Offsite-Meeting: das beste Ergebnis herausholen

Einmal den Kopf freibekommen und in einer ungewohnten Umgebung neue Ansätze entwickeln: Im Arbeitsalltag fällt es vielen Berufstätigen schwer, neue Perspektiven einzunehmen und kreative Ideen auszuarbeiten. Ein Grund kann der Arbeitsplatz sein. Denn Tag für Tag nehmen Arbeitnehmer an demselben Bürotisch Platz, schauen aus demselben Fenster in denselben Unternehmensgarten oder auf denselben Parkplatz – und verfolgen dieselben Denkweisen.

Führungskräfte, die ihrem Team in regelmäßigen Abständen das Arbeiten in einem neuen Umfeld ermöglichen, können die Produktivität und Kreativität sowie die Motivation der Angestellten steigern. Dies kann beispielsweise im Rahmen eines Offsite-Meetings erfolgen. Diese Form der Zusammenarbeit wird immer beliebter und bietet Raum, um aufgeschobene Unternehmensentscheidungen zu treffen und ganz nebenbei den Gruppenzusammenhalt zu stärken.

Ziel ist es, möglichst innovativ vorzugehen und Ergebnisse zu erarbeiten, die im Unternehmensalltag keine Priorität haben. Um eine monotone Pflichterfüllung handelt es sich dabei jedoch nicht. Denn intensive Arbeitsphasen werden mit lustigen Aktivitäten verbunden. So lernt sich das Team ganz neu kennen.

Wir beantworten die Frage, was ein Offsite-Meeting ist. Obendrein erklären wir, wie Unternehmen Langeweile während des Events vermeiden können und was bei der Planung berücksichtigt werden sollte!

Was ist ein Offsite?

Wir kennen es alle: Im Büro verfallen wir allzu schnell in unsere gewohnte Routine. Außerdem fällt es uns schwer, neue Perspektiven einzunehmen. Wechselt das gesamte Team jedoch den Standort und finden sich Mitarbeitende plötzlich in einem Hotel mit guter Internetverbindung in den Bergen, in unmittelbarer Nähe zum Strand oder im Ausland wieder, fällt es den Teams deutlich leichter, neue Ideen zu entwickeln, ungewohnte Themen der Offsite-Agenda anzusprechen und gemeinsam mit den anderen Teammitgliedern Pläne auszuarbeiten.

Bei einem Offsite-Meeting in einer speziellen Offsite-Location erhalten Teams die Chance, aus dem gewohnten Arbeitsalltag auszubrechen. Die Wortneuschöpfung setzt sich aus folgenden zwei Begriffen zusammen: “Offsite” steht dabei für den Wechsel des Arbeitsplatzes. “Meeting” meint das gemeinsame Arbeiten an einer oder mehreren Aufgaben.

Der Clou: Mitarbeiter arbeiten nicht nur zusammen an Projekten und lernen die Fachkenntnisse ihrer Mitmenschen kennen. Vielmehr verbringen diese auch ihre Freizeit zusammen und absolvieren Teambuilding-Maßnahmen.

So manch einen Kollegen sehen Teammitglieder nach den Offsite-Meetings mit anderen Augen – und wenden sich womöglich bei Problemen im Arbeitsalltag später schneller an die entsprechende Fachperson. Der Grund: Sie kennen sich und haben einen Bezug zueinander.

In der Regel erstreckt sich das Offsite-Meeting über mehrere Tage. Es handelt sich aber auch um ein Offsite-Event, wenn das Unternehmen die Teilnehmer für einen Tag an einen anderen Arbeitsort entsendet und Teambuilding-Aktivitäten umsetzt. Denn auch hier werden neue Impulse geschaffen, die die Kreativität steigern können.

Das bedeutet: Ein Offsite-Event muss nicht zwangsläufig mit hohen Kosten einhergehen. So können die Aufenthalte innerhalb Deutschlands oder außerhalb des Landes stattfinden, nah am Firmenstandort umgesetzt und zeitlich stark begrenzt werden – oder eine gesamte Woche umfassen.

Warum gibt es Offsite-Meetings?

Zeiten ändern sich. So verfolgen Unternehmen neue Ansätze, um wettbewerbsfähig zu bleiben und als starke Arbeitgebermarke aufzutreten. Dazu zählen hybride Arbeitsweisen wie eine Mischung aus Präsenzphasen in Büros und Homeoffice, Remote-Work und Ansätze aus dem Bereich „New Work“. Auch Offsite-Meetings gelten als moderne und zeitgemäße Methode, um den Unternehmenserfolg zu erhöhen.

Doch aus welchem konkreten Grund setzen erfolgreiche Unternehmen eigentlich auf Offsite-Meetings? Schließlich gehen diese mit einem hohen Planungsaufwand einher und müssen gut vorbereitet werden. Außerdem entstehen Kosten, die einige HR-Manager bisher noch als vermeidbar einstufen.

Doch aufgepasst: Teambuilding-Maßnahmen und ein Ortswechsel zum Arbeiten können sich langfristig auszahlen. Denn ein Ausbruch aus dem Gewohnten auf Zeit kann die Ideenfindung positiv beeinflussen. Die Eindrücke hallen noch lange nach.

Das heißt: Ein Team-Offsite in ungewohnter Arbeitsumgebung führt nicht nur kurzfristig zu Erfolgen, sondern kann die Teamstimmung und die Leistungsbereitschaft langfristig fördern. Da die Mitarbeiter gemeinsame Erinnerungen schaffen, können diese noch Jahre nach dem Meeting in der Ferne thematisiert werden. Das schweißt zusammen und sorgt für eine positive Grundstimmung.

