Effektives Projektmanagement: Zeiterfassung und Controlling als Basis der Projektsteuerung
Projekte und Aufgaben: Was ist der Unterschied?
Ein Projekt ist durch seine Singularität gekennzeichnet. Es gibt ein einmaliges Ziel, das mit vorgegebenen Mitteln innerhalb eines festen Zeitrahmens erreicht werden soll. Das Budget umfasst dabei in der Regel nicht nur monetäre, sondern auch personelle Ressourcen.
Projekte ergeben sich aus den unterschiedlichsten Situationen in Unternehmen jeder Größe – vom kleinen Ein-Mann-Betrieb bis zum internationalen Konzern: Änderung der Räumlichkeiten, Änderung gesetzlicher Rahmenbedingungen, Implementierung neuer Software oder Technik, Anpassung des Produktportfolios, Ausweitung des Arbeitsgebiets und so fort. Weder den Entstehungsgründen noch dem Umfang eines Projekts sind prinzipiell Grenzen gesetzt.
In Abhängigkeit vom Projektumfang erfolgt die Budgetplanung in Bezug auf den Zeit-, Finanz- und Personalbedarf. Je umfangreicher dabei das Projekt hinsichtlich dieser Budgets ist, desto mehr Kapazitäten sind für das Projektmanagement einzuplanen. Großprojekte haben klar definierte hierarchische Strukturen – von der Leitungsebene bis zu den ausführenden Instanzen. Bei kleinen, überschaubaren Projekten können die Leitung und die Ausführung dagegen in Personalunion stattfinden.
Projektcontrolling: Wie wichtig ist die Zeiterfassung?
Erfolgreiches Projektmanagement basiert neben Erfahrung und Struktur auf gutem Projektcontrolling. Das Controlling kann allerdings nur so gut sein, wie die erfassten Daten! Die Basis für eine strukturierte Kontrolle des finanziellen und personellen Budgets ist daher ab einem gewissen Umfang des Projekts eine fundierte Zeit- und Kostenerfassung aller Projektmitarbeiter.
Für einen praktikablen Einsatz in Projekten müssen Zeiterfassungssysteme…
- eine schnelle, möglichst intuitive Einarbeitung in das System für alle Mitglieder des Projektteams gewährleisten,
- eine bereichsübergreifende Implementierung des Systems ermöglichen,
- ein einfaches Handling bieten – ohne komplexe, zeitaufwändige Datenerfassungsprozesse,
- die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten / Aufträgen erlauben,
- vielfältige Auswertungsmöglichkeiten für das Projektcontrolling bieten und
- unterschiedliche Berechtigungsstufen für individuelle Eingabe-, Einsichts- und Auswertungsoptionen unterstützen.
Die Auswahl Ihres Systems: Das sollten Sie beachten!
Der Markt für Zeiterfassungs- bzw. Projektcontrollingsysteme ist vielfältig und wächst von Tag zu Tag. Um das richtige System zu finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, sind umfangreiche Recherchen erforderlich. An erster Stelle sollte dabei vor allem eine genaue Bedarfsanalyse stehen:
Welche Aufgabenbereiche muss das System abdecken? Hier ein paar Anforderungsbeispiele:
- ausschließlich Zeiterfassung
- Auftragssteuerung aus dem System
- Rechnungswesen
- Personalverwaltung
- Kundenstammverwaltung
- umfangreiches Controlling
- Welche Aufgabenbereiche wären „nice to have“?
- Wie viele Mitarbeiter nutzen das System?
- Wie viele Berechtigungsstufen / -unterschiede gilt es abzudecken?
- Wie sind die (EDV-)technischen Voraussetzungen?
- Sind unterschiedliche Standorte / Betriebsstätten zu vernetzen?
- Welche Zugriffsmöglichkeiten soll das System bieten?
o ausschließlich an einer zentralen Stelle (z. B. am Eingang)
o vor Ort an allen Arbeitsplätzen
o vom Homeoffice
o mobil
- Sind Schnittstellen zu bestehender Software erforderlich?
- Welches Budget steht bereit?
o zeitlich
o personell
o monetär
- Wie umfangreich ist voraussichtlich die Datenbasis – und wie präzise muss die Auswertung sein?
- Gibt es branchenspezifische Anforderungen?
Nach Beantwortung dieser Fragen lässt sich der Suchbereich eingrenzen. Anschließend können Sie die aussichtsreichsten Kandidaten für die Zeiterfassung Ihrer Projekte und die Personalsteuerung auf eine „Shortlist“ mit wenigen Anbietern reduzieren, die Ihre Favoriten enthält.
Der letzte Schritt: Wie entscheiden Sie richtig?
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Sie die verbliebenen Systeme auf Ihrer Shortlist für das Zeit- und Projektmanagement noch einmal ganz genau unter die Lupe nehmen. Stellen Sie eine kleine Auswahl an Mitarbeitern zusammen, die alle Systeme hinsichtlich der Einsatz- und Verwendungsbereiche testen und beurteilen.
