Firmenumzug – mit der richtigen Planung Geschäftsunterbrechungen und Stress vermeiden

Schritt 1 – mit der Planung beginnen

Zum Beginn der Planung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die verschiedenen Fristen und Aufgaben zu verschaffen, die im Rahmen des Umzugs anfallen, wie zum Beispiel:

• Laufzeit/Kündigungsfrist des Mietvertrages
• geeigneter Umzugstermin
• Belegschaft informieren
• neue Adresse mitteilen
• Umzugsunternehmen – ja oder nein?
• Übersicht Mobiliar erstellen
• Einrichten der neuen Räume

Kündigung des Mietvertrags

Zunächst sollte die Laufzeit des alten Mietvertrags geprüft werden, denn die gesetzliche Kündigungsfrist für Gewerbeimmobilien und Geschäftsräume kann länger sein als die für Privaträume und bis zu sechs Monate betragen. Aus diesem Grund sollte die Vermietung frühestmöglich über die Beendigung des Mietverhältnisses informiert und ein Termin für die Übergabe von Heiz- und Nebenkosten vereinbart werden.

Einen geeigneten Umzugstermin finden

Umzüge, die am Wochenende stattfinden, sind in der Regel teurer – bedeuten jedoch auch weniger Arbeitsausfall. Hat der Betrieb bestimmte Hochphasen, beispielsweise am Monatsbeginn, sollte der Umzug bestenfalls so gelegt werden, dass diese möglichst wenig davon betroffen sind. Außerdem sollte der Umzugstermin ein paar Tage vor der Übergabe der alten Räumlichkeiten stattfinden, damit diese bei unvorhergesehenen Verzögerungen nicht plötzlich geräumt werden müssen.

Mitarbeiter frühzeitig informieren

Neben dem Vermieter sollten auch die Mitarbeiter und insbesondere der Betriebsrat frühzeitig über den geplanten Umzug informiert werden. Am besten eignet sich hierfür eine Rundmail mit anschließender Mitarbeiterversammlung, bei der das Vorhaben präsentiert und eventuell schon Fotos vom neuen Objekt gezeigt werden können. So fühlt sich die Belegschaft involviert und hat die Möglichkeit, eigene Wünsche und Anregungen einzubringen.

Die neue Adresse mitteilen

Auch wichtige Stellen wie Ämter, Unternehmenspartner und Versicherungen müssen über den Umzug und vor allem die neue Adresse in Kenntnis gesetzt werden. Dazu zählen unter anderem:

• das Finanzamt
• die Agentur für Arbeit
• das Gewerbeamt
• die IHK
• Versicherungen (Wichtig: Es sollte geprüft werden, ob der Versicherungsschutz auch für den neuen Firmensitz gilt!)
• Anwälte
• Steuerberater
• Telefonanbieter und Stromversorger
• Lieferanten und Servicekräfte

Bei einem Umzug in eine andere Stadt muss außerdem der Eintrag im Handelsregister geändert werden. Weiterhin müssen neue Visitenkarten gedruckt, das Impressum der Unternehmenswebsite aktualisiert und die E-Mail-Signaturen der Mitarbeiter geändert werden. Einen Monat vor dem Umzug sollte ein Nachsendeservice für die Post in Auftrag gegeben werden.

Umzugsunternehmen – ja oder nein?

Professionelle Hilfe durch ein Umzugsunternehmen, das auf Firmenumzüge spezialisiert ist, kann den Umzugsprozess erheblich verkürzen und eine ganze Menge Stress sparen. Denn die Umzugshelfer bieten nicht nur Unterstützung beim Planen und Umziehen, sondern sind außerdem durch den Versicherungsschutz abgesichert. Anbieter sollten frühzeitig verglichen werden, wobei neben dem Preis vor allem die Leistungen im Fokus stehen sollten.

Tipp: Manche Umzugsunternehmen stellen kein Verpackungsmaterial zur Verfügung. Auch Betriebe, die ohne Umzugshelfer den Standort wechseln wollen, sollten Polsterfolie in verschiedenen Breiten kaufen, um das teils sehr teure Mobiliar bestmöglich zu schützen.

Eine Übersicht über das Mobiliar erstellen

Um bei Beschädigung oder Verlust Schadenersatzforderungen stellen zu können, ist eine Übersicht über das gesamte Inventar vonnöten. Außerdem sollte überlegt werden, welche Möbel früher umziehen können und welche bis kurz vor dem Umzugstermin genutzt werden. Eventuell wird die Anschaffung neuer Möbel und/oder technischer Geräte nötig. Es lohnt sich, die Möbel zu etikettieren, damit diese später an den richtigen Platz kommen.

Einrichten der neuen Räume

Wer eine Skizze der Räumlichkeiten hat, kann durch eine maßstabsgetreue Anordnung genau planen, wo die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze einrichten können. Außerdem sollte ungefähr einen Monat vor dem Umzug sichergestellt werden, dass bei der Renovierung des neuen Objektes alle Anschlüsse (insbesondere die Telefon- und EDV-Anlage) installiert werden. Gerade, wenn für die Installation externe Dienste in Anspruch genommen werden müssen, sollte sich frühzeitig um einen Termin bemüht werden.

Letzte Schritte

Zwei Wochen vor dem Umzug ist es ratsam, sich alle Handwerkertermine noch einmal bestätigen zu lassen. Die neuen Räumlichkeiten sollten noch einmal besichtigt und alle Anschlüsse überprüft werden. Auch der Termin für die Schlüsselrückgabe aller Mitarbeiter darf nicht vergessen werden.