Die digitale Buchhaltung, also die Buchhaltung völlig ohne Papier und in digitaler Form, rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus. Bereits mit wenigen Maßnahmen, kann die papierlose Buchhaltung umgesetzt werden.
Vorteile des papierlosen Buchhaltung
Wie häufig im Leben und Geschäftsalltag, gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Letztlich gilt es abzuwägen, ob mehr Vor- oder Nachteile es für das eigene Unternehmen gibt. Blicken wir zunächst auf die Vorteile:
- Alle Dokumente werden digital und zentral an einem Ort erfasst
- Anbindung der Buchhaltungssoftware an das eigene Online-Banking für mehr und schnellere Transparenz. Je nach Software kann sogar eine (teil)automatisierte Buchung oder Mahnwesen umgesetzt werden
- Minimierung der Suchkosten durch eine mögliche Volltextsuche. Das Suchen in physischen Ordnern ist nicht notwendig
- Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Drucker und mögliche Lagerräume oder Büroflächen
- Versand / Transport an den Steuerberater entfällt. Keine Versandgebühren zum Versenden der physischen Ordner
- Der Steuerberater kann nach Kompetenz, Spezialgebiet ausgewählt werden – völlig ortsunabhängig!
- Kein aufwendiges Sortieren/Befüllen von Belegen bzw. Ordnern
- Hohes Maß an Sicherheit, da modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht/gesetzliche Bestimmungen)
- Schutz der Daten vor Diebstahl, Einbruch oder sonstigen Schaden
- Zugriff von überall auf der Welt, sofern Internet vorhanden ist. Im Zeitalter des mobilen Büros, ein weiterer Vorteil
Nachteile der papierlosen Buchhaltung
- Hard- und Software muss initial angeschafft werden
- Planung/Konzeption, wie sich interne Prozesse, verändern müssen
- Ressourcen zur digitalen Erfassung alle physischer Belege müssen bereit gestellt sein
- Mitarbeiter müssen mit an Board geholt werden
Die drei Schritt für eine effektive und papierlose Buchhaltung
Bei der papierlosen Buchhaltung geht es letztlich darum, Prozesse zu definieren, die Buchhaltung für alle relevanten Belege und Buchungen völlig papierlos zu gestalten. Die Arbeit mit physischen Ordnern ist zeitintensiv, wenig flexibel und nicht mehr zeitgemäß. Es geht heutzutage wesentlich effektiver und auch kostengünstiger. Je größer das Unternehmen und je mehr Quellen es gibt, aus denen relevanten Dokumente für die Buchhaltung kommen können, desto komplexer wird es natürlich.
Grundsätzlich sind aber lediglich drei Schritt notwendig, um letztlich auf die papierlose Buchhaltung umzustellen.
Schritt 1
Um die physischen Belege digital erfassen zu können, gehört zunächst einmal ein guter Dokumentenscanner zur Basisausstattung. Je nach Größe des Unternehmens reicht beispielsweise ein Dokumentenscanner von Fujitsu (ix 500) in vielen Fällen vollkommen aus. Der Scanner kann beispielsweise rund 25 Seiten/Minute entspannen, ist ein Duplexscanner, kompatibel für Mac und ebenfalls sehr wichtig – eine Schnittstelle zu verschiedenen Cloudsystemen ist vorhanden, sodass die eingescannten Dokumente direkt zentral in einer Cloud abgelegt werden kann.
Schritt 2
Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Cloudsystem. Es gibt einige Optionen, ob Dropbox, iCloud oder aber auch Data Management Systeme, die letztlich die zentrale Ablage für die papierlose Buchhaltung bilden soll. Auch die Daten bietet mit Unternehmen Online eine eigene Cloud-Lösung an, die direkt mit dem Steuerbüro korrespondieren und somit genutzt werden kann.
Schritt 3
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eigentlich schon der letzte Schritt, um eine papierlose Buchhaltung umsetzen zu können. Zu empfehlen ist hier eine Saas-Lösung, mit der man flexibel von überall aus arbeiten und auf die Daten zugreifen kann. Im mobilen Zeitalter eine sinnvolle Lösung. Beachtet werden sollte, dass die SaaS-Lösung auch eine direkte Anbindung an das eigene Online-Banking möglich macht, um das Buchen oder Mahnwesen teilweise sogar automatisiert umsetzen zu können. Durch OCR-Erkennung können so Geldeingänge erkannt und weiterverarbeitet werden.
Podcast zur papierlosen Buchhaltung
Im Podcast bei den Kollegen von Digitales Unternehmertum.de, wird das Thema sehr ausführlich besprochen und Tipps zur einfachen und schnellen Umsetzung gegeben.
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ArbeitslebenDer klassische Bürojob bietet Sicherheit doch nicht jeder findet darin auf Dauer Erfüllung. Zwei Ingenieure aus Passau haben genau diese Erfahrung gemacht und Konsequenzen gezogen: Statt monotoner Abläufe am Schreibtisch wollten sie etwas mit eigenen Händen gestalten und ein eigenes Unternehmen aufbauen. Herausgekommen ist die PA Grundstein GmbH, ein Hausmeisterdienst aus Passau, der Wohnanlagen, Mehrfamilienhäuser und Gewerbeobjekte betreut. Im Gespräch erzählen die Geschäftsführer Anton Ponigl und Julian Tuma, warum sie ihre ursprüngliche Immobilienidee verwarfen, wie sie innerhalb von nur zwei Monaten gründeten und welche Rolle das technische Studium heute im Betrieb spielt. Wer selbst über eine Gründung nachdenkt, findet darin viele vertraute Fragen wieder von der Finanzierung bis zur Frage, ab wann ein Gewerbe angemeldet werden muss. business-on.de: Sie beide haben studiert und standen mitten im Berufsleben. Wie sah Ihre Ausgangslage aus – und was hat Sie schließlich in die Selbstständigkeit getrieben? Anton Ponigl und Julian Tuma: Uns verbindet eine langjährige Freundschaft und schon früh der gemeinsame Wunsch, ein eigenes Projekt zu realisieren. In unseren bisherigen Tätigkeiten waren wir allerdings zunehmend unzufrieden: Der Anteil kreativer, gestaltender Aufgaben war gering, die Arbeitsprozesse überwiegend monoton und wiederkehrend. Möglichkeiten, sich persönlich und fachlich wirklich zu verwirklichen, fehlten. Gleichzeitig hatten wir beide schon lange eine starke Affinität zu eigenen handwerklichen Projekten, etwa in der Schreinerei. Der Wunsch nach unternehmerischer Selbstständigkeit war also schon eine Weile da. Natürlich verlässt man eine feste Anstellung nicht nebenbei wir haben Chancen und Risiken lange abgewogen. Aber irgendwann war klar, dass wir den Schritt wagen wollen.
BusinessEine gebuchte Messefläche ist noch kein fertiges Konzept. Bevor Besucher einen Stand betreten, müssen Unternehmen entscheiden, wen sie erreichen wollen, welche Gespräche dort stattfinden sollen und was dafür räumlich und technisch nötig ist. Wer diese Fragen zuerst beantwortet, kann Gestaltung, Budget und Ablauf aufeinander abstimmen. Das erleichtert auch die Wahl zwischen einem Systemstand, einer individuellen Fertigung und einer Kombination aus beidem. Erst das Ziel klären, dann den Stand gestalten