Digitalisierung vereinfacht die Kommunikation in Unternehmen

Effiziente Kommunikation

E-Mails sind seit Jahren ein beliebtes Kommunikationsmittel zwischen Mitarbeitern. Binnen weniger Augenblicke lässt sich ein kurzer Text tippen. Noch schneller ist die E-Mail versendet und schon weiß der Kollege zwei Stockwerke höher über den Status des Projektes Bescheid. Der fortschreitende Prozess der Digitalisierung bietet aber noch ganz andere Lösungen. Videomeetings gehören mittlerweile auch in weniger internetaffinen Branchen zum Alltag, denn sie machen es möglich, dass Personen, die sich an ganz unterschiedlichen Orten befinden, an einer Besprechung teilnehmen können. Das funktioniert nicht immer reibungslos. Oft funken technische Probleme oder die Unwissenheit der Mitarbeiter hinein. Um möglichst effektive Meetings realisieren zu können, sollten also gewisse Vorkehrungen getroffen werden.

Ausrüstung und IT-Wissen müssen vorhanden sein

Videomeetings lassen sich nur realisieren, wenn genügend Computer oder Tablets mit Kamera und Mikrofon vorhanden sind. Das setzt ein bestimmtes Budget für die notwendige Technik voraus. Zugleich muss eine stabile Internetverbindung im Unternehmen bereitstehen. Auch Mitarbeiter, die aus dem Homeoffice arbeiten, brauchen eine ausreichende Bandbreite und sollten nicht auf einem der wenigen weißen Flecken in der Bundesrepublik leben – also Gebiete, in denen weder 4G/LTE- noch 5G-Funksignale empfangen werden können.

Zusätzlich sollten die Mitarbeiter in die Technik eingewiesen werden. Zum Beispiel kann ein Workshop für Microsoft Teams sinnvoll sein. Schulungen werden von IT-Firmen wie Torutec angeboten und führen auch wenig technikaffine Angestellte an die neuen digitalen Tools heran. Unternehmen, die auf mehrere komplexe IT-Systeme setzen, beispielsweise für Personal- oder Warenwirtschaftssysteme, müssen umfangreichere Voraussetzungen erfüllen. Die Integration von Schnittstellen ist dann essentiell, um einen problemlosen Ablauf zwischen diesen Systemen zu ermöglichen.

Persönlicher Kontakt weiterhin wichtig

Im Unternehmenskontext ist es immer wichtig, dass die Menschlichkeit nicht komplett verloren geht. So gibt es einige Gespräche, die nach wie vor persönlich stattfinden sollten. Dazu gehören unter anderem Entlassungen oder Abmahnungen. Auch wenn es um viel Geld und Vertragsverhandlungen mit anderen Firmen geht, kann es in manchen Fällen besser sein, wenn sich die Beteiligten direkt gegenübersitzen und die Mimik und Gestik besser wahrnehmen können. Alltägliche Meetings, in denen die Mitglieder einer Abteilung ein aktuelles Projekt besprechen oder gemeinsam brainstormen, lassen sich hingegen gut über den Bildschirm abhalten. Allerdings sollte es hier immer einen Wortführer geben, der sich darum kümmert, dass das Gespräch in die richtigen Bahnen gelenkt wird. Der Moderator kann auch jemanden bestimmen, der Notizen für alle macht und sie später herumschickt.

Nicht auf moderne Kommunikationswege verzichten

So mancher Unternehmer der alten Schule findet persönliche Besprechungen einfach besser und verschließt sich der neuen Technik. Das kann aber ein fataler Fehler sein, denn in der Regel profitieren Firmen direkt auf mehreren Ebenen von virtuellen Meetings:

• Prozesse lassen sich beschleunigen und Kosten einsparen.
• Dienstreisen können auf ein notwendiges Minimum reduziert werden.
• Arbeitgeber werden für Fachkräfte attraktiver, da sie vermehrt Homeoffice anbieten können.