Warum Agilität im Unternehmen zum Muss wird

Was ist Agilität im Unternehmen?

Ein Unternehmen ist agil, wenn es flexibel und proaktiv agieren kann. Gerade die Krisenzeit im Zuge der Pandemie zeigte uns, wie wichtig diese Fähigkeit ist. Agile Unternehmen konnten im vergangenen Jahr schnell auf Veränderungen reagieren, weil sie offen für Neues waren und nicht durch alte Hierarchien, Strukturen und Arbeitsprozesse ausgebremst worden sind.

Agilität fördert schnelle Entscheidungen, da das Unternehmen nicht mehr bürokratisch von oben herab gesteuert wird, sondern sich Projektteams und selbstgebildeten Hierarchien organisiert. Der einzelne Mitarbeiter mit seinen Fähigkeiten und Kompetenzen rückt damit deutlich in den Vordergrund

Agilität im Management zeichnet sich dadurch aus, dass sich in kürzester Zeit an neue Herausforderungen und Änderungen des Marktes angepasst werden kann.

Agilität im Unternehmen braucht folgende Grundvoraussetzungen:

• Flache Hierarchien
• Zielorientierung
• Feedback-Kultur

Flache Hierarchien

Führungspositionen sind Rollen innerhalb des Projektteams, die nach Bedarf vergeben und besetzt werden können. Somit entstehen Hierarchien situativ je nach Projekt und können sich proaktiv ändern. Die Mitarbeiter organisieren sich selbst und verteilen Aufgaben nach Fähigkeiten. Der Leitspruch im Agilen Arbeiten lautet: „Wer macht, bestimmt!“

Zielorientierung

Im Fokus der Agilen Arbeit steht eine Vision, aus der Unternehmen zum Beispiel für das laufende Jahr Ziele ableiten. Alle Abteilungen arbeiten auf die gleichen Unternehmensziele hin, auf das jeweilige Team angepasst. Aus diesen Zielen definieren sie dann Etappenziele, die wiederum in kleinere Einheiten unterteilt werden: im Scrum-Modell spricht man hier von sogenannten Sprintzielen.

Feedback-Kultur

Die Trial and Error Methode ist beliebt, um Learnings aus aktuellen in neue Projekte mitzunehmen und Wiederholungsfehler zu vermeiden. Mitarbeitende trauen sich, Risiken einzugehen, die entweder zu einem Erfolg oder aber zu wichtigen Learnings führen. Es ist in Ordnung, Fehler zu begehen, denn aus diesen können wichtige Lehren für zukünftige Projekte gezogen werden.

Es wird offen und auf Augenhöhe zwischen den einzelnen Parteien kommuniziert. Feedback geben und nehmen ist Teil des Arbeitsalltags. So wachsen alle Mitarbeitenden sowie das Unternehmen selbst. Die Feedback-Kultur ist sehr wichtig für einen agilen Arbeitsstil.

Wie kann man Agilität im Unternehmen erreichen?

Es gibt verschiedene methodische Ansätze, um ein Unternehmen agil zu gestalten. Die Umstellung sollte nicht übers Knie gebrochen und gut geplant werden. Zeit und Geduld führen zu einem optimalen Ergebnis.

Agile Methoden

Bei den Agilen Methoden geht es darum, einen Rahmen für Prozesse und Aufgaben festzustecken. In diesem Rahmenwerk, das auch als Framework bezeichnet wird, hält ein Unternehmen die zentralen Komponenten für die Planung und Lenkung von Projekten fest. Die Frameworks werden auf das gesamte Unternehmen übertragen.

Scrum

Es handelt sich beim Scrum-Modell um ein Framework, das die Zusammenarbeit von Teams basierend auf Meetings, Sprints und Rollen organisiert. Es liefert Leitplanken und Orientierungspunkte aber keine starre Dogmatik. Unter einem Sprint versteht man dabei eine Zeitspanne mit einer Dauer von einer bis vier Wochen, in denen festgelegte Sprint-Ziele erreicht werden sollen.

Die Teams lernen im Scrum-Modell durch Erfahrungen und korrigieren Fehler selbstständig. In den Learnings werden Erfolge und Niederlagen reflektiert. Diese Methodik lässt sich im Scrum-Scale Modell auf das gesamte Unternehmen anwenden. Die Scrum-Frameworks haben sogenannte Scrum-Master, also einen Verantwortlichen, der den Teammitgliedern eine ungestörte Arbeit ermöglicht und die passenden Rahmenbedingungen schafft, damit die Sprintziele erreicht werden können. Scrum Master organisieren sich in übergeordneten Projektzirkeln.

