Geeignete Projektmanagementtools für KMU finden – so geht’s

Was wird definiert unter Projektmanagement?

Ein Projektmanagement umfasst nicht nur eine Übersicht, sondern auch Planung, Durchführung, Steuerung und Abschluss. Der Vorteil hierbei ist, dass die gesamte Umsetzung somit auch dokumentiert ist und jeder Projektbeteiligte weiß, welche Schritte unternommen worden sind, welche Dinge noch ausstehend sind und wer noch welche Maßnahmen ergreifen muss.

Große Unternehmen haben dafür einen Projektmanager, diese setzen solche Tools für gewöhnlich nur in gewissen Abteilungen ein. Bei den Fragen, um welche es sich hauptsächlich dreht, gibt es dann wiederum einen Projektmanager. Selbstverständlich sollte es auch in einem KMU jemanden geben, der das Projekt an sich überwacht.

Allerdings sollte es sich auch hier um eine erfahrene Person handeln, welche auch Erfahrungen hierbei besitzt, denn ansonsten kommt es zu den typischen Fehlern. Eine ungenaue Kommunikation mit unklarer Zielformulierung, Konflikte im Team sowie auch unrealistische Fristsetzung und fehlende Verantwortlichkeit werden zum Misserfolg führen.

Mit einer Software lässt sich dies aber vorbeugen. Ein Projektmanagement Software Vergleich kann Aufschluss darüber geben, welches Tool mit den eigenen Bedürfnissen übereinstimmt, welche Herausforderungen es noch zu bewältigen gibt und welches Budget aufgesetzt werden muss.

Was gibt es zu beachten im Projektmanagement?

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Hürden und Herausforderungen, welche es zu bewerkstelligen gibt. Die Tools haben selbstverständlich durch all diese Erfahrungen aufgebaut und diverse Grundfunktionen integriert, hierzu gehören unter anderem:

Dokumentation

Eine zielgerichtete Dokumentation mit benutzerdefinierten Reports ist wichtig, um einen optimalen Überblick zu erhalten und die Ergebnisse entsprechend zu dokumentieren. Hierdurch wird stets ersichtlich, welche Prozesse möglicherweise zu einem Risiko oder gar zu einer Gefahr führen können.

Kollaboration

Eine Software für das Projektmanagement ist auch nur dann ratsam, wenn eine Zusammenarbeit möglich ist. Alle Prozesse sollten in dieser Software ineinanderlaufen und eine Kommunikation auch dann ermöglichen, wenn die Mitarbeiter räumlich getrennt sind. Eine Funktion für Notizen, Chats oder (Video-)Telefonie kann hilfreich sein. Das ist auch für Betriebe notwendig, welche mit Freelancern arbeiten.

Termin und Zeitplanung

Aktivitäten, Ziele und Meilensteine eines Projektes sollen übersichtlich zusammengefasst werden und innerhalb einer einheitlichen Termin- und Zeitplanung einfließen. All die hinterlegten Daten müssen jedoch von allen Projektbeteiligten einsehbar sein.

Auswertung

Ein Projektmanagement-Tool verfügt über diverse Möglichkeiten für eine Auswertung, dies sollte auch genutzt werden, um das Projekt nach dem Abschluss zu analysieren. Gab es beim Projekt Probleme, welche zukünftig vermieden werden können? Wie lässt sich die Zusammenarbeit innerhalb der Software bewerten? Gibt es auch hier Verbesserungspotenzial?

Welche Software für Projektmanagement passt zu meinen Bedürfnissen?

Die Ansprüche definieren die Anforderungen an das Projektmanagement-Tool, so kann es beispielsweise vorkommen, dass eventuell auch ein CRM- oder ERP-System hinzugefügt werden muss. Eventuell sollte auch die Buchhaltungssoftware mit der Software kompatibel sein, all diese Anforderungen lassen dann eine gewisse Auswahl hervorbringen.

Bevor also ein Vergleich stattfinden kann, ist es sinnvoll, eine Bedarfsanalyse zu starten. Wichtige Kriterien in dieser Hinsicht sollten auch Handhabung, Datensicherheit und Kosten sein. Es lässt sich nicht vermeiden, dass zwei oder drei Tools miteinander verglichen werden müssen, dafür hat aber jedes Tool in der Regel eine Probelaufzeit.

