Finanzbuchhaltung für Selbstständige: Worauf achten?
Der Meistertitel ist erworben, das Gewerbe angemeldet, der Schritt in die Selbstständigkeit getan. Doch auch, wer sein eigener Chef ist, hat Verpflichtungen. In steuerrechtlicher Hinsicht gegenüber dem Finanzamt – und zur Berechnung des wirtschaftlichen Unternehmenserfolgs gegenüber sich selbst. Korrekte Zahlen lassen sich hier nur mit einer fehlerfreien Finanzbuchhaltung garantieren. Spätestens jetzt beginnen sich daher viele angehende Freiberufler zu sorgen. Denn nicht jedem gehen Kalkulationen zu Gewinnen und Verlusten, Aktiva und Passiva leicht von der Hand. Dabei ist es gar nicht so schwer, hier alles richtigzumachen. Nicht zuletzt dank der Unterstützung einer hochwertigen Buchhaltungssoftware.
Buchführung: einfach oder doppelt?
Wo liegt der Unterschied zwischen einer einfachen und doppelten Buchführung? Auf den Punkt gebracht: in ihrem Umfang. Kapitalgesellschaften sind zu einer ausführlichen, doppelten Buchführung verpflichtet. In ihrer Bilanz teilen sie sämtliche Geschäftsvorfälle des Vorjahrs auf Sach- und Personenkonten auf und verbuchen sie ordnungsgemäß. Die Gewinn- und Verlustrechnung enthält Aufwände und Erträge, am Ende ergibt sich die Schlussbilanz.
Soloselbstständigen und Kleinunternehmen wird diese Arbeit erspart: Sie dürfen ihre Jahresabrechnung mit einer einfachen Buchführung erstellen. Damit müssen sie schlicht sämtliche relevanten Ein- und Ausgaben eines Geschäftsjahres in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung einander gegenüberstellen. Unter dem Strich lässt sich hieran bereits die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens ablesen.
Hinweis: Während Einkünfte aus nicht-selbstständiger Tätigkeit oder Verpachtung als Gewinne angesehen werden, gelten Investitionen oder Tilgungen nicht als Betriebsausgaben.
Zur einfachen Buchführung ist berechtigt, wer
- nicht im Handelsregister eingetragen ist
- einen Jahresumsatz von 600.000 oder Jahresgewinn von 60.000 Euro nicht überschreitet
- nach § 18 Einkommenssteuergesetz als Freiberufler gilt. Zu ihnen zählen unter anderem
- Personen, die beruflich eine wissenschaftliche, künstlerische oder erzieherische Tätigkeit ausüben
- Ärzte, Heilpraktiker
- Anwälte, Notare
- Ingenieure, Architekten
- Wirtschaftsprüfer, Betriebswirte
Gewinne müssen nach § 4 Einkommenssteuergesetz erst nach ihrer Realisierung versteuert werden. Doch wie Großkonzerne sind auch kleine Betriebe zur Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten Rechnungen und Belege verpflichtet. Die gesetzlichen Anforderungen ergeben sich aus § 257 Handelsgesetzbuch und § 147 der Abgabenordnung, ergänzt um die GoBD. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bilden die Basis für virtuelle, gut gesicherte Archivierungen.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Einmal jährlich wird die Umsatz- bzw. Einkommensteuererklärung an das zuständige Finanzamt übertragen. Überwiegt die errechnete Jahresumsatzsteuer die bereits geleistete Vorsteuer, muss die Differenz in der Regel als anschließende Einmalzahlung geleistet werden. Zur besseren Lastenverteilung wurde die Umsatzsteuer-Voranmeldung geschaffen. Diese monatliche oder quartalsweise Anzahlung wird bei der erneuten Jahreskalkulation entsprechend berücksichtigt.
Hinweis: Neugegründete Unternehmen müssen ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen zwei Jahre hindurch monatlich einreichen. Im Anschluss hängt es von der Zahllast ab, ob die Voranmeldungen weiterhin monatlich, vierteljährlich oder unter Umständen gar nicht mehr einzureichen sind.
Kleinunternehmerregelung
Als Kleinunternehmer gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz gelten Selbstständige und Betriebe, deren umsatzsteuerpflichtiger Umsatz im zurückliegenden Geschäftsjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat, voraussichtlicher Umsatz des kommenden Geschäftsjahres die Gesamtsumme von 50.000 Euro nicht übersteigt.
In diesem Fall darf bei der Rechnungsstellung die Kleinunternehmerregelung angewendet werden, die einen Verzicht auf den Umsatzsteuer-Ausweis erlaubt. Verpflichtend ist sie jedoch nicht – und sie sollte gut überlegt sein. Denn wer sich einmal für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entschieden hat, bleibt bei gleichbleibenden finanziellen Voraussetzungen für insgesamt fünf Jahre an sie gebunden. Das Problem: In dieser Zeit kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Bei geplanten hohen Investitionssummen in den Betrieb sollte daher gut abgewogen werden, welche der Lösungen sich als wirtschaftlich vorteilhafter erweist.
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.