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IT & Telekommunikation

Per Knopfdruck zum Erfolg

Daran, dass Projekte scheitern, ist nicht selten die Ressourcenknappheit in den Unternehmen schuld. Ohne professionelles Ressourcenmanagement werden Mitarbeiter häufig in mehreren Projekten verplant. Teams müssen dann Überstunden machen, um die Projektziele überhaupt zu erreichen. Mitarbeiter geraten durch enge Zeitpläne und eine hohe Arbeitsbelastung unter unnötigen Druck, was die Fehleranfälligkeit erhöht, die Mitarbeiterzufriedenheit reduziert und im schlimmsten Fall sogar die Krankheitsrate steigert. Wer hier gezielt gegensteuern will, kommt um ein professionelles Ressourcenmanagement nicht umhin. Nur so sind Firmen in einem volatilen Umfeld in der Lage, rasch Prioritäten zu ändern: indem transparent ist, welche Konsequenzen Entscheidungen haben – etwa die Verschiebung anderer Projekte.

Unternehmen lassen sich hinsichtlich ihres Ressourcenmanagements in drei Kategorien einteilen: Da ist der kleine Anteil, der sowohl über eine geeignete Software als auch über methodisch gut ausgebildete Mitarbeiter verfügt – hier stimmen die Prozesse. Eine zweite Gruppe setzt auf semiprofessionelle Werkzeuge: Hier wird mit einfachen Tools gearbeitet und geplant. Woran es dort oft hapert, ist das komplexe Ressourcenmanagement. Die weitaus größte Gruppe der Unternehmen schließlich arbeitet mit einfachsten Tools wie Excel oder gar selbstgestrickten Werkzeugen. Hier ist der Druck besonders groß: Diese Firmen haben meist sehr viel mehr Arbeit oder sehr viel mehr Projekte, als fachkundige Mitarbeiter erfolgreich bearbeiten könnten, und entsprechend gibt es dauernd Verschiebungen. Eines aber haben die Unternehmen aller Kategorien gemein: Das Problem liegt beim Management, nicht bei den Mitarbeitern. Nur Manager, die selbst in der Lage sind, mit modernen Simulationswerkzeugen Portfolios zu erstellen, können auf Basis aussagekräftiger Analysen solide Entscheidungen treffen. Genau damit aber sind viele Führungskräfte heute noch heillos überfordert.

Die Planung und Begleitung von Tätigkeiten und Menschen in Projekten ist ein organischer Vorgang. Aufgaben und Rollen müssen immer wieder an den jeweils aktuellen Stand der Prozesse angepasst werden. Dadurch entsteht eine gigantische Kombinatorik mit einer unglaublichen Fülle an Möglichkeiten. Dabei ist es absolut illusorisch, zu glauben, dass derartige Wahrscheinlichkeitsszenarien ohne den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) berechnet werden können. Es braucht starke Algorithmen, die alle etwaigen Szenarien, mögliche Probleme und deren Lösung in Betracht ziehen können. Je aufwändiger das Projekt und je größer der Pool an Mitarbeitern, die darin involviert sind, desto wichtiger ist der Einsatz eines lernenden Systems, das Muster erkennt und die Anwender auf etwaige Engstellen hinweist. Die nächste Stufe der Entwicklung wird eine Künstliche Intelligenz sein, die Ressourcenüberlastungen nicht nur erkennt, sondern auch selbständig löst. All dies ist in einem mittelständischen oder großen Unternehmen ohne KI nur mit extremem Aufwand und hoher Fehleranfälligkeit möglich.

KI-gestütztes Ressourcenmanagement ermöglicht auf Basis von Kapazitäten, Rollen und Skills des Personals die perfekte Zusammenstellung eines Teams für jedes Projekt auf Basis der verfügbaren Ressourcen. Intelligente Software erlaubt zu jeder Zeit einen umfassenden Überblick darüber, welche Fähigkeiten in einem Team bereits vorhanden sind und welche im Unternehmen noch fehlen, um künftige Aufgaben zu meistern. Gleiches gilt für die Auslastung und Zuweisung der Mitarbeiter in Bezug auf anstehende Projektaufgaben oder Projektphasen. Durch die kombinierte Planung der zeitlichen Verfügbarkeit von Mitarbeitern mit den benötigten Fähigkeiten können Projekte bedarfsgerechter besetzt werden.

Gleichzeitig gibt eine KI-basierte Ressourcenplanung Aufschluss über zukünftigen Skill-Bedarf und ermöglicht die zielführende Weiterbildung sowie ein auf tatsächliche Anforderungen ausgerichtetes Recruiting. Eine auf Algorithmen basierende Software erfasst und entschlüsselt die vielfältigen planerischen Abhängigkeiten und Zusammenhänge schneller und umfassender, als es ein Mitarbeiter je könnte. Mit einem Überblick auf Knopfdruck schafft sie Transparenz und unterstützt alle am Projekt Beteiligten durch eine Vorauswahl von Aufgaben- und Problemfeldern im Risikomanagement.

Der Projektarbeit kommt im Unternehmen eine immer größere Bedeutung zu. Hat sich ihr Anteil in den zurückliegenden Jahren bereits verdoppelt, könnte er sich in Zukunft sogar verdreifachen, prognostizieren Experten. Der Druck, ein zielführendes Ressourcenmanagement zu betreiben, steigt dadurch noch. Auch, wenn KI-gestütztes Projektmanagement in vielen Unternehmen noch Zukunftsmusik ist, sollten sich Manager den Vorteilen der Digitalisierung nicht verschließen – selbst dann nicht, wenn vieles in der Umsetzung zunächst einen Mehraufwand bedeutet. Es stellt sich eher die Frage, ob man es sich leisten kann, diesen Mehraufwand nicht zu betreiben und immer wieder Projekte zu haben, die weder in-time noch in-budget oder in-quality abgeschlossen werden. Die präzise Ressourcenabstimmung zwischen Projekt- und Linienorganisation erlaubt es Entscheidern, ihr Team optimal je nach Kapazitätsauslastung zusammenstellen und bereits im Vorfeld zu erkennen, wer tatsächlich verfügbar ist. Endlose Diskussionsrunen können so direkt im Keim erstickt werden. Dass die Freigabe von Projekten so immens beschleunigt wird, versteht sich von selbst.

Über den Autor

Seit rund einem Vierteljahrhundert ist Mathias Hess in der digitalen Welt unterwegs – in nationalen mittelständischen Unternehmen und in internationalen Großkonzernen, als CIO und IT-Leiter sowie in verantwortlichen Management-Positionen bei IT-Service-Providern. Er kennt alles, was das moderne IT-Umfeld beim Thema Digitalisierung als Chancen, aber auch an Risiken zu bieten hat. Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen im Projektmanagement, sowohl mit der Einführung neuer Anwendungen und Prozesse (ITIL) als auch in der Umsetzung von Outsourcing-Projekten und komplexen Offshore-Leistungen. Im Rahmen seiner Tätigkeit trägt er oft auch Verantwortung für das Change-Management, was immer mehr zum entscheidenden Erfolgsfaktor in vielen Projekten wird. Mathias Hess ist begeisterter Chancen-Nutzer und Digitalisierungsoptimist. Die IT sieht er zukünftig immer weniger als Kostenoptimierer, sondern vielmehr als treibenden „Business Enabler“. Mathias Hess ist Interim Manager und professioneller Vortragsredner. Seine Themen sind Innovation, Führung, Agilität und Change-Management.

 

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