News·
business-on.de Redaktion
business-on.de Redaktion
·
6. April 2018

Drei Schritte zur papierlosen Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung, also die Buchhaltung völlig ohne Papier und in digitaler Form, rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus. Bereits mit wenigen Maßnahmen, kann die papierlose Buchhaltung umgesetzt werden.

Vorteile des papierlosen Buchhaltung

Wie häufig im Leben und Geschäftsalltag, gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Letztlich gilt es abzuwägen, ob mehr Vor- oder Nachteile es für das eigene Unternehmen gibt. Blicken wir zunächst auf die Vorteile:

  • Alle Dokumente werden digital und zentral an einem Ort erfasst
  • Anbindung der Buchhaltungssoftware an das eigene Online-Banking für mehr und schnellere Transparenz. Je nach Software kann sogar eine (teil)automatisierte Buchung oder Mahnwesen umgesetzt werden
  • Minimierung der Suchkosten durch eine mögliche Volltextsuche. Das Suchen in physischen Ordnern ist nicht notwendig
  • Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Drucker und mögliche Lagerräume oder Büroflächen
  • Versand / Transport an den Steuerberater entfällt. Keine Versandgebühren zum Versenden der physischen Ordner
  • Der Steuerberater kann nach Kompetenz, Spezialgebiet ausgewählt werden – völlig ortsunabhängig!
  • Kein aufwendiges Sortieren/Befüllen von Belegen bzw. Ordnern
  • Hohes Maß an Sicherheit, da modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht/gesetzliche Bestimmungen)
  • Schutz der Daten vor Diebstahl, Einbruch oder sonstigen Schaden
  • Zugriff von überall auf der Welt, sofern Internet vorhanden ist. Im Zeitalter des mobilen Büros, ein weiterer Vorteil

Nachteile der papierlosen Buchhaltung

  • Hard- und Software muss initial angeschafft werden
  • Planung/Konzeption, wie sich interne Prozesse, verändern müssen
  • Ressourcen zur digitalen Erfassung alle physischer Belege müssen bereit gestellt sein
  • Mitarbeiter müssen mit an Board geholt werden

Die drei Schritt für eine effektive und papierlose Buchhaltung

Bei der papierlosen Buchhaltung geht es letztlich darum, Prozesse zu definieren, die Buchhaltung für alle relevanten Belege und Buchungen völlig papierlos zu gestalten. Die Arbeit mit physischen Ordnern ist zeitintensiv, wenig flexibel und nicht mehr zeitgemäß. Es geht heutzutage wesentlich effektiver und auch kostengünstiger. Je größer das Unternehmen und je mehr Quellen es gibt, aus denen relevanten Dokumente für die Buchhaltung kommen können, desto komplexer wird es natürlich.

Grundsätzlich sind aber lediglich drei Schritt notwendig, um letztlich auf die papierlose Buchhaltung umzustellen.

Schritt 1
Um die physischen Belege digital erfassen zu können, gehört zunächst einmal ein guter Dokumentenscanner zur Basisausstattung. Je nach Größe des Unternehmens reicht beispielsweise ein Dokumentenscanner von Fujitsu (ix 500) in vielen Fällen vollkommen aus. Der Scanner kann beispielsweise rund 25 Seiten/Minute entspannen, ist ein Duplexscanner, kompatibel für Mac und ebenfalls sehr wichtig – eine Schnittstelle zu verschiedenen Cloudsystemen ist vorhanden, sodass die eingescannten Dokumente direkt zentral in einer Cloud abgelegt werden kann.

Schritt 2
Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Cloudsystem. Es gibt einige Optionen, ob Dropbox, iCloud oder aber auch Data Management Systeme, die letztlich die zentrale Ablage für die papierlose Buchhaltung bilden soll. Auch die Daten bietet mit Unternehmen Online eine eigene Cloud-Lösung an, die direkt mit dem Steuerbüro korrespondieren und somit genutzt werden kann.

Schritt 3
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eigentlich schon der letzte Schritt, um eine papierlose Buchhaltung umsetzen zu können. Zu empfehlen ist hier eine Saas-Lösung, mit der man flexibel von überall aus arbeiten und auf die Daten zugreifen kann. Im mobilen Zeitalter eine sinnvolle Lösung. Beachtet werden sollte, dass die SaaS-Lösung auch eine direkte Anbindung an das eigene Online-Banking möglich macht, um das Buchen oder Mahnwesen teilweise sogar automatisiert umsetzen zu können. Durch OCR-Erkennung können so Geldeingänge erkannt und weiterverarbeitet werden.

Podcast zur papierlosen Buchhaltung

Im Podcast bei den Kollegen von Digitales Unternehmertum.de, wird das Thema sehr ausführlich besprochen und Tipps zur einfachen und schnellen Umsetzung gegeben.

