Effektives Projektmanagement: Zeiterfassung und Controlling als Basis der Projektsteuerung

Projekte und Aufgaben: Was ist der Unterschied?

Ein Projekt ist durch seine Singularität gekennzeichnet. Es gibt ein einmaliges Ziel, das mit vorgegebenen Mitteln innerhalb eines festen Zeitrahmens erreicht werden soll. Das Budget umfasst dabei in der Regel nicht nur monetäre, sondern auch personelle Ressourcen.

Projekte ergeben sich aus den unterschiedlichsten Situationen in Unternehmen jeder Größe – vom kleinen Ein-Mann-Betrieb bis zum internationalen Konzern: Änderung der Räumlichkeiten, Änderung gesetzlicher Rahmenbedingungen, Implementierung neuer Software oder Technik, Anpassung des Produktportfolios, Ausweitung des Arbeitsgebiets und so fort. Weder den Entstehungsgründen noch dem Umfang eines Projekts sind prinzipiell Grenzen gesetzt.

In Abhängigkeit vom Projektumfang erfolgt die Budgetplanung in Bezug auf den Zeit-, Finanz- und Personalbedarf. Je umfangreicher dabei das Projekt hinsichtlich dieser Budgets ist, desto mehr Kapazitäten sind für das Projektmanagement einzuplanen. Großprojekte haben klar definierte hierarchische Strukturen – von der Leitungsebene bis zu den ausführenden Instanzen. Bei kleinen, überschaubaren Projekten können die Leitung und die Ausführung dagegen in Personalunion stattfinden.

Projektcontrolling: Wie wichtig ist die Zeiterfassung?

Erfolgreiches Projektmanagement basiert neben Erfahrung und Struktur auf gutem Projektcontrolling. Das Controlling kann allerdings nur so gut sein, wie die erfassten Daten! Die Basis für eine strukturierte Kontrolle des finanziellen und personellen Budgets ist daher ab einem gewissen Umfang des Projekts eine fundierte Zeit- und Kostenerfassung aller Projektmitarbeiter.

Für einen praktikablen Einsatz in Projekten müssen Zeiterfassungssysteme…

• eine schnelle, möglichst intuitive Einarbeitung in das System für alle Mitglieder des Projektteams gewährleisten,
• eine bereichsübergreifende Implementierung des Systems ermöglichen,
• ein einfaches Handling bieten – ohne komplexe, zeitaufwändige Datenerfassungsprozesse,
• die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten / Aufträgen erlauben,
• vielfältige Auswertungsmöglichkeiten für das Projektcontrolling bieten und
• unterschiedliche Berechtigungsstufen für individuelle Eingabe-, Einsichts- und Auswertungsoptionen unterstützen.

Die Auswahl Ihres Systems: Das sollten Sie beachten!

Der Markt für Zeiterfassungs- bzw. Projektcontrollingsysteme ist vielfältig und wächst von Tag zu Tag. Um das richtige System zu finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, sind umfangreiche Recherchen erforderlich. An erster Stelle sollte dabei vor allem eine genaue Bedarfsanalyse stehen:

Welche Aufgabenbereiche muss das System abdecken? Hier ein paar Anforderungsbeispiele:

• ausschließlich Zeiterfassung
• Auftragssteuerung aus dem System
• Rechnungswesen
• Personalverwaltung
• Kundenstammverwaltung
• umfangreiches Controlling
• Welche Aufgabenbereiche wären „nice to have“?
• Wie viele Mitarbeiter nutzen das System?
• Wie viele Berechtigungsstufen / -unterschiede gilt es abzudecken?
• Wie sind die (EDV-)technischen Voraussetzungen?
• Sind unterschiedliche Standorte / Betriebsstätten zu vernetzen?
• Welche Zugriffsmöglichkeiten soll das System bieten?

o ausschließlich an einer zentralen Stelle (z. B. am Eingang)
o vor Ort an allen Arbeitsplätzen
o vom Homeoffice
o mobil

• Sind Schnittstellen zu bestehender Software erforderlich?
• Welches Budget steht bereit?

o zeitlich
o personell
o monetär

• Wie umfangreich ist voraussichtlich die Datenbasis – und wie präzise muss die Auswertung sein?
• Gibt es branchenspezifische Anforderungen?

Nach Beantwortung dieser Fragen lässt sich der Suchbereich eingrenzen. Anschließend können Sie die aussichtsreichsten Kandidaten für die Zeiterfassung Ihrer Projekte und die Personalsteuerung auf eine „Shortlist“ mit wenigen Anbietern reduzieren, die Ihre Favoriten enthält.

Der letzte Schritt: Wie entscheiden Sie richtig?

Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Sie die verbliebenen Systeme auf Ihrer Shortlist für das Zeit- und Projektmanagement noch einmal ganz genau unter die Lupe nehmen. Stellen Sie eine kleine Auswahl an Mitarbeitern zusammen, die alle Systeme hinsichtlich der Einsatz- und Verwendungsbereiche testen und beurteilen.

Achten Sie bei der Mitarbeiterauswahl für diese Aufgabe darauf, dass die Qualifikation der Tester die gesamte Bandbreite der späteren Systemanwendung abdeckt. Ist z. B. geplant, die Abrechnung mit Kunden direkt über das Projektmanagement-Tool laufen zu lassen, sollte auch ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung bereits im Vorfeld einen Blick auf die Systemkandidaten werfen.

Wird Urlaubs- und Fehlzeitenplanung ein Schwerpunkt sein, sollte das Personalwesen dabei sein. Das Handling im Alltag können die später involvierten Projektmitarbeiter am besten beurteilen. Wenn das System – neben den geforderten Tools und Aufgabenschwerpunkten – darüber hinaus nutzerfreundlich ist, stehen die Chancen gut, dass es sich in der Praxis bewährt und die Mitarbeiter es nicht nur akzeptieren, sondern als willkommene Arbeitserleichterung begrüßen.

Nutzen Sie für den intensiven Praxistest den Erfahrungsaustausch mit anderen Nutzern oder kostenlose Probe-Editionen, die seriöse Anbieter wie etwa CheroKey für einen zeitlich befristeten Test der Projektmanagement-Software zur Verfügung stellen. So können Sie am besten testen, welche Lösung zu den Anforderungen Ihrer Projekte passt!