Vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich absetzen: Das müssen Sie beachten

Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben?

Wenn Sie sich mit Ihrer Geschäftsidee selbstständig machen möchten, sollten Sie sich gut darauf vorbereiten. Das betrifft auch den Bereich Finanzen. Es ist ratsam, von Beginn an alle Belege zu sammeln, die mit der Gründung in Verbindung stehen. Denn viele Ausgaben, die vor Ihrer Firmengründung entstehen, lassen sich als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ absetzen.

In der Planungsphase fallen zum Beispiel

• Kosten für Telefon und Internet,
• Kosten für Porto und Kopien,
• Reise- und Fahrtkosten für notwendige Geschäftsreisen sowie
• Rechtsanwalts- und Steuerberaterkosten an.

Auch die Teilnahme an einem Gründerseminar oder Beratungen können mit Kosten verbunden sein. Für Sie bedeuten diese Ausgaben Verluste. Diese können Sie mit zurückliegenden oder zukünftigen Einnahmen verrechnen. Der Gesetzgeber gestattet, die Ausgaben auf das laufende Geschäftsjahr oder das Vorjahr umzulegen.

Tipp: Mit einer guten Ausgabenmanagement-Software behalten Sie den Überblick über Ihre Kosten, die vor und während Ihrer Selbstständigkeit entstehen. Ideal ist eine All-in-One-Lösung, die neben der Ausgabenverwaltung außerdem eine integrierte Buchhaltungslösung und Rechnungsverwaltung beinhaltet.

Vorweggenommene Betriebsausgaben absetzen

Damit Sie die vorweggenommenen Betriebsausgaben steuerlich absetzen können, müssen Sie einige Punkte beachten. Zunächst ist es wichtig, alle Belege zu sammeln, sorgfältig abzuheften und die Kosten in einer Tabelle aufzulisten. Die erwähnte Ausgabenmanagement-Software kann Ihnen die Arbeit erleichtern. Wichtig ist, dass sich die Ausgaben auf Ihre geplante Gründung beziehen. Notieren Sie gegebenenfalls auf der Rückseite der Quittungen und Rechnungen, in welchem Zusammenhang die Ausgaben mit Ihrer Gründung stehen.

Solange Sie die Gründung Ihres Unternehmens noch nicht durchgeführt haben, setzen sich die absetzbaren Ausgaben aus der Nettosumme plus Mehrwertsteuer zusammen. Sobald Sie sich während der Firmengründung dazu entschließen, die Vorsteuer geltend zu machen, verbuchen Sie den entsprechenden Betrag als betriebliche Einnahme und führen ihn der Steuer zu.

In der Steuererklärung verwenden Sie später die Anlage EÜR. Dort sind sämtliche vorweggenommenen Betriebsausgaben einzutragen. Die Summe wird in die Anlage S (die freiberuflichen oder selbstständigen Einkünfte) oder in die Anlage G (die gewerblichen Einkünfte) übertragen.

Wie können Unternehmer den Vorsteuerabzug beanspruchen?

Wollen Sie den Vorsteuerabzug im Zuge Ihrer Unternehmensgründung beanspruchen, haben Sie die Möglichkeit, die Auslagen für Vorsteuerbeträge aus Ihren Belegen für die vorweggenommenen Betriebsausgaben zurückzufordern.

Wichtig: Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus. Im Gegenzug dürfen sie keine Vorsteuer zur Erstattung anmelden. Sie dürfen sich also nicht als Kleinunternehmer anmelden, wenn Sie einen Vorsteueranspruch geltend machen möchten.

Über die Umsatzsteuervoranmeldung können Sie sich die Vorsteuer zurückholen. Dabei handelt es sich um ein Formular, in das Sie Ihre Umsätze, die gezahlte Vorsteuer und die vereinnahmte Umsatzsteuer eingeben. Anschließend werden alle Daten verrechnet. Die gezahlte Vorsteuer mindert dabei die vereinnahmte Umsatzsteuer.

Können auch GmbH und GbR vorweggenommene Betriebsausgaben absetzen?

