieren und den Geschäftsprozess zu beschleunigen. Nun, nach der Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen und Sicherheitsinfrastrukturen, hält die Signatur zunehmend Einzug in zahlreiche Anwendungs- und Geschäftsbereiche.

Wir haben die wichtigsten Fragen rund um elektronische, insbesondere der “qualifizierten elektronischen Signatur“ zusammengefasst:

1. Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Variante der herkömmlichen Unterschrift und dient dazu, elektronische Dokumente rechtlich bindend zu unterzeichnen. Sie kann verschiedene Formen annehmen, von einfachen Bild- oder Textreproduktionen bis hin zu fortschrittlichen kryptografischen Verfahren.

2. Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur

Die Begriffe werden oft synonym verwendet, jedoch gibt es einen feinen Unterschied. Die digitale Signatur ist eine spezifische Art der elektronischen Signatur, die kryptografische Technologien nutzt, um die Authentizität des Unterzeichners und die Unveränderlichkeit des Dokuments sicherzustellen.

3. Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es

Es gibt drei Hauptkategorien elektronischer Signaturen:

Die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte. Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form, während die fortgeschrittene bereits fortgeschrittene Sicherheitsmerkmale aufweist und in den meisten Fällen rechtskräftig ist. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe und erfüllt aufgrund ihrer Verschlüsselung strenge rechtliche Anforderungen.

4. Besonderheiten der qualifizierten elektronischen Signatur (QES)

Die QES erfordert den Einsatz von zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen und erfüllt spezifische Standards. Sie ist rechtlich mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und bietet daher das höchste Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit.

5. Vorteile der QES

Ein zentraler Vorteil ist die erhöhte Sicherheit. Durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien wird sichergestellt, dass die Signatur nicht gefälscht oder manipuliert werden kann. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Natur der Signatur eine lückenlose Nachverfolgung, wer das Dokument unterzeichnet hat und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgte. Darüber hinaus können elektronische Signaturen in Echtzeit erstellt und übermittelt werden, wodurch Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Dies ist insbesondere in Situationen, in denen schnelle Entscheidungen erforderlich sind oder Verträge über große Entfernungen hinweg abgeschlossen werden müssen, von großem Nutzen.

6. Funktionsweise der QES

Die QES basiert auf asymmetrischer Kryptografie, bei der ein Schlüsselpaar (öffentlicher und privater Schlüssel) verwendet wird. Der private Schlüssel wird nur vom Unterzeichner gehalten und sichert die Identität, während der öffentliche Schlüssel zur Überprüfung der Signatur dient.

7. Gültigkeitsdauer der QES

Die Gültigkeitsdauer einer QES ist gesetzlich festgelegt: Die qualifizierte elektronische Signatur ist laut §126a BGB der traditionellen Unterschrift gleichgestellt und genau wie diese unbegrenzt gültig.

8. Woher bekomme ich eine QES?

Eine QES kann von zertifizierten Anbietern, sogenannten Zertifizierungsdiensteanbietern (ZDA), bezogen werden. Der Erwerb ist kostenpflichtig und  erfordert eine persönliche Identifikation sowie Überprüfung.

9. Gültigkeit der QES in verschiedenen Fällen

Die QES ist in vielen Rechtsgebieten als rechtsgültige Unterschrift anerkannt. Sie eignet sich besonders für Verträge, behördliche Dokumente und andere rechtlich bindende Vereinbarungen.

9. Rechtskraft der QES

Vorweg kann sicher gesagt werden: Die QES ist rechtskräftig und bietet eine rechtlich anerkannte Form der Unterzeichnung elektronischer Dokumente.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen variieren allerdings nach Land und Region.

10. Schutz vor Betrug und Fälschungen

Um sich vor Betrug und Fälschungen zu schützen, ist es wichtig, die QES nur von vertrauenswürdigen Zertifizierungsdiensteanbietern zu beziehen und sicherzustellen, dass die verwendeten Sicherheitsvorkehrungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zusätzlich sollten Sicherheitsbewusstsein und der Schutz der privaten Schlüssel eine hohe Priorität haben.

Fazit

Die qualifizierte elektronische Signatur kann als gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift gehandhabt werden und hat im Bereich der digitalen Kommunikation und Informationsaustausch der Geschäftsprozesse diese bereits ersetzt.