Connect with us

Hi, what are you looking for?

News

Drei Schritte zur papierlosen Buchhaltung

Für ein Unternehmen ist die Buchhaltung und der Bereich Finance das Herzstück. Die Daten und Informationen, die in der Buchhaltung erfasst und weiterverarbeitet werden, dienen unter anderem dazu, um künftige Inventionen und Entscheidungen auf Basis der aktuellen wirtschaftlichen Situation einschätzen und planen zu können.

pixabay.com � cloudhoreca (CC0 Public Domain)

Die digitale Buchhaltung, also die Buchhaltung völlig ohne Papier und in digitaler Form, rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus. Bereits mit wenigen Maßnahmen, kann die papierlose Buchhaltung umgesetzt werden.

Vorteile des papierlosen Buchhaltung

Wie häufig im Leben und Geschäftsalltag, gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Letztlich gilt es abzuwägen, ob mehr Vor- oder Nachteile es für das eigene Unternehmen gibt. Blicken wir zunächst auf die Vorteile:

  • Alle Dokumente werden digital und zentral an einem Ort erfasst
  • Anbindung der Buchhaltungssoftware an das eigene Online-Banking für mehr und schnellere Transparenz. Je nach Software kann sogar eine (teil)automatisierte Buchung oder Mahnwesen umgesetzt werden
  • Minimierung der Suchkosten durch eine mögliche Volltextsuche. Das Suchen in physischen Ordnern ist nicht notwendig
  • Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Drucker und mögliche Lagerräume oder Büroflächen
  • Versand / Transport an den Steuerberater entfällt. Keine Versandgebühren zum Versenden der physischen Ordner
  • Der Steuerberater kann nach Kompetenz, Spezialgebiet ausgewählt werden – völlig ortsunabhängig!
  • Kein aufwendiges Sortieren/Befüllen von Belegen bzw. Ordnern
  • Hohes Maß an Sicherheit, da modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht/gesetzliche Bestimmungen)
  • Schutz der Daten vor Diebstahl, Einbruch oder sonstigen Schaden
  • Zugriff von überall auf der Welt, sofern Internet vorhanden ist. Im Zeitalter des mobilen Büros, ein weiterer Vorteil

Nachteile der papierlosen Buchhaltung

  • Hard- und Software muss initial angeschafft werden
  • Planung/Konzeption, wie sich interne Prozesse, verändern müssen
  • Ressourcen zur digitalen Erfassung alle physischer Belege müssen bereit gestellt sein
  • Mitarbeiter müssen mit an Board geholt werden

Die drei Schritt für eine effektive und papierlose Buchhaltung

Bei der papierlosen Buchhaltung geht es letztlich darum, Prozesse zu definieren, die Buchhaltung für alle relevanten Belege und Buchungen völlig papierlos zu gestalten. Die Arbeit mit physischen Ordnern ist zeitintensiv, wenig flexibel und nicht mehr zeitgemäß. Es geht heutzutage wesentlich effektiver und auch kostengünstiger. Je größer das Unternehmen und je mehr Quellen es gibt, aus denen relevanten Dokumente für die Buchhaltung kommen können, desto komplexer wird es natürlich.

Grundsätzlich sind aber lediglich drei Schritt notwendig, um letztlich auf die papierlose Buchhaltung umzustellen.

Schritt 1
Um die physischen Belege digital erfassen zu können, gehört zunächst einmal ein guter Dokumentenscanner zur Basisausstattung. Je nach Größe des Unternehmens reicht beispielsweise ein Dokumentenscanner von Fujitsu (ix 500) in vielen Fällen vollkommen aus. Der Scanner kann beispielsweise rund 25 Seiten/Minute entspannen, ist ein Duplexscanner, kompatibel für Mac und ebenfalls sehr wichtig – eine Schnittstelle zu verschiedenen Cloudsystemen ist vorhanden, sodass die eingescannten Dokumente direkt zentral in einer Cloud abgelegt werden kann.

Schritt 2
Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Cloudsystem. Es gibt einige Optionen, ob Dropbox, iCloud oder aber auch Data Management Systeme, die letztlich die zentrale Ablage für die papierlose Buchhaltung bilden soll. Auch die Daten bietet mit Unternehmen Online eine eigene Cloud-Lösung an, die direkt mit dem Steuerbüro korrespondieren und somit genutzt werden kann.

