Definition: Korrespondenz – Schriftverkehr im Unternehmen
Die Aufbewahrungspflicht für die Geschäfts- Korrespondenz
Als selbstständiger Unternehmer hat man die Pflicht, geschäftliche Unterlagen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Relevant für die Festlegung der Fristen und dafür, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, sind das Handelsrecht und das Steuerrecht. Neben steuerlichen Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Inventarlisten müssen auch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden. Laut § 257 IV HGB muss ein Kaufmann (Kaufmann Definition) diese Unterlagen sechs Jahre aufbewahren, Jahresabschlüsse und andere steuerliche relevante Dokumente und Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Das Korrespondenz-Prinzip
Das Korrespondenzprinzip soll sicherstellen, dass Einkommen nur einmal steuerlich erfasst wird. Im deutschen Einkommenssteuerrecht wird dieses Prinzip zum Beispiel im Rahmen des Real-Splittings bei Einkommensübertragungen zwischen zwei Personen angewandt. Bei der Besteuerung von Alterseinkünften wird mit dem Korrespondenz-Prinzip geklärt, ob die Beiträge oder die späteren Rentenzahlungen besteuert werden.
Eine Korrespondenz muss zum Zeitpunkt des Eingangs in der Buchhaltung erfasst werden. Dies ist eine gesetzliche Vorgabe.
Die Schwelle für die Aufbewahrung von Korrespondenz ist nicht immer einfach zu setzen: Jedes Dokument könnte später für die Besteuerung und/oder die Steuerkontrolle relevant sein. In der Praxis ist es ratsam, nur solche Dokumente aufzubewahren, die selbsterklärend sind oder deren Bedeutung durch andere Dokumente geklärt werden kann. Außerdem ist es ratsam, die Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz als Chance zur Optimierung der buchhalterischen Abläufe zu nutzen, indem Briefe und deren Anlagen in einer Datei mit Indexblatt zusammengefasst werden.
Das Korrespondenzprinzip bezieht sich auf die Übertragung von Betriebseinnahmen. Es gilt daher auch für alle erwerbswirtschaftlichen Tätigkeiten oder Rechtsträger, die in einem steuerlich relevanten Vorgang übertragen werden. Die Korrespondenzpflicht ist nur relevant, wenn die Zahlung im Namen der Gesellschaft erfolgt. Angenommen, Sie erhalten eine Dividendenausschüttung von einem verbundenen Unternehmen oder eine Gewinnausschüttung nach der Einbringung von einem neuen Rechtsträger. In diesem Fall ist sie als Korrespondenz zu erfassen und entsprechend zu behandeln.
Das Korrespondenzprinzip gilt auch für die Erfassung von Renten und Pensionen als grunderwerbsteuerlich abzugsfähige Aufwendungen. Bei verdeckten Einlagen in eine Gesellschaft muss der Abwicklungsvertrag mit ergänzenden Angaben beim Gesellschaftsregister hinterlegt werden, um die Übertragung der zugehörigen Wertpapiere zu ermöglichen. Denn für die steuerliche Bilanzierung ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Kassenbestand einer Gesellschaft nach den gesetzlichen Vorschriften ausgewiesen wird.
Korrespondenz von Privatpersonen, wie z. B. Geschäftspartnern und Verwandten, muss nicht zentral und dauerhaft erfasst werden. Bei Briefen, die an Unternehmen gerichtet sind, ist es ratsam, diese zwischen sechs und zehn Jahren als Korrespondenz aufzubewahren. In Korrespondenzakten können wichtige Termine oder Entscheidungen festgehalten werden, die einer langfristigen Aufbewahrung bedürfen, wie z. B. Verträge mit Kunden oder Lieferanten oder Vorgaben für die Produktgestaltung.
Eine Bürgschaftsurkunde ist ein physisches Dokument, in dem eine an der Leistung des Unternehmens interessierte Person (d. h. ein Gläubiger, Kreditgeber oder Investor) die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung bestätigt. Daher müssen die Garantieerklärungen mindestens sechs Monate lang aufbewahrt werden. Darüber hinaus ist auch die Korrespondenz über Kapitalanlagen steuerlich aufzuzeichnen, solange sie nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht oder den beteiligten Gesellschaftern auf andere Weise zur Verfügung gestellt wurden. Dies gilt für Aktienoptionen, insbesondere wenn Aktien zwischen zwei Personen mit einem bestehenden Optionsvertrag übertragen werden.
Gleiches gilt für Wertpapiere einer Aktiengesellschaft, die aufgelöst wird, um die Übertragung auf andere Beteiligte bei Beendigung der Liquidation der Gesellschaft durchzuführen.
Fazit
Die Dokumentation der Korrespondenz spricht für sich selbst. Es ist unerlässlich, diese Unterlagen und Akten lange aufzubewahren, nicht nur für steuerliche Kontrollzwecke, sondern auch, um auf Behauptungen über die Tätigkeit des Unternehmens oder bestimmter Mitarbeiter durch ihren ehemaligen Arbeitgeber reagieren zu können.
