Was ist eine digitale Zeiterfassung?
Die digitale Zeiterfassung ist ein moderner Fortschritt gegenüber der altbewährten Stempeluhr, die lange Zeit zur Verfolgung von Arbeitszeiten in Unternehmen genutzt wurde. Statt physischer Stempelabdrücke setzt die digitale Methode auf Technologien wie Computer oder Smartphones, um die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter festzuhalten.
Im Unterschied zur Stempeluhr ermöglicht eine Zeiterfassungsapp eine umfassendere Datenerfassung. Neben dem simplen Ein- und Ausstempeln können auch Pausen, Überstunden, Projektzeiten und Arbeitsplatzwechsel erfasst werden.
Diese Daten werden elektronisch in Echtzeit erfasst und gespeichert und dienen in weiterer Folge verschiedenen Zwecken wie etwa der Gehaltsabrechnung oder im Zeitalter des agilen Projektmanagements und Scrum auch der Projektzeitplanung.
Die Vor- und Nachteile einer Zeiterfassungsapp
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ziehen klaren Nutzen aus der Anwendung einer Zeiterfassungsapp. Diese Technologie bietet auf beiden Seiten eine Vielzahl von Vorteilen.
Für den Arbeitgeber bringt die digitale Zeiterfassung vor allem eine Effizienzsteigerung mit sich, denn sie minimiert den manuellen Aufwand und reduziert Fehlerquellen bei der Arbeitszeitverfolgung. Durch genaue Aufzeichnungen können Arbeitgeber die Arbeitszeit besser planen, Überstunden minimieren und die Produktivität steigern.
Zudem erleichtert die Zeiterfassungsapp die korrekte Berechnung von Löhnen und Gehältern. Das führt zu einer korrekten und pünktlichen Bezahlung und stärkt das Vertrauensverhältnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ihrem Unternehmen.
Doch auch für Arbeitnehmer ist die Verwendung einer Zeiterfassungsapp sinnvoll. Dafür spricht vor allem der Faktor Bequemlichkeit. Denn die Erfassung über digitale Geräte wie Smartphones ermöglicht eine flexible Zeiterfassung unabhängig vom aktuellen Standort. Arbeitnehmer können leicht verfolgen, wie viele Arbeitsstunden sie geleistet haben und haben somit mehr Kontrolle über ihre Zeit. Die präzisen Aufzeichnungen minimieren potenzielle Auseinandersetzungen über geleistete Arbeitszeiten.
Selbstverständlich bietet die Technik jedoch nicht nur Vorteile. Durch die Einführung einer Zeiterfassungsapp im Unternehmen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Gefühl haben, ständig überwacht zu werden. Zudem könnten Systemausfälle oder technische Störungen die ordnungsgemäße Erfassung beeinträchtigen. Nicht-standardisierte Arbeitszeitmodelle lassen sich möglicherweise nicht präzise in der gewählten App erfassen. Zudem birgt die Erfassung sensibler persönlicher Daten Datenschutzrisiken, die sorgfältig verwaltet werden müssen.
Digitale Zeiterfassung 2.0: Die neuesten Trends
Die digitale Zeiterfassung hat sich weiterentwickelt und kann mit einer Fülle von innovativen Trends aufwarten. Unternehmen nutzen vermehrt diese neuesten Entwicklungen, um Arbeitsabläufe zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Besonders praktisch ist hierbei der Gebrauch von Zeiterfassungsapps auf mobilen Geräten. Mitarbeitende können so einfach ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones verwalten, ganz gleich, wo sie gerade sind. Dies ist besonders vorteilhaft angesichts des wachsenden Trends zum Home-Office, das mittlerweile weit verbreitet ist.
Noch bequemer erweist sich die Arbeitszeiterfassung per Voice App. Die Zeiterfassung wird durch den simplen Befehl „Alexa, öffne Zeiterfassung!“ aktiviert. Nach diesem Schritt kann beispielsweise dem Zeiterfassungsassistenten mitgeteilt werden, dass eine Pause eingelegt wird oder der Arbeitstag endet.
Die entsprechenden Zeitangaben werden automatisch in das System übertragen. Auf Wunsch teilt das Tool den aktuellen Stand der Arbeitszeiten mit. Zur besseren Übersicht erhält jeder Mitarbeiter im Unternehmen regelmäßig eine Zusammenfassung seiner Arbeitszeiten per E-Mail, ohne sich mühsam in die Software einarbeiten zu müssen.
Beim Einsatz solch innovativer Tools ist es jedoch wichtig, die rechtlichen Gesichtspunkte stets im Auge zu behalten. Denn im Falle von Verstößen können nicht nur erhebliche Strafen verhängt werden, sondern es besteht vor allem das Risiko des Verlusts des Vertrauens seitens der eigenen Belegschaft.
Die rechtlichen Aspekte bei Verwendung einer Zeiterfassungsapp
Der Datenschutz hat viele Gesichter. Innerhalb der Europäischen Union dient die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Leitfaden für die Gewährleistung der Datensicherheit. Sie hat das Ziel, nicht nur die Daten von Kunden und Lieferanten zu schützen, sondern auch die Informationen der eigenen Mitarbeiter zu sichern.
Die elektronische Aufzeichnung von Arbeitsbeginn und -ende ermöglicht eine korrekte Abrechnung der Arbeitszeit und Überstunden und ist deshalb auch zum Vorteil aller Mitarbeiter. Deshalb ist sie grundsätzlich gemäß § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) auch zulässig.
Die DSGVO verlangt hier allerdings eine klare Zweckbindung. Das bedeutet, dass die Daten nur für den bestimmten Zweck erhoben und ausschließlich dafür verwendet werden dürfen. Es wäre nach dieser Regelung nicht erlaubt, Bewegungsprofile der eigenen Belegschaft zu erstellen.
In Europa besteht für Unternehmen mit zehn oder mehr Mitarbeitern sogar eine Verpflichtung zur Zeiterfassung. Gemäß dem Urteil des Bundesgerichtshofs (BAG) vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber dazu angehalten, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen oder diese Verantwortung auf die Mitarbeiter selbst zu übertragen. Die Art und Weise der Zeiterfassung spielt dabei keine Rolle.
Allerdings ist es im Sinne der Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter ratsam, eine moderne und leistungsstarke Zeiterfassungsapp einzusetzen.
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