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Zeiterfassung Homeoffice

Die Arbeitszeit von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen muss in Deutschland gesetzlich erfasst werden. Das gilt natürlich auch für Arbeitnehmer im Homeoffice. Doch wie lauten die gesetzlichen Grundlagen für die Zeiterfassung und was ist nach deutschem Gesetz zulässig? In diesem Artikel beantworten wir diese und ähnliche Fragen zum Thema und zeigen auf, wer für die Kontrolle der Arbeitszeiterfassung Verantwortung trägt.

Zeiterfassung: Gesetzliche Grundlagen

Das Arbeitszeitgesetz bestimmt in Deutschland darüber, wie die Erfassung der Arbeitszeit vollzogen werden muss. Damit werden vom deutschen Gesetzgeber vor allem zwei Ziele verfolgt: So sollen die Arbeitnehmer einerseits vor Ausbeutung und Willkür ihrer Arbeitgeber bewahrt werden.

Andererseits soll eine gewisse Flexibilität für Arbeitgeber bestehen, die so trotz schwankender Auftragslagen, Auslastungsschwankungen und Konkurrenz ihre Ziele erreichen können. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeitenden dennoch geschützt werden.

Diese Aspekte werden im Zeiterfassungs-Gesetz geregelt:

  • Dauer der Arbeitszeit, zuzüglich Ruhezeiten
  • Regelungen bei Bereitschaftsdienst und Nachtarbeit
  • gestellte Bedingungen an Ausgleich von Sonderschichten
  • Vorgaben zu Pausenzeiten und Überstunden

In bestimmten Fällen ist es möglich, die genannten Bestimmungen abweichend zu regeln, was beispielsweise durch tarifliche und betriebsinterne Vereinbarungen erfolgen kann. Normalerweise ist das dann der Fall, wenn es durch betriebliche oder zeitliche Erfordernisse notwendig wird, wie in den folgenden Beispielen dargestellt:

  • in bestimmten Branchen, wie zum Beispiel während der Erntezeit in der Landwirtschaft
  • in Schicht- und Verkehrsbetrieben, zum Aufrechterhalten der Konkurrenzfähigkeiten
  • in Not- oder Katastrophenfällen

Wer muss keine Zeiterfassung machen?

Mittlerweile sind alle geleisteten Arbeitsstunden von Arbeitnehmer/innen sämtlicher Branchen elektronisch zu erfassen. Wie bereits angedeutet, kann es jedoch auch Ausnahmen geben, wie zum Beispiel für Tarifparteien und Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern.

Laut Gesetz ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglich erbrachten Arbeitszeit elektronisch aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung können die Arbeitnehmer jedoch auch selbst vornehmen oder durch einen Dritten vornehmen lassen. Tarifpartnern ist es möglich, Ausnahmen zu vereinbaren. Zum Beispiel kann man von der elektronischen Form abweichen und stattdessen eine händische Aufzeichnung der Arbeitszeit in Papierform zulassen.

Wie funktioniert elektronische Zeiterfassung?

Die digitale Arbeitszeiterfassung gilt als besonders kostengünstig und effizient, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe in Unternehmen zu optimieren. Wissen sollte man als Arbeitgeber, wie man diese neue Technologie am besten im eigenen Unternehmen einführt.

Es werden verschiedene Arten digitaler Zeiterfassungssysteme unterschieden, wobei es sich jedoch im Wesentlichen um die gleiche Funktionsweise handelt. Ziel davon ist es, die geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer eines Unternehmens korrekt festzuhalten.

Diese Systeme erfassen demnach den Beginn und das Ende des Arbeitstages, sowie Urlaubszeiten und Krankheitstage. Mögliche Zusatzfunktionen sind, dass die Pausen vom System automatisch abgezogen werden. Die auf dem Arbeitszeitkonto festgehaltenen Daten können von der Personalabteilung zur Erstellung der Gehaltsabrechnungen oder Berechnung von Überstunden genutzt werden.

Der Vorteil bei digitalen Lösungen besteht vor allem darin, dass diese weitestgehend an die Bedürfnisse der Unternehmen und Belegschaften angepasst werden können. So gibt es beispielsweise Apps für Mobiltelefone, Web-Clients oder Lösungen auf dem Desktop-Computer. Digitale Zeiterfassungen bestehen jeweils aus einem System, über das der Arbeitsstatus gemeldet werden kann, sowie aus einer Software-Applikation, mit der eine Erfassung und Verarbeitung der Daten vollzogen wird.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitgeber selbst sind in erster Linie dazu verpflichtet, ihren Betrieb so zu organisieren, dass die geltenden Gesetze eingehalten werden können. Beim Arbeitszeitgesetz und dem Arbeitsschutzgesetz handelt es sich zwar um Bundesgesetze, für die Überwachung der Bestimmungen dieser sind jedoch die Bundesländer verantwortlich. Auch für die Auslegung und Anwendung der gesetzlichen Vorschriften sind die Länder und die nach Landesrecht bestimmten Arbeitsschutzbehörden verantwortlich.

Dies wiederum bedeutet, dass allein sie (im Streitfall auch Gerichte) verbindliche Entscheidungen im Einzelfall treffen können. Bei Verstößen ist es möglich, Nachbesserungen zu verlangen. Auch Bußgelder können dann anfallen. Wie hoch diese sind, hängt im Einzelfall von der Schwere des jeweiligen Rechtsverstoßes ab.

Arbeiten im Homeoffice

Das Arbeiten außerhalb von Büroräumen ist spätestens seit der Pandemie immer beliebter geworden. Mittlerweile ist es aus der modernen Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. Dieses sogenannte orts- und zeitflexible Arbeiten ist auch bekannt als mobile Arbeit, Telearbeit, Homeoffice oder Heimarbeit.

Der gesetzlichen Regelung zufolge muss die Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice gewährleistet sein.

Was gilt als Arbeitszeit im Homeoffice?

Im Homeoffice gelten allgemein die gleichen Regeln zur Arbeitszeit wie im Büro. Das bedeutet, dass für den Arbeitnehmer die im Tarif- oder Arbeitsvertrag geregelte Arbeitszeit gilt. Regelt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit, muss diese auch vom Arbeitnehmer eingehalten werden. Außerhalb der vereinbarten Zeiten muss der Arbeitnehmer dafür nicht erreichbar sein.

Mittlerweile gewähren viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Flexibilität im Homeoffice. Das bedeutet, dass die zu leistende Arbeitszeit frei eingeteilt werden kann. Zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen gehören unter anderem die Gleitzeit oder eine Jahresarbeitszeit, anstelle der fixen täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit. Die sogenannte Vertrauensarbeitszeit ist gesetzlich weder definiert noch geregelt. Diese besagt nur, dass dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber gestattet wird, seine Arbeitszeit selbst einzuteilen.

Dazu folgendes Beispiel: Wenn der Arbeitnehmer täglich 8 Stunden arbeiten muss, kann er selbst festlegen, ob er diese zwischen 7:00 Uhr und 16:00 Uhr (Pause von einer Stunde einberechnet) verrichtet, oder erst abends damit beginnt, beispielsweise von 16:00 Uhr bis 24:00 Uhr. Dabei besteht keine Pflicht zur ständigen Erreichbarkeit. Es ist allerdings empfehlenswert, dass man sich als Arbeitnehmer beim Arbeitgeber auch im Homeoffice an- und abmeldet. Dies kann beispielsweise durch eine kurze schriftliche Mitteilung oder ein Telefonat passieren.

Was muss der Arbeitgeber bei Homeoffice beachten?

In Deutschland gibt es einige arbeitsrechtliche Vorgaben, die bei der Umsetzung der Homeoffice-Regelungen zu beachten sind. Hierbei ist es die Pflicht des Arbeitgebers, darauf zu achten, dass Vorschriften zum Thema Arbeits- und Datenschutz, aber auch zu den Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Andernfalls können Bußgelder erhoben werden. In der folgenden Grafik ist dargestellt, welche Regelungen beim Home-Office unbedingt einzuhalten sind.

Kann man Stromkosten für Homeoffice von der Steuer absetzen?

Auch wenn Homeoffice als attraktiver Benefit für Mitarbeitende gilt, bringt es einen Nachteil mit sich: die höheren Stromkosten im eigenen Zuhause. Es ist jedoch möglich, diese von der Steuer abzusetzen. In den Ländern Deutschland, Österreich und der Schweiz wurden dafür sogenannte Homeoffice-Pauschalen eingeführt. Dadurch sollen zusätzliche Kosten ausgeglichen werden, die Arbeitnehmende im Homeoffice haben. Beispielsweise zählen dazu höhere Strom- und Heizungsgebühren.

In Deutschland besteht die Möglichkeit einer Homeoffice-Pauschale seit dem Jahr 2020. Diese wurde seit 2023 von fünf auf sechs Euro pro Tag angehoben, was es Arbeitnehmern möglich macht, eine Steuerpauschale von sechs Euro pro Tag für insgesamt bis zu 210 Arbeitstage in Anspruch zu nehmen (ergibt einen Maximalbetrag von 1.260 Euro pro Jahr).

Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Auch im Homeoffice muss die täglich verrichtete Arbeitszeit festgehalten werden. Dies stellt einerseits eine Herausforderung für Unternehmen dar, schafft jedoch auch die Möglichkeit, flexible Arbeitsmodelle einzuführen und dabei Transparenz und Fairness beim Thema Vergütung zu schaffen.

In der Regel erfolgt die Zeiterfassung im Homeoffice mit dafür entwickelten und speziellen digitalen Lösungen. Diese machen eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten und der Aktivitäten von Mitarbeitern möglich. Gleichzeitig wird eine gute Möglichkeit geschaffen, Arbeitsstunden auf einfache Art und Weise festzuhalten und diese auf einer zentralen Plattform zu speichern, wo sie jederzeit ausgewertet werden können.

Kann man im Homeoffice Überstunden machen?

Allgemein, besonders aber im Homeoffice, besteht für Arbeitnehmer die Gefahr, dass sie viele Überstunden täglich machen. Neben gesundheitlichen Problemen kann die ständige Überlastung auch zu Problemen in der Partnerschaft und der Familie führen. Seit der neuen Rechtsprechung zur Erfassung der Arbeitszeit gilt jedoch: Sieht der Arbeitsvertrag keine etwaigen Regelungen für Überstunden vor, müssen diese entweder bezahlt oder vom Arbeitnehmer abgebaut werden. Dies ist im Arbeitszeitgesetz geregelt.

Wie berechne ich die Homeoffice Tage?

Die Angaben zur Homeoffice-Pauschale sind in der Anlage N der Steuererklärung zu machen dafür steht entweder Zeile 61 oder Zeile 62 zur Verfügung. Um welche Zeile es sich handeln muss, ist davon abhängig, ob dem Arbeitnehmer ein anderer Arbeitsplatz für die von ihm im Homeoffice zu erledigenden Aufgaben zur Verfügung stand oder nicht. Dabei kann es sich beispielsweise um einen Büroplatz beim Arbeitgeber handeln.

In der Steuererklärung wird angegeben, an wie vielen Tagen man zu Hause gearbeitet hat. Anhand dieser Zahl ermittelt das Finanzamt anschließend die Höhe der Werbungskosten.

Wie prüft das Finanzamt die Homeoffice Tage?

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind mit der Pendlerpauschale von 30 Cent pro zurückgelegtem Entfernungskilometer abziehbar. Seit dem Jahr 2022 sind es 38 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer. Jeder Arbeitnehmer muss im Rahmen der Anlage in der Steuererklärung eine exakte Angabe der Tage vornehmen, an denen die Fahrt zur Arbeitsstelle angetreten wurde. Ferner müssen zur Überprüfung der erklärten Arbeitstage auch Krankheits- und Urlaubstage in der Steuererklärung angegeben werden. Seit dem Jahr 2020 kommen nunmehr auch die Dienstreise- und Heimarbeitstage hinzu.

Es kann jedoch äußerst mühsam sein, die exakte Anzahl der verschiedenen Arbeitstage zu ermitteln. Noch schwieriger wird es dann, wenn Arbeitnehmer auch am Wochenende ihre Arbeitsstelle aufsuchen, was meist außerplanmäßig passiert. Die Finanzämter haben bereits vor mehreren Jahren sogenannte „Nichtaufgriffsgrenzen“ eingeführt. Das bedeutet, dass sie im Allgemeinen die folgende Anzahl von Fahrten akzeptieren:

  • Fünf-Tage-Woche: 220 bis 230 Fahrten
  • Sechs-Tage-Woche: 260 bis 280 Fahrten

Seit der Corona-Pandemie befinden sich viele Mitarbeiter nach wie vor im Homeoffice, sodass sie nicht täglich ins Büro oder zum Betrieb fahren. Für diese Tage ist es ihnen möglich, einen Pauschalbetrag von 5 Euro pro Tag, beziehungsweise 6 Euro pro Tag als Werbungskosten gelten zu machen. Das gilt auch für die Kosten, die für ein häusliches Arbeitszimmer anfallen.

Gibt es keine Fahrten zur Arbeitsstätte und zurück nach Hause, dürfen natürlich keine Fahrtkosten geltend gemacht werden. An dieser Stelle setzen die Finanzämter jedoch an und fordern vermehrt Arbeitgeberbescheinigungen über die tatsächlich geleisteten Arbeitstage und über die Tage, an denen die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde.

Fazit

Die Zeiterfassung im Home-Office ist spätestens seit Pandemiezeiten zu einem wichtigen Thema in der heutigen Arbeitswelt geworden. Immer mehr Menschen arbeiten von zu Hause aus. Natürlich muss deren Arbeitszeit ebenso erfasst werden, wie die der Mitarbeitenden vor Ort.

Das Arbeitszeitgesetz dient in erster Linie zum Schutz der Mitarbeiter, da es sicherstellt, dass diese nicht mehr arbeiten, als es die vertraglich festgelegte Arbeitszeit regelt. Kommt es zu Überstunden, müssen diese entweder vom Arbeitgeber ausgezahlt oder vom Arbeitnehmenden abgebaut werden. Festgehalten wird die Arbeitszeit im Homeoffice mithilfe moderner Systeme, die meist im Browser oder mithilfe einer App zu bedienen sind. 

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