Sicherlich auch interessant:
- Definition: Wirtschaft
- Definition: Steuer
- Definition: Recht
ExpertentalkWohnanlagen und Gewerbeobjekte sind anspruchsvolle Immobilien: Treppenhäuser sollen sauber bleiben, Grünflächen gepflegt aussehen und technische Anlagen zuverlässig laufen. Für Hausverwaltungen und Eigentümer heißt das im Alltag oft, mehrere Dienstleister gleichzeitig zu koordinieren. Wie sich diese Aufgaben sinnvoll bündeln lassen und worauf es bei der Auswahl eines Dienstleisters ankommt, erklärt Nenad Tomic, Inhaber von N.D Service aus Neufahrn bei Freising, im Gespräch. Seine Kernthese: Wer Reinigung, Grünpflege und die Betreuung der Haustechnik aus einer Hand vergibt, reduziert den Abstimmungsaufwand und weiß im Zweifel immer, wer für das Gesamtbild der Immobilie verantwortlich ist. Im Gespräch mit Nenad Tomic von N.D Service N.D Service ist ein Hausmeister- und Reinigungsdienstleister mit Sitz in der Thomastraße 19 in Neufahrn bei Freising, unweit der Kreisstadt Freising und des Flughafens München. Das Unternehmen betreut nach eigenen Angaben Wohnanlagen und gewerbliche Objekte in der Region und bündelt dabei Leistungen, die sonst häufig auf mehrere Firmen verteilt sind: von der Gebäudereinigung über die Treppenhaus- und Fensterreinigung bis hin zur Pflege von Grün- und Außenanlagen und der Betreuung haustechnischer Anlagen. Immobilieneigentümer und Hausverwaltungen, die einen Hausmeisterservice in Freising und Umgebung suchen, finden in dem Betrieb einen Ansprechpartner für die laufende Pflege ihrer Objekte. Im Interview beschreibt Inhaber Nenad Tomic, wie die einzelnen Leistungsbausteine zusammenhängen und was Auftraggeber bei der Vergabe beachten sollten.
ExpertentalkWer heute über eine neue Heizung nachdenkt, kommt an der Wärmepumpe kaum vorbei. Steigende Energiekosten, staatliche Förderprogramme und der Wunsch nach klimafreundlichem Wohnen machen die Technik für Eigentümer von Bestandsgebäuden und Neubauten gleichermaßen interessant. Doch wie läuft der Umstieg von der alten Öl- oder Gasheizung in der Praxis tatsächlich ab und worauf sollten Hausbesitzer achten? Die kurze Antwort: in klar geordneten Schritten von der Gebäudeanalyse über Planung und Förderantrag bis zur Montage, die erfahrungsgemäß nur wenige Tage dauert. Antworten aus dem Handwerksalltag liefert Okan Bal, Inhaber eines Heizungs- und Sanitärbetriebs in Bad Salzuflen, der seit über 15 Jahren Wärmepumpen plant und installiert und bei der Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld eingetragen ist. Im Gespräch erklärt er, wie eine Modernisierung Schritt für Schritt gelingt, welche Förderung möglich ist und warum Sanitär und Heizung oft zusammengehören. Wer steht hinter Bal Heizung & Sanitär? business-on.de: Herr Bal, stellen Sie sich und Ihren Betrieb kurz vor. Wer steht hinter Bal Heizung & Sanitär, und welche Leistungen bieten Sie an?
ArbeitslebenDas Malerhandwerk hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. War früher vor allem der klassische Anstrich gefragt, reicht das Spektrum heute von der energetischen Fassadensanierung über die Restaurierung historischer Gebäude bis hin zur Werbetechnik. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: Eigentümer erwarten langlebige Ergebnisse und öffentliche Auftraggeber strukturierte Abläufe; bei vielen Sanierungen spielen zudem energetische Fragen eine zentrale Rolle. Parallel dazu sucht die Branche händeringend qualifizierte Fachkräfte. Wie sich diese doppelte Herausforderung meistern lässt, zeigt ein Beispiel aus Sachsen: Die SPEKTRUM Malerwerkstätten GmbH, ein Malerbetrieb aus Chemnitz mit Niederlassung in Dresden, verbindet ein breites Leistungsangebot mit konsequenter Nachwuchsarbeit und steht damit beispielhaft für ein Handwerk im Wandel. Ein Malerbetrieb mit breitem Leistungsspektrum Der Betrieb ist für Kunden in Dresden und Umgebung tätig und beschäftigt nach Unternehmensangaben rund 60 qualifizierte Mitarbeitende. Betreut werden Privatkunden ebenso wie Unternehmen und öffentliche Auftraggeber. Sechs Leistungsfelder bilden das Angebot: Maler- und Tapezierarbeiten, Fassadenarbeiten, Bodenbeläge, Fallschutzbeschichtungen, Objektrestaurierung und Werbebeschriftung. Damit deckt das Unternehmen ein Spektrum ab, das deutlich über das Angebot eines klassischen Malerbetriebs hinausgeht. Wer für ein Bauvorhaben einen Maler mit Erfahrung in Dresden sucht, findet hier einen Ansprechpartner für all diese Gewerke von der einzelnen Renovierung bis zur umfassenden Sanierung.