Firmenumzug – mit der richtigen Planung Geschäftsunterbrechungen und Stress vermeiden
Schritt 1 – mit der Planung beginnen
Zum Beginn der Planung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die verschiedenen Fristen und Aufgaben zu verschaffen, die im Rahmen des Umzugs anfallen, wie zum Beispiel:
- Laufzeit/Kündigungsfrist des Mietvertrages
- geeigneter Umzugstermin
- Belegschaft informieren
- neue Adresse mitteilen
- Umzugsunternehmen – ja oder nein?
- Übersicht Mobiliar erstellen
- Einrichten der neuen Räume
Kündigung des Mietvertrags
Zunächst sollte die Laufzeit des alten Mietvertrags geprüft werden, denn die gesetzliche Kündigungsfrist für Gewerbeimmobilien und Geschäftsräume kann länger sein als die für Privaträume und bis zu sechs Monate betragen. Aus diesem Grund sollte die Vermietung frühestmöglich über die Beendigung des Mietverhältnisses informiert und ein Termin für die Übergabe von Heiz- und Nebenkosten vereinbart werden.
Einen geeigneten Umzugstermin finden
Umzüge, die am Wochenende stattfinden, sind in der Regel teurer – bedeuten jedoch auch weniger Arbeitsausfall. Hat der Betrieb bestimmte Hochphasen, beispielsweise am Monatsbeginn, sollte der Umzug bestenfalls so gelegt werden, dass diese möglichst wenig davon betroffen sind. Außerdem sollte der Umzugstermin ein paar Tage vor der Übergabe der alten Räumlichkeiten stattfinden, damit diese bei unvorhergesehenen Verzögerungen nicht plötzlich geräumt werden müssen.
Mitarbeiter frühzeitig informieren
Neben dem Vermieter sollten auch die Mitarbeiter und insbesondere der Betriebsrat frühzeitig über den geplanten Umzug informiert werden. Am besten eignet sich hierfür eine Rundmail mit anschließender Mitarbeiterversammlung, bei der das Vorhaben präsentiert und eventuell schon Fotos vom neuen Objekt gezeigt werden können. So fühlt sich die Belegschaft involviert und hat die Möglichkeit, eigene Wünsche und Anregungen einzubringen.
Die neue Adresse mitteilen
Auch wichtige Stellen wie Ämter, Unternehmenspartner und Versicherungen müssen über den Umzug und vor allem die neue Adresse in Kenntnis gesetzt werden. Dazu zählen unter anderem:
- das Finanzamt
- die Agentur für Arbeit
- das Gewerbeamt
- die IHK
- Versicherungen (Wichtig: Es sollte geprüft werden, ob der Versicherungsschutz auch für den neuen Firmensitz gilt!)
- Anwälte
- Steuerberater
- Telefonanbieter und Stromversorger
- Lieferanten und Servicekräfte
Bei einem Umzug in eine andere Stadt muss außerdem der Eintrag im Handelsregister geändert werden. Weiterhin müssen neue Visitenkarten gedruckt, das Impressum der Unternehmenswebsite aktualisiert und die E-Mail-Signaturen der Mitarbeiter geändert werden. Einen Monat vor dem Umzug sollte ein Nachsendeservice für die Post in Auftrag gegeben werden.
Umzugsunternehmen – ja oder nein?
Professionelle Hilfe durch ein Umzugsunternehmen, das auf Firmenumzüge spezialisiert ist, kann den Umzugsprozess erheblich verkürzen und eine ganze Menge Stress sparen. Denn die Umzugshelfer bieten nicht nur Unterstützung beim Planen und Umziehen, sondern sind außerdem durch den Versicherungsschutz abgesichert. Anbieter sollten frühzeitig verglichen werden, wobei neben dem Preis vor allem die Leistungen im Fokus stehen sollten.
Tipp: Manche Umzugsunternehmen stellen kein Verpackungsmaterial zur Verfügung. Auch Betriebe, die ohne Umzugshelfer den Standort wechseln wollen, sollten Polsterfolie in verschiedenen Breiten kaufen, um das teils sehr teure Mobiliar bestmöglich zu schützen.
Eine Übersicht über das Mobiliar erstellen
Um bei Beschädigung oder Verlust Schadenersatzforderungen stellen zu können, ist eine Übersicht über das gesamte Inventar vonnöten. Außerdem sollte überlegt werden, welche Möbel früher umziehen können und welche bis kurz vor dem Umzugstermin genutzt werden. Eventuell wird die Anschaffung neuer Möbel und/oder technischer Geräte nötig. Es lohnt sich, die Möbel zu etikettieren, damit diese später an den richtigen Platz kommen.
Einrichten der neuen Räume
Wer eine Skizze der Räumlichkeiten hat, kann durch eine maßstabsgetreue Anordnung genau planen, wo die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze einrichten können. Außerdem sollte ungefähr einen Monat vor dem Umzug sichergestellt werden, dass bei der Renovierung des neuen Objektes alle Anschlüsse (insbesondere die Telefon- und EDV-Anlage) installiert werden. Gerade, wenn für die Installation externe Dienste in Anspruch genommen werden müssen, sollte sich frühzeitig um einen Termin bemüht werden.