Wie sinnvoll ist ein Tool „aus der Cloud“?

Software wird für gewöhnlich nicht mehr zum Download bereitgestellt, sondern am liebsten als Cloud-Lösung verkauft. Dies ist für die Hersteller, aber auch für die Nutzer dessen von Vorteil. So können sicherheitsrelevante Updates direkt eingepflegt werden, ebenso lassen sich auch neue Funktionen ohne Probleme integrieren.

Weiterhin ist auch hier kein Download notwendig, die Plattform funktioniert geräteübergreifend, es besteht kein eigener Wartungsaufwand und das Tool kann sozusagen ins Unendliche skaliert werden. Daher ist es für flexible Unternehmen angebracht, eine Cloud-Lösung zu wählen. Wer auf lokalen Computern arbeiten muss, welche auch keine Internetverbindung besitzen, sondern maximal nur eine Verbindung ins Intranet, für den eignet sich diese Option selbstverständlich nicht.

Weshalb zögern Unternehmen mit Tools für das Projektmanagement?

Obwohl die Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen offensichtlich sind, gibt es noch immer einige Unternehmen, welche das Projektmanagement mit E-Mails und Excel-Tabellen betreiben. Excel wird beispielsweise angewendet, um eine Checkliste zu erarbeiten und Mails für die Kommunikation, wodurch es auch hier wieder zu möglichen Fehlern kommen kann – zumal auch eine Übersicht bestehen kann, insbesondere bei langfristigen Projekten.

Ein Hindernis, weshalb die Art von Software seltener eingesetzt wird, ist die mangelnde Erfahrung. Es wird unterschätzt, welche Möglichkeiten daraus entstehen, wie Abläufe verkürzt werden können und vor allem, welche Kosten langfristig eingespart werden können. Schon allein die Tatsache, dass sich daraus eine Übersicht darstellen lässt, ist ein Vorteil, welcher jedem Unternehmen zugutekommt.

Welche Integrationen (oder Schnittstellen) können von Bedeutung sein?

Viele Unternehmen benötigen keine weiteren Integrationen, andere wiederum aber darüber umso mehr. Eine Anbindung von Chat-Systemen, Mail-Systemen sowie auch ERP-Tools, Buchhaltung und CRM werden nicht selten auch nachgefragt. Ebenso ist auch ein CSV-Export für viele Unternehmen interessant und eine Integration zu Zapier, Google Drive und Slack.

Das Ziel wäre es somit, dass sich hiermit ein geschlossener Kreislauf bildet. Der Mitarbeiter muss somit nicht fünf Tabs im Browser geöffnet haben, um weiterarbeiten zu können, sondern kann alles unkompliziert und bequem aus dem Tool heraus entnehmen, hieran weiterarbeiten und hochladen.

Schnittstelle zur Zeiterfassung

Wenn Mitarbeiter oder Freelancer auf Stundenbasis abgerechnet werden, dann gelangt die Zeiterfassung in den Fokus. Es gibt auch hierfür wiederum Integrationsmöglichkeiten oder seitens des Tools eine Möglichkeit, um die Zeiterfassung zu ermöglichen. Auf Grundlage dessen können dann Rechnungen erstellt werden.

Mehrsprachigkeit

Die Plattform sollte es unter Umständen nicht nur auf Deutsch geben, sondern zumindest auch auf Englisch. Zeitgleich sollte es auch einen Support auf Englisch geben, welcher in Fall des Falles unterstützen kann. Wer international arbeitet (oder arbeiten möchte), sollte auch diese Aspekte berücksichtigen und vorbeugen.

Fazit

Jedes Unternehmen benötigt ein Projektmanagement, denn ansonsten ist Chaos und Frust vorprogrammiert. Eine einfache Kommunikation per Mail, Chat und Notizzetteln ist bis zu einem gewissen Grad noch in Ordnung, aber sobald dies mehr Zeit veranschlagt, wird es zu Problemen kommen.