Die digitale Buchhaltung, also die Buchhaltung völlig ohne Papier und in digitaler Form, rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus. Bereits mit wenigen Maßnahmen, kann die papierlose Buchhaltung umgesetzt werden.
Vorteile des papierlosen Buchhaltung
Wie häufig im Leben und Geschäftsalltag, gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Letztlich gilt es abzuwägen, ob mehr Vor- oder Nachteile es für das eigene Unternehmen gibt. Blicken wir zunächst auf die Vorteile:
- Alle Dokumente werden digital und zentral an einem Ort erfasst
- Anbindung der Buchhaltungssoftware an das eigene Online-Banking für mehr und schnellere Transparenz. Je nach Software kann sogar eine (teil)automatisierte Buchung oder Mahnwesen umgesetzt werden
- Minimierung der Suchkosten durch eine mögliche Volltextsuche. Das Suchen in physischen Ordnern ist nicht notwendig
- Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Drucker und mögliche Lagerräume oder Büroflächen
- Versand / Transport an den Steuerberater entfällt. Keine Versandgebühren zum Versenden der physischen Ordner
- Der Steuerberater kann nach Kompetenz, Spezialgebiet ausgewählt werden – völlig ortsunabhängig!
- Kein aufwendiges Sortieren/Befüllen von Belegen bzw. Ordnern
- Hohes Maß an Sicherheit, da modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht/gesetzliche Bestimmungen)
- Schutz der Daten vor Diebstahl, Einbruch oder sonstigen Schaden
- Zugriff von überall auf der Welt, sofern Internet vorhanden ist. Im Zeitalter des mobilen Büros, ein weiterer Vorteil
Nachteile der papierlosen Buchhaltung
- Hard- und Software muss initial angeschafft werden
- Planung/Konzeption, wie sich interne Prozesse, verändern müssen
- Ressourcen zur digitalen Erfassung alle physischer Belege müssen bereit gestellt sein
- Mitarbeiter müssen mit an Board geholt werden
Die drei Schritt für eine effektive und papierlose Buchhaltung
Bei der papierlosen Buchhaltung geht es letztlich darum, Prozesse zu definieren, die Buchhaltung für alle relevanten Belege und Buchungen völlig papierlos zu gestalten. Die Arbeit mit physischen Ordnern ist zeitintensiv, wenig flexibel und nicht mehr zeitgemäß. Es geht heutzutage wesentlich effektiver und auch kostengünstiger. Je größer das Unternehmen und je mehr Quellen es gibt, aus denen relevanten Dokumente für die Buchhaltung kommen können, desto komplexer wird es natürlich.
Grundsätzlich sind aber lediglich drei Schritt notwendig, um letztlich auf die papierlose Buchhaltung umzustellen.
Schritt 1
Um die physischen Belege digital erfassen zu können, gehört zunächst einmal ein guter Dokumentenscanner zur Basisausstattung. Je nach Größe des Unternehmens reicht beispielsweise ein Dokumentenscanner von Fujitsu (ix 500) in vielen Fällen vollkommen aus. Der Scanner kann beispielsweise rund 25 Seiten/Minute entspannen, ist ein Duplexscanner, kompatibel für Mac und ebenfalls sehr wichtig – eine Schnittstelle zu verschiedenen Cloudsystemen ist vorhanden, sodass die eingescannten Dokumente direkt zentral in einer Cloud abgelegt werden kann.
Schritt 2
Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Cloudsystem. Es gibt einige Optionen, ob Dropbox, iCloud oder aber auch Data Management Systeme, die letztlich die zentrale Ablage für die papierlose Buchhaltung bilden soll. Auch die Daten bietet mit Unternehmen Online eine eigene Cloud-Lösung an, die direkt mit dem Steuerbüro korrespondieren und somit genutzt werden kann.
Schritt 3
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eigentlich schon der letzte Schritt, um eine papierlose Buchhaltung umsetzen zu können. Zu empfehlen ist hier eine Saas-Lösung, mit der man flexibel von überall aus arbeiten und auf die Daten zugreifen kann. Im mobilen Zeitalter eine sinnvolle Lösung. Beachtet werden sollte, dass die SaaS-Lösung auch eine direkte Anbindung an das eigene Online-Banking möglich macht, um das Buchen oder Mahnwesen teilweise sogar automatisiert umsetzen zu können. Durch OCR-Erkennung können so Geldeingänge erkannt und weiterverarbeitet werden.
Podcast zur papierlosen Buchhaltung
Im Podcast bei den Kollegen von Digitales Unternehmertum.de, wird das Thema sehr ausführlich besprochen und Tipps zur einfachen und schnellen Umsetzung gegeben.
BusinessEinbruchdiebstähle verursachen jedes Jahr hohe Verluste in Unternehmen – insbesondere durch den Verlust von Bargeld, Technik und sensiblen Unterlagen. Laut dem Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft entstehen dabei regelmäßig Schäden in Millionenhöhe, was die wirtschaftliche Relevanz unzureichender Sicherungsmaßnahmen deutlich macht. Genau hier setzt die sichere Aufbewahrung im Tresor an: Sie schützt zentrale Unternehmenswerte zuverlässig vor Diebstahl, unbefugtem Zugriff und anderen Risiken. Die Sicherheitslücken im modernen Büroalltag Trotz fortschreitender Digitalisierung bleiben physische Assets wie notarielle Verträge, Prototypen oder Offline-Backups unverzichtbar. Eine Lagerung in herkömmlichen Büromöbeln ist nicht nur grob fahrlässig, sondern gefährdet auch den Versicherungsschutz.
BusinessDie Künstlersozialkasse ist für viele Selbstständige in Musik, Kunst, Medien und Publizistik ein zentraler Baustein der sozialen Absicherung. Ihr besonderer Stellenwert liegt darin, dass sie selbstständige Künstler und Publizisten in die gesetzliche Sozialversicherung einbindet, ohne dass diese den gesamten Beitrag allein tragen müssen. Gerade für Berufsgruppen mit schwankenden Honoraren, projektbezogener Arbeit und unregelmäßigem Arbeitseinkommen macht das einen erheblichen Unterschied. Zugleich ist das Thema rechtlich anspruchsvoll. Wer in den Kreis der Versicherten fällt, entscheidet sich nicht nach Bauchgefühl oder Berufsbezeichnung, sondern nach der tatsächlichen Tätigkeit, der wirtschaftlichen Ausrichtung und den Voraussetzungen des Künstlersozialversicherungsgesetzes. Deshalb lohnt ein genauer Blick auf Aufbau, Leistungen und Systematik der Künstlersozialversicherung. Was die Künstlersozialkasse eigentlich macht
BusinessDie globale Energielandschaft befindet sich in einem tiefgreifenden Transformationsprozess, der besonders den deutschen Mittelstand vor enorme Herausforderungen stellt. Schwankende Preise an den Börsen und politische Unwägbarkeiten machen eine verlässliche Kalkulation der Betriebskosten für viele Unternehmen schwierig. Dennoch bleibt eine stabile Versorgung das Rückgrat jeder wirtschaftlichen Tätigkeit. Die aktuelle Marktsituation als Weckruf für Entscheider In den vergangenen Jahren hat sich gezeigt, dass bewährte Bezugsmodelle allein oft nicht mehr ausreichen. Die Abhängigkeit von einzelnen Energieträgern oder kurzfristigen Spotmarkt-Entwicklungen hat viele Betriebe in Bedrängnis gebracht. Daher setzen immer mehr Firmen auf Diversifikation und eine schrittweise Eigenversorgung durch erneuerbare Quellen.