Teilen:
Weitere Artikel
Betriebsmedizin und Verkehrsmedizin: Was Unternehmen zu Vorsorge- und Eignungsuntersuchungen wissen sollten
Guide's
Betriebsmedizin und Verkehrsmedizin: Was Unternehmen zu Vorsorge- und Eignungsuntersuchungen wissen sollten

Wenn der LKW-Führerschein eines Mitarbeiters zur Verlängerung ansteht oder eine neue Mitarbeiterin im Schichtbetrieb beginnt, wird es für viele Unternehmen konkret: Arbeitsmedizinische Vorsorge- und Eignungsuntersuchungen gehören zum betrieblichen Alltag, werden aber oft erst organisiert, wenn Fristen drücken. Dabei sind sie mehr als eine Pflichtaufgabe. Gerade kleine und mittlere Betriebe ohne eigene Personalabteilung stehen vor der Frage, welche Untersuchungen wirklich nötig sind und wer sie durchführen darf. Dieser Beitrag erklärt, welche Untersuchungen für Betriebe mit Fahrpersonal, Außendienst oder Schichtarbeit relevant sind, wie sich die Organisation vereinfachen lässt und worauf Unternehmen bei der Wahl eines betriebsärztlichen Ansprechpartners achten sollten. Warum Betriebsmedizin für Unternehmen kein Nebenthema ist Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, Gefährdungen am Arbeitsplatz zu beurteilen und für bestimmte Tätigkeiten arbeitsmedizinische Vorsorge sicherzustellen. Je nach Arbeitsplatz kann es sich dabei um Pflichtvorsorge handeln etwa bei besonderen gesundheitlichen Belastungen oder um Vorsorge, die der Arbeitgeber anbieten muss und die Beschäftigte freiwillig wahrnehmen können. Wer diese Unterscheidung nicht kennt, verschenkt entweder Gestaltungsspielraum oder gerät in Erklärungsnot, wenn Behörden oder die Berufsgenossenschaft nachfragen.

6 Min. LesezeitLesen
Entrümpelung in Rosenheim: Worauf es bei Haushalts- und Wohnungsauflösung wirklich ankommt
Guide's
Entrümpelung in Rosenheim: Worauf es bei Haushalts- und Wohnungsauflösung wirklich ankommt

Eine Wohnung muss geräumt werden, der Keller quillt über, ein Haus soll nach einem Erbfall übergeben werden: Solche Situationen treffen private Eigentümer ebenso wie Vermieter und Hausverwaltungen in Rosenheim und Umgebung und das meist unter erheblichem Zeitdruck. Worauf es bei einer Entrümpelung in Rosenheim wirklich ankommt, lässt sich auf vier Punkte bringen: Erfahrung und regionale Verwurzelung, eine transparente Planung mit belastbarem Angebot, eine fachgerechte Entsorgung sowie verbindliche Termine mit festen Ansprechpartnern. Wer bei der Wahl des Dienstleisters auf diese Kriterien achtet, spart nicht nur Nerven und Zeit, sondern häufig auch Geld. Der folgende Überblick zeigt, worauf es im Detail ankommt. Wenn Räume geräumt werden müssen: typische Auslöser für eine Entrümpelung Die Anlässe sind so unterschiedlich wie die Räume selbst. Ein Klassiker ist der Umzug: Wer in eine kleinere Wohnung oder ein Seniorenheim wechselt, kann selten den gesamten Hausstand mitnehmen. Häufig steht auch ein Erbfall dahinter, wenn Angehörige die Wohnung eines Verstorbenen auflösen müssen oft neben Beruf, Familie und Trauer. Für Vermieter und Hausverwaltungen entsteht der Bedarf, wenn Mieter ausziehen und Möbel, Sperrmüll oder den kompletten Hausstand zurücklassen. Auch Keller, Dachböden und Garagen wachsen über die Jahre still zu Lagerräumen heran, bis schlicht kein Platz mehr bleibt. Und im gewerblichen Bereich machen Geschäftsauflösungen oder aufgegebene Büros eine Räumung erforderlich. In all diesen Fällen zählt dasselbe: Je schneller die Räume wieder nutzbar sind, desto eher kann die Wohnung vermietet, verkauft oder übergeben werden.

6 Min. LesezeitLesen
Petra Koch Partyservice: Seit 2001 kulinarischer Partner für Feiern in der Westpfalz
Events
Petra Koch Partyservice: Seit 2001 kulinarischer Partner für Feiern in der Westpfalz

Der Petra Koch Partyservice aus Steinwenden im Landkreis Kaiserslautern beantwortet eine Frage, die sich jeder Veranstalter früh stellt: Wer übernimmt die Verpflegung der Gäste zuverlässig und in gleichbleibender Qualität? Seit 2001 versorgt der Betrieb private und geschäftliche Feiern in der Westpfalz mit Buffets, Fingerfood und Menüs auf Wunsch inklusive Lieferung und Equipment. Das Essen prägt den Gesamteindruck einer Veranstaltung oft stärker als Dekoration oder Musik, und die Organisation dahinter entscheidet darüber, wie entspannt die Gastgeber den Tag erleben. Für Unternehmen und Privatpersonen, die eine Veranstaltung ausrichten wollen, lohnt daher der Blick auf Leistungen, Konditionen und Arbeitsweise dieses regionalen Anbieters. Lange Erfahrung und regionale Wurzeln in Steinwenden Der Petra Koch Partyservice ist seit 2001 in Steinwenden ansässig und damit seit mehr als zwei Jahrzehnten in der Region aktiv. In einer Branche, in der Anbieter und Konzepte häufig wechseln, spricht diese Kontinuität für sich: Ein Dienstleister, der über einen so langen Zeitraum am Markt besteht, verfügt in der Regel über bewährte Abläufe und einen stabilen Kundenkreis. Das Unternehmen trägt den Namen von Petra Koch eine im Handwerk und in der Gastronomie verbreitete Form persönlicher Verbindlichkeit, bei der ein Name für die Qualität des Angebots einsteht.

6 Min. LesezeitLesen
Zur Startseite