Tipp 1: Die richtige Einleitung
Wie die Einleitung eines Rechnungstextes ausfällt, hängt unter anderem davon ab, wie viel Kontakt zum Kunden vorhanden ist. Wer den Käufer persönlich kennt, sollte den Text weniger neutral gestalten.
Bei einem langjährigen oder intensiven Kontakt ist es am besten, die Rechnung mit einem Dank zu beginnen. Das ist angenehmer, als direkt die zu zahlende Gesamtsumme zu nennen. Ein netter Einstieg wäre es also, sich für den Auftrag zu bedanken und zu betonen, dass er gerne bearbeitet wurde. Sollte die Rechnung auf Englisch verfasst werden, kann man diese auch an ein externes Übersetzungsbüro leiten, welches sich um eine adäquate Übersetzung kümmert.
Tipp 2: Die Zahlungsaufforderung gekonnt formulieren
In vielen Fällen nutzen Firmen bestehende Floskeln, die sowohl unpersönlich als auch ungemein lang sind. Solche Texte liest kaum ein Kunde, stattdessen betrachten sie sofort die Rechnungssumme. Besser ist es, den Rechnungstext kurz zu halten und den Inhalt direkt auf den Punkt zu bringen.
Weiterhin ist es sinnvoll, alte Floskeln komplett aus dem Text zu streichen. Anstatt Formulierungen wie „nachfolgend“ oder „gemäß“ zu verwenden, bieten sich vereinfachte Varianten an. Diese sind nicht nur einfacher zu verstehen, sondern passen ebenfalls zum modernen Sprachgebrauch.
Tipp 3: Umständliche Sätze und steife Formulierungen streichen
Umständliche Sätze, steife und unterwürfige Formulierung oder veraltete Wortkonstrukte haben nichts in einem Rechnungstext zu suchen. Schließlich ist keine Erlaubnis dazu notwendig, dass die eigenen Leistungen in Rechnung gestellt werden.
Dafür eignen sich Sätze wie „Danke, dass Sie sich für uns und unser Angebot entschieden haben. Wir haben Ihren Auftrag erfolgreich bearbeitet und berechnen Ihnen…“.
Tipp 4: Unwörter in Rechnungstexten vermeiden
Unwörter im Rechnungstext sind vor allem solche Worte, die im allgemeinen Sprachgebrauch nicht länger verwendet werden. Sie werden aus Gewohnheit verwendet und wirken auf den ersten Blick unnatürlich. Dazu gehören gängige Formulierungen wie „Bezug nehmend“, „anbei erhalten Sie…“, „wie beauftragt“ und weitere. Mit ihnen wird formal bestätigt, dass eine Leistung in Rechnung gestellt wird. Das ist so gesehen überhaupt nicht nötig und verkompliziert den Text unnötig. Besser ist es, das Anliegen freundlich und mit einem Bezug auf das gute Geschäftsverhältnis zum Ausdruck zu bringen.
Tipp 5: Den richtigen Schlusssatz nach der Rechnungssumme wählen
Wie bei der Einleitung, hängt der Schlusssatz maßgeblich davon ab, wie intensiv der Kundenkontakt war. Auch wie lange der Rechnungsempfänger bereits Kunde ist, kann den gewählten Schluss beeinflussen.
Unabhängig davon sollte er den eigenen Dank für die Bestellung ausdrücken und dem Kunden Freude mit seinem neuen Produkt wünschen. Natürlich ist es an dieser Stelle auch möglich, um eine Weiterempfehlung zu bitten. War der Kunde zufrieden, wird er diese Bitte meist beherzigen. Dasselbe gilt für den Wunsch nach einer Rezension.
Wichtig ist: Damit der Geschäftspartner diese Bitte um eine Rezension oder eine Weiterempfehlung überhaupt entdeckt, muss er den Rechnungstext lesen. Das wird am besten mit einer freundlichen Rechnung erreicht, die sich von der breiten Masse abhebt. Auf diese Weise lässt sich das Gefühl, solche Texte bereits etliche Male gelesen zu haben, umgehen.
Tipp 6: Eine Grußformel für mehr Persönlichkeit
Wer sein Rechnungsschreiben persönlicher gestalten möchte, sollte auf die Grußformel nicht verzichten. Zwar kommen Rechnungen in der Regel ohne Unterschrift aus, doch wirkt es auf den ersten Blick, als würde etwas fehlen. Der Aufwand, eine Grußformel an das Ende des Rechnungstextes zu setzen hält sich in Grenzen und bewirkt trotzdem, dass sich der Kunde gut aufgehoben fühlt. Auch hier gilt: Idealerweise wird auf eine veraltete Floskel verzichtet.
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