Kanban

Auch im Kanban Modell stehen kleinschrittige Prozesse im Vordergrund. Im Gegensatz zu großen Änderungen sollen die kleinen Etappen bestehende Risiken für einzelne Maßnahmen minimieren.

Im Zentrum des Kanban Modells steht das Kanban Board, denn Transparenz ist einer der wichtigsten Faktoren. Der gesamte Prozess wird auf dem Board mit Karten visualisiert, die jeweils für eine Aufgabe stehen. Die Karten wandern je nach Bearbeitungsstand durch die Spalten Backlog > Bereit > Entwicklung > Testing > Release > Fertig. Verfügbarkeiten werden in Echtzeit kommuniziert und dokumentiert.

Die Verteilung der Aufgaben ist transparent und wird im Kanban Board zur generellen Einsicht dargestellt.

Anwendung der agilen Methode auf das Unternehmen

Mit Teams, die agil an Projekten arbeiten, legen Unternehmen den Grundstein für die agile Unternehmensorganisation. Um die agile Organisation auf ein Großunternehmen zu übertragen, bedarf es einiger zusätzlicher Bausteine.

OKRs

Die OKR-Methode arbeitet mit definierten Zielen (Objectives) and Kernergebnissen (Key Results) und die Ergebnisse werden verfolgt. Anders als bei klassischen Jahreszielen werden OKRs in einem kürzeren Rhythmus von lediglich drei Monaten festgelegt. Die Ziele werden kurz und knackig formuliert und sollen leicht merkbar sein. Die zentrale Idee der Methode ist, Ergebnisse in zwei bis fünf messbaren Metriken festzuhalten.

Agile Portfolios

In großen Unternehmen arbeiten die Teams an so genannten Themes, die Projekte über einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen – immer orientiert an den OKRs, die auf Etappen- und Sprintziele heruntergebrochen werden.

Die Teams werden locker organisiert und können so agil auf Veränderungen reagieren. Die Portfolioplanung läuft praktisch durch die Arbeit der Teams. Sie definieren zyklisch Aufgaben, messen und reflektieren innerhalb ihrer Frameworks.

Ergebnisse werden transparent ausgetauscht und Lehren gezogen.

Magisches Dreieck der Planung

Das herkömmliche Dreieck der Projektplanung umfasst die Dimensionen: Zeit, Ressourcen und Leistung. Im Gegensatz dazu sind im agilen magischen Dreieck die zwei Variablen Ressourcen und Zeit fest definiert und der Umfang veränderlich. Je nach Ressourcen und Zeitplan werden die zu bewältigenden Aufgaben angepasst.

Trotzdem gibt es feste Iterationen. Im Scrum-Modell werden diese Wiederholungen Sprints genannt und im Kanban-Modell spricht man von WIP-Grenzen. Bei der Dokumentation und Darstellung der Projekte hilft die Anwendung eines agilen Projektmanagementtools wie Jira.

Welche Tools helfen dabei, agil zu arbeiten?

Um Agilität im Unternehmen zu erreichen, hilft es agile Arbeitsmethoden mit Atlassian(-Lösungen) anzuwenden. Die Integration von Jira und Confluence im Unternehmensmanagement ermöglichen es, das gesamte Unternehmen und die einzelnen Teams agil zu organisieren.

Alle Dokumentation ist zu jedem Zeitpunkt für jeden zugänglich und Aufgaben lassen sich einfach in „Tickets“ umwandeln, in feste kleine Arbeitspakete. Die Projekte werden in thematische Abschnitte unterteilt. Die Tools ermöglichen es, den kompletten Überblick zu behalten und dennoch flexibel arbeiten zu können.

Fazit: Agilität im Unternehmen Step-by-Step einführen

Agilität im Unternehmen entscheidet heute darüber, ob sich eine Firma im modernen digitalisierten Markt behaupten kann. Agile Organisation befähigt Mitarbeitende und Teams flexibel und schnell auf sich ändernde Marktgegebenheiten zu reagieren. Auch Kundenwünsche können schneller umgesetzt und proaktiv initiiert werden.

Jedoch führt ein überstürztes Umsetzen von Agilität zu Überforderung bei den Mitarbeitenden. Das Beste ist, das Unternehmen Schritt für Schritt mit Zeit und Geduld auf eine Agile Organisation umzustellen, um ein perfektes Zusammenspiel der Teams zu gewährleisten.