Schritt 3
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eigentlich schon der letzte Schritt, um eine papierlose Buchhaltung umsetzen zu können. Zu empfehlen ist hier eine Saas-Lösung, mit der man flexibel von überall aus arbeiten und auf die Daten zugreifen kann. Im mobilen Zeitalter eine sinnvolle Lösung. Beachtet werden sollte, dass die SaaS-Lösung auch eine direkte Anbindung an das eigene Online-Banking möglich macht, um das Buchen oder Mahnwesen teilweise sogar automatisiert umsetzen zu können. Durch OCR-Erkennung können so Geldeingänge erkannt und weiterverarbeitet werden.

Podcast zur papierlosen Buchhaltung

Im Podcast bei den Kollegen von Digitales Unternehmertum.de, wird das Thema sehr ausführlich besprochen und Tipps zur einfachen und schnellen Umsetzung gegeben.

 

Anzeige

Life & Balance

Der Weingenuss steht und fällt mit der richtigen Temperatur, besonders, wenn es um die Lagerung geht. Weinliebhaber setzen deshalb auf einen speziellen Weinkühlschrank, in...

IT & Telekommunikation

In der heutigen Arbeitswelt ist die Cloud zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Doch wie hat sie sich in den letzten Jahren entwickelt und welche...

News

Die Investition in gewerbliche Immobilien gehört zu den lukrativsten Formen der Geldanlage – auch für Privatanleger. Ertragsstarke Immobilien bieten dabei einige Vorteile gegenüber Investitionen...

News

Maskenpflicht, Lock-Downs, Testnachweise – das scheint für viele in den Sommermonaten weit weg. Jedoch nicht für Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach (SPD). Er warnte jüngst: „Wir...

News

Die Erde verfügt nur über begrenzte Vorkommen an nicht regenerativen, fossilen Rohstoffen wie Öl, Gas oder Kohle. Das bedeutet, dass der Mensch Alternativen braucht,...

Startups

Vor 20 Jahren wurde Spreadshirt gegründet: Nicht wie Microsoft in einer Garage, sondern im Keller einer Leipziger Universität. Heute steht der im vergangenen Jahr...

Threema als sichere Alternative zu Whatsapp & Co.?

Threema Messenger

Viele Menschen nutzen die Kurznachrichtendienste Whatsapp oder Telegram zur Kommunikation. Allerdings gibt es inzwischen sichere und bessere Alternativen wie den Schweizer Messenger Threema auf dem Markt.

ZIM Förderung

ZIM Förderung

ZIM Förderung – Programm für mehr Innovation und Wachstum im Mittelstand

Weitere Beiträge

IT & Telekommunikation

In der heutigen Arbeitswelt ist die Cloud zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Doch wie hat sie sich in den letzten Jahren entwickelt und welche...

News

Die Investition in gewerbliche Immobilien gehört zu den lukrativsten Formen der Geldanlage – auch für Privatanleger. Ertragsstarke Immobilien bieten dabei einige Vorteile gegenüber Investitionen...

News

Maskenpflicht, Lock-Downs, Testnachweise – das scheint für viele in den Sommermonaten weit weg. Jedoch nicht für Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach (SPD). Er warnte jüngst: „Wir...

News

Die Erde verfügt nur über begrenzte Vorkommen an nicht regenerativen, fossilen Rohstoffen wie Öl, Gas oder Kohle. Das bedeutet, dass der Mensch Alternativen braucht,...

Startups

Vor 20 Jahren wurde Spreadshirt gegründet: Nicht wie Microsoft in einer Garage, sondern im Keller einer Leipziger Universität. Heute steht der im vergangenen Jahr...

Interviews

"Damit ein Autor aus der Masse heraussticht, braucht es mehr als nur ein Buch. Um universelle Sichtbarkeit zu bekommen und seinen Markt zu dominieren,...

HR-Themen

Die Nervosität vor einem Vorstellungsgespräch ist jedem bekannt. Man ist aufgeregt, kann nicht schlafen und fühlt sich unvorbereitet. Um das zu vermeiden, haben wir...

News

Immobilienkäufer und -käuferinnen mit Finanzierungsbedarf können etwas aufatmen. Nach dem Rekordanstieg der zehnjährigen Konditionen im ersten Halbjahr auf rund 3,4 Prozent in der Spitze...

Anzeige