Neben einem Einzelunternehmen kann auch eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) diese Betriebsausgaben absetzen. Allerdings hängt es von der Satzung ab, wie die Betriebskosten abgerechnet werden. Im Vorfeld ist die Kostenübernahme der Firma vertraglich festzulegen, damit es im Nachhinein nicht zu steuerrechtlichen Schwierigkeiten kommt. Der später absetzbare Betrag wird in der Satzung festgelegt. Dieser sollte nicht zu hoch sein. Das Finanzamt könnte ansonsten eine verdeckte Gewinnausschüttung vermuten.

Zur Rechtsform „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ (GbR) gibt es indes noch keine eindeutige Datengrundlage. Im Zweifelsfall sollten Sie sich bei dem zuständigen Finanzamt erkundigen.

Welche Vor- und Nachteile gibt es bei vorweggenommenen Betriebsausgaben?

Der große Vorteil liegt darin, dass Sie ganze drei Jahre Zeit haben, um vorweggenommene Betriebsausgaben einzureichen. Dadurch können Sie die Einkünfte in dem Jahr, in dem Sie noch nicht selbstständig waren oder in dem Sie sie einreichen, mindern. Dadurch erzielen Sie eine steuerliche Ersparnis.

Nachteilig ist, dass Sie die Ausgaben nicht bei der Gewerbesteuer geltend machen können. Deshalb sollten Sie hohe Ausgaben möglichst erst dann tätigen, wenn Sie Ihr Unternehmen bereits gegründet haben. Somit können Sie die entsprechenden Kosten von der Gewerbesteuer absetzen.

Was zählt nicht zu vorweggenommenen Betriebsausgaben?

Nicht alle Ausgaben, die Sie vor Ihrer Existenzgründung haben, können Sie steuerlich geltend machen. Wie erwähnt, muss stets ein wirtschaftlicher und zeitlicher Zusammenhang zu erkennen sein. Anderenfalls sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Beispiel 1: Nehmen wir an, Sie machen sich als Handwerker selbstständig. In Vorbereitung auf Ihre Betriebsgründung kaufen Sie einen seltenen Gegenstand, den Sie in Ihrem zukünftigen Büro als Dekorationselement nutzen möchten. Bei dieser Ausgabe handelt es sich nicht um eine Betriebsausgabe.

Beispiel 2: Sie möchten einen Gegenstand wie zum Beispiel eine hochwertige Maschine, die Sie vor einigen Jahren gekauft haben, in Ihre Firma einlegen. Jedoch können Sie dies nicht zu ihrem ursprünglichen Wert tun. Inzwischen ist der Wert der Maschine gesunken. Das heißt, dass sich die vorweggenommenen Betriebsausgaben nur zu einem verminderten Zeitwert ansetzen lassen.

Fazit: Vorweggenommene Betriebsausgaben sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzbar

Viele Gründer eines Unternehmens oder Betriebes haben vor der Gründung bereits Ausgaben. Dazu zählen Kosten für das Telefon und den Internetanschluss, Reisekosten, Eintrittsgelder bei Veranstaltungen und Messen oder Ausgaben für Bürobedarf. Diese vorweggenommenen Betriebsausgaben können sie gemäß § 4 EstG geltend machen. Dafür müssen sie durch Quittungen und Rechnungen nachweisen, dass die Kosten in wirtschaftlichem und zeitlichem Zusammenhang mit ihrer Unternehmensgründung stehen.

In der Regel kann sowohl ein Einzelunternehmen als auch eine GmbH vorweggenommene Betriebsausgaben absetzen. Allerdings ist nicht für jede Rechtsform bisher ein Leitfaden vorhanden. So gibt es bei der GbR bis dato zum Beispiel keine eindeutige Datengrundlage. Prinzipiell gibt es aber einige Punkte, die Sie als vorweggenommene Betriebsausgaben immer geltend machen können. Deshalb ist es ratsam, alle Belege und Rechnungen aufzubewahren, die Sie vor Ihrer Firmengründung bezahlt haben. Machen Sie sich auch Notizen auf den Belegen, um einen guten Überblick zu behalten und etwaige Fragen des Finanzamtes schnell beantworten zu können.