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IT & Telekommunikation

Warum ist eine E-Mail Validierung hilfreich?

Gesammelte und tatsächlich nutzbare Kontaktdaten sind für Marketing und Vertrieb essenziell wichtig – in digitalen Zeiten insbesondere die E-Mail-Adressen. Sind diese jedoch falsch geschrieben oder gar nicht echt, täuscht das nicht nur in Bezug auf das vorhandene Potenzial, sondern zieht auch lästige Konsequenzen nach sich. Hier hilft nur eine konsequente E-Mail-Validierung.

Seit die erste E-Mail im Jahr 1971 von ihrem Erfinder Ray Tomlinson bei seinen Mitarbeitern ankam, hat sich dieses Kommunikationsinstrument überaus erfolgreich etabliert – und zwar in aller Welt. Die Zahlen sind hier eindeutig, es wird auch in den kommenden Jahren ein weiterer Zuwachs im E-Mail-Verkehr erwartet. Vor allem im Marketing eröffnet sich hier ein spannendes Potenzial – sofern die E-Mail-Adressen korrekt sind.

E-Mail-Validierung – was ist das genau?

Als E-Mail-Validierung bzw. -Verifizierung wird eine Bestätigung bezeichnet, dass die relevante E-Mail-Adresse korrekt geschrieben und aktiv ist. Um diese wichtige Aufgabe zu erfüllen, lässt sich eine Verifizierungs-Software einsetzen. Unternehmen stellen so sicher, dass E-Mails an die gewonnenen Kontakte auch wirklich zugestellt werden können. Andernfalls steigt die Gefahr, dass derartige Sendungen in Spam-Ordnern landen oder grundsätzlich abgelehnt werden, weil die Datenqualität zu schlecht ist.

E-Mail-Validierung – diese Möglichkeiten gibt es

Saubere Verteilerlisten sind keine Selbstläufer, denn hier ist die konsequente Pflege des Datenbestandes notwendig. Unternehmen sollten dabei drei Aspekte im Blick behalten, die im Folgenden genauer erläutert werden.

Verifizierung als Routine

Die E-Mail-Validierung mit einem speziellen Tool kann einerseits genutzt werden, um einen Datenbestand sukzessive aufzubereiten. Um diesen Aufwand zu reduzieren, können Unternehmen andererseits eine Echtzeitprüfung nutzen. Der Einsatz einer sogenannten E-Mail Checker Software lässt sich hervorragend automatisieren. Damit werden per Knopfdruck die Mail-Kontakte angezeigt, die nicht funktionieren – weil sich Schreibfehler eingeschlichen haben, die Accounts nicht mehr aktiv sind oder die Daten gefälscht wurden. Daraus folgt: Auch ein einmal validierter Datenbestand bedarf einer regelmäßigen Überprüfung.

Aussortieren nicht interessierter Nutzer

Das ist zwar nicht angenehm, aber umso wichtiger: Haben frequentierte Nutzer signalisiert, dass sie kein Interesse mehr an weiteren Sendungen haben, dann sollten Unternehmen das auch berücksichtigen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn sie in einem Zeitraum von mehreren Monaten keine der Nachrichten geöffnet haben. Werden sie trotzdem weiter mit Informationen versorgt, kann das nicht nur Spam-Beschwerden zur Folge haben, sondern auch Hard Bounces.

Nutzen qualitativ hochwertiger Datenquellen

Es gibt spezielle Datenmakler – und deren Angebote klingen verlockend. Doch hier verbergen sich auch Risiken, wenn die Datensätze nämlich nicht nur einmal verkauft werden. Ein positiver Effekt für das Online-Marketing ist dann nicht zu erwarten. Sinnvoller ist es, die Qualität der Datenlieferung kritisch unter die Lupe zu nehmen.

Bounces – was ist darunter in Bezug auf den E-Mail-Versand zu verstehen?

Nach dem Versand einer E-Mail an einen bestimmten Verteiler, gibt es einen Rückfluss von als Mail Delivery gekennzeichneten Nachrichten – diese konnten nicht zugestellt werden. Der Grund: Der jeweilige E-Mail-Server hat sie zurückgeschickt – ein Bounce. Hier gilt es Soft- und Hard Bounce zu unterscheiden.

Soft Bounce

In diesem Fall ist die Zustellung der E-Mail im Moment nicht möglich, das Problem ist also temporärer Natur. Beim nächsten Versuch dürfte es behoben sein. Diese Fälle wirken sich nicht negativ auf den Versand aus. Gründe dafür können ein volles E-Mail-Postfach, Überlastungen oder Wartungsarbeiten am Server, eine zu große E-Mail oder eine Blockierung wegen Verdacht auf Spam sein. Häufen sich diese Soft Bounces jedoch, gilt dies als Hard Bounce – und der Empfänger wird aus dem Verteiler entfernt.

Hard Bounce

Kann eine E-Mail dauerhaft nicht zugestellt werden, liegt also ein Hard Bounce vor – die Kontaktliste wird demzufolge bereinigt. Das kommt in der Regel vor, wenn die E-Mail-Adresse nicht korrekt geschrieben ist oder die Domain und/oder die E-Mail-Adresse nicht mehr aktiv sind.

Fazit: E-Mail-Validierung – fatale Probleme effektiv vermeiden

Nun klingt das zunächst nicht dramatisch, wenn nach dem Verteiler-Versand einer E-Mail einige Rückmeldungen zur Unzustellbarkeit eingehen. Fakt ist: Hard Bounces beeinträchtigen den Absender-Score. Davon abgesehen ist es natürlich lästig, immer wieder auf dieselben Fehler im Datenbestand hingewiesen zu werden. Sinnvoller ist eine konsequente E-Mail-Validierung, sodass die wichtigen Kennzahlen im Marketing nicht von vornherein verzerrt und somit falsche Schlüsse aus der Kampagnenstrategie gezogen werden.

Auch das Thema Spam-Beschwerden ist nicht zu unterschätzen: Die Quote sollte unter 0,1 Prozent liegen, was einen Anteil an Spam-Beschwerden von eins auf eintausend verschickte E-Mails ausmacht. Dazu tragen einerseits validierte Kontaktdaten bei, andererseits aber auch relevante und werthaltige Inhalte. So vermeiden Unternehmen das E-Mail-Blacklisting, das von E-Mail- oder Interdienst-Anbietern genutzt wird, um deren Nutzer zu schützen: Absender oder Domains werden als Spam markiert und komplett blockiert.

Einer hohen Datenqualität wird also eine immer größere Bedeutung beigemessen – umso wichtiger ist ein konsequentes Vorgehen: Nur permanente „Listenhygiene“ erweist sich hier als probates Mittel.

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