Krankmeldung Arbeitgeber: Was ist zu beachten?

Wenn Mitarbeiter sich krankmelden, stellt sich für Arbeitgeber die Frage, welche weiteren Schritte nun erforderlich sind – denn die Krankmeldung ist ein Prozess, der klare Regeln und Abläufe sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber verlangt. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) haben sich die rechtlichen Vorgaben in den letzten Jahren deutlich verändert. Doch welche Pflichten müssen Unternehmen nun erfüllen und welche Handlungsspielräume bestehen, wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet? Dieser Artikel liefert die Antworten.

Pflichten des Arbeitgebers bei Krankmeldungen

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Krankmeldungen von Arbeitnehmern anzunehmen und den gesetzlichen Rahmen zu respektieren. Das bedeutet: Sobald ein Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit anzeigt, muss der Arbeitgeber für die Sicherstellung der Lohnfortzahlung sorgen, sofern der Mitarbeiter die erforderliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorlegt.

Die Fristen sind dabei klar geregelt: Eine Krankmeldung muss spätestens am vierten Tag der Krankheit erfolgen, allerdings können Unternehmen auch schon eine frühere Vorlage der Bescheinigung verlangen. Dies kann beispielsweise in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen festgelegt werden.

Es ist außerdem die Pflicht des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin, den Datenschutz zu gewährleisten. Persönliche Gesundheitsdaten, die im Rahmen der Krankmeldung bekannt werden, müssen vertraulich behandelt und sicher aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, bei der digitale Datenübermittlung eine immer größere Rolle spielt.

Kommunikationsweg vorgeben: Was Arbeitgeber dürfen

Unternehmen haben das Recht, den Kommunikationsweg für Krankmeldungen festzulegen. Dabei gibt es klare Vorgaben, was erlaubt ist und was nicht. Arbeitgeber dürfen beispielsweise verlangen, dass Krankmeldungen per Telefon, E-Mail oder über bestimmte digitale Tools erfolgen. Das Festlegen eines klaren Verfahrens hilft dabei, den Krankmeldungsprozess einheitlich zu gestalten und Missverständnisse zu vermeiden.

Zu beachten ist jedoch: Arbeitgeber dürfen nicht verlangen, dass Arbeitnehmer ihre Krankmeldung persönlich vor Ort abgeben. Der Schutz der Arbeitnehmer und deren Gesundheit steht hier an erster Stelle.

Krankmeldung: Wann und wie müssen sich Arbeitnehmer melden?

Für Arbeitnehmer gilt grundsätzlich: Sie müssen ihre Krankmeldung dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, idealerweise noch vor Arbeitsbeginn, wenn absehbar ist, dass sie krankheitsbedingt ausfallen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie sich Arbeitnehmer krankmelden können:

1. Telefonische Krankmeldung: Der Klassiker unter den Krankmeldungen ist die Krankschreibung per Telefon. Viele Arbeitnehmer greifen trotz digitaler Möglichkeiten weiterhin zum Telefon, um ihre Krankheit anzuzeigen.
2. E-Mail: Immer mehr Unternehmen akzeptieren die Krankmeldung per E-Mail, was für beide Seiten eine besonders einfache Kommunikation und Dokumentation ermöglicht.
3. Digitale Tools: In einigen Betrieben kommen spezielle Softwarelösungen zum Einsatz, die den gesamten Prozess der Krankmeldung vereinfachen. So können bereits Kommunikationstools wie Slack zur Krankmeldung ausreichen – oder auch Arbeitszeiterfassungstools, in welchen die Krankheitstage direkt eingetragen werden können.

Telefonische Krankschreibung: Was Arbeitnehmer wissen müssen

Eine telefonische Krankschreibung bei einer Arztpraxis ist in Deutschland unter bestimmten Bedingungen möglich. Besonders während der Corona-Pandemie wurde diese Option häufig genutzt, um persönliche Arztbesuche zu vermeiden – ein entsprechendes Gesetz wurde zu dieser Zeit eingeführt. Auch wenn dieses zwischenzeitlich wieder abgeschafft wurde, besteht die Möglichkeit zur telefonischen Krankschreibung seit Dezember 2023 erneut.

