Smart telefonieren im Zeitalter des „New Work“
Die gute alte Festnetzanlage gehört in Deutschlands Büros zu den aussterbenden Sauriern. Smartphone oder die Telefonie über Teams haben dem Festnetztelefon vielerorts den Rang abgelaufen. Doch längst nicht alle Unternehmen sind bereits fertig auf ihrem Weg ins neue digital-mobile Zeitalter. Das gilt besonders für Unternehmen, die gerade keinen hohen Prozentsatz an „Schreibtischarbeiter:innen“ beschäftigen, sondern überwiegend Fabrikarbeiter:innen, Handwerker:innen oder Krankenpfleger:innen. Für sie alle müssen smarte, aber zugleich bezahlbare Kommunikationslösungen gefunden werden – und das oft innerhalb einer Organisation.
Zwischen Büro und Remote Work darf kein Bruch entstehen
Die wohl größte Herausforderung besteht darin, die Ansprüche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihre Tätigkeiten und die vorhandene TK-Anlage sowie andere Kommunikationsgeräte miteinander in Einklang zu bringen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Erwartungen an die Kommunikation immer höher werden: zwischen Remote- und Büro-Arbeit darf kein technischer Bruch entstehen. Zudem müssen die Systeme die immer höhere Zahl an Videomeetings auch mit Hunderten an Teilnehmer:innen locker und sicher stemmen können.
Um die Dimensionen klar zu machen: Die Zahl der täglichen Teams-Nutzer weltweit hat sich binnen drei Jahren versiebenfacht. Die Telefon- und Videofunktionen des Microsoft-Programms treffen den Geschmack der Massennutzer:innen. Doch eine Umstellung einer jahrelang genutzten klassischen TK-Anlage auf Teams über Nacht ist keine einfache Übung.
Komplexe Firmen, komplexe TK-Anlagen
Wenn es nicht gerade ein Start-up ist, müssen die bestehende Infrastruktur und Arbeitsabläufe integriert werden. Je komplexer ein Unternehmen und der Gerätepark sind – etwa bei einem Autobauer, einem Krankenhaus oder einem Kongresshotel, umso aufwendiger ist die Aufgabenstellung, wissen die Expertinnen und Experten von Ostertag DeTeWe. Das Unternehmen versteht sich als Systemhaus für cloud-basierte und vor Ort betriebene ITK-Lösungen und Systemintegration in Deutschland. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an bundesweit 14 Standorten.
Die Herausforderung für den Systemwechsel in die Cloud liegt im fast babylonischen Gewirr: Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter in den Büros benutzen aktuell häufig noch Tischtelefon, PC/Laptop und Smartphone für die Kommunikation. Die Arbeiterinnen und Arbeitern an den Bändern etwa greifen vor allem auf DECT, analoge Telefonie und Totmannschaltung zurück. Speziallösungen sehen Konferenzraumsysteme, Contact-Center, Vermittlungsplatz, Aufzugnotruf, Sprachaufzeichnung oder selbst noch das Fax vor.
Der Drang in die Cloud überlagert alles
Ganz klar: Je vielfältiger die Systemlandschaft, desto komplexer werden damit die IT-Projekte – sofern es kein Produkt von der Stange sein soll. Ostertag DeTeWe beispielsweise bietet seiner B2B-Kundschaft drei Alternativen mit angepasster Standardisierung und eine Lösung als Maßkonfektion.
Doch gleich ob teuer maßgeschneidert oder ökonomisch günstiger von der Stange: Einem zentralen Trend folgen alle neuen Kommunikationsangebote – es zieht sie wie einen Magneten in die Cloud. Die Vorteile der „Datenwolke“ liegen auf der Hand. Die Cloud-Integration gewinnt durch SaaS weiter an Effizienz, die Cloud-Integration ist kosteneffizienter und, wohl wichtigster Aspekt: Mit Cloud-Lösungen können Unternehmen schneller auf wachsende und sich verändernde unternehmerische Rahmenbedingungen reagieren. Ihre Stärke spielt die Cloud vor allem bei einer großen Zahl an Nutzern – in diesem Fall Telefonierenden – aus.
- Titelbild: Bild von Gundula Vogel auf Pixabay
BusinessPasswörter als unterschätztes Sicherheitsrisiko Digitale Konten und Anwendungen sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. E-Mail-Postfächer, Cloud-Dienste, Onlineshops, Banking-Systeme und interne Plattformen erfordern meist eigene Zugangsdaten. Mit der wachsenden Zahl an Accounts steigt jedoch auch die Gefahr, dass Passwörter mehrfach verwendet, zu einfach gewählt oder unsicher abgelegt werden. Gerade für Unternehmen kann daraus ein erhebliches Sicherheitsrisiko entstehen. Wird ein Zugang kompromittiert, können nicht nur einzelne Konten betroffen sein. Unter Umständen erhalten Angreifer Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, Kundendaten oder interne Systeme. Ein durchdachtes Passwort-Management sollte deshalb ein fester Bestandteil der IT-Sicherheitsstrategie sein.
BusinessVerträge gehören zum Fundament jedes Unternehmens. Sie regeln Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten, definieren Zahlungsbedingungen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten und können im Streitfall entscheidend sein. Trotzdem werden Verträge in vielen Unternehmen noch immer über verschiedene Ordner, E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke oder Tabellen verwaltet. Mit zunehmender Vertragsmenge wird dieses Vorgehen unübersichtlich und kann unnötige Risiken verursachen. Vom Dokumentenarchiv zum aktiven Vertragsmanagement Nach der Unterzeichnung beginnt für Unternehmen die laufende Vertragsverwaltung. Dazu gehören die Überwachung von Fristen, die Kontrolle vereinbarter Leistungen und die rechtzeitige Prüfung von Verlängerungen. Gerade automatische Vertragsverlängerungen können zum Problem werden, wenn Kündigungsfristen nicht rechtzeitig beachtet werden.
ExpertentalkOb Terrasse, Eingangsbereich oder Parkett im Büro: Oberflächen prägen den ersten Eindruck eines Hauses oder Unternehmens und werden im Alltag stärker beansprucht, als viele Eigentümer annehmen. Verschmutzungen, Bewuchs oder Kratzer lassen sich dabei nicht mit ein und derselben Methode behandeln was im schlechtesten Fall mehr schadet als nützt. Im Interview ordnet REFINUM, ein Betrieb für Oberflächenaufbereitung aus der Region München, ein, welche Fragen vor einer professionellen Aufbereitung geklärt werden sollten, worin sich Innen- und Außenflächen unterscheiden und wo die Grenzen pauschaler Reinigungsversprechen liegen. Material und Verschmutzung zusammen denken business-on.de: Warum lassen sich Naturstein, Terrazzo, fugenlose Flächen und Holz nicht mit derselben Methode reinigen?