Das Ziel ist es, sich als Team weiterzuentwickeln, fokussiert Themen auszuarbeiten und bestehende Projekte aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten. Innovative Ideen sollen so gefördert werden. Häufig führt der Ortswechsel auch dazu, dass sich Mitarbeitende eines Unternehmens besser konzentrieren können und so bessere Erfolge erzielen.

Ein weiterer Vorteil: Ein Offsite-Meeting kann auch die Mitarbeiterfluktuation senken. Schließlich binden sich Arbeitnehmer, die ein gutes Verhältnis zu Arbeitskollegen pflegen, stärker an ein Unternehmen. Sie wechseln seltener zu Konkurrenz.

So profitiert das Unternehmen lange von eingearbeiteten Fachkräften im jeweiligen Team, die langfristig auch für Führungspositionen zur Verfügung stehen. Weniger Externe müssen eingestellt werden, was das Risiko für teure Fehlbesetzungen senkt. Ein Offsite-Meeting kann also auch zur Mitarbeiterbindung beitragen und die Mitarbeiterfluktuation minimieren.

Doch was unterscheidet ein Team-Offsite von einer Workation? Bei Letztgenannter treffen sich mehrere Arbeitnehmer an einem Ort, um Urlaub und Arbeit zu verbinden. Sie arbeiten getrennt an ihren Aufgaben und unternehmen abends etwas gemeinsam.

Im Gegensatz zu einer Workation wird nicht einzeln an Aufgaben gearbeitet, sondern im Team. Die Arbeitsphasen werden mit Teambuilding-Aktivitäten wie Rudern, Klettern oder Wandern verbunden. Indem die Teilnehmer sich gemeinsam Herausforderungen stellen, wächst das Team zusammen. Die Kommunikation verbessert sich und jede Person fühlt sich gesehen und geschätzt.

Was ist entscheidend bei Team-Offsites?

Hand aufs Herz: Der Erfolg eines Offsite-Meetings steht und fällt mit der Location. Diese sollte sich stark von dem gewohnten Arbeitsumfeld unterscheiden. Mitarbeiter von einem Firmenstandort in einer Großstadt können zum Beispiel von einem Offsite-Event in einem kleinen Dorf inmitten der Natur profitieren. Kleinstädter wiederum kann ein Aufenthalt in einer pulsierenden Großstadt zu neuen Einfällen verhelfen, die sich auf den Unternehmenserfolg auswirken können.

Doch nicht jeder Ort eignet sich für das Team-Offsite in einer anderen Umgebung. Denn damit die Teams ihre Arbeiten verrichten können, müssen einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein. So ist es von Bedeutung, dass der Veranstaltungsort für das Offsite-Meeting eine stabile und schnelle Internetverbindung bereithält.

Gleichzeitig kann es sich als vorteilhaft erweisen, wenn die Location über das notwendige technische Equipment wie einen Beamer und Bürotische verfügt. In den Pausen zwischen den intensiven Arbeitsphasen sollten Mitarbeiter hier ferner die Möglichkeit erhalten, frische Luft zu schnappen, sich zu entspannen oder sich auf andere Weise eine kurze Auszeit zu gönnen. Dies fördert den Einfallsreichtum und trägt zu einer lockeren Atmosphäre bei.

Im Fokus stehen auch Momente, die das Teambuilding stärken. Am Team-Offsite-Abend können die Mitarbeitenden gemeinsam essen und zum Beispiel ein BBQ veranstalten. Auch Musik am Lagerfeuer, Stockbrot und Musik erleichtern das Abschalten. Hier darf auch gerne ein gekühltes Bier ausgeschenkt werden. In Gesellschaft schmeckt das selbstgemachte Essen doppelt so gut und es entstehen unter anderem private Gespräche, die außerhalb des Events nicht stattfinden würden.

Am Tag können Kochkurse, Stand-up-Paddling-Kurse oder Wanderungen absolviert werden. Auch ein Filmabend oder Kinobesuch mit anschließendem Treffen in einem Pub ist möglich. Hier gilt: Es ist alles erlaubt, was den Mitarbeitern Spaß bereitet und den Teamzusammenhalt fördert.

Das Fazit – hilfreiche Tipps für die Planung von Offsite-Meetings

Eine Firma ist so stark wie ihr schwächster Mitarbeiter. Um die Produktivität und Kreativität der Arbeitnehmer zu steigern und die Arbeit an Projekten in Zukunft effektiver umzusetzen, können Unternehmen Offsite-Meetings planen.

Diese bieten die Chance, aus Routinen auszubrechen und die Arbeit auf neue Weise zu betrachten. Lösungen fallen innovativer aus, weil Raum für unbekannte Vorgehensweisen geschaffen wird. Die Ziele: Neue Strategien ausarbeiten, die Konzentration steigern und das Teamwork fördern.

Durch den Wechsel des Arbeitsumfeldes und gezielte Workshops im Rahmen der Veranstaltung nehmen die Teilnehmenden Abstand von gewohnten Vorgehensweisen aus dem Büro. Jede Person verfolgt das Ziel, ihr Potenzial zu entfalten und noch aktiver zum Unternehmenserfolg beizutragen.

Während im Office häufig starre Richtlinien befolgt werden, erfolgt die Durchführung der Aufgaben beim Offsite-Event lockerer und ohne festen Rahmen. So können sich die Mitarbeitenden aus dem Büro unter anderem auf eine Artikel-Entwicklung für das Unternehmensportfolio konzentrieren und den bürokratischen Aufwand außer Acht lassen. Zudem werden Themen und neue Strategien besprochen, die generell zu kurz kommen oder aufgrund anderer Prioritäten nicht am Standort der Firma diskutiert werden können.