Die Planung ist das A und O
Messen finden an fixen Terminen statt und bieten oft straffe Zeitfenster. Für Aussteller sollte die Planung daher bereits Monate im Vorhinein beginnen. Im ersten Schritt muss natürlich rechtzeitig ein Messestand gebucht werden. Die Plätze sind oft beschränkt und vor allem die besten Stände sind binnen kürzester Zeit vergriffen. Auch die Koordination rund um die Anlieferung von Samples und dem Messestand selbst muss bestens getaktet sein. Hierfür empfiehlt sich in der Regel die Zusammenarbeit mit dem offiziellen Messespediteur. Die Kosten für eine Lieferung sind zwar etwas teurer, dafür läuft alles reibungslos ab. Setzt man auf Fremdspediteure, müssen die Liefertermine bekannt gegeben werden. Es macht zudem auch Sinn, bereits in der Offertanfrage zu erwähnen, dass es sich um eine Messeanlieferung handelt. Wer zu spät kommt, hat oft Pech gehabt. Dann steht man im Worst Case ohne Produkte oder ganz ohne den Messestand dar. Nach der Messe ist die Terminkoordination aber noch nicht vorbei. Auch für die Abholung der Messestände gibt es fixe Zeiten. Werden diese nicht eingehalten, lagert der Veranstalter die übriggebliebenen Gegenstände gegen hohe Kosten ein.
Der erste Eindruck zählt: Potenzielle Kunden für sich gewinnen
Gerade auf Messen ist die Konkurrenz groß. Nationale und auch internationale Unternehmen sind hier vertreten. Alle mit dem einen Ziel: Produkte zu verkaufen und neue Kunden zu gewinnen. Um hier hervorzustechen, braucht es neben einem guten Standplatz natürlich auch das richtige Design des Messestands. Der Stand ist das Herzstück der Messeteilnahmen und repräsentiert das Unternehmen. Es ist daher umso wichtiger, den Stand zugleich auffällig und dennoch professionell zu gestalten. Bereits im Vorfeld sollten sich Unternehmen hier ein Farbschema überlegen. Besonders gut und ansprechend sind immer Farben, welche auch im Firmenlogo enthalten sind. So schafft man direkt eine visuelle Verbindung zum Unternehmen. Generell sollte der Messestand auch relativ modern gestaltet werden. Hier dürfen auch gerne moderne Gadgets wie Tablets für interaktive Präsentationen ins Spiel kommen. Ebenso spielt das optische Auftreten der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Für ein einheitliches Gesamtbild sollte ein klarer Dresscode herrschen. Auch auf die kleinen Details kommt es beim ersten Eindruck an. So lassen sich beispielsweise Pins für Messen anstecken, um direkt als Firmenrepräsentant erkannt werden zu können. Natürlich sollte das Outfit auch immer die Unternehmenskultur verkörpern. Während ein Anwalt in Jogginghose ein optisches No-Go wäre, passt ein legeres Outfit bei Gaming-Entwicklern durchaus.
Vom Interessenten zum Kunden: Kundengewinnung leicht gemacht
Messen bieten Unternehmen eine sehr gezielte Chance, um potenzielle Kunden zu erreichen. Die meisten Messebesucher sind schließlich ohnehin bereits an den Produkten oder Dienstleistungen interessiert. Der erste Schritt bei der erfolgreichen Kundengewinnung ist eine gründliche Vorbereitung. Dazu gehört das Erstellen von Zielen und Strategien, welche die Kundengewinnung erleichtern. Vor Ort selbst sollte das Unternehmen dann mit Produktpräsentation und Einzigartigkeit überzeugen. Die größte Hürde in der Kundengewinnung liegt jedoch oft in der Akquise. Um Interessenten auf sich aufmerksam zu machen, ist Eigeninitiative gefragt. Messeteilnehmer sollten aktiv auf potenzielle Kunden zugehen und sie in ein Gespräch verwickeln. Eine nette Begrüßung und etwas Small Talk erleichtern den Einstieg. Auf Messen muss nämlich nicht immer der direkte Verkauf stattfinden. Oft reicht es bereits aus, Kontaktdaten auszutauschen oder Prospekte und Kataloge mitzugeben. So wird dem Interessenten suggeriert, dass es sich in erster Linie, um ein Informations- und nicht um ein Verkaufsgespräch gehandelt hat. Im Gespräch mit dem potenziellen Kunden sollte außerdem hervorgehen, was das Unternehmen einzigartig macht und warum es sinnvoll ist, in das Produkte zu investieren.
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.