Achten Sie bei der Mitarbeiterauswahl für diese Aufgabe darauf, dass die Qualifikation der Tester die gesamte Bandbreite der späteren Systemanwendung abdeckt. Ist z. B. geplant, die Abrechnung mit Kunden direkt über das Projektmanagement-Tool laufen zu lassen, sollte auch ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung bereits im Vorfeld einen Blick auf die Systemkandidaten werfen.
Wird Urlaubs- und Fehlzeitenplanung ein Schwerpunkt sein, sollte das Personalwesen dabei sein. Das Handling im Alltag können die später involvierten Projektmitarbeiter am besten beurteilen. Wenn das System – neben den geforderten Tools und Aufgabenschwerpunkten – darüber hinaus nutzerfreundlich ist, stehen die Chancen gut, dass es sich in der Praxis bewährt und die Mitarbeiter es nicht nur akzeptieren, sondern als willkommene Arbeitserleichterung begrüßen.
Nutzen Sie für den intensiven Praxistest den Erfahrungsaustausch mit anderen Nutzern oder kostenlose Probe-Editionen, die seriöse Anbieter wie etwa CheroKey für einen zeitlich befristeten Test der Projektmanagement-Software zur Verfügung stellen. So können Sie am besten testen, welche Lösung zu den Anforderungen Ihrer Projekte passt!
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Guide'sEine Wohnung muss geräumt werden, der Keller quillt über, ein Haus soll nach einem Erbfall übergeben werden: Solche Situationen treffen private Eigentümer ebenso wie Vermieter und Hausverwaltungen in Rosenheim und Umgebung und das meist unter erheblichem Zeitdruck. Worauf es bei einer Entrümpelung in Rosenheim wirklich ankommt, lässt sich auf vier Punkte bringen: Erfahrung und regionale Verwurzelung, eine transparente Planung mit belastbarem Angebot, eine fachgerechte Entsorgung sowie verbindliche Termine mit festen Ansprechpartnern. Wer bei der Wahl des Dienstleisters auf diese Kriterien achtet, spart nicht nur Nerven und Zeit, sondern häufig auch Geld. Der folgende Überblick zeigt, worauf es im Detail ankommt. Wenn Räume geräumt werden müssen: typische Auslöser für eine Entrümpelung Die Anlässe sind so unterschiedlich wie die Räume selbst. Ein Klassiker ist der Umzug: Wer in eine kleinere Wohnung oder ein Seniorenheim wechselt, kann selten den gesamten Hausstand mitnehmen. Häufig steht auch ein Erbfall dahinter, wenn Angehörige die Wohnung eines Verstorbenen auflösen müssen oft neben Beruf, Familie und Trauer. Für Vermieter und Hausverwaltungen entsteht der Bedarf, wenn Mieter ausziehen und Möbel, Sperrmüll oder den kompletten Hausstand zurücklassen. Auch Keller, Dachböden und Garagen wachsen über die Jahre still zu Lagerräumen heran, bis schlicht kein Platz mehr bleibt. Und im gewerblichen Bereich machen Geschäftsauflösungen oder aufgegebene Büros eine Räumung erforderlich. In all diesen Fällen zählt dasselbe: Je schneller die Räume wieder nutzbar sind, desto eher kann die Wohnung vermietet, verkauft oder übergeben werden.
EventsDer Petra Koch Partyservice aus Steinwenden im Landkreis Kaiserslautern beantwortet eine Frage, die sich jeder Veranstalter früh stellt: Wer übernimmt die Verpflegung der Gäste zuverlässig und in gleichbleibender Qualität? Seit 2001 versorgt der Betrieb private und geschäftliche Feiern in der Westpfalz mit Buffets, Fingerfood und Menüs auf Wunsch inklusive Lieferung und Equipment. Das Essen prägt den Gesamteindruck einer Veranstaltung oft stärker als Dekoration oder Musik, und die Organisation dahinter entscheidet darüber, wie entspannt die Gastgeber den Tag erleben. Für Unternehmen und Privatpersonen, die eine Veranstaltung ausrichten wollen, lohnt daher der Blick auf Leistungen, Konditionen und Arbeitsweise dieses regionalen Anbieters. Lange Erfahrung und regionale Wurzeln in Steinwenden Der Petra Koch Partyservice ist seit 2001 in Steinwenden ansässig und damit seit mehr als zwei Jahrzehnten in der Region aktiv. In einer Branche, in der Anbieter und Konzepte häufig wechseln, spricht diese Kontinuität für sich: Ein Dienstleister, der über einen so langen Zeitraum am Markt besteht, verfügt in der Regel über bewährte Abläufe und einen stabilen Kundenkreis. Das Unternehmen trägt den Namen von Petra Koch eine im Handwerk und in der Gastronomie verbreitete Form persönlicher Verbindlichkeit, bei der ein Name für die Qualität des Angebots einsteht.