Letzte Schritte
Zwei Wochen vor dem Umzug ist es ratsam, sich alle Handwerkertermine noch einmal bestätigen zu lassen. Die neuen Räumlichkeiten sollten noch einmal besichtigt und alle Anschlüsse überprüft werden. Auch der Termin für die Schlüsselrückgabe aller Mitarbeiter darf nicht vergessen werden.
- Titelbild: Image by Michael Bußmann from Pixabay
BusinessWer in Bau, Planung oder Handwerk arbeitet, kennt das Bild: Zollstock, Lasermessgerät und eine handschriftliche Skizze gelten seit Jahrzehnten als Standardwerkzeuge bei der Bestandserfassung. Doch gerade bei komplexen Räumen, verwinkelten Gebäuden oder großen Außenanlagen stößt das klassische Aufmaß immer häufiger an Grenzen. Maße fehlen, Nachmessungen werden nötig, und Unsicherheiten tauchen oft erst auf, wenn die Planung schon fortgeschritten oder die Ausführung angelaufen ist. Immer mehr Betriebe setzen deshalb auf 3D-Scanner, um Bestandsdaten vollständig und digital zu erfassen und genau auf diesen Wandel hat sich Scanflow Solutions spezialisiert. Warum klassisches Aufmaß an seine Grenzen stößt Das manuelle Aufmaß ist in der Theorie einfach: Vor Ort messen, Werte notieren, im Büro übertragen. In der Praxis zeigen sich jedoch wiederkehrende Schwachstellen. Bei unregelmäßigen Grundrissen, schrägen Wänden oder technisch dicht belegten Räumen lassen sich relevante Maße leicht übersehen. Fehlt später ein Wert für die Planung, bedeutet das häufig einen zweiten Vor-Ort-Termin mit entsprechendem Zeit- und Kostenaufwand.
Guide'sIn Büros, Praxen, Verkaufsflächen und Eingangsbereichen prägt die Raumgestaltung maßgeblich, wie ein Standort genutzt wird und wie er auf Kunden, Patienten und Mitarbeitende wirkt. Glas kann dabei eine besondere Rolle spielen: Es trennt Bereiche, ohne Räume optisch zu verkleinern, lässt Tageslicht tief ins Gebäude und wirkt wertig, ohne aufdringlich zu sein. Die kurze Antwort auf die Frage, worauf Unternehmen bei Planung und Umsetzung achten sollten, lautet deshalb: Funktion schlägt Optik. Eine Glaslösung erfüllt ihre Aufgabe im Alltag nur dann zuverlässig, wenn Konstruktion, Ausführung und Einbausituation zur konkreten Nutzung passen und wenn Maße, Anschlüsse und Sicherheitsanforderungen früh mit einem Fachbetrieb geklärt werden. Dieser Beitrag ordnet die wesentlichen Überlegungen ein, bevor Unternehmen ein Glasbauteil neu planen, modernisieren oder reparieren lassen. Warum Glas im Gewerberaum mehr als Gestaltung ist Glas wird in gewerblichen Räumen häufig zuerst als gestalterisches Element wahrgenommen. Tatsächlich ist der Werkstoff vor allem eine funktionale Entscheidung. Eine Glastrennwand grenzt Arbeitsbereiche ab, ohne die Sichtachsen im Raum zu unterbrechen. Große Fensterflächen und verglaste Eingangsbereiche bringen Tageslicht in Zonen, die sonst künstlich beleuchtet werden müssten. Mattierte oder strukturierte Ausführungen schaffen Sichtschutz, wo Vertraulichkeit nötig ist, etwa in Besprechungs- oder Behandlungszimmern. Je nach Aufbau kann eine Verglasung auch die Geräuschübertragung dämpfen oder kaum, wenn die Konstruktion nicht dafür ausgelegt ist. Zudem lassen sich Glasflächen in der Regel unkompliziert reinigen, was in Praxen und stark frequentierten Empfangsbereichen ein praktischer Vorteil ist.
RatgeberWer eine Wohnung, ein Haus oder Geschäftsräume renovieren lässt, denkt meist zuerst an das sichtbare Ergebnis: glatte Wände, neue Oberflächen, eine durchdachte Raumaufteilung. Ob ein Vorhaben tatsächlich gelingt, entscheidet sich jedoch lange vor dem letzten Anstrich. Die Abstimmung der beteiligten Gewerke, ein nachvollziehbarer Ablauf und feste Ansprechpartner bestimmen maßgeblich, ob ein Projekt für Eigentümer planbar bleibt insbesondere dann, wenn Innenausbau, Trockenbau und Verputzarbeiten zusammenkommen. Dieses Porträt zeigt, wie ein regionaler Handwerksbetrieb diesen gebündelten Ansatz umsetzt, und benennt die Punkte, die Auftraggeber vor dem Projektstart klären sollten. Renovieren als Organisationsaufgabe Eine Renovierung ist selten eine einzelne Maßnahme. Wer etwa die Aufteilung einer Altbauwohnung verändern möchte, benötigt zunächst neue Wände im Trockenbau, anschließend Putz und Oberflächen, häufig ergänzt um weitere Arbeiten im Innenausbau. Jedes Gewerk baut auf dem vorherigen auf und jede Unklarheit an einer Schnittstelle wirkt sich auf das Gesamtergebnis aus.