Konferenzraum: Wie sollte er eingerichtet sein?

Vor dem Einrichten ist der Konferenzraum zu planen

Der Konferenzraum ist wie die Visitenkarte eines Unternehmens. Er muss reichlich Platz bieten und gleichzeitig gemütlich wirklich. In Sachen Stil sollte demnach nichts dem Zufall überlassen werden. Doch bevor es ans Dekorieren und Einrichten geht, ist eine gute Planung vorzunehmen. Diese sollte vor allem die Arbeitsplatzausstattung umfassen. Jeder Besucher und Nutzer soll sich schließlich in diesem Raum wohlfühlen.

Daher sind ein oder mehrere Tische nebst Stühlen einzuplanen. Diese sollten dem ergonomischen Standard entsprechen, um jede Besprechung so angenehm wie möglich zu gestalten. Demnach ist es möglich

• Besprechungen vorzunehmen
• Meetings in kleinerem sowie größerem Rahmen abzuhalten
• Planungen und Beratungen für Projekte zu gestalten
• Schulungen und Lehrgänge anzubieten
• Konferenzen mit internen sowie externen Personen anzusetzen

Ebenso kann der Raum für Pausen, Events oder kleine Feierlichkeiten herhalten. Ein Konferenzraum kann demnach für viele Zwecke sinnvoll sein und ist genau deshalb praktisch zu halten. Dabei ist zu überlegen

• wie groß der Raum sein sollte
• für wie viel Personen Kapazität einzuplanen ist
• ob ausreichend Steckdosen und Anschlüsse für Technik vorhanden sind
• ob Platz für Fernseher oder Beamer zur Verfügung stehen
• wie die Verdunklung von Fenstern aussehen kann
• welche Belüftungsmöglichkeiten und Ventilatoren in Frage kommen

Vor allem Fenster sind genauer in Augenschein zu nehmen. Je nach Stand der Sonne ist es sinnvoll, Jalousien in die Planung miteinzubeziehen. Auch die Anbringung einer Sichtschutzfolie kann interessant sein, um neugierige Blicke von außen einzuschränken. Gleichzeitig muss ausreichend Beleuchtung vorhanden sein, um den Raum bei Bedarf zu erhellen. Die Planung eines Konferenzraumes ist demnach tatsächlich etwas aufwendiger, lohnt sich aber in jedem Fall.

Wie lässt sich ein Konferenzraum sinnvoll gestalten?

Stehen Tische und Stühle, ist die richtige Beleuchtung vorhanden und sind auch die Fenster bedacht worden, gilt es sämtliche Geräuschkulissen einzudämmen. Nichts ist unpraktischer, als Beratungen, Schulungen oder Sitzungen, die durch angrenzenden Straßenverkehr, Baustellenlärm oder Flughafengeräusche gestört werden.

Sind Fenster geschlossen, muss jedoch eine gute Belüftung her. Neben Ventilatoren sind Klimaanlagen hilfreich. Diese sorgen nicht nur für einen guten Luftaustausch, sondern wirken auch Ermüdungserscheinungen vor, die durch Sauerstoffmangel hervorgerufen werden können.

Gute Luftqualität schaffen auch Pflanzen. Diese haben nicht nur einen praktischen Nutzen, sondern machen sich auch optisch gut in jedem Konferenzraum. Tische und Fensterbänke sollten jedoch nicht zu überladen wirken. Ein paar schöne kleinen Pflanzen im Bereich der Fenster und ein paar größere Kübelpflanzen auf dem Boden lockern bereits die Atmosphäre gelungen auf.

Last but not least muss abschließend ausreichend Stauraum zur Verfügung stehen. In Schränken und Schubladen lassen sich neben Papier, Büchern und Heften auch Schreibmaterial lagern. All diese Materialien sind wichtig, um Schulungen, Besprechungen und Vertragsabschlüsse erfolgreicher zu gestalten.

In den Schränken ist oftmals auch reichlich Platz, um Tassen, Teller und Gläser zu verstauen. Nichts macht die Arbeit schließlich angenehmer, als eine Tasse Kaffee oder Tee, die von Keksen komplettiert werden.

Ein guter Konferenzraum repräsentiert demzufolge nicht nur ein Unternehmen, er sollte auch ein Wohlfühlraum sein. Ein Ort, an dem sich alle Menschen gerne aufhalten und zusammenkommen. Ist ein guter Raum gewählt, kann eine Planung sowie anschließende Einrichtung vorgenommen werden. Wichtig ist, nicht alles eintönig zu halten. Das wirkt fade. Mit ein paar farblichen Akzenten, die Schränke, Stühle oder Vorhänge betreffen können, wirkt der Raum gleich einladender und lädt zum Verweilen ein.