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E-Rechnungen – Öffentliche Verwaltung muss noch digitaler werden

Das Thema „elektronische Rechnungen“, kurz E-Rechnung, ist in den öffentlichen Verwaltungen zwar angekommen, doch vor allem bei der Rechnungsbearbeitung prüfen viele noch nicht digital. Laut einer Studie von BearingPoint könnten bessere Integration und klare Kommunikation Abhilfe schaffen.

Gut ein Viertel aller in der öffentlichen Verwaltung eingehenden Rechnungen werden als sogenannte E-Rechnung gesendet – 27,9 Prozent. Diese Zahl zeigt hinsichtlich der Digitalisierung bei Bund, Ländern und Kommunen zwar einen gewissen Fortschritt, doch die öffentlichen Verwaltungen könnten längst schon viel digitaler arbeiten. Eine Studie von BearingPoint hat ergeben: Knapp die Hälfte aller Rechnungen (44,6 Prozent) erreicht die Verwaltungsstellen nach wie vor in Papierform per Post. Nicht zuletzt der Vergleich mit der Privatwirtschaft zeigt: Im digitalen Rechnungswesen der öffentlichen Hand gibt es noch Luft nach oben. „Das liegt daran, dass viele öffentliche Verwaltungen beim Thema Digitalisierung insgesamt noch hinterherhinken“, sagt Jon Abele, Leiter Public Services bei BearingPoint.

Die Management- und Technologieberatung hat Entscheidungsträger aus den Bereichen Finanzen, Controlling, Einkauf und IT aus privatwirtschaftlichen Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung zu dem Thema befragt. Hintergrund ist die EU-Verordnung 2014/55/EU, die die regulatorische Grundlage für einen flächendeckend elektronischen – also medienbruchfreien – Rechnungsaustausch schafft. Seit dem 18. April 2020 besteht die flächendeckende Pflicht zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung in ganz Deutschland.

64 Prozent der Befragten nehmen E-Rechnungen bereits standardmäßig an – da unterscheiden sich die Verwaltungen und die Unternehmen nicht. In den nachfolgenden Arbeitsschritten aber wird der digitale Pfad nicht konsequent weiter gegangen. So erfolgt etwa die Anordnung zur Buchung in den Verwaltungen nur bei 42 Prozent auf elektronischem Weg (Unternehmen: 59 Prozent). An diesem Punkt setzt die erste Handlungsempfehlung an: „Verwaltungen können nur dann an Effizienz gewinnen, wenn die elektronische Weiterverarbeitung konsequent umgesetzt wird. Um die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten, ist die medienbruchfreie Verarbeitung von E-Rechnungen die Voraussetzung“, so Jon Abele.

Elektronische Rechnungen – von der Annahme bis zur Buchung

Auch an anderer Stelle klafft derzeit eine große Diskrepanz zwischen dem, was möglich ist und dem, was umgesetzt wird. Denn laut Angabe der Unternehmen sind schon 97 Prozent technisch in der Lage, elektronische Rechnungen zu versenden. In der Praxis versenden diese aber nur 29 Prozent auf digitalem Wege an öffentliche Verwaltungen. Dafür gibt es verschiedene Gründe – etwa, dass der Auftraggeber dazu kaum oder gar nicht kommuniziert. So argumentieren 31 Prozent der Befragten. Eine flächendeckende Lieferantenkommunikation aufbauen – das ist eine zweite wichtige Schlussfolgerung aus den Ergebnissen der Umfrage. Viele Rechnungssteller wünschten sich eine verstärkte Kommunikation, heißt es in der Studie. Dies könnte bereits zu großen Erfolgen führen, da die Mehrheit generell offen für E-Rechnungen sei.

Schließlich empfiehlt BearingPoint, die Lieferanten zur E-Rechnung zu verpflichten. Dies könnte bei der Entwicklung zur digitalen öffentlichen Verwaltung den Durchbruch bringen. Und tatsächlich wünscht sich knapp die Hälfte der Befragten in den öffentlichen Verwaltungen (46 Prozent) eine solche Verpflichtung. Bei den Unternehmen sind das rund zehn Prozent weniger. Eine Verpflichtung müsse nicht unbedingt zentral, sondern könne über die Ausschreibungen für neue Aufträge geregelt werden, so Jon Abele: „Darin liegt die Chance eines deutlichen Digitalisierungsschubes, denn sie würde rasch dazu führen, dass herkömmliche Rechnungsformate und Übertragungskanäle in den öffentlichen Verwaltungen endlich abgelöst werden.“

 

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