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Ratgeber

Die wichtigsten Gründe, warum digitale Zeiterfassung auch in kleinen Unternehmen punktet

Beim Gedanken an Digitalisierung geht das Augenmerk immer zu Großunternehmen. Ein Fehler, wie einige KMUs aus eigener Erfahrung berichten können. Auch kleine und mittelständige Betriebe sind gut daran, sich schon heute mit der Modernisierung und Digitalisierung ihres Betriebs auseinanderzusetzen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Arbeitszeiterfassung. Zwar schließt die Gesetzgebung des Europäischen Gerichtshof Kleinbetriebe mit bestimmten Mitarbeiterzahlen aus, allerdings gibt es trotzdem gute Gründe, zu digitalisieren.

Weniger Fehlzeiten durch klare Anwesenheitskontrolle

Ein Team funktioniert nur dann, wenn alle Mitarbeiter wirklich aktiv dabei sind. Durch Homeoffice oder Gleitzeit fällt der Führungsebene manchmal gar nicht auf, wer eigentlich schon wieder krankgeschrieben ist. Hier braucht es Abhilfe, denn nur wenn die Anwesenheitszeiten klar und jederzeit abrufbar sind, hat das Einfluss auf die Fehlzeiten. So ermöglicht die digitale Zeiterfassung mit factorialhr den regelmäßigen Blick auf die Stundenapp. Hier fällt sofort auf, wenn „Blaumacher“ fehlen oder eine Person dringend ersetzt werden muss.

Individuelle Konfiguration der Lösung nach eigenen Bedürfnissen

Stundennotizen in der Excel-Tabelle, die umständliche analoge Stechuhr und Protokolle am Ende des Monats fordern Ressourcen der Personalabteilung. Durch die Möglichkeit der Digitalisierung in diesem Bereich haben Arbeitgeber die Chance, ihre Lösung individuell zu konfigurieren. Das hilft dabei, wenn Arbeitsausfälle zu managen sind und wenn es darum geht, die Personalabteilung deutlich zu entlassen. Jeder Mitarbeiter stempelt sich bequem per App ein und muss seine Stunden nicht mehr auf andere Weise dokumentieren.

Stempeln bequem und sicher per App

Die Verwendung objektiver und zuverlässiger Methoden zur Arbeitszeiterfassung ist im Sinne des umstrittenen Gesetzes des Europäischen Gerichtshofs und muss, je nach Betriebsgröße, sogar umgesetzt werden. Transparenz und Fortschritt sind nur dann möglich, wenn alle Mitarbeiter das System auch verstehen und nutzen können. Stempeln per App ist unabhängig von sprachlichen Kompetenzen möglich und gehört zu den zuverlässigsten Lösungen.

Ein Vorteil ergibt sich bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Anstatt eine Stempelkarte zu bestellen und die ersten Stunden manuell zu notieren, kann jeder neue Mitarbeiter einfach zum Pool hinzugefügt werden.

Lückenlose und transparente Übersicht aller Zeiten

Es gibt 700 Millionen unbezahlte Überstunden in Deutschland und viele Arbeitnehmer fühlen sich im Hinblick solcher Zahlen ausgenutzt. Eine klare Verwaltung aller geleisteten Stunden ist wichtig, um rechtzeitig Minusstunden abzubauen oder Überstunden „abzubummeln“. Nicht nur Arbeitgeber haben Zugriff auf die Daten, sondern auch Arbeitnehmer.

Verwaltung von Überstunden, Urlaubstagen und Krankheit

Zeitliche Flexibilität ist gerade für die familienfreundliche Unternehmensführung wichtig, denn für Eltern mit Kindern braucht es manchmal gesonderte Regelungen. Hier kommt „Kind-Krank“ dazu, aber auch unbezahlter Urlaub, wenn der Nachwuchs eingeschult wird oder sonstige Anlässe anstehen.

Über die App hat der Arbeitgeber jederzeit die Möglichkeit, kurzfristige Ausfälle zu registrieren und dann gegenzusteuern. Während sich kranke Mitarbeiter im Großunternehmen meist problemlos ersetzen lassen, sieht es in KMUs schwieriger aus. Umso wichtiger ist es, dass jederzeit und von überall aus ein Überblick möglich ist, wer eigentlich alles anwesend ist und wer ausfällt. Das sehen auch die anderen Mitarbeiter, sodass sie beispielsweise ihre Arbeitsressourcen eigendynamisch und selbstständig neu ordnen können.

Bildquellen:

  • Digitale Zeiterfassung: Foto von Susanne Plank: https://www.pexels.com/de-de/foto/mann-hand-mauer-technologie-13657444/

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