Arbeitnehmer können sich also bei leichteren Erkrankungen per Telefon von ihrem Arzt oder ihrer Ärztin krankschreiben lassen. Für Unternehmen gilt: Diese Form der Krankschreibung kann den Verwaltungsaufwand im Betrieb verringern, allerdings ist die genaue Dokumentation der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung notwendig. Unternehmen sollten sich daher mit den Regelungen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) vertraut machen.

Ektronische AU (eAU): Was bedeutet sie für Unternehmen?

Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Jahr 2021 müssen Arbeitgeber die AU ihrer Mitarbeiter nicht mehr in Papierform erhalten. Stattdessen übermitteln die Krankenkassen die Daten der Arbeitsunfähigkeit direkt elektronisch an den Arbeitgeber. Dieser Schritt erleichtert den Prozess erheblich, da dadurch manuelle Fehler bei der Datenverarbeitung vermieden werden können. Für Unternehmen bedeutet dies jedoch auch, dass sie ihre internen Systeme anpassen müssen, um die elektronische Übertragung korrekt zu empfangen und zu verarbeiten.

Vorteile der eAU:

• Automatisierte Übermittlung: Die Krankenkasse übermittelt die Daten direkt an das Unternehmen.
• Zeiteinsparung: Unternehmen sparen sich die manuelle Eingabe der Daten.
• Geringere Fehleranfälligkeit: Da keine Papierversion benötigt wird, sinkt das Risiko von Übertragungsfehlern.

Häufige Fehlzeiten? Unzufriedenheit könnte der Grund sein

Wenn Mitarbeiter regelmäßig krank sind, kann das auf tieferliegende Probleme im Unternehmen hindeuten. Studien zeigen, dass häufige Krankmeldungen nicht immer nur durch physische Erkrankungen verursacht werden. Oft spielen auch Faktoren wie Arbeitsklima, mangelnde Wertschätzung oder Überlastung eine Rolle. Unternehmen sollten daher bei auffällig hohen Fehlzeiten hinterfragen, ob Unzufriedenheit oder Stress im Betrieb eine Rolle spielen könnten.

Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber ernst nehmen, ein offenes Ohr für ihre Mitarbeiter haben und ein positives Arbeitsumfeld fördern. Regelmäßige Feedbackgespräche und Mitarbeiterumfragen tragen dazu bei, mögliche Ursachen für häufige Fehlzeiten frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Wer sich als Unternehmen von seiner besten Seite zeigen möchte, sollte deshalb darauf achten, dass die internen Prozesse rund um das Thema Krankmeldung transparent und mitarbeiterfreundlich gestaltet sind. Das wird sich früher oder später in einer höheren Beliebtheit als Arbeitgeber widerspiegeln und wiederum das Employer Branding stärken, da Mitarbeiter solche Aspekte auch beim Arbeitgeber bewerten berücksichtigen.

Was kranke Mitarbeiter dürfen – und was nicht

Viele Arbeitgeber stellen sich die Frage: Was dürfen kranke Mitarbeiter während der Arbeitsunfähigkeit eigentlich tun? Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer alles tun dürfen, was ihrer Genesung förderlich ist. Ein Arbeitnehmer darf also durchaus Spaziergänge machen oder sich mit Freunden treffen, wenn dies der Erholung dient und die Genesung nicht gefährdet. Dennoch gibt es klare Grenzen, die eingehalten werden müssen: Tätigkeiten, die der Heilung schaden könnten oder im Widerspruch zur Krankschreibung stehen, sind unzulässig.

Es gibt auch bestimmte Handlungen, die vermieden werden sollten, da sie das Vertrauen des Arbeitgebers missbrauchen. Ein typisches Beispiel ist die Ausübung eines Zweitjobs während der Krankmeldung, was im Widerspruch zur eigentlichen Krankschreibung steht und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Hier sind einige erlaubte und unerlaubte Tätigkeiten während der Krankmeldung:

Erlaubt:

• Leichte Spaziergänge, sofern sie der Genesung dienen
• Besorgungen wie den Gang zur Apotheke
• Arztbesuche oder Therapien
• Kontakt mit Freunden, sofern es der Erholung nicht schadet

Nicht erlaubt:

• Sportliche Aktivitäten, die der Genesung schaden könnten
• Anstrengende körperliche Tätigkeiten
• Arbeit in einem Zweitjob während der Arbeitsunfähigkeit
• Tätigkeiten, die das Risiko einer Verschlechterung der Krankheit erhöhen

Es gilt, dass Arbeitnehmer im Zweifel den Rat ihres Arztes einholen sollten, um sicherzustellen, dass bestimmte Aktivitäten die Genesung nicht verzögern oder gefährden.

Anspruch auf Bezahlung während der Krankmeldung: Ja oder Nein?

Arbeitnehmer haben in der Regel Anspruch auf Lohnfortzahlung, wenn sie ordnungsgemäß krankgemeldet sind und eine gültige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt. Die Lohnfortzahlung erfolgt für bis zu sechs Wochen, danach greift das Krankengeld der Krankenkasse. Die Höhe des Krankengeldes beträgt in der Regel 70 % des Bruttoverdienstes, darf jedoch maximal 90 % des Nettogehalts betragen.

Damit die Lohnfortzahlung gewährleistet ist, müssen Arbeitnehmer sicherstellen, dass die Krankmeldung rechtzeitig beim Arbeitgeber eingeht. Unternehmen sollten diesen Prozess gut organisieren, um Missverständnisse und mögliche Verzögerungen bei der Lohnzahlung zu vermeiden. Zudem kann der Arbeitgeber unter Umständen eine frühere Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangen, um Missbrauch vorzubeugen.

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird dieser Prozess weiter automatisiert und vereinfacht, was sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer Vorteile mit sich bringt.

FAQ

Wer schickt die Krankmeldung an den Arbeitgeber?

Die Krankmeldung wird in der Regel vom Arbeitnehmer selbst an den Arbeitgeber übermittelt. Bei der eAU erfolgt die Übermittlung automatisch durch die Krankenkasse.

Wird die Krankmeldung automatisch an den Arbeitgeber geschickt?

Ja, seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgt die Übermittlung durch die Krankenkasse direkt an den Arbeitgeber.

Wie bekommt der Arbeitgeber die Krankmeldung 2024?

Ab 2024 erfolgt die Übermittlung der Krankmeldung vollständig elektronisch über die Krankenkassen. Papier-Krankmeldungen sind dann nicht mehr erforderlich.

Fazit: Klare Prozesse für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Krankmeldung ist ein wichtiger Prozess im Unternehmensalltag, der klare Regeln und Abläufe erfordert. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen und entsprechend umzusetzen, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat diesen Ablauf deutlich vereinfacht und bietet Unternehmen die Möglichkeit, Krankmeldungen einfach digital zu verarbeiten. Dies reduziert den administrativen Aufwand und Fehler, die bei der manuellen Übertragung von Daten entstehen können.

Darüber hinaus ist es für Arbeitgeber wichtig, eine transparente und strukturierte Vorgehensweise bei Krankmeldungen zu haben. Festgelegte Kommunikationswege und klare Vorgaben, wie und wann eine Krankmeldung zu erfolgen hat, sorgen nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern stärken auch das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen. Besonders in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen spielt eine klare Regelung zur Krankmeldung eine wichtige Rolle.

Zusätzlich sollten Unternehmen auf auffällige Fehlzeiten achten und mögliche Ursachen für Krankheiten, wie Unzufriedenheit oder Stress, frühzeitig erkennen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und ein positives Arbeitsklima tragen dazu bei, Krankheitsausfälle zu reduzieren und die Gesundheit der Belegschaft langfristig zu fördern. Ein gut organisierter Krankmeldungsprozess ist somit nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein wertvoller Baustein für die Mitarbeiterzufriedenheit und das Employer Branding.