Die digitale Buchhaltung, also die Buchhaltung völlig ohne Papier und in digitaler Form, rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus. Bereits mit wenigen Maßnahmen, kann die papierlose Buchhaltung umgesetzt werden.
Vorteile des papierlosen Buchhaltung
Wie häufig im Leben und Geschäftsalltag, gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Letztlich gilt es abzuwägen, ob mehr Vor- oder Nachteile es für das eigene Unternehmen gibt. Blicken wir zunächst auf die Vorteile:
- Alle Dokumente werden digital und zentral an einem Ort erfasst
- Anbindung der Buchhaltungssoftware an das eigene Online-Banking für mehr und schnellere Transparenz. Je nach Software kann sogar eine (teil)automatisierte Buchung oder Mahnwesen umgesetzt werden
- Minimierung der Suchkosten durch eine mögliche Volltextsuche. Das Suchen in physischen Ordnern ist nicht notwendig
- Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Drucker und mögliche Lagerräume oder Büroflächen
- Versand / Transport an den Steuerberater entfällt. Keine Versandgebühren zum Versenden der physischen Ordner
- Der Steuerberater kann nach Kompetenz, Spezialgebiet ausgewählt werden – völlig ortsunabhängig!
- Kein aufwendiges Sortieren/Befüllen von Belegen bzw. Ordnern
- Hohes Maß an Sicherheit, da modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht/gesetzliche Bestimmungen)
- Schutz der Daten vor Diebstahl, Einbruch oder sonstigen Schaden
- Zugriff von überall auf der Welt, sofern Internet vorhanden ist. Im Zeitalter des mobilen Büros, ein weiterer Vorteil
Nachteile der papierlosen Buchhaltung
- Hard- und Software muss initial angeschafft werden
- Planung/Konzeption, wie sich interne Prozesse, verändern müssen
- Ressourcen zur digitalen Erfassung alle physischer Belege müssen bereit gestellt sein
- Mitarbeiter müssen mit an Board geholt werden
Die drei Schritt für eine effektive und papierlose Buchhaltung
Bei der papierlosen Buchhaltung geht es letztlich darum, Prozesse zu definieren, die Buchhaltung für alle relevanten Belege und Buchungen völlig papierlos zu gestalten. Die Arbeit mit physischen Ordnern ist zeitintensiv, wenig flexibel und nicht mehr zeitgemäß. Es geht heutzutage wesentlich effektiver und auch kostengünstiger. Je größer das Unternehmen und je mehr Quellen es gibt, aus denen relevanten Dokumente für die Buchhaltung kommen können, desto komplexer wird es natürlich.
Grundsätzlich sind aber lediglich drei Schritt notwendig, um letztlich auf die papierlose Buchhaltung umzustellen.
Schritt 1
Um die physischen Belege digital erfassen zu können, gehört zunächst einmal ein guter Dokumentenscanner zur Basisausstattung. Je nach Größe des Unternehmens reicht beispielsweise ein Dokumentenscanner von Fujitsu (ix 500) in vielen Fällen vollkommen aus. Der Scanner kann beispielsweise rund 25 Seiten/Minute entspannen, ist ein Duplexscanner, kompatibel für Mac und ebenfalls sehr wichtig – eine Schnittstelle zu verschiedenen Cloudsystemen ist vorhanden, sodass die eingescannten Dokumente direkt zentral in einer Cloud abgelegt werden kann.
Schritt 2
Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Cloudsystem. Es gibt einige Optionen, ob Dropbox, iCloud oder aber auch Data Management Systeme, die letztlich die zentrale Ablage für die papierlose Buchhaltung bilden soll. Auch die Daten bietet mit Unternehmen Online eine eigene Cloud-Lösung an, die direkt mit dem Steuerbüro korrespondieren und somit genutzt werden kann.
Schritt 3
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eigentlich schon der letzte Schritt, um eine papierlose Buchhaltung umsetzen zu können. Zu empfehlen ist hier eine Saas-Lösung, mit der man flexibel von überall aus arbeiten und auf die Daten zugreifen kann. Im mobilen Zeitalter eine sinnvolle Lösung. Beachtet werden sollte, dass die SaaS-Lösung auch eine direkte Anbindung an das eigene Online-Banking möglich macht, um das Buchen oder Mahnwesen teilweise sogar automatisiert umsetzen zu können. Durch OCR-Erkennung können so Geldeingänge erkannt und weiterverarbeitet werden.
Podcast zur papierlosen Buchhaltung
Im Podcast bei den Kollegen von Digitales Unternehmertum.de, wird das Thema sehr ausführlich besprochen und Tipps zur einfachen und schnellen Umsetzung gegeben.
BusinessDie beste mydealz-Alternative für Selbstständige ist ein Portal, das Zeit spart: Statt zahlreiche Community-Beiträge zu durchsuchen, finden sie auf kuratierten Schnäppchen-Portalen wie Preis-King eine redaktionelle Vorauswahl für Technik, Büroausstattung und Software. mydealz bleibt mit seiner großen Community stark, verlangt im Arbeitsalltag aber mehr eigene Suche. Welche Plattform zu welchem Bedarf passt und worauf Gewerbekunden achten müssen, zeigt der Vergleich. Für Unternehmer entscheidet sich der Wert eines Deals nicht allein am ausgewiesenen Rabatt. Wer Büro-Technik günstig kaufen möchte, braucht einen passenden Liefertermin, einen verlässlichen Verkäufer und eine Rechnung für die Buchhaltung. Gerade bei gewerblichen Käufen können andere Regeln gelten als beim privaten Einkauf. Ein Deal-Portal hilft bei der Suche; die Prüfung des konkreten Angebots bleibt Teil der Kaufentscheidung.
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ExpertentalkEin Friseurbesuch beginnt selten mit einer fertigen Lösung. Er beginnt mit Fragen: Welcher Schnitt trägt sich im Alltag gut? Welche Farbe passt zum Typ? Wie viel Pflegeaufwand ist realistisch? Gerade regionale Salons stehen für eine Verbindung aus Handwerk, Beratung und persönlicher Nähe, die über die reine Dienstleistung hinausgeht. Wie sich dieser Anspruch im Arbeitsalltag umsetzen lässt, erklärt Regina Käser im Gespräch. Die Friseurmeisterin betreibt den Salon Föhnlage in Tauting bei Murnau und verbindet dort klassisches Handwerk mit einer naturorientierten Arbeitsweise. Außerdem verrät sie, worauf Gäste vor einem Termin achten sollten. Zwischen Handwerk, Beratung und persönlichem Stil Regina Käser ist Friseurmeisterin. Ihr Salon liegt in Tauting, einer ruhigen Ortslage nahe dem Staffelsee mit Blick auf die Berge. Der Salon richtet sich an Kundinnen und Kunden aus Tauting, Murnau und der regionalen Umgebung. Wer beispielsweise einen professionellen Friseur in Murnau und Umgebung sucht, findet in Tauting einen persönlich geführten Betrieb mit festem Team.