Die wichtigsten Gründe, warum digitale Zeiterfassung auch in kleinen Unternehmen punktet
Beim Gedanken an Digitalisierung geht das Augenmerk immer zu Großunternehmen. Ein Fehler, wie einige KMUs aus eigener Erfahrung berichten können. Auch kleine und mittelständige Betriebe sind gut daran, sich schon heute mit der Modernisierung und Digitalisierung ihres Betriebs auseinanderzusetzen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Arbeitszeiterfassung. Zwar schließt die Gesetzgebung des Europäischen Gerichtshof Kleinbetriebe mit bestimmten Mitarbeiterzahlen aus, allerdings gibt es trotzdem gute Gründe, zu digitalisieren.
Weniger Fehlzeiten durch klare Anwesenheitskontrolle
Ein Team funktioniert nur dann, wenn alle Mitarbeiter wirklich aktiv dabei sind. Durch Homeoffice oder Gleitzeit fällt der Führungsebene manchmal gar nicht auf, wer eigentlich schon wieder krankgeschrieben ist. Hier braucht es Abhilfe, denn nur wenn die Anwesenheitszeiten klar und jederzeit abrufbar sind, hat das Einfluss auf die Fehlzeiten. So ermöglicht die digitale Zeiterfassung mit factorialhr den regelmäßigen Blick auf die Stundenapp. Hier fällt sofort auf, wenn „Blaumacher“ fehlen oder eine Person dringend ersetzt werden muss.
Individuelle Konfiguration der Lösung nach eigenen Bedürfnissen
Stundennotizen in der Excel-Tabelle, die umständliche analoge Stechuhr und Protokolle am Ende des Monats fordern Ressourcen der Personalabteilung. Durch die Möglichkeit der Digitalisierung in diesem Bereich haben Arbeitgeber die Chance, ihre Lösung individuell zu konfigurieren. Das hilft dabei, wenn Arbeitsausfälle zu managen sind und wenn es darum geht, die Personalabteilung deutlich zu entlassen. Jeder Mitarbeiter stempelt sich bequem per App ein und muss seine Stunden nicht mehr auf andere Weise dokumentieren.
Stempeln bequem und sicher per App
Die Verwendung objektiver und zuverlässiger Methoden zur Arbeitszeiterfassung ist im Sinne des umstrittenen Gesetzes des Europäischen Gerichtshofs und muss, je nach Betriebsgröße, sogar umgesetzt werden. Transparenz und Fortschritt sind nur dann möglich, wenn alle Mitarbeiter das System auch verstehen und nutzen können. Stempeln per App ist unabhängig von sprachlichen Kompetenzen möglich und gehört zu den zuverlässigsten Lösungen.
Ein Vorteil ergibt sich bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Anstatt eine Stempelkarte zu bestellen und die ersten Stunden manuell zu notieren, kann jeder neue Mitarbeiter einfach zum Pool hinzugefügt werden.
Lückenlose und transparente Übersicht aller Zeiten
Es gibt 700 Millionen unbezahlte Überstunden in Deutschland und viele Arbeitnehmer fühlen sich im Hinblick solcher Zahlen ausgenutzt. Eine klare Verwaltung aller geleisteten Stunden ist wichtig, um rechtzeitig Minusstunden abzubauen oder Überstunden „abzubummeln“. Nicht nur Arbeitgeber haben Zugriff auf die Daten, sondern auch Arbeitnehmer.
Verwaltung von Überstunden, Urlaubstagen und Krankheit
Zeitliche Flexibilität ist gerade für die familienfreundliche Unternehmensführung wichtig, denn für Eltern mit Kindern braucht es manchmal gesonderte Regelungen. Hier kommt „Kind-Krank“ dazu, aber auch unbezahlter Urlaub, wenn der Nachwuchs eingeschult wird oder sonstige Anlässe anstehen.
Über die App hat der Arbeitgeber jederzeit die Möglichkeit, kurzfristige Ausfälle zu registrieren und dann gegenzusteuern. Während sich kranke Mitarbeiter im Großunternehmen meist problemlos ersetzen lassen, sieht es in KMUs schwieriger aus. Umso wichtiger ist es, dass jederzeit und von überall aus ein Überblick möglich ist, wer eigentlich alles anwesend ist und wer ausfällt. Das sehen auch die anderen Mitarbeiter, sodass sie beispielsweise ihre Arbeitsressourcen eigendynamisch und selbstständig neu ordnen können.
- Titelbild: Foto von Susanne Plank
HandelIn vielen Branchen ist die berührungslose Identifikation von Produkten und Gegenständen Pflicht oder zumindest sinnvoll. Wenn du selbst die Entscheidungsgewalt hast, wirst du irgendwann vor der Frage stehen, ob Barcodes oder RFID-Etiketten die sinnvollere Lösung für dich und dein Business sind. Beide Möglichkeiten haben einen Mehrwert, unterscheiden sich aber deutlich voneinander. Für welche Lösung du dich entscheidest, hängt von deinen Bedürfnissen und von der jeweiligen Industrie ab. Das sind die größten Unterschiede zwischen RFID und Barcode Um die richtige Wahl zu treffen, musst du zunächst die Unterschiede zwischen den beiden Systemen kennen. Während der klassische Barcode auf optischer Erkennung basiert, nutzt RFID (Radio Frequency Identification) elektromagnetische Wellen. Das hat massive Auswirkungen auf deinen Arbeitsalltag.
WirtschaftIn der heutigen Industriewelt ist ein Produkt ohne Kennzeichnung fast undenkbar geworden. Ob es sich um eine winzige Schraube in einem Flugzeugtriebwerk, ein medizinisches Skalpell oder ein einfaches Bauteil aus dem Maschinenbau handelt jedes Teil benötigt heute eine Identität. Diese Identität sorgt nicht nur für Ordnung im Lager, sondern ist das Fundament für Sicherheit und Vertrauen. Früher reichten oft einfache Aufkleber oder Tintenstrahlaufdrucke aus, um Informationen zu vermitteln. Doch die Anforderungen sind gestiegen. In einer Zeit von globalen Lieferketten und strengen gesetzlichen Vorgaben muss eine Kennzeichnung mehr können: Sie muss extremen Temperaturen trotzen, Chemikalien standhalten und auch nach Jahrzehnten noch perfekt lesbar sein. Genau hier setzt die Laserbeschriftung an. Sie hat sich von einer teuren Nischentechnologie zu einem echten Allrounder für den Mittelstand entwickelt. Anstatt Material aufzutragen, verändert der Lichtstrahl die Oberfläche des Werkstücks direkt. Das Ergebnis ist ein digitaler Fingerabdruck, der so dauerhaft ist wie das Produkt selbst.
WirtschaftDer Mittelstand ist das Rückgrat der deutschen Wirtschaft, doch dieses Rückgrat muss derzeit enorme Lasten tragen. Digitalisierung, der Wandel der Arbeitswelt und ein immer schärfer werdender Fachkräftemangel setzen Unternehmen unter Druck. In vielen Betrieben zeigt sich dabei ein deutliches Muster: Was früher funktionierte, greift heute oft nicht mehr. Starre Hierarchien und das klassische „Ansagen und Abarbeiten“ stoßen bei modernen Teams auf Widerstand und bremsen die nötige Agilität aus. Führung im Mittelstand bedeutet heute nicht mehr nur, Prozesse zu steuern und Zahlen zu kontrollieren. Es geht vielmehr darum, Menschen zu begeistern, Talente zu binden und in einem dynamischen Marktumfeld handlungsfähig zu bleiben.