Dienstreisen steuerlich absetzen – das müssen Sie beachten
Was gilt als Geschäftsreise?
Nicht jede Reise lässt sich steuerlich absetzen. Eine Dienstreise ist es erst dann, wenn der Reisende seine Arbeit für einen vorübergehenden Zeitraum an einem anderen Ort als seiner regelmäßigen Arbeitsstätte ausübt. Ausgenommen ist davon die eigene Wohnung.
Eine Dienstreise kann etwa dann erforderlich sein, wenn ein Kongress, eine Messe oder ein großes Meeting bevorsteht. Auch Besuche bei Kunden zählen zu Geschäftsreisen. Entscheidend ist, dass durch die Fahrt verursachte Kosten nur dann abgesetzt werden können, wenn die Fahrt auf betriebliche Anordnung hin geschehen ist. Außerdem betrachten Finanzbeamte sie im Normalfall nur dann als absetzbar, wenn sie nicht länger als drei Monate andauern.
Ebenfalls nicht steuerlich geltend gemacht werden können Privatfahrten, etwa zu Verwandten oder in die Ferien. Etwas anders liegt die Sache bei der täglichen Fahrt von der Wohnung zur Arbeit. Die können sie zwar nicht als Dienstreise deklarieren, aber trotzdem steuerlich absetzen.
Welche Betriebsausgaben gibt es?
Aufwendungen, die man während einer Dienstreise hat, werden den Betriebsausgaben zugerechnet. Hierzu gehören unter anderem Übernachtungs-, Verpflegungs- und sonstige Reisekosten. Wenn Sie also beispielsweise unter apart-arthotel.de ein Apartment im Boardinghaus buchen, können sie dies steuerlich geltend machen. Voraussetzung ist aber, dass sie schriftliche Belege haben. Die reichen Sie entweder bei Ihrem Arbeitgeber oder im Rahmen der Steuererklärung ein.
Anbei ein kurzer Überblick über die wichtigsten Kosten:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- Reisenebenkosten
Hier sollten Sie genau aufpassen
Führt Sie Ihre Dienstreise in ein Gebiet, das bei Touristen beliebt ist? Dann kann es gut sein, dass das Finanzamt bei den Belegen genauer hinsieht. Nehmen Sie beispielsweise Ihren Ehepartner mit, könnte es so wirken, als ob Sie einen Privat-Trip unternehmen. Die Kosten sollten deshalb in diesem Fall über getrennte Rechnungen laufen.
Wichtig ist auch immer der Nachweis, dass an dem Ort des Reiseziels tatsächlich Firmen ansässig sind, zu denen geschäftliche Beziehungen bestehen. Dokumentationen des Schriftverkehrs können hier gute Belege für das Finanzamt sein.
Vorsicht bei Fahrten zwischen zwei Tätigkeitsstellen
Wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden und zwischen diesen pendeln, ist es wichtig, die erste Tätigkeitsstelle im Vertrag zu bestimmen. Gibt es hier keine genaue Bestimmung, gilt als erste Tätigkeitsstelle im Normalfall der Teil des Betriebs, an dem der Angestellte mindestens 2 volle Arbeitstage pro Woche verbringt.
BusinessPasswörter als unterschätztes Sicherheitsrisiko Digitale Konten und Anwendungen sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. E-Mail-Postfächer, Cloud-Dienste, Onlineshops, Banking-Systeme und interne Plattformen erfordern meist eigene Zugangsdaten. Mit der wachsenden Zahl an Accounts steigt jedoch auch die Gefahr, dass Passwörter mehrfach verwendet, zu einfach gewählt oder unsicher abgelegt werden. Gerade für Unternehmen kann daraus ein erhebliches Sicherheitsrisiko entstehen. Wird ein Zugang kompromittiert, können nicht nur einzelne Konten betroffen sein. Unter Umständen erhalten Angreifer Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, Kundendaten oder interne Systeme. Ein durchdachtes Passwort-Management sollte deshalb ein fester Bestandteil der IT-Sicherheitsstrategie sein.
BusinessVerträge gehören zum Fundament jedes Unternehmens. Sie regeln Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten, definieren Zahlungsbedingungen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten und können im Streitfall entscheidend sein. Trotzdem werden Verträge in vielen Unternehmen noch immer über verschiedene Ordner, E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke oder Tabellen verwaltet. Mit zunehmender Vertragsmenge wird dieses Vorgehen unübersichtlich und kann unnötige Risiken verursachen. Vom Dokumentenarchiv zum aktiven Vertragsmanagement Nach der Unterzeichnung beginnt für Unternehmen die laufende Vertragsverwaltung. Dazu gehören die Überwachung von Fristen, die Kontrolle vereinbarter Leistungen und die rechtzeitige Prüfung von Verlängerungen. Gerade automatische Vertragsverlängerungen können zum Problem werden, wenn Kündigungsfristen nicht rechtzeitig beachtet werden.
ExpertentalkOb Terrasse, Eingangsbereich oder Parkett im Büro: Oberflächen prägen den ersten Eindruck eines Hauses oder Unternehmens und werden im Alltag stärker beansprucht, als viele Eigentümer annehmen. Verschmutzungen, Bewuchs oder Kratzer lassen sich dabei nicht mit ein und derselben Methode behandeln was im schlechtesten Fall mehr schadet als nützt. Im Interview ordnet REFINUM, ein Betrieb für Oberflächenaufbereitung aus der Region München, ein, welche Fragen vor einer professionellen Aufbereitung geklärt werden sollten, worin sich Innen- und Außenflächen unterscheiden und wo die Grenzen pauschaler Reinigungsversprechen liegen. Material und Verschmutzung zusammen denken business-on.de: Warum lassen sich Naturstein, Terrazzo, fugenlose Flächen und Holz nicht mit derselben Methode reinigen?