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Akten professionell lagern – mit den richtigen Regalen

Alle Unternehmen und Privatpersonen sind gesetzlich zur Lagerung wichtiger Akten verpflichtet. Je nach Art und Inhalt der Dokumente gibt es eine Archivierungsfrist für sechs oder gar zehn Jahre. Dazu gehören beispielsweise Handelsbücher, Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen. Die Akten dürfen aber nicht in einer feuchten oder verstaubten Rumpelkammer liegen: sie müssen lesbar bleiben. Doch wie funktioniert das am besten und wie bleibt Ordnung in dem ganzen System? Mit den richtigen Regalen.

Aktenschrank oder Aktenregal – der Unterschied macht‘s

Die meisten Akten liegen in Papierform vor und müssen zugänglich bleiben. Das funktioniert nur sauber abgeheftet in einem entsprechenden Ordner. Doch über die Jahre kommen immer mehr Ordner dazu und das Ende der Archivierung ist noch lange nicht in Sicht. Die Lösung: ein gut aufgeteiltes Aktensystem. Zur Auswahl stehen dabei der Aktenschrank oder das Aktenregal. Beide Systeme bringen ihre Vor- und Nachteile mit sich und gewähren mehr Übersichtlich und Zugänglichkeit für die Dokumente.

Das Aktenregal – einfach zu erweitern

Aktenregale sind leicht aufgestellt und bieten sehr viel Platz. Es gibt einseitige oder doppelseitige Modelle, die von beiden Seiten eingeräumt werden können und damit auch doppelt viel Stauraum besitzen. Die Akten sind stets zugänglich und es muss vorher nicht erst eine Tür geöffnet werden. Sämtliche Inhalte sind meist auf den ersten Blick zu erkennen. Allerdings hängt das gewählte System immer von den örtlichen Voraussetzungen ab. Hochwertige Regale lassen sich durch Schraub- oder Steckverbindungen individuell erweitern, wenn sich neue Dokumente anhäufen. Doch Vorsicht – volle Aktenordner bringen ein beachtliches Gewicht auf die Waage. Konstruktion und Regalböden müssen deshalb auf diese Schwerlast abgestimmt sein, wie auch die Baumarktspezialisten von Toom bestätigen. Auch hier sind die Systeme erweiterbar und die Böden halten bis zu 300 Kilogramm aus. Diese Schwerlastregale zur Einlagerung von Akten bestehen aus Metall oder Kunststoff und sind von ihrer Größe her leicht an den Abstellort anzupassen.

Aktenschränke – Schutz vor äußeren Einflüssen

Aktenschränke sind deutlich teurer und mit Türen ausgestattet, um die Ordner für Staub, Flüssigkeiten oder fremden Zugriff zu schützen. Hier besteht die Auswahl zwischen Schiebetüren, Rollläden oder Flügeltüren, die sich individuell abschließen lassen. Daneben spielt das Aussehen der Schränke eine gewisse Rolle, um nicht zu wuchtig zu wirken. Somit ergeben sich für beide Systeme folgende Vor- und Nachteile:

-                                                 Aktenregal Aktenschrank
Vorteile • Günstiger Preis
• einfach zu erweitern
• sehr übersichtlich
• platzsparende Systeme
• alle Inhalte auf einen Blick
• Schutz vor äußeren Einflüssen
• hohe Stabilität
• attraktives Design
Nachteile • Kein Schutz vor Staub
• kann unübersichtlich wirken
• kein Schutz vor Unbefugten
• Teuer in der Anschaffung
• benötigen deutlich mehr Platz

Eine spezielle Form sind die Hängeregistraturschränke. Hier lagern die Dokumente in Mappen, die in eine entsprechende Vorrichtung eingehangen werden. Das System ist noch platzsparender und der schnelle Zugriff bleibt gewährleistet. Allerdings ist es ebenso teuer in der Anschaffung und meist nur für Großraumbüros geeignet, bei denen mehrere Mitarbeiter häufig auf die Akten zugreifen müssen.

Aufbewahrungsfrist verstrichen – Akten schnell entsorgen

Für mehr Ordnung in dem ganzen Lagerprozess sollten die Aufbewahrungsfristen einzelner Dokumente genau bekannt sein und die Unterlagen entsprechend danach geordnet. Schließlich vergehen die Jahre und es würden immer neue Ordner dazu kommen. Die sensiblen Daten dürfen aber nicht einfach so im Müll landen. Ein Aktenvernichter oder Aktenschredder zerkleinert das Papier und macht den Inhalt unkenntlich. Dafür stehen meist unterschiedliche Stufen zur Verfügung, wodurch sich die Schnipsel später über den Papiermüll entsorgen lassen.

 

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