Effektive & Effiziente Kommunikation mit VoIP-Software

Effektive & Effiziente Kommunikation mit VoIP-Software

VoIP Software bildet ein wichtiges Instrument für die unternehmensinterne und -externe Kommunikation. Ein genauerer Blick auf den Aufbau und die Funktionen zeigen die Gründe auf. Die VoIP Software, die Abkürzung steht für Voice-over-IP-Software, bietet als IP-basierte Telefonie viele Möglichkeiten. Das gilt bezüglich des Funktionsumfangs besonders für neuere Software und deren Installation.

Die unterschiedlichen Arten von Telefonanlagen für VoIP Software

VoIP Software basiert auf der Informationsübertragung über das Internet Protocoll (IP) und funktioniert daher nur in Verbindung mit einem leistungsfähigen Internetzugang. Das heißt, für jede VoIP Anlage benötigen Sie die passende technische Basis. Für die Installation wählen Sie aus drei verschiedenen Varianten aus. Dazu gehören klassische Hardwarelösungen, virtuelle VoIP Telefonanlagen sowie Cloud-basierte Einrichtungen. Anbieter von VoIP-Software wie pascom haben alle drei Varianten im Angebot und beraten bei der Auswahl. Denn dabei kommt es darauf an, welche Ressourcen Ihnen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht und wie Ihre zukünftigen Ziele aussehen. Der Kostenfaktor bildet dabei ebenfalls ein wichtiges Entscheidungskriterium. Gleiches gilt für den gewünschten Funktionsumfang Ihrer Anlage.

Die klassische Lösung: Serverbasierte VoIP-Anlagen & Software

Bei Serverlösungen wird die Software in eine hardwarebasierte Telefonanlage integriert. Sie bzw. die Software greif dafür auf den hausinternen Server zurück. Auf diesem Weg lassen sich sowohl kleinere Anlagen als auch größere mit mehreren Hundert Anschlüssen umsetzen. Die VoIP Software ist vorinstalliert und sofort einsatzbereit. Allerdings entsteht in diesem Fall Wartungsaufwand für den Server und dessen Infrastruktur. Dieser Aspekt sollte besonders bei der Kostenkalkulation berücksichtigt werden.

Der Hybrid: Virtuelle Telefonanlagen mittels VoIP

Virtuelle VoIP Telefonanlagen kommen ohne separate Hardware bzw. Server aus. In diesem Fall installieren Sie das Softwarepaket direkt auf einen Server. Diese Art der VoIP Anlage lässt sich bei Bedarf problemlos erweitern und unterstützt viele unterschiedliche Endgeräte. Für eine reibungslose Funktion ist ein stabiler und leistungsstarker Internetanschluss ein Muss. Bei einer Anlage mit vielen Nebenstellen können so auch mehrere Gespräche gleichzeitig geführt werden, ohne Einbußen bei der Sprachqualität in Kauf nehmen zu müssen.

Volle Flexibilität: VoIP-Software aus der Cloud

Bei Cloudlösungen funktioniert die VoIP Software komplett via Bereitstellung über die Cloud. Wie bei der virtuellen Anlage benötigen Sie eine solide Internetverbindung und profitieren von Flexibilität bei den Endgeräten. Bei cloudbasierten VoIP Anlagen betreibt der Anbieter diese inklusive aller Maßnahmen wie Wartung und Instandhaltung. Kosten entstehen lediglich für die Nutzung der Anlage. Eigene technische oder weitere Ressourcen müssen nicht eingesetzt werden. Cloudlösungen eignen sich daher beispielsweise gut für neue oder kleine Unternehmen. Sie benötigen weder eigene Hardware noch Server und können die Anschlüsse bei Bedarf schnell und flexibel anpassen.

Die Telefonie über eine VoIP Anlage lässt sich flexibel über klassische Telefonapparate wie auch Mobilgeräte oder Headsets abwickeln. Dank der Verknüpfung bleiben Sie mobil, da Sie überall erreichbar sind. Zudem können Sie die VoIP Software in verschiedene Betriebssysteme integrieren. Dies gelingt auch, wenn unterschiedliche davon in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Da Sie Ihre Telefonie online abwickeln, profitieren Sie von den schnellen Übertragungsraten. Zudem lassen sich auf diesem Weg, gegenüber anderen Telefonie-Varianten, Kosten einsparen.

Möglichkeiten moderner VoIP Software

Der wesentliche Vorteil der VoIP Software besteht darin, dass sich über die VoIP Anlage nahezu alle Kommunikationsvorgänge abwickeln lassen. Neben den Standard Telefonie-Funktionen umfasst dies viele weitere Optionen. Sie ermöglicht Ihnen beispielsweise die Video-Telefonie, praktisch für virtuell abgewickelte Konferenzen. Ein weiteres Beispiel ist die Chat-Funktion. Mit dieser erhalten die Mitarbeiter ein schnelles Kommunikationswerkzeug. Sie ist auch für den Direktkontakt mit Kunden von Vorteil. In diesem Zusammenhang ist auch die Einbindung in CRM Systeme ist möglich. Dies erlaubt es beispielsweise, den Kundenservice auszubauen und die Kontaktmöglichkeiten für Kunden zu erweitern.

Der Zeitfaktor spielt bei diesen Kommunikationswegen eine zentrale Rolle. Schnelle Reaktionszeiten gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und anderen Mitarbeitern unterstützen die Geschäftsabläufe. Dank dieser beschleunigten Kommunikation lassen sich wichtige Anliegen ohne Zeitverzögerung abwickeln. Zum weiteren Funktionsumfang einer VoIP Software gehören unter anderem:

• zentraler Desktop- beziehungsweise Mobile Client
• Anlegen und Integrieren von Adressbüchern
• Suchfunktion
• Voicemail
• gesicherter Datentransfer
• Telefon- oder Video-Konferenzschaltungen
• mehrsprachige Ansagesysteme

Weitere Funktionen variieren je nach Anbieter und entsprechender Software.

Qualität und Sicherheit spielen bei moderner VoIP Software eine zentrale Rolle. Bei der Auswahl des Softwarepakets kommt es darauf an, welches Produkt individuell zu Ihren Unternehmensstrukturen passt. Dementsprechend bedient die Software verschiedene Schwerpunkte in der Kommunikation und bei den Sicherheitsansprüchen. Bei den Anbietern der VoIP Software greifen Sie bei Bedarf auf ein komplettes Servicepaket zurück, abhängig von der gewählten Variante. Das bedeutet, dass Sie von verschiedenen Supportdienstleistungen profitieren. Dies kann beispielsweise in Bezug auf Sicherheitsaspekte von Vorteil sein, wenn in Ihrem Unternehmen entsprechendes Know-how fehlt.