Dienstreisen steuerlich absetzen – das müssen Sie beachten

Was gilt als Geschäftsreise?

Nicht jede Reise lässt sich steuerlich absetzen. Eine Dienstreise ist es erst dann, wenn der Reisende seine Arbeit für einen vorübergehenden Zeitraum an einem anderen Ort als seiner regelmäßigen Arbeitsstätte ausübt. Ausgenommen ist davon die eigene Wohnung.

Eine Dienstreise kann etwa dann erforderlich sein, wenn ein Kongress, eine Messe oder ein großes Meeting bevorsteht. Auch Besuche bei Kunden zählen zu Geschäftsreisen. Entscheidend ist, dass durch die Fahrt verursachte Kosten nur dann abgesetzt werden können, wenn die Fahrt auf betriebliche Anordnung hin geschehen ist. Außerdem betrachten Finanzbeamte sie im Normalfall nur dann als absetzbar, wenn sie nicht länger als drei Monate andauern.

Ebenfalls nicht steuerlich geltend gemacht werden können Privatfahrten, etwa zu Verwandten oder in die Ferien. Etwas anders liegt die Sache bei der täglichen Fahrt von der Wohnung zur Arbeit. Die können sie zwar nicht als Dienstreise deklarieren, aber trotzdem steuerlich absetzen.

Welche Betriebsausgaben gibt es?

Aufwendungen, die man während einer Dienstreise hat, werden den Betriebsausgaben zugerechnet. Hierzu gehören unter anderem Übernachtungs-, Verpflegungs- und sonstige Reisekosten. Wenn Sie also beispielsweise unter apart-arthotel.de ein Apartment im Boardinghaus buchen, können sie dies steuerlich geltend machen. Voraussetzung ist aber, dass sie schriftliche Belege haben. Die reichen Sie entweder bei Ihrem Arbeitgeber oder im Rahmen der Steuererklärung ein.

Anbei ein kurzer Überblick über die wichtigsten Kosten:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Reisenebenkosten

Hier sollten Sie genau aufpassen

Führt Sie Ihre Dienstreise in ein Gebiet, das bei Touristen beliebt ist? Dann kann es gut sein, dass das Finanzamt bei den Belegen genauer hinsieht. Nehmen Sie beispielsweise Ihren Ehepartner mit, könnte es so wirken, als ob Sie einen Privat-Trip unternehmen. Die Kosten sollten deshalb in diesem Fall über getrennte Rechnungen laufen.

Wichtig ist auch immer der Nachweis, dass an dem Ort des Reiseziels tatsächlich Firmen ansässig sind, zu denen geschäftliche Beziehungen bestehen. Dokumentationen des Schriftverkehrs können hier gute Belege für das Finanzamt sein.

Vorsicht bei Fahrten zwischen zwei Tätigkeitsstellen

Wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden und zwischen diesen pendeln, ist es wichtig, die erste Tätigkeitsstelle im Vertrag zu bestimmen. Gibt es hier keine genaue Bestimmung, gilt als erste Tätigkeitsstelle im Normalfall der Teil des Betriebs, an dem der Angestellte mindestens 2 volle Arbeitstage pro Woche verbringt.