Unternehmen: Die richtigen Smartphones und Verträge für Mitarbeiter

Das Diensthandy ist keine Seltenheit mehr und bringt für Mitarbeiter und Führungsetage eine Menge Vorteile. Die Frage beim Kauf ist aber, welches Gerät passt zum Team und worauf kommt es bei der Vertragsbindung an? Einfach kaufen ist keine gute Idee, denn anders als beim privaten Smartphone kommt es auf günstige Verbindungstarife und gute Leistungsfähigkeit an. Wer heute neu kauft, sollte dabei unbedingt auf die Verfügbarkeit der neuen 5G Technologie achten, denn sie ist langfristig unersetzbar.

Das passende Smartphone – Funktionalität geht über Design

Beim Kauf des privaten Handys spielen auch die persönlichen Finanzen eine Rolle, besonders dann, wenn das Gerät komplett gekauft wird. Die Anschaffung eines Diensthandys übernimmt in der Regel das Unternehmen und daher sollte hier besonders viel Wert auf die Funktionsfähigkeit gelegt werden. 5G ist dabei nur ein wichtiger Faktor, auch weitere Merkmale müssen vorhanden sein:

• Lange Akkulaufzeit für maximale Erreichbarkeit
• Optimale Displaygröße, zur bequemen Nutzung von Software
• Dual-Sim-Slot zur Verwendung privater und beruflicher Sim-Karte
• Haptische Tastatur oder Pen optional verfügbar
• hohe RAM-Leistung und starker Prozessor

Für den Hausgebrauch ist ein Mittelklasse-Smartphone wunderbar geeignet, es kann die gängigen Apps abspielen, bringt solide Leistungsstärke und kommt abends einfach wieder in die Ladestation. Das Diensthandy hingegen ist mehrere Stunden am Stück im Einsatz, wird teils zum intensiven Arbeiten genutzt. Hier ist Leistungsstärke Grundvoraussetzung, um Probleme beim Einsatz zu vermeiden.

Der richtige Tarif fast noch wichtiger als das passende Gerät

Auch wenn die Funktionsfähigkeit des Geräts wichtig ist, kommt es maßgeblich auf den gewählten Tarif zum Smartphone an. Grundvoraussetzung ist eine Flatrate, die mobiles Surfen ohne Einschränkung verfügbar macht. Der Unterschied zwischen privater und dienstlicher Nutzung zeigt sich hier schnell. Wer ständig Daten mit seinen Kollegen austauscht, das Handy für Kundenkontakte nutzt und permanent per Mail erreichbar sein muss, hat ein Standard-Volumen von 15 GB sehr schnell aufgebraucht.

Auch Datentransfers müssen jederzeit möglich sein, daher ist auch die schnelle 5G-Technologie so wichtig. Da viele Firmenchefs nicht nur einen Vertrag, sondern gleich mehrere abschließend, sind Business-Tarife das A und O. Unterschiedliche und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Vertragsmodelle sorgen für maximale Kosteneffizienz und ständig verfügbares Netz.

Komplettlösung anstatt einfacher Vertrag

Rund 1,73 Millionen Menschen haben das Smartphone des Arbeitgebers im Jahr 2017 am häufigsten genutzt. Die Tendenz ist steigend und mit weiterer Verbreitung von Diensthandys wachsen auch die Möglichkeiten. Viele Vertragsanbieter bieten heute nicht mehr nur einfache Datentarife an, sondern Komplettlösungen für mehrere Bereiche.

Eine wichtige Rolle spielt dabei das Smart Networking, was mehrere Bereiche und Geräte intelligent miteinander vernetzen kann. Auch die Nutzung von VOIP-Services, gekoppelt zwischen Telefonanlage und Smartphone, ist bei modernen Anbietern problemlos möglich.

Zusätzlich im Fokus: Der Bereich Datenschutz und Datensicherheit. Über das dienstliche Smartphone werden wichtige und firmeninterne Daten ausgetauscht, die besonderem Schutz bedürfen. Daher wird von den meisten Anbietern nicht nur die Altgeräterücknahme mit anschließender DSGVO-konformer Entsorgung angeboten, sondern auch der besondere Schutz durch entsprechende Software.

Konfiguration aller Geräte mit dem richtigen Vertragspartner möglich

Das Diensthandy ist nicht fürs private Vergnügen, sondern für die Nutzung im Dienst gedacht. Entscheidend ist daher die richtige Konfiguration. Mit Services wie dem Mobile Device Management können Unternehmensführer sämtliche Geräte vollautomatisch konfigurieren und auf den gleichen Stand bringen. Auch ist es möglich, im Fall eines Verlusts oder Diebstahls des Mobilgeräts den Zugriff zu den sensiblen Daten umgehend zu sperren.

Große Unternehmen, die über mehrere mobile Endgeräte verfügen, können diese alle über einen zentralen Knotenpunkt konfigurieren. So kann auch im Vorfeld festgelegt werden, welcher Mitarbeiter welchen Zugriff hat und welche Apps für die Nutzung verfügbar sein sollen. Selbstverständlich lassen sich einzelne Dienste auch komplett sperren.

Nutzung des Diensthandys im privaten Bereich – was ist eigentlich erlaubt?

Erstmal klingt es für Angestellte wie eine gute Nachricht, wenn der Chef ein Diensthandy zur Verfügung stellt. Aber welche Verpflichtungen bringt ein solches Gerät mit sich? Dürfen Privatgespräche geführt werden oder ist das Endgerät wirklich nur für die dienstliche Nutzung vorgesehen?

Hier gibt es von Firma zu Firma Unterschiede. Ist das Smartphone für Privatgespräche nicht freigegeben, kann es im Ernstfall sogar eine Abmahnung oder die fristlose Kündigung zur Folge haben, wenn private Gespräche geführt werden. Viele Chefs gestatten ihren Angestellten die private Nutzung, aber, da mit dem richtigen Vertrag eine Flatrate für sämtliche Gespräche genutzt werden kann.

Es ist immer ratsam, die private Nutzung schriftlich mit dem Vorgesetzten zu vereinbaren, damit es auch bei einer Kündigung keine Streitigkeiten gibt. Wenn sich ein Mitarbeiter auf die geduldete private Nutzung des mobilen Endgeräts beruft, muss er in der Lage sein, dies stichhaltig nachzuweisen. Die pure Ignoranz der Geschäftsführung und das Ausbleiben einer bisherigen Abmahnung gelten nicht als Beweis.

Download privater Apps aufs Smartphone nicht immer gewünscht

Umfragen haben bestätigt, dass etwa drei Viertel der Unternehmen damit einverstanden sind, dass das Diensthandy auch für den privaten Bereich genutzt wird. Es kann jedoch zu technischen Einschränkungen kommen, die unter anderem den Download von Apps beinhaltet. Auch kann die Geschäftsführung ein Verbot erlassen, die private Apps auf dem Gerät verbietet. Nur wenn die gänzlich freie Nutzung gestattet wurde, dürfen auch private Applikationen heruntergeladen werden.

Kosten des Diensthandys auch für Angestellte?

Wenn das Diensthandy nicht nur beruflich, sondern auch privat genutzt werden darf, stellen sich viele Mitarbeiter, aber auch Chefs die Kostenfrage. Ein Businesstarif bringt maximale Leistung und ist fast immer mit Flatrates ausgestattet. Auf den Kostenfaktor hat es also keinen Einfluss, ob ausschließlich dienstlich telefoniert wird oder ob auch Privatgespräche geführt werden.

Wichtig: Anders sieht es bei Telefonaten ins Ausland aus, hier ist nur selten eine komplette Flatrate vorhanden. Fallen hierfür Kosten an, da private Gespräche geführt wurden, müssen sie vom Angestellten selbst getragen werden.

Der Arbeitgeber selbst kann die Kosten bei der Steuer geltend machen. Welche Kosten effektiv auf den Arbeitnehmer zukommen, kann nicht pauschal festgelegt werden. Kulante Arbeitgeber gestatten private Gespräche über die Flatrate und rechnen diese nicht gesondert ab, da ihnen keine Mehrkosten entstehen.

Wenn eine Kostenübernahme durch den Mitarbeiter verlangt wird, muss dieser Einsicht in die Rechnungsbelege haben. Eine solche Kostenregelung sollte immer schriftlich erfolgen, damit beide Seiten etwas in der Hand haben. Der Arbeitnehmer muss die entstandenen Kosten außerdem bei der Einkommensteuererklärung angeben können.