Alles über die Firmenwagen Privatnutzung – die wichtigsten Infos

Kompetente Mitarbeiter sind rar gesät! Besonders in einer Zeit, die sich durch einen nie dagewesenen Fachkräftemangel auszeichnet. Daher umwerben viele Arbeitgeber ihr Spitzenpersonal mit zahlreichen Vergünstigungen in Form von Bonuszahlungen oder sonstigen Zuwendungen. Darunter fällt auch das Recht auf einen Dienstwagen, der zur privaten Nutzung freigegeben ist.

Die Erlaubnis, den Firmenwagen für Privatfahrten zu nutzen, liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Dieser zeigt sich meist kulant, weil die private Nutzung als geldwerter Vorteil betrachtet werden kann, der einer Gehaltserhöhung gleichkommt. Allerdings sind daran gewisse Vorgaben geknüpft. Außerdem sind steuerliche Belange zu berücksichtigen. Wichtig ist, dass die genaue Form der Privatnutzung schriftlich fixiert wird, damit zwischen Chef und Arbeitnehmer keine Konflikte entstehen und das Finanzamt keine Einwände erheben kann.

Was ist eine Privatnutzung bei Firmenwagen?

Die Firmenwagen Privatnutzung ist ein beliebtes Zusatzangebot, um Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Das Modell bietet diverse Vorteile sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer. In der Regel wird die private Nutzung des Dienstfahrzeugs mit einer Gehaltserhöhung gleichgestellt. Dabei gibt es einige Aspekte zu beachten, auch in Verbindung mit der Besteuerung.

Definition und Bedeutung

Unter die Privatnutzung von Dienstfahrzeugen fallen alle Fahrten, die ein Angestellter mit einem Firmenfahrzeug seines Unternehmens durchführt, die privaten Zwecken dienen. Diese Fahrten oder Reisen stellen einen geldwerten Vorteil dar, der vom Arbeitnehmer versteuert werden muss.

Voraussetzungen für die Privatnutzung

Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei dem Fahrzeug um einen herkömmlichen Mittelklassewagen handelt oder um die Premium-Ausführung einer deutschen Automarke, die mit Alufelgen von WHEELS Manufacture bestückt ist.

Es gilt die generelle Regelung, dass das Fahrzeug bei einer geschäftlichen Nutzung unter 10 Prozent dem Privatvermögen des Arbeitnehmers zugeschlagen wird. Beträgt der geschäftliche Anteil zwischen 10 und 50 Prozent, hat der Mitarbeiter die Wahl, wie das Fahrzeug eingestuft werden soll.

Werden dabei bestimmte, vorher zu vereinbarende Kilometergrenzen überschritten, führt dieser Umstand in der Regel dazu, dass der entstandene geldwerte Vorteil der Privatnutzung vollständig versteuert werden muss. Daher empfiehlt es sich, vorab vertraglich genau zu definieren, welche privaten Fahrten erlaubt sind und welche nicht.

Darf ich mit einem Firmenwagen unbegrenzt privat fahren?

Üblicherweise ist es nicht erlaubt, ein Dienstfahrzeug komplett privat zu nutzen. Mindestens 10 Prozent der Fahrten müssen dienstlichen Zwecken dienen, wobei die Fahrten zwischen Wohnung und erster Dienststätte als Dienstfahrten gelten.

Dabei entscheidet der Arbeitgeber über die Dimension des privaten und dienstlichen Anteils. Die diesbezüglichen Abmachungen stehen in der Regel im Arbeitsvertrag oder werden bei der Überlassung des Fahrzeugs vertraglich definiert.

Bedingungen für die private Nutzung

Für die private Nutzung existiert auch eine Obergrenze. Sie darf üblicherweise 50 Prozent der Fahrten nicht überschreiten, sofern es keine anderen Abmachungen gibt. Der Anteil muss vorab mit dem Arbeitgeber abgesprochen werden.

Prozente Regelung und Steuern

Steuerliche Aspekte bei der Privatnutzung

Die private Nutzung des Firmenwagens von Mitarbeitern ist in der Dienstwagenordnung festgelegt. Der entsprechende Nutzungswert muss als Arbeitslohn versteuert werden. Die Privatnutzung ist nur dann ausgeschlossen, wenn ein striktes Nutzungsverbot besteht, das zudem vom Arbeitgeber penibel kontrolliert wird.

Damit das Finanzamt von der privaten Nutzung eines Dienstfahrzeugs profitiert, gibt es zwei verschiedene Berechnungsmodelle. Entweder wird die Ein-Prozent-Regelung angewandt, oder der betreffende Mitarbeiter muss ein Fahrtenbuch führen. Welches Modell zur Anwendung kommt, legt der Mitarbeiter unter Absprache mit dem Arbeitgeber fest. Die vereinbarte Methode kann innerhalb eines Kalenderjahres nicht gewechselt werden.

Die 1-Prozent-Regelung als gängige Praxis

Um die Privatnutzung des Dienstwagens und den damit verbundenen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer mit so wenig Aufwand wie möglich zu definieren, bietet sich die 1-Prozent-Regelung an.

Listenpreis und Entfernungspauschale

Dabei wird einfach der Listenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung als Berechnungsbasis herangezogen. Von diesem Betrag wird 1 Prozent als monatlicher Arbeitslohn angesetzt. Für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erhöht sich dieser Betrag um 0,003 Prozent pro gefahrenem Kilometer.

Fahrtenbuch und Nachweis

Alternativ dazu kann der geldwerte Vorteil anhand eines Fahrtenbuchs berechnet werden, in das jede einzelne Fahrt eingetragen werden muss. Ein solches ist als gebundenes Buch oder elektronisch zu führen, lose Blätter oder Ordner mit abgehefteten Informationen sind nicht zulässig.

Einzelnachweis per Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss die folgenden Informationen enthalten:

• Kilometerstand und Datumsangabe zu Beginn und am Ende jeder Fahrt.
• Reisezweck und die Nennung der aufgesuchten Geschäftspartner und Kunden.
• Reiseziel und Reiseroute, wobei auf die exakte Angabe der Adresse zu achten ist.
• Am Ende der Dienstfahrt ist der aktuelle Kilometerstand festzuhalten.

Wichtige Informationen bezüglich des Fahrtenbuchs

Es bleibt festzuhalten, dass das Fahrtenbuch ordnungsgemäß und zeitnah geführt werden muss. Im Einzelnen bedeutet dies, dass der Unterschied zwischen beruflichen und geschäftlichen Fahrten klar zu erkennen ist. Das Finanzamt achtet zudem auf Vollständigkeit und Unstimmigkeiten bei den Kilometerständen.

Wie werden E-Autos behandelt?

Bei einem Elektrofahrzeug als Dienstwagen mit einem Wert von bis zu 70.000 Euro, die der Dienstwagennutzung unterliegen und privat gefahren werden, fallen nur Kosten an, die 0,25 Prozent des Listenpreises entsprechen. Hybridfahrzeuge schlagen mit 0,5 Prozent zu Buche.

Die vergünstigte Versteuerung gilt dann, wenn das Fahrzeug extern aufgeladen werden kann (Hybride), die Treibhausgasemissionen nicht mehr als 50 Gramm/Kilometer betragen und die Reichweite des Elektromotors mindestens 80 Kilometer beträgt.

Haftung und Verantwortung

Ein Unfall mit einem Dienstwagen ist ärgerlich, aber nicht immer zu vermeiden. Daher muss vorab die Frage geklärt werden, wer bei einem Unfall in die Pflicht genommen werden kann.

Haftung bei der Privatnutzung von Firmenwagen

Im Regelfall zahlt bei einem Unfall mit einem Firmenwagen der Verursacher beziehungsweise dessen Versicherung. Der Arbeitnehmer haftet für Schäden, die während der Privatnutzung entstehen. Wurde die Privatnutzung explizit erlaubt, muss die Versicherung des Arbeitgebers für den Schaden aufkommen.

Haftungsmöglichkeiten

Es empfiehlt sich, über die eventuelle Haftung bei einem Unfallschaden eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter zu treffen.

Dienstwagenüberlassungsvertrag

Im Dienstwagenüberlassungsvertrag werden alle Belange geregelt, die die Nutzung eines Firmenwagens festschreiben. Er enthält Aussagen über die folgenden Punkte:

• Welche Kosten werden vom Fahrer getragen?
• Individuelle jährliche Laufleistung
• Nutzung von Familienangehörigen des Mitarbeiters
• Privatfahrten ins Ausland

Wichtigkeit des Vertrags für die Privatnutzung

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist von zentraler Bedeutung, was die Privatnutzung von Dienstwagen betrifft. Daher sollte er sorgfältig gelesen und verstanden werden, bevor er unterschrieben wird und der verantwortliche Mitarbeiter das Dienstfahrzeug in Empfang nimmt.

Tipps für die private Nutzung

Die Nutzung von Dienstfahrzeugen ist populär und lukrativ. Die private Nutzung sollte jedoch vorab geklärt werden. Außerdem sind die folgenden Aspekte zu beachten:

• Das Fahrzeugmodell und die Ausstattung sollten zum Gewerbe und zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens passen. Auch die „Kleiderordnung“ im Unternehmen ist zu beachten. Das Auto des Vorgesetzten sollte größer sein als das von nachgeordneten Beschäftigten.
• Die Ausführung von Nebenjobs mithilfe des Dienstwagens zählt nicht als Privatnutzung und ist in der Regel untersagt.
• Der geldwerte Vorteil von E-Autos wird vom Finanzamt günstiger bewertet als der von Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor.
• Die Kilometerbesteuerung gilt bis 2030. Wenn der Dienstwagen für den Weg zur Arbeit genutzt wird, fallen bei Verbrennern 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro zurückgelegtem Kilometer an.
• Ein Verbot von Privatfahrten ist schriftlich zu fixieren, damit der Arbeitnehmer dies dem Finanzamt gegenüber nachweisen kann. Fehlt ein Nachweis, geht das Finanzamt automatisch von einer mindestens teilweisen Privatnutzung aus, die steuerliche Pflichten nach sich zieht.

FAQ – Privatnutzung von Firmenfahrzeugen

Die private Nutzung von Dienstfahrzeugen ist rechtlich klar geregelt. Trotzdem treten immer wieder Fragen auf, die wir an dieser Stelle beantworten.

Sind alltägliche Fahrten mit dem Dienstwagen erlaubt?

Ein Dienstwagen kann für private Fahrten und Reisen genutzt werden. Welche das sind, muss zwischen Mitarbeiter und Unternehmensleitung abgeklärt und im Überlassungsvertrag schriftlich festgehalten werden. Da die Privatnutzung als geldwerter Vorteil angesehen wird, ist die Nutzung Firmenwagen Privat und der damit verbundene Nutzungsanteil zu versteuern.

Darf das Dienstfahrzeug für Urlaubsfahrten genutzt werden?

Auch Urlaubsfahrten mit dem Firmenwagen sind möglich, sofern der Umfang der Reise mit dem Verantwortlichen in der Unternehmensleitung abgesprochen ist.

In der Regel gilt, dass der Dienstwagen für Reisen ins Ausland zur Verfügung steht, wenn Privatfahrten vom Arbeitgeber gestattet werden. Besteht ein Verbot für private Fahrten, darf der Firmenwagen auch nicht für den Urlaub genutzt werden.

Gilt das Recht auf Privatfahrten auch für E-Autos?

E-Autos können genauso für private Zwecke außerhalb der Arbeitszeit genutzt werden wie Pkw mit Verbrennungsmotor und Plug-in-Hybride, sofern die notwendige Erlaubnis vom Arbeitgeber vorliegt. Im Falle rein elektrisch betriebener Pkw wird die 0,25-Prozent-Regelung angewendet.

Es wird also monatlich nur ein Viertelprozent als steuerpflichtiges Einkommen gewertet. Im Falle von Hybriden beträgt der steuerpflichtige Anteil für den Mitarbeiter 0,5 Prozent des Neuwerts.

Fazit: Zusammenfassung der wichtigsten Infos

Die private Nutzung des Dienstwagens ist für eine Mitarbeiterin und einen Mitarbeiter eines Unternehmens ein interessantes Thema. Sie stellt einen Anreiz dar, der einer Gehaltserhöhung gleichgestellt ist.

Die Regelungen der Überlassung werden, auch für den notwendigen Überblick, in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag fixiert. Verstöße gegen diese Abmachungen können als Fahrlässigkeit gewertet werden. Der Experte merkt jedoch an, dass die private Nutzung des Dienstfahrzeugs für den Arbeitsweg und zu sonstigen Zielen als Geldwert gewertet wird und dem Finanzamt gemeldet werden muss. Es empfiehlt sich daher, vorab Rücksprache mit einem Steuerberater zu halten.