Was es bei einem erfolgreichen Dienstreisemanagement zu beachten gibt

Genügend Vorbereitungszeit einplanen

Der wichtigste Planungsteil findet vor Beginn der Geschäftsreise statt, wobei der erste Schritt dabei immer das Festlegen des Zwecks und des Verhandlungsziels ist. Denn darauf basierend unterscheiden sich die weiteren organisatorischen Details, wie beispielsweise, um welche Art von Dienstreise es sich handelt, die bei der Erstellung eines Reisebudgets ausschlaggebend sind.

Hinweis: Je früher man sich um die Buchung der Unterkunft und des Transportmittels kümmert, desto günstiger fallen in der Regel diese Kostenstellen aus und es kommt zu keinen hohen Last-Minute-Ausgaben.

Vorab gibt es des Weiteren abzuklären, wie die Reisekostenabrechnung gehandhabt wird, da es grundsätzlich diese drei Varianten der Verrechnung gibt:

1. Das Unternehmen kommt für die Kosten auf
2. Der Angestellte muss in Vorkasse treten
3. Der Mitarbeiter begleicht die Ausgabe aus privaten Einnahmen

Zudem sollte man sich zwecks der Verpflegungspauschale erkundigen, die vom Finanzministerium eines jeden Landes festgelegt wird. Diese kann ein Mitarbeiter nach der Dienstreise anfordern, vorausgesetzt er ist für die Kosten aufgekommen. Damit auch vor Ort alles reibungslos verläuft und man auf Meetings vorbereitet wirkt, ist es sinnvoll sämtliche Unterlagen, persönliche, wie Reisepass und Buchungsunterlagen, aber auch geschäftliche, unter anderem Visitenkarten und Informationsmaterial, in gedruckter und in digitaler Form griffbereit zu haben. Um sicherzustellen, dass während der Abwesenheit im Unternehmen alles ordentlich vonstattengeht, sollte sich der dienstreisende Mitarbeiter früh genug um eine Vertretung kümmern und eine detaillierte Urlaubsübergabe erstellen. So kann eine Liste mit allen bereits laufenden und anstehenden Aufgaben und eine Auskunft über die jeweiligen Ansprechpartner sehr hilfreich sein.

Anfallende Reisekosten stets im Auge behalten

Allgemein lassen sich anfallende Ausgaben auf einer Geschäftsreise grob in diese Kategorien eingliedern:

• Unterkunftskosten
• Transport-/Anfahrtskosten
• Verpflegungskosten
• Reisenebenkosten

Nachdem vor Reiseantritt bereits alles bezüglich der Reisekostenabrechnung geregelt sein sollte, ist es nun sehr wichtig, alle relevanten Belege und Quittungen aufzubewahren. Nur so können die Ausgaben richtig zugeordnet, verrechnet und erstattet werden. Allerdings kann sich dies auf Dienstreisen häufig als sehr mühsam herausstellen, weshalb viele Betriebe dafür auf sogenannte Firmenkreditkarten zurückgreifen. Dabei werden nicht nur alle Reiseausgaben in Echtzeit erfasst und bereits an die Buchhaltung weitergeleitet, wodurch sich die aufwändige Belegverwaltung erübrigt, sondern man hat jederzeit Einsicht in die bereits angefallenen Kosten und behält somit stets den Überblick. Das ist vor allem so wichtig, um den gesetzten Budgetrahmen einzuhalten. Ein weiterer Pluspunkt von Firmenkreditkarten ist ebenfalls, dass Angestellte nicht mehr in Vorkasse gehen müssen und sich die anschließende Spesenabrechnung ersparen können.

Was noch zu einem optimalen Reisemanagement gehört

Anfangs muss klar definiert werden, um welche Art von Geschäftsreise es sich handelt, wobei es meistens um eine gewöhnliche Dienstreise, eine Konferenzreise oder eine Teamreise geht. Allerdings unterscheiden sich demnach auch die entsprechenden Anforderungen an die Reiseplanung selbst, da vor allem diese Aspekte variieren können:

1. Dauer der Reise
2. Anzahl der Mitreisenden
3. Anreise, Unterkunft und Transport
4. Zielsetzung

Bei der Wahl des Reiseorts darf man auf keine Fälle die Infrastruktur, das Angebot an Übernachtungsmöglichkeiten, die Anreisedauer als auch die Einreisebedingungen außer Acht lassen. Des Weiteren muss die Entscheidung des jeweiligen Transportmittels den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen eines Unternehmens entsprechen.

Fazit

Jede Dienstreise bedarf einer ausreichenden und genauen Planung, damit auch die gewünschten Ergebnisse erzielt werden können. Um dies zu erreichen, braucht es hinter jedem erfolgreichen Reisemanagement eine detaillierte Struktur. Dabei muss zuerst festgelegt werden, um was für eine Art von Dienstreise es sich handelt, welche Anforderungen basierend darauf zu erfüllen sind und wie sich diese mit den Sicherheits- und Complianceregelungen vereinen lassen. Danach sollte man sich früh genug um Unterkunft und Anreise kümmern und vorab auf alle Fälle den Budgetrahmen als auch die Zuteilung von aufkommenden Ausgaben klären, damit es im Nachhinein bei der Reisekostenabrechnung zu keinen Unstimmigkeiten kommt. Während der Dienstreise müssen die Kosten stets im Überblick behalten werden, wobei dabei der Einsatz von Firmenkreditkarten helfen kann. Eine Checkliste für benötigte Dokumente und Unterlagen zu haben ist ebenfalls von Vorteil, da man so keine relevanten Dinge vergisst.