Effektives Projektmanagement: Zeiterfassung und Controlling als Basis der Projektsteuerung
Projekte und Aufgaben: Was ist der Unterschied?
Ein Projekt ist durch seine Singularität gekennzeichnet. Es gibt ein einmaliges Ziel, das mit vorgegebenen Mitteln innerhalb eines festen Zeitrahmens erreicht werden soll. Das Budget umfasst dabei in der Regel nicht nur monetäre, sondern auch personelle Ressourcen.
Projekte ergeben sich aus den unterschiedlichsten Situationen in Unternehmen jeder Größe – vom kleinen Ein-Mann-Betrieb bis zum internationalen Konzern: Änderung der Räumlichkeiten, Änderung gesetzlicher Rahmenbedingungen, Implementierung neuer Software oder Technik, Anpassung des Produktportfolios, Ausweitung des Arbeitsgebiets und so fort. Weder den Entstehungsgründen noch dem Umfang eines Projekts sind prinzipiell Grenzen gesetzt.
In Abhängigkeit vom Projektumfang erfolgt die Budgetplanung in Bezug auf den Zeit-, Finanz- und Personalbedarf. Je umfangreicher dabei das Projekt hinsichtlich dieser Budgets ist, desto mehr Kapazitäten sind für das Projektmanagement einzuplanen. Großprojekte haben klar definierte hierarchische Strukturen – von der Leitungsebene bis zu den ausführenden Instanzen. Bei kleinen, überschaubaren Projekten können die Leitung und die Ausführung dagegen in Personalunion stattfinden.
Projektcontrolling: Wie wichtig ist die Zeiterfassung?
Erfolgreiches Projektmanagement basiert neben Erfahrung und Struktur auf gutem Projektcontrolling. Das Controlling kann allerdings nur so gut sein, wie die erfassten Daten! Die Basis für eine strukturierte Kontrolle des finanziellen und personellen Budgets ist daher ab einem gewissen Umfang des Projekts eine fundierte Zeit- und Kostenerfassung aller Projektmitarbeiter.
Für einen praktikablen Einsatz in Projekten müssen Zeiterfassungssysteme…
- eine schnelle, möglichst intuitive Einarbeitung in das System für alle Mitglieder des Projektteams gewährleisten,
- eine bereichsübergreifende Implementierung des Systems ermöglichen,
- ein einfaches Handling bieten – ohne komplexe, zeitaufwändige Datenerfassungsprozesse,
- die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten / Aufträgen erlauben,
- vielfältige Auswertungsmöglichkeiten für das Projektcontrolling bieten und
- unterschiedliche Berechtigungsstufen für individuelle Eingabe-, Einsichts- und Auswertungsoptionen unterstützen.
Die Auswahl Ihres Systems: Das sollten Sie beachten!
Der Markt für Zeiterfassungs- bzw. Projektcontrollingsysteme ist vielfältig und wächst von Tag zu Tag. Um das richtige System zu finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, sind umfangreiche Recherchen erforderlich. An erster Stelle sollte dabei vor allem eine genaue Bedarfsanalyse stehen:
Welche Aufgabenbereiche muss das System abdecken? Hier ein paar Anforderungsbeispiele:
- ausschließlich Zeiterfassung
- Auftragssteuerung aus dem System
- Rechnungswesen
- Personalverwaltung
- Kundenstammverwaltung
- umfangreiches Controlling
- Welche Aufgabenbereiche wären „nice to have“?
- Wie viele Mitarbeiter nutzen das System?
- Wie viele Berechtigungsstufen / -unterschiede gilt es abzudecken?
- Wie sind die (EDV-)technischen Voraussetzungen?
- Sind unterschiedliche Standorte / Betriebsstätten zu vernetzen?
- Welche Zugriffsmöglichkeiten soll das System bieten?
o ausschließlich an einer zentralen Stelle (z. B. am Eingang)
o vor Ort an allen Arbeitsplätzen
o vom Homeoffice
o mobil
- Sind Schnittstellen zu bestehender Software erforderlich?
- Welches Budget steht bereit?
o zeitlich
o personell
o monetär
- Wie umfangreich ist voraussichtlich die Datenbasis – und wie präzise muss die Auswertung sein?
- Gibt es branchenspezifische Anforderungen?
Nach Beantwortung dieser Fragen lässt sich der Suchbereich eingrenzen. Anschließend können Sie die aussichtsreichsten Kandidaten für die Zeiterfassung Ihrer Projekte und die Personalsteuerung auf eine „Shortlist“ mit wenigen Anbietern reduzieren, die Ihre Favoriten enthält.
Der letzte Schritt: Wie entscheiden Sie richtig?
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Sie die verbliebenen Systeme auf Ihrer Shortlist für das Zeit- und Projektmanagement noch einmal ganz genau unter die Lupe nehmen. Stellen Sie eine kleine Auswahl an Mitarbeitern zusammen, die alle Systeme hinsichtlich der Einsatz- und Verwendungsbereiche testen und beurteilen.
Achten Sie bei der Mitarbeiterauswahl für diese Aufgabe darauf, dass die Qualifikation der Tester die gesamte Bandbreite der späteren Systemanwendung abdeckt. Ist z. B. geplant, die Abrechnung mit Kunden direkt über das Projektmanagement-Tool laufen zu lassen, sollte auch ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung bereits im Vorfeld einen Blick auf die Systemkandidaten werfen.
Wird Urlaubs- und Fehlzeitenplanung ein Schwerpunkt sein, sollte das Personalwesen dabei sein. Das Handling im Alltag können die später involvierten Projektmitarbeiter am besten beurteilen. Wenn das System – neben den geforderten Tools und Aufgabenschwerpunkten – darüber hinaus nutzerfreundlich ist, stehen die Chancen gut, dass es sich in der Praxis bewährt und die Mitarbeiter es nicht nur akzeptieren, sondern als willkommene Arbeitserleichterung begrüßen.
Nutzen Sie für den intensiven Praxistest den Erfahrungsaustausch mit anderen Nutzern oder kostenlose Probe-Editionen, die seriöse Anbieter wie etwa CheroKey für einen zeitlich befristeten Test der Projektmanagement-Software zur Verfügung stellen. So können Sie am besten testen, welche Lösung zu den Anforderungen Ihrer Projekte passt!
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.