Veränderungen im Business durch IT Health Checks als wirksames Instrument
Aus der Erfahrung vieler Projekte wissen wir, dass in vielen Unternehmen das Interesse an der IT als einer entscheidenden und unverzichtbaren Ressource für alle Geschäftsprozesse im Unternehmen wächst. Geschäftsführung und CFOs erkennen zunehmend, dass sich nur über die IT ein großer Teil der Innovationen und Effizienzsteigerungen erreichen lässt, die wiederum zu Wettbewerbsvorteilen führen. Das heißt aus CFO-Sicht beispielsweise die Einrichtung von Shared-Services-Centern, über die sich Dienstleistungen zentral koordinieren lassen, und Compliance -Programme, um gesetzliche und regulatorische Vorgaben wirtschaftlich zu erfüllen.
Dabei erleben wir aber auch stetig wiederkehrende Themen einer „technikverliebten“ IT, die sich mit Blick nach innen vorwiegend auf die Herausforderungen des Tagesgeschäfts konzentriert, und dabei die Veränderungen der „Business“-Welt außen aus den Augen verliert.
Obwohl Outsourcing mittlerweile als Management-Tool fest etabliert ist, ist es für viele CIOs z.B. eine große Herausforderung, in einer ausgelagerten IT-Umgebung den Wechsel der direkten Führung auf das Managen von Dienstleistungen umzusetzen. Für ausgelagerte Dienstleistungen, die durch einen Vertrag geregelt sind und über SLAs gemessen werden, bekommt Prozessdisziplin eine weit größere Bedeutung. Performanceprobleme sind nicht mehr auf der Personalebene zu adressieren, sondern durch Prozesse des Provider-Managements.
Tatsache ist auch, dass die IT-Services häufig nicht die passgenaue Unterstützung bieten, um die geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig wirtschaftlich zu sein. Eine IT ist „ready“, wenn sie konkrete Zielvorgaben aus Sicht der Geschäftsprozesse erfüllt (das „Buzzword“ heißt Business Case, d.h. wie jede andere Unternehmensfunktion muss auch die IT ihren finanziellen Wertbeitrag nachweisen).
Die „Brücke“ zwischen CFO und CIO ist IT-Governance, d.h. die verantwortungsvolle Steuerung der IT, und IT- Controlling, d.h. mit anerkannten Methoden für Kosten-/Leistungstransparenz in der IT zu sorgen. Das Unternehmen muss seine IT über geeignete Kennzahlen steuern können. Dazu gehört, Service Levels zu definieren und zu reporten (Verfügbarkeit, Performance, Finanzkennzahlen), aber auch, die Risiken in der IT zu kennen – Richtigkeit und Vertraulichkeit unternehmenskritischer Daten.
Health Checks zu konkreten Herausforderungen der IT bieten sich als schnelle und kostengünstige Alternative für aufwändige Analysen an, um die Argumente herauszuarbeiten, mit denen ein CIO oder IT-Verantwortlicher die Leistungsfähigkeit und den Mehrwert „seiner“ IT Abteilung gegenüber dem CFO oder der Geschäftsleitung transparent und überzeugend darstellen kann, d.h.
· Standortbestimmung: Wir bewerten Ihre IT, prüfen die Wirksamkeit und liefern einen Managementbericht über Verbesserungen.
· Verbesserungspotenziale: Wir analysieren technische und organisatorische Maßnahmen, zeigen Schwachstellen auf und erarbeiten konkrete Gegenmaßnahmen.
· Wirtschaftlichkeitsbewertung: Wir unterstützen Sie durch zielgruppenorientierte Definition von Kennzahlen, die Leistung Ihrer IT in den Vokabeln des Business zu erklären und einprägsam darzustellen.
IT Health Checks bilden den Startpunkt für eine Verbesserung von Reifegrad und Wirkungsgrad der IT, zeigen die Handlungsfelder auf und decken alle relevanten Aspekte zur Steigerung des IT-Wertbeitrags ab. Typische Fragestellungen in der Praxis sind die Compliance mit Standards der Informationsicherheit (ISO27001, BSI, COBIT), die Fähigkeit der IT zur Entwicklung zum Dienstleister (SLAs, Standardabläufe, Steuerung der IT über Kennzahlen) oder der Standardisierungsgrad der IT-gestützten Prozesse zur wirksamen Abdeckung der Kundenanforderungen (z.B. Aufzeigen von Gaps zu SAP Best Practices bei Geschäftsprozessen, die umfassend durch SAP unterstützt werden).
IT Health Checks basieren auf bewährten Vorgehensmodellen, bewerten qualitative und quantitative Verbesserungspotentiale innerhalb der IT, führen zu kontinuierlichen Einsparungen undsind von uns mehrfach erfolgreich auch im Mittelstand eingesetzt worden.
Als unabhängige Experten nehmen wir die IT unter die Lupe. Wir leiten Anforderungen an ein für unsere Kunden passendes Managementsystem der IT ab und entwickeln geeignete Kennzahlen zur Steuerung der IT. Und wir formulieren Empfehlungen, wie sich das Gap zwischen den bereitgestellten IT-Services und dem, was das Business will und benötigt, geeignet schließen lässt.“
Norbert Fuchs TCI-Partners
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.