Smart telefonieren im Zeitalter des „New Work“

Die gute alte Festnetzanlage gehört in Deutschlands Büros zu den aussterbenden Sauriern. Smartphone oder die Telefonie über Teams haben dem Festnetztelefon vielerorts den Rang abgelaufen. Doch längst nicht alle Unternehmen sind bereits fertig auf ihrem Weg ins neue digital-mobile Zeitalter. Das gilt besonders für Unternehmen, die gerade keinen hohen Prozentsatz an „Schreibtischarbeiter:innen“ beschäftigen, sondern überwiegend Fabrikarbeiter:innen, Handwerker:innen oder Krankenpfleger:innen. Für sie alle müssen smarte, aber zugleich bezahlbare Kommunikationslösungen gefunden werden – und das oft innerhalb einer Organisation.

Zwischen Büro und Remote Work darf kein Bruch entstehen

Die wohl größte Herausforderung besteht darin, die Ansprüche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihre Tätigkeiten und die vorhandene TK-Anlage sowie andere Kommunikationsgeräte miteinander in Einklang zu bringen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Erwartungen an die Kommunikation immer höher werden: zwischen Remote- und Büro-Arbeit darf kein technischer Bruch entstehen. Zudem müssen die Systeme die immer höhere Zahl an Videomeetings auch mit Hunderten an Teilnehmer:innen locker und sicher stemmen können.

Um die Dimensionen klar zu machen: Die Zahl der täglichen Teams-Nutzer weltweit hat sich binnen drei Jahren versiebenfacht. Die Telefon- und Videofunktionen des Microsoft-Programms treffen den Geschmack der Massennutzer:innen. Doch eine Umstellung einer jahrelang genutzten klassischen TK-Anlage auf Teams über Nacht ist keine einfache Übung.

Komplexe Firmen, komplexe TK-Anlagen

Wenn es nicht gerade ein Start-up ist, müssen die bestehende Infrastruktur und Arbeitsabläufe integriert werden. Je komplexer ein Unternehmen und der Gerätepark sind – etwa bei einem Autobauer, einem Krankenhaus oder einem Kongresshotel, umso aufwendiger ist die Aufgabenstellung, wissen die Expertinnen und Experten von Ostertag DeTeWe. Das Unternehmen versteht sich als Systemhaus für cloud-basierte und vor Ort betriebene ITK-Lösungen und Systemintegration in Deutschland. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an bundesweit 14 Standorten.

Die Herausforderung für den Systemwechsel in die Cloud liegt im fast babylonischen Gewirr: Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter in den Büros benutzen aktuell häufig noch Tischtelefon, PC/Laptop und Smartphone für die Kommunikation. Die Arbeiterinnen und Arbeitern an den Bändern etwa greifen vor allem auf DECT, analoge Telefonie und Totmannschaltung zurück. Speziallösungen sehen Konferenzraumsysteme, Contact-Center, Vermittlungsplatz, Aufzugnotruf, Sprachaufzeichnung oder selbst noch das Fax vor.

Der Drang in die Cloud überlagert alles

Ganz klar: Je vielfältiger die Systemlandschaft, desto komplexer werden damit die IT-Projekte – sofern es kein Produkt von der Stange sein soll. Ostertag DeTeWe beispielsweise bietet seiner B2B-Kundschaft drei Alternativen mit angepasster Standardisierung und eine Lösung als Maßkonfektion.

Doch gleich ob teuer maßgeschneidert oder ökonomisch günstiger von der Stange: Einem zentralen Trend folgen alle neuen Kommunikationsangebote – es zieht sie wie einen Magneten in die Cloud. Die Vorteile der „Datenwolke“ liegen auf der Hand. Die Cloud-Integration gewinnt durch SaaS weiter an Effizienz, die Cloud-Integration ist kosteneffizienter und, wohl wichtigster Aspekt: Mit Cloud-Lösungen können Unternehmen schneller auf wachsende und sich verändernde unternehmerische Rahmenbedingungen reagieren. Ihre Stärke spielt die Cloud vor allem bei einer großen Zahl an Nutzern – in diesem Fall Telefonierenden – aus.