Die digitale Buchhaltung, also die Buchhaltung völlig ohne Papier und in digitaler Form, rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus. Bereits mit wenigen Maßnahmen, kann die papierlose Buchhaltung umgesetzt werden.
Vorteile des papierlosen Buchhaltung
Wie häufig im Leben und Geschäftsalltag, gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Letztlich gilt es abzuwägen, ob mehr Vor- oder Nachteile es für das eigene Unternehmen gibt. Blicken wir zunächst auf die Vorteile:
- Alle Dokumente werden digital und zentral an einem Ort erfasst
- Anbindung der Buchhaltungssoftware an das eigene Online-Banking für mehr und schnellere Transparenz. Je nach Software kann sogar eine (teil)automatisierte Buchung oder Mahnwesen umgesetzt werden
- Minimierung der Suchkosten durch eine mögliche Volltextsuche. Das Suchen in physischen Ordnern ist nicht notwendig
- Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Drucker und mögliche Lagerräume oder Büroflächen
- Versand / Transport an den Steuerberater entfällt. Keine Versandgebühren zum Versenden der physischen Ordner
- Der Steuerberater kann nach Kompetenz, Spezialgebiet ausgewählt werden – völlig ortsunabhängig!
- Kein aufwendiges Sortieren/Befüllen von Belegen bzw. Ordnern
- Hohes Maß an Sicherheit, da modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht/gesetzliche Bestimmungen)
- Schutz der Daten vor Diebstahl, Einbruch oder sonstigen Schaden
- Zugriff von überall auf der Welt, sofern Internet vorhanden ist. Im Zeitalter des mobilen Büros, ein weiterer Vorteil
Nachteile der papierlosen Buchhaltung
- Hard- und Software muss initial angeschafft werden
- Planung/Konzeption, wie sich interne Prozesse, verändern müssen
- Ressourcen zur digitalen Erfassung alle physischer Belege müssen bereit gestellt sein
- Mitarbeiter müssen mit an Board geholt werden
Die drei Schritt für eine effektive und papierlose Buchhaltung
Bei der papierlosen Buchhaltung geht es letztlich darum, Prozesse zu definieren, die Buchhaltung für alle relevanten Belege und Buchungen völlig papierlos zu gestalten. Die Arbeit mit physischen Ordnern ist zeitintensiv, wenig flexibel und nicht mehr zeitgemäß. Es geht heutzutage wesentlich effektiver und auch kostengünstiger. Je größer das Unternehmen und je mehr Quellen es gibt, aus denen relevanten Dokumente für die Buchhaltung kommen können, desto komplexer wird es natürlich.
Grundsätzlich sind aber lediglich drei Schritt notwendig, um letztlich auf die papierlose Buchhaltung umzustellen.
Schritt 1
Um die physischen Belege digital erfassen zu können, gehört zunächst einmal ein guter Dokumentenscanner zur Basisausstattung. Je nach Größe des Unternehmens reicht beispielsweise ein Dokumentenscanner von Fujitsu (ix 500) in vielen Fällen vollkommen aus. Der Scanner kann beispielsweise rund 25 Seiten/Minute entspannen, ist ein Duplexscanner, kompatibel für Mac und ebenfalls sehr wichtig – eine Schnittstelle zu verschiedenen Cloudsystemen ist vorhanden, sodass die eingescannten Dokumente direkt zentral in einer Cloud abgelegt werden kann.
Schritt 2
Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Cloudsystem. Es gibt einige Optionen, ob Dropbox, iCloud oder aber auch Data Management Systeme, die letztlich die zentrale Ablage für die papierlose Buchhaltung bilden soll. Auch die Daten bietet mit Unternehmen Online eine eigene Cloud-Lösung an, die direkt mit dem Steuerbüro korrespondieren und somit genutzt werden kann.
Schritt 3
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eigentlich schon der letzte Schritt, um eine papierlose Buchhaltung umsetzen zu können. Zu empfehlen ist hier eine Saas-Lösung, mit der man flexibel von überall aus arbeiten und auf die Daten zugreifen kann. Im mobilen Zeitalter eine sinnvolle Lösung. Beachtet werden sollte, dass die SaaS-Lösung auch eine direkte Anbindung an das eigene Online-Banking möglich macht, um das Buchen oder Mahnwesen teilweise sogar automatisiert umsetzen zu können. Durch OCR-Erkennung können so Geldeingänge erkannt und weiterverarbeitet werden.
Podcast zur papierlosen Buchhaltung
Im Podcast bei den Kollegen von Digitales Unternehmertum.de, wird das Thema sehr ausführlich besprochen und Tipps zur einfachen und schnellen Umsetzung gegeben.
BusinessWer in Bau, Planung oder Handwerk arbeitet, kennt das Bild: Zollstock, Lasermessgerät und eine handschriftliche Skizze gelten seit Jahrzehnten als Standardwerkzeuge bei der Bestandserfassung. Doch gerade bei komplexen Räumen, verwinkelten Gebäuden oder großen Außenanlagen stößt das klassische Aufmaß immer häufiger an Grenzen. Maße fehlen, Nachmessungen werden nötig, und Unsicherheiten tauchen oft erst auf, wenn die Planung schon fortgeschritten oder die Ausführung angelaufen ist. Immer mehr Betriebe setzen deshalb auf 3D-Scanner, um Bestandsdaten vollständig und digital zu erfassen und genau auf diesen Wandel hat sich Scanflow Solutions spezialisiert. Warum klassisches Aufmaß an seine Grenzen stößt Das manuelle Aufmaß ist in der Theorie einfach: Vor Ort messen, Werte notieren, im Büro übertragen. In der Praxis zeigen sich jedoch wiederkehrende Schwachstellen. Bei unregelmäßigen Grundrissen, schrägen Wänden oder technisch dicht belegten Räumen lassen sich relevante Maße leicht übersehen. Fehlt später ein Wert für die Planung, bedeutet das häufig einen zweiten Vor-Ort-Termin mit entsprechendem Zeit- und Kostenaufwand.
Guide'sIn Büros, Praxen, Verkaufsflächen und Eingangsbereichen prägt die Raumgestaltung maßgeblich, wie ein Standort genutzt wird und wie er auf Kunden, Patienten und Mitarbeitende wirkt. Glas kann dabei eine besondere Rolle spielen: Es trennt Bereiche, ohne Räume optisch zu verkleinern, lässt Tageslicht tief ins Gebäude und wirkt wertig, ohne aufdringlich zu sein. Die kurze Antwort auf die Frage, worauf Unternehmen bei Planung und Umsetzung achten sollten, lautet deshalb: Funktion schlägt Optik. Eine Glaslösung erfüllt ihre Aufgabe im Alltag nur dann zuverlässig, wenn Konstruktion, Ausführung und Einbausituation zur konkreten Nutzung passen und wenn Maße, Anschlüsse und Sicherheitsanforderungen früh mit einem Fachbetrieb geklärt werden. Dieser Beitrag ordnet die wesentlichen Überlegungen ein, bevor Unternehmen ein Glasbauteil neu planen, modernisieren oder reparieren lassen. Warum Glas im Gewerberaum mehr als Gestaltung ist Glas wird in gewerblichen Räumen häufig zuerst als gestalterisches Element wahrgenommen. Tatsächlich ist der Werkstoff vor allem eine funktionale Entscheidung. Eine Glastrennwand grenzt Arbeitsbereiche ab, ohne die Sichtachsen im Raum zu unterbrechen. Große Fensterflächen und verglaste Eingangsbereiche bringen Tageslicht in Zonen, die sonst künstlich beleuchtet werden müssten. Mattierte oder strukturierte Ausführungen schaffen Sichtschutz, wo Vertraulichkeit nötig ist, etwa in Besprechungs- oder Behandlungszimmern. Je nach Aufbau kann eine Verglasung auch die Geräuschübertragung dämpfen oder kaum, wenn die Konstruktion nicht dafür ausgelegt ist. Zudem lassen sich Glasflächen in der Regel unkompliziert reinigen, was in Praxen und stark frequentierten Empfangsbereichen ein praktischer Vorteil ist.
RatgeberWer eine Wohnung, ein Haus oder Geschäftsräume renovieren lässt, denkt meist zuerst an das sichtbare Ergebnis: glatte Wände, neue Oberflächen, eine durchdachte Raumaufteilung. Ob ein Vorhaben tatsächlich gelingt, entscheidet sich jedoch lange vor dem letzten Anstrich. Die Abstimmung der beteiligten Gewerke, ein nachvollziehbarer Ablauf und feste Ansprechpartner bestimmen maßgeblich, ob ein Projekt für Eigentümer planbar bleibt insbesondere dann, wenn Innenausbau, Trockenbau und Verputzarbeiten zusammenkommen. Dieses Porträt zeigt, wie ein regionaler Handwerksbetrieb diesen gebündelten Ansatz umsetzt, und benennt die Punkte, die Auftraggeber vor dem Projektstart klären sollten. Renovieren als Organisationsaufgabe Eine Renovierung ist selten eine einzelne Maßnahme. Wer etwa die Aufteilung einer Altbauwohnung verändern möchte, benötigt zunächst neue Wände im Trockenbau, anschließend Putz und Oberflächen, häufig ergänzt um weitere Arbeiten im Innenausbau. Jedes Gewerk baut auf dem vorherigen auf und jede Unklarheit an einer Schnittstelle wirkt sich auf das Gesamtergebnis aus.