WaWi Programmauswahl – diese 5 Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden

Das Warenwirtschaftssystem (WaWi) gehört zu den zentralen Elementen im stationären Handel und bei Onlineshops. Es ist eine computergestützte Lösung, mit der bedeutsame Aufgaben gesteuert werden. Dazu gehören:

• Einkauf
• Verkauf
• Lagerhaltung
• Wareneingang
• Warenausgang

Ziel ist es, den Warenfluss innerhalb des Unternehmens zu erfassen und alle Bewegungsdaten ordnungsgemäß zu dokumentieren. Moderne Handelsgeschäfte und Onlineshops nutzen digitale Lösungen, um Arbeitsprozesse zu automatisieren, die früher manuell erledigt worden sind. Doch wie finden Sie das Warenwirtschaftssystem, das zu Ihrem Business passt?

Das Angebot an WaWi-Systemen ist unübersichtlich und erfordert technisches Know-how. Die folgenden fünf Fehler sollten Sie bei der Auswahl Ihrer WaWi-Lösung unbedingt vermeiden, damit Sie das richtige WaWi-System für Ihren Betrieb finden.

Fehler Nr. 1: Falsche Analyse der gewünschten Anforderungen an das WaWi-System

Die Ausgangsbasis für eine fundierte Analyse ist immer die vorhandene Infrastruktur für Warenwirtschaft im Betrieb. Oft gibt es mehrere Systeme, die als Insellösung angeschafft worden sind. Das ist besonders bei organischem Wachstum der Fall. Immer, wenn der Geschäftsbetrieb erweitert wurde, gab es eine neue Softwarelösung. Schwierig wird es, wenn einzelne Komponenten nicht erweiterbar sind oder nicht die Möglichkeit besitzen, mit anderen Systemen zu kommunizieren.

Bei Ihrer Planung sollten Sie darüber nachdenken, welche alten Systeme abgeschafft werden müssen. Aus Kostengründen können leistungsfähige Bestandteile erhalten bleiben, wenn sie über Schnittstellen mit der „Neuen Welt“ verbunden werden können. Eine komplette CRM-Lösung ist der richtige Schritt in die Zukunft. Entscheidend ist hier nicht nur der aktuelle Bedarf. Zusätzliches Wachstum sollte das künftige WaWi-System problemlos bewältigen können.

Fehler Nr. 2: Wenig durchdachte Analyse in Bezug auf Details für Ihre neue Softwarelösung

Nach der Bestandsaufnahme der bisherigen WaWi-Lösung ist die richtige Feinsteuerung entscheidend. Es geht dabei nicht nur um die Kapazität, die eine Softwarelösung bewältigen muss. Hilfreich ist eine SWOT-Analyse, welche die Stärken und Schwächen im Betrieb genau herauskristallisiert. Es geht darum, Abläufe im Unternehmen effizienter zu gestalten. Das spart Zeit und Kosten und führt im Endergebnis zu einem höheren Profit.

Decken Sie bei der Analyse Schwachstellen auf, indem Sie gezielte Fragen stellen:

• Sind die Lagerungs- und Logistikprozesse optimal strukturiert?
• Bedeutet eine bisher dezentrale Datenhaltung ein Effizienzproblem bei der Warenwirtschaft?
• Bestehen bisher ungenutzte Ressourcen im Betrieb, die noch nicht entdeckt wurden?
• Wo besteht Optimierungsbedarf bei den bisherigen Prozessen in der Warenwirtschaft?
• Sind alle Vorgänge korrekt und effektiv im bisherigen WaWi System abgebildet worden?

Oft werden bei kritischem Hinterfragen Problemfelder entdeckt, die bisher nicht erkannt wurden. Eine neue kaufmännische Software ist in der Lage, diese Schwachpunkte zu beseitigen.

Fehler Nr. 3: Falsch definierte oder ungenaue Ziele für Betrieb und Belegschaft

Nach Bestandsaufnahme und Schwachstellenanalyse ist die Planung der Zukunft der nächste Schritt. Das neue WaWi-System soll die Betriebsabläufe verbessern. Es dient zusätzlich dazu, neue Zielvorgaben für die Belegschaft und den Unternehmenserfolg zu erfüllen. Dazu zählen:

• Umsätze steigern
• Kosten senken
• Schaffung von Transparenz
• Optimierung bestehender Abläufe im Betrieb

Diese Ziele lassen sich nur erreichen, wenn Sie auch die Mitarbeitenden in der Firma in das System einbeziehen.

So gelingt es, mit dem neuen Warenwirtschaftssystem in der Produktion bestehende, verkrustete Strukturen aufzubrechen und manuelle Tätigkeiten zu automatisieren. Moderne Software steigert die eigene Lieferfähigkeit und ist in der Lage, überhöhte Lagerbestände abzubauen. Im Vertrieb unterstützt das moderne WaWi-System die Gewinnung neuer Kunden und hilft dabei, bestehende Geschäftsverbindungen auszubauen und zu pflegen.

Geben Sie klare Vorgaben, welche Ziele Sie mit dem neuen Warenwirtschaftssystem erreichen wollen. Es ist entscheidend, realistische Vorgaben zu vereinbaren, die von den Mitarbeitenden akzeptiert werden. Es sollten klare Terminvorgaben für die Umsetzung der Maßnahmen bestehen. Diese sind messbar und können im Rahmen des Controllings überprüft werden.

Fehler Nr. 4: falsche Auswahlkriterien getroffen

Anbieter von WaWi-Lösungen stellen bei der Präsentation die Vorteile des eigenen Produktes in den Vordergrund. Entscheidend ist jedoch, was das System in Ihrem Betrieb leisten muss. Anhand dieser fünf Kriterien ist es möglich, ungeeignete Software zu identifizieren:

1. Entspricht das System den technischen Anforderungen?
2. Ist die Software flexibel, um mit dem Unternehmen zu wachsen?
3. Kann das System bei Bedarf erweitert werden?
4. Ist die Software mit der Branche und den Mitarbeitenden kompatibel?
5. Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis?

Fehler Nr. 5: Wahl des falschen Produktes oder Anbieters beim Kauf

Der Kauf einer WaWi-Software ist eine Investition in die Zukunft des Betriebes. Nach einer Vorauswahl sollten die Angebote genau miteinander verglichen werden. Vor- und Nachteile sind gegeneinander abzuwägen, bevor eine Entscheidung fällt. Produktpräsentationen im eigenen Betrieb und Testaccounts sind hilfreiche Maßnahmen, um die angebotene Software in der Praxis auszuprobieren.

Neben dem passenden Produkt ist es bedeutsam, sich auch den Anbieter der WaWi-Software genau anzusehen. Hier helfen Erfahrungsberichte von Kunden und Experten, um Details zu erfahren. Auf der Seite des Unternehmens können Sie erfahren, ob das neue System betriebsbereit in der Firma installiert wird und ob es Schulungen für die Mitarbeitenden gibt. Service und Support sind weitere wichtige Kriterien bei der Auswahl des perfekten